Изменения в законодательно-правовой и нормативно-методической базе документационного обеспечения управления: 2009–2010 гг.

Т. В. Кузнецова, проф. РГГУ

• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

• Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

• Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

• Постановление Правительства РФ «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия».

• Внесение изменений в группу законодательных актов федеральным законом от 27.07.2010 № 227.

• Внесение изменений в Федеральный конституционный закон «О государственном гербе Российской Федерации» и Трудовой кодекс Российской Федерации.

Вся работа любой службы ДОУ строится на законодательной правовой и нормативно-методической базе по делопроизводству. На ее основе разрабатываются инструкции, правила самой организации по ведению документационного обеспечения управленческой деятельности. Но законодательные правовые акты и нормативно-методические документы не являются данными раз и навсегда. Они изменяются, корректируются под влиянием динамично развивающегося общества. Появляются новые законы и постоянно вносятся изменения в уже имеющиеся документы, что заставляет корректировать и постановку делопроизводства в организации.

Во второй половине 2009 года, на наш взгляд, произошли большие изменения в отношении общества к документационному обеспечению управленческой деятельности и ускорения перехода к безбумажному общению организаций.

Самым значительным событием для служб ДОУ был выход 15 июня 2009 года Постановления Правительства РФ № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Напомним, что их выход являлся развитием ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором указывается, что «в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Как указано в постановлении, «на основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкцию по делопроизводству». Однако Правила кратки, в них даны лишь общие принципы и положения ведения делопроизводства, и в связи с этим пункт 4 постановления предписывал «Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 года утвердить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Этот пункт постановления правительства был исполнен вовремя, и методические рекомендации, разработчиком которых выступил ВНИИДАД, были утверждены приказом Росархива 23.12.2009 № 71.

Хотя методические рекомендации разработаны для федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, они стали, за исключением нескольких специфических разделов, основным нормативно-методическим документом при разработке инструкций по делопроизводству в организациях любой организационно-правовой формы.

Что общего в методических рекомендациях и что может быть использовано при разработке инструкций по делопроизводству конкретных организаций?

Разделы «Общие положения» и «Основные понятия», данные в Методических указаниях, могут быть перенесены в любую инструкцию по делопроизводству с отбрасыванием уточняющих слов «в федеральных органах исполнительной власти». Раздел III, посвященный созданию документов, дает стандартные размеры форматов бумаг и полей, виды бланков, возможных к применению не только для документов федеральных органов исполнительной власти.

Перечисляя реквизиты документов, используемые в конкретной организации, можно их взять из ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с учетом типа конкретной организации (это замечание касается изображения герба или эмблемы в бланке), но следует дополнить реквизитом, внесенным «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» — «отметка о конфиденциальности».

Порядок оформления каждого реквизита с учетом требования ГОСТ Р 6.30-2003 подробно раскрыт в приложении к Методическим рекомендациям и может быть использован в любой инструкции по делопроизводству (конечно, с примерами этой организации). Обратите внимание на название реквизитов: «Заголовок», «Резолюция». В Методических рекомендациях они названы так, как это дано в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», а реквизит «Подпись» в соответствии с Правилами разбит на две части, описанные раздельно.

Разделы «Подготовка проектов законодательных и иных нормативно-правовых актов» и «Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» могут быть только в инструкциях по делопроизводству органов государственной власти и управления, готовящих проекты таких документов. А раздел «Оформление отдельных видов документов» очень полезен для любой организации. Из него надо взять те виды документов, которые в вашей организации составляются, используя и приложения к Методическим рекомендациям, конечно, с примерами деятельности вашей организации.

Принципы организации документооборота, порядок приема и первичной обработки поступающих документов, предварительного рассмотрения документов, их регистрации, порядок рассмотрения документов руководством, работа с отправляемыми документами, их регистрация и отправка, регистрация и прохождение внутренних документов, учет и анализ документооборота, данные в Методических рекомендациях, касаются организаций любого типа и могут быть перенесены в каждую инструкцию по делопроизводству с соответствующей конкретизацией. То же самое касается разделов по разработке и ведению номенклатуры дел, формированию дел, их текущего хранения, подготовки дел для передачи на архивное хранение, уничтожения дел с истекшими сроками хранения. Все это из Методических рекомендаций вместе с приложениями (приложения надо использовать обязательно) является прекрасным пособием при разработке новой редакции инструкции по делопроизводству организации любого типа.

Если в организации уже работают с электронными документами, составляя инструкции по делопроизводству, обязательно воспользуйтесь разделом Методических рекомендаций «Особенности работы с электронными документами».

Методические рекомендации вышли отдельным изданием, они должны стать настольной книгой в любой службе ДОУ и в работе секретарей.

Вторым значительным нормативно-методическим документом, заставляющим пересмотреть номенклатуры дел всех организаций, является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации 25.08.2010 № 558.

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов, и включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Новый Перечень значительно расширен по сравнению с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2000 г.). В него внесены редакционные изменения в большое количество статей, изменились сроки хранения отдельных документов, и, конечно, полностью изменились номера статей, на которые даются ссылки в номенклатурах дел организаций, что и потребовало значительной работы ведомственных архивов и служб ДОУ в организациях по внесению изменений в их номенклатуры дел на 2011 год.

Но еще бóльший принципиальный поворот в организации документационного обеспечения управления внес Федеральный закон РФ от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и два постановления Правительства РФ. Это Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» и Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия».

Полную версию статьи читайте в печатной версии журнала Управление Персоналом или на сайте через 3 месяца