Валентина Александрова, внутренний аудитор Acsour
В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех отраслях экономики является одной из наиболее обсуждаемых в экспертном сообществе тем. Не обделяет её вниманием и государство: в 2017 году была утверждена «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы», в рамках которой реализуется программа «Цифровая экономика».
Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей. Это значит, что в ближайшем будущем должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.
Как должно выглядеть будущее кадрового документооборота?
Очевидно, что в будущем работодатель и работник должны иметь возможность подписывать любые кадровые документы в электронном виде из любой точки мира с любого устройства. Бумажные документы и «живые» подписи на них должны постепенно выйти из делового оборота. При этом, разумеется, должна обеспечиваться надлежащая идентификация лиц, подписывающих кадровые документы, а также безопасность передачи и хранения информации в электронном виде.
Почему это важно?
Преимущества внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя очевидны:
-
экономия времени сотрудников (а значит, и денег компании);
-
повышение мобильности сотрудников ― документы можно подписывать с ноутбука или смартфона из любой точки мира;
-
ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;
-
упрощение процесса контроля за подписанием кадровых документов;
-
повышение прозрачности кадрового документооборота;
-
улучшение сохранности документов по сравнению с бумажными;
-
экономия офисного / архивного пространства для хранения документов;
-
снижение затрат на бумагу и забота об экологии;
-
снижение риска подделки документов (при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи);
-
обеспечение более быстрого и простого доступа к архиву документов;
-
гарантия более оперативного предоставления документов контролирующим органам.
Что делается на государственном уровне?
Для внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя Минтруд России уже запустил соответствующий эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.
Крупные российские работодатели выступили участниками эксперимента: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».
Эксперимент должен помочь:
-
протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
-
оценить затраты на внедрение и полученный эффект;
-
выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие.
По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации.
Законодательные изменения планируются не ранее IV квартала 2018 года.
План проведения эксперимента Минтруда
Первый этап
-
подготовка проектов и утверждение локальных нормативных актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, которые содержат процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;
-
организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента.
Второй этап
-
подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);
-
уточнение локальных нормативных актов для проведения эксперимента (при необходимости).
Третий этап
-
реализация эксперимента в выбранных компаниях;
-
подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков, связанных с проведением эксперимента, анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность.
г) Четвертый этап
-
общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.
Виды работы с кадровыми документами, включенные в эксперимент:
-
заключение трудовых договоров;
-
оформление служебных командировок;
-
оформление отпусков;
-
извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;
-
ознакомление с графиком отпусков и уведомление работника о времени начала отпуска;
-
ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;
-
представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости;
-
заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;
-
заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
-
ведение учёта рабочего времени, фактически отработанного каждым работником;
-
получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
-
ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы.
Разве это новая идея?
Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений был разработан Минэкономразвития России ещё в 2016 году. Мотивировано его создание было экспертными оценками доли расходов компаний на бумажные документы: в частности, расходы на бумажные кадровые документы достигают в среднем 5 % от оборотных средств компании. Внедрение безбумажного взаимодействия могло бы устранить эту неэффективность.
Предполагалось, что электронную подпись на кадровых документах можно будет использовать при выполнении следующих условий:
-
принят локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок использования электронной подписи;
-
работник письменно ознакомлен с данным локальным нормативным актом;
-
работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи (установил порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечил целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью).
При этом в законопроекте за работниками сохранялось право отказа от использования электронной подписи (ЭЦП), а также был ограничен перечень документов, подписываемых ЭЦП, с целью защиты прав сотрудников. Запрет касался подписания ЭЦП документов о приёме на работу и увольнении, а также документов, связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника.
Законопроект так и не был принят, однако к осени этого года должна появиться новая редакция законодательных поправок по результатам эксперимента Минтруда.
Что не так с действующим законодательством?
В настоящий момент существуют некоторые законодательные пробелы, мешающие компаниям осуществлять переход на электронный кадровый документооборот, не опасаясь претензий со стороны контролирующих органов.
В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, согласно буквальной трактовке закона № 63-ФЗ, квалифицированная электронная подпись является полным аналогом собственноручной «живой» подписи и, соответственно, может быть использована для подписания кадровых документов. Так в чём же подвох?
Дело в том, что отношения между работодателем и работником регулируются прежде всего Трудовым кодексом Российской Федерации (далее ― ТК РФ), который предусматривает использование электронной подписи только в трудовых отношениях с дистанционными работниками.
Дистанционной работой является выполнение определённой трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с её выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет» (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).
Согласно вышеупомянутой статье ТК РФ, в форме обмена электронными документами с дистанционными работниками могут осуществляться:
-
заключение трудового договора;
-
ознакомление с локальными нормативными актами, приказами, уведомлениями и требованиями работодателя;
-
запрос и выдача документов, связанных с работой.
В отношениях с работниками, не являющимися дистанционными, применение электронной цифровой подписи кодексом не предусмотрено. Именно такие разъяснения давал Минтруд на запросы нескольких компаний по данному вопросу.
Неужели это никак нельзя обойти?
В настоящий момент рискованно внедрять использование электронных подписей только на тех документах, для которых Трудовым кодексом РФ напрямую установлена необходимость подписания. Это касается, прежде всего, трудового договора и дополнительных соглашений к нему, приказов о приёме на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании.
Между тем некоторые кадровые документы не требуют ознакомления с ними работников и проставления собственноручной подписи. Это касается, например, табелей учёта рабочего времени, графиков работы и отпусков, расчётных листков. В отношении данных документов электронный документооборот может быть беспрепятственно внедрён уже сейчас.
Однако для достижения существенных показателей экономии времени кадровых специалистов необходимо, чтобы в электронный формат была переведена большая часть кадровых документов. Таким образом, у компании есть выбор: либо идти на риск и внедрять электронный кадровый документооборот до принятия соответствующих законодательных изменений, либо вести себя консервативно и ждать результатов эксперимента Минтруда.
Что говорят суды?
Судебную практику по использованию электронного кадрового документооборота в настоящий момент ещё нельзя назвать сформированной. Есть лишь небольшое количество судебных дел на эту тему.
Из судебных дел очевидно, что в документах, требующих подписи работника, нельзя обойтись электронной формой. Например, в определении Омского областного суда от 22.01.2014 № 33–187/2014, компания расторгла трудовой договор с работником на основании скана заявления об увольнении по собственному желанию. Работник обратился в суд с целью восстановления на работе и выиграл, так как оригинал заявления об увольнении в деле отсутствовал, а квалифицированная электронная подпись не применялась.
При этом есть и противоположные решения. Например, определение Московского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33–8606/2014: ознакомление работника с копией приказа об увольнении, переданной с помощью технических средств, было признано допустимым из-за того, что работник находился далеко от места нахождения работодателя.
Таким образом, каждая компания должна самостоятельно оценивать свои правовые риски при внедрении кадрового электронного документооборота.
Что мешает внедрению на практике?
Помимо законодательных препятствий, существуют и другие ограничения, мешающие бизнесу внедрять новые технологии. Даже если соответствующая законодательная база будет принята, останутся сдерживающие факторы для практического внедрения безбумажного взаимодействия.
-
Отсутствие готовых IT-решений для автоматизации кадрового документооборота
В настоящее время отсутствуют сформированные решения для российского рынка, позволяющие автоматизировать кадровый документооборот и существенно экономить время кадровых специалистов. Разработка подобных решений требует существенных инвестиций, а также занимает значительное время. Для многих компаний подобные инвестиции будут окупаться слишком долго или не окупятся вообще. Безусловно, на Западе есть популярные и хорошо зарекомендовавшие себя на практике IT-решения для кадрового учёта, однако адаптация таких продуктов под российское законодательство также требует существенных материальных и временных затрат.
-
Высокая стоимость выпуска ЭЦП
Внедрение электронного кадрового документооборота предполагает выпуск квалифицированной электронной подписи на каждого сотрудника. Стоимость выпуска квалифицированной ЭЦП сейчас колеблется в диапазоне 1–3 тысячи рублей на сотрудника в год. Для многих компаний (особенно в отраслях с высокой текучестью персонала) подобные затраты нивелируют всю экономию от внедрения электронного документооборота.
-
Сложности «массового» получения ЭЦП
Представим, что компании с 1000 сотрудников необходимо в течение короткого срока выпустить ЭЦП на каждого из них. Для этого каждому сотруднику необходимо лично явиться в удостоверяющий центр либо оформить нотариальную доверенность на человека, который будет получать подпись. Организовать этот процесс для работодателя достаточно сложно. В качестве альтернативы компания может сама стать удостоверяющим центром. Однако этот вариант также достаточно сложен и требует получения лицензии от Федеральной службы безопасности.
-
Стоимость обслуживания IT-решения для автоматизации
Для корректной работы IT-решения для кадрового документооборота требуется постоянная техподдержка. В зависимости от размера компании для этих целей придётся нанять одного или нескольких сотрудников, затраты на которых, вероятнее всего, превысят экономию, которая компания получит за счёт сокращения трудозатрат кадровых специалистов.
-
Невозможность подписания документов «задним числом»
Некоторые компании опасаются использования ЭЦП из следующих соображений: при использовании ЭЦП будет проставляться дата подписания документа, что не позволит скрыть нарушение срока подписания документов. Законодательством установлено, что определённые кадровые документы должны быть подписаны до свершения какого-либо события: например, приказ о приёме на работу должен быть подписан не позднее трёх дней с момента фактического начала работы.
-
Консервативность и низкая компьютерная грамотность некоторых работников
Не стоит забывать, что в составе работающего населения все ещё есть достаточная доля людей старшего поколения, не владеющих на нужном уровне навыками работы с персональными компьютерами и смартфонами, а также скептически настроенных по отношению к новым технологиям. Более того, для многих людей бумажные документы всегда будут выглядеть весомее электронных в плане доверия к ним. Внедрение кадрового электронного документооборота в компании может вызвать у таких сотрудников неприятие и сопротивление.
Заключение
И новые технологии, и законодательство не стоят на месте и постоянно меняются в соответствии с изменением потребностей и условий внешнего мира. Благодаря государственной поддержке цифровизации экономики в Российской Федерации можно предположить, что введение повсеместного кадрового документооборота будет осуществлено в обозримом будущем, в течение ближайших 5-10 лет. Внедрение будет происходить сначала в наиболее крупном бизнесе, а постепенно и в более малочисленных компаниях.