Нет задач, которые нельзя отменить / перенести, есть приоритетность
Дорогу осилит идущий
Когда и как вы впервые узнали о такой проблеме и самом термине?
Я не припомню точный день, когда это произошло. Но, мне кажется, проблема прокрастинации существовала всегда. Вообще, раньше это называлось откладыванием, затягиванием сроков. Если подходить к этому термину, мне кажется, большинство людей борются с прокрастинацией в корне неверно. Принципиально делают совершенно не то. Чаще всего мы боремся со следствием, а не с причиной. Есть какая-то задача, которую мы постоянно откладываем в бизнесе или в жизни, и мы находим тысячи способов заставить себя сделать. Но нужно взглянуть в корень проблемы. И я часто на коучинге клиенту задаю вопрос: «А почему ваш сотрудник или вы не делаете какую-либо задачу? Почему происходит постоянное смещение сроков?» И чтобы ответить на этот вопрос, нужно ввести систему координат, состоящую из двух показателей: квалификация вашего сотрудника и сложность задачи. Прокрастинация возникает в одном из двух случаев.
Первый вариант. Уровень квалификации сотрудника низкий, а уровень задачи сложный, и он либо физически ее не может решить, либо у него это занимает огромное количество времени. Это как если бы мы ученику первого класса давали решать задачи из высшей математики. Можно обучить сотрудника, можно заменить сотрудника, можно снизить уровень задач, которые вы даете ему в работу.
И второй вариант, при котором возникает прокрастинация, когда уровень квалификации сотрудника высокий, а сложность задач минимальная. В этом случае ему будет просто скучно ее решать. Он с большим удовольствием будет браться за любые другие более интересные, более сложные задачи. И здесь все достаточно просто с точки зрения менеджмента. Сотрудника пора повысить в должности или начните давать ему более сложные задачки.
Если вы хотите ответить на вопрос: почему я сам прокрастинирую, то просто замените своего сотрудника на себя в системе координат «квалификация исполнителя и сложность задачи».
Зима в России, как давно известно, наступает внезапно. Какие «внезапные» проблемы регулярно озадачивают наши компании, но они «не чешутся», и год за годом вляпываются в них?
― Рынок всех рассудит. Всех, кто долго решает типовые задачи, рынок наказывает очень быстро. На следующий год такие компании соберут меньше прибыли, потому что конкуренты развивались, вкладывали в свою инфраструктуру во внедрение новых технологий. И когда раз за разом происходит повторение одной и той же ситуации, менеджмент наступает на одни и те же грабли, я бы на месте руководства поменял управленческий состав. Это странно, когда нет рефлексии. То есть, когда произошла ситуация, а руководители не сделали из нее выводов. Через полгода или год она снова повторится.
Нехватка рабочих — сегодня бич заводов и фабрик. Все как-то выкручиваются сегодня. У вас идеи, как решить им эту проблему кардинально?
― Мне хочется расширить эту проблему. Нехватка кадров, причем не только рабочих рук, но и менеджерских светлых голов — это наша реальность на ближайшее десятилетие. У нас не хватает руководителей, управленцев на различные должности. Честно говоря, я считаю, что это наша реальность в ближайшие десятилетия. Безусловно, имеет смысл растить свои кадры, выстраивать работу со персоналом, чтобы люди мечтали работать в вашей компании и не имели причин ее покинуть. Но на текущем этапе это не решит вопрос кардинально.
Многие успешные компании делают это много лет, но даже их это не спасает от нехватки кадров. Я часто вижу при работе с клиентами, что количество сотрудников сильно превышает необходимый минимум для того или иного производства или склада. Буквально год назад работал с компанией, у которой крупный склад в Москве. После смены директора склада, внедрения системы KPI, автоматизации бизнес-процессов мы в два раза сократили численность персонала, а производительность выросла на 30%. И если мыслить и действовать стратегически, то предприятиям сейчас имеет смысл вкладывать свое время и деньги во внедрение искусственного интеллекта. То есть делать так, чтобы искусственный интеллект начал решать ваши производственные задачи. Огромное количество людей можно заменить на искусственный интеллект, просто внедрив то, что уже он умеет делать.
Топ-менеджмент не может видеть все проблемы фирмы. Консультанты лин-технологий советуют поощрять персонал за выявление узких мест. Это может помочь компании?
― Одной из проблем многих руководителей является иллюзия, что они контролируют ситуацию на несколько уровней ниже себя. Вы можете видеть только часть того, что происходит внизу. Вы видите, что делают ваши замы, и вы почти ничего не видите из того, что делают зам замычи (замы ваших замов). И все. Вы можете видеть только 10–15% от того, что происходит в вашей компании. Физически невозможно качественно и оперативно бороться с узкими местами, которые появляются внизу.
Как мы решали эту проблему? Мы модернизировали систему KPI и внедрили туда смарт-задачи. Смарт-задачи — это рациональные предложения, которые предлагали сотрудники по модернизации, усовершенствованию, оптимизации процессов в компании. И компания была готова платить сотруднику от 10% до 50% от его ежемесячного совокупного дохода за идеи, которые позволяли компании делать что-то по-другому. Что-то делать быстрее, что-то делать дешевле или что-то продавать дороже. То есть люди, хотевшие заработать больше, искали, что оптимизировать, улучшить и так далее, приходили с этой идеей к своему руководителю, и он либо утверждал ее, либо нет. То есть 10% от ежемесячного дохода сотрудника утверждал сам руководитель, до 50% утверждал финансовый директор. То есть мы оценивали, насколько идея действительно была необходима. После этого выделялся бюджет, сотрудник становился ответственным за это. И сотрудник в течение месяца, иногда в течение нескольких месяцев, внедрял эту идею. Если достигал успеха, то в конце месяца получал приятную прибавку к ежемесячному доходу.
Начнем с Вас. Какие проблемы и вопросы вы иногда откладываете на потом? Как себе это объясняете?
― Вы удивитесь, но я постоянно откладываю и делаю это осознанно. И обучаю делать это моих клиентов. В моем пуле всегда огромное количество задач. И есть четкие сформулированные цели на год, месяц и неделю. И есть четкая приоритетность задач. Я каждое утро открываю список задач на день и смотрю — соответствуют ли эти задачи моей цели? Продвигают ли они меня к ней? Если да, я их оставляю и приоритезирую; если нет, то спокойно вычеркиваю или переношу на будущие периоды. И здесь важно придерживаться баланса между работой и временем на самого себя и свою семью.