Документирование Организация документационного обеспечения в ДОСААФ России

Е. М. Серова, Высшая школа документоведения РГГУ

На 85 лет существования ДОСААФ России (далее — Общество) организация и культура работы с документами в Обществе претерпели много изменений и отразили все перемены, касающиеся вопросов делопроизводства в стране. Важное значение организации работы с документами уделялось в советский период. С 1991 до сентября 2009 года организационно­методическая работа с документами не проводилась. Нормативные локальные акты, регламентирующие деятельность службы ДОУ, устарели, работа по контролю и методическому руководству делопроизводства в Обществе не велась. В мае 2009 года ДОСААФ России претерпело существенные преобразования. Наряду с остальными переменами предпринимаются активные попытки подъема и становления делопроизводства в Обществе.

Служба ДОУ в ДОСААФ России на сегодняшний день представлена Отделом документационного обеспечения (далее — ОДО), который является самостоятельным структурным подразделением. Деятельность ОДО регламентируется Положением, в котором определены его задачи и функции:

ОДО возглавляет начальник, который назначается на должность приказом Председателя ДОСААФ России и подчиняется непосредственно Председателю ДОСААФ России. На время отпуска, болезни или командировки его заменяет заместитель начальника отдела. Также в непосредственном подчинении начальника ОДО находятся корректор и четыре главных специалиста.

ОДО в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации и иными нормативными актами, нормативно­методическими документам по вопросам документационного обеспечения управления и локальными нормативными актами Общества и тесно взаимодействует с другими структурными подразделениями ДОСААФ России.

Распределение труда работников отдела регулируется должностными инструкциями, которые согласовываются с Юридическим управлением и Управлением кадров, утверждаются начальником ОДО, в конце проставляются визы ознакомления работников, должностная инструкция начальника отдела утверждается Председателем ДОСААФ России.

За 2,5 года ОДО была проведена работа по оптимизации делопроизводства, разработан ряд необходимых локальных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство: Инструкция по делопроизводству, Положение об ОДО, Положение о Центральной экспертной комиссии, номенклатура дел; разработаны фирменные бланки документов, печати и штампы Организации; организована система контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству в Обществе является основным нормативным документом по делопроизводству и определяет единую систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с несекретными документами в ДОСААФ России. Правовой основой положений Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации, регламентирующее делопроизводство.

Как любая организация, являющаяся юридическим лицом, ДОСААФ России имеет свои бланки. В ДОСААФ России бланки разработаны в соответствии с ГОСТ Р 6.30­2003.
В ДОСААФ России используются следующие бланки: бланк письма Общества, бланк письма должностного лица с угловым расположением реквизитов, а также общий бланк Общества, бланки некоторых видов документов (приказы, распоряжения, протоколы) с продольным расположением реквизитов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имеет поля: левое — 30 мм, правое — 15 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм.

Изготовление бланков с эмблемой Общества производится только типографским способом по заявке ОДО, который осуществляет получение, хранение, учет и выдачу изготовленных бланков документов.

Бланки писем Общества являются номерными и подлежат учету в ОДО. Учет ведется раздельно по видам бланков в соответствующем журнале. Бланки нумеруются типографским способом. В связи со сложившейся практикой и для удобства в работе порядковый номер проставляется в левой нижней части лицевой стороны бланка.

Структурным подразделениям номерные бланки выдаются через ответственных сотрудников, назначаемых руководителями подразделений. Самостоятельно уничтожать номерные бланки структурным подразделениям запрещается. Уничтожение номерных бланков производится ОДО на машине для уничтожения бумаги. Проекты документов, разработанные в Обществе, до представления на подпись Председателю ДОСААФ России и иным имеющим право подписи лицам обязательно согласуются внутри Общества.

Проекты таких документов, как приказы, распоряжения, постановления Президиума и Бюро Президиума Центрального совета ДОСААФ России, положения, правила, инструкции, договоры и соглашения, уставы, доверенности, письма в органы государственной власти, местного самоуправления, правоохранительные органы, суды, обязательно проходят правовую экспертизу в Юридическом управлении.

При наличии большого количества согласующих (4 и более) подразделений допускается визирование проектов документов на листе согласования. В ходе проведенного анализа работы с документами ОДО был выявлен ряд недостатков, который имел место в управленческой практике Общества, — «согласование по умолчанию»: если подразделение, которому проект документа передавался на согласование, в установленный срок его не возвращало или не представляло свои замечания, документ считался согласованным.

Руководитель подразделения­разработчика делал об этом отметку на проекте документа в месте визирования, с указанием даты представления проекта документа на согласование. Такое согласование было закреплено в старой редакции Инструкции по делопроизводству, несмотря на то, что оно противоречило установленным правилам, а также допускало возможность случаев представления на подпись руководству ДОСААФ России документов, не прошедших надлежащей оценки, снижало исполнительскую дисциплину и могло лишить документ юридической силы.

В целях установления определенного порядка работы для организации в целом или по отдельным направлениям ее деятельности в ДОСААФ России используют организационные документы: устав, положения, правила и инструкции. ДОСААФ России является общественно­государственной организацией и действует на основании Устава — основного документа Общества, который составлен в соответствии с требованиями федерального закона от 19.05.1995 № 82­ФЗ «Об общественных объединениях» (ст. 20).

Положения, правила и инструкции утверждаются путем издания распорядительного документа или как самостоятельный нормативный акт путем проставления личной подписи руководителя Общества. В соответствии с Уставом Общества Председатель ДОСААФ России в пределах своих полномочий издает приказы, распоряжения. Право подписания приказов по основной деятельности, приказов по личному составу предоставлено Председателю ДОСААФ России, а в его отсутствие — временно исполняющему его обязанности. Распоряжения могут издаваться за подписью заместителей Председателя ДОСААФ России.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируют отдельно в соответствующем журнале. Приказы, распоряжения по основной деятельности регистрируются в ОДО, приказы по личному составу — в Управлении кадров.

В тех случаях, когда исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа, делается выписка из него. Выписка из приказа оформляется на общем бланке Общества.

Следующим видом документа, которому стоит уделить особое внимание, является протокол. В ДОСААФ России протокол является распорядительным документом. Протоколом оформляются решения Съезда ДОСААФ России, Пленума ДОСААФ России, Президиума ЦС ДОСААФ России, Бюро Президиума ЦС ДОСААФ России. Также протоколом оформляются решения, принятые на совещании у Председателя ДОСААФ России, на заседании Центральной экспертной комиссии ДОСААФ России.

В ДОСААФ России протоколы издаются в двух формах: полной и краткой. Протокол оформляется на бланке протокола. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Краткой формой в Обществе оформляется протокол совещания у Председателя. Особенностью протокола совещания является то, что решения (постановления) принимаются не коллегиально, а Председателем (в части «РЕШЕНИЕ» формулируется решение руководителя).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. В протоколе совещания в реквизите «Подпись» указываются должности подписывающих (председателя и секретаря). Протоколам присваиваются порядковые номера отдельно по каждой группе.

Принятые решения доводятся до заинтересованных структурных подразделений в виде выписок из протоколов, которые оформляются на общем бланке.

Анализ работы с документами проводился также с целью унификации форм документов, в ходе которого было выявлено введение такого распорядительного документа, как директива. Этот документ не входит в существующую официальную классификацию управленческих документов. По своему оформлению и содержанию директива идентична распоряжению. В Российской Федерации вид распорядительного документа «директива» употребляется только для обозначения некоторых подзаконных актов Минобороны России. Для разрешения текущих оперативных вопросов деятельности Общества обычно употребляется распоряжение. Директива практически не использовалась в управленческой практике ДОСААФ России: за 5 лет было подготовлено три директивы, представлялось нецелесообразным использование ее в управленческой деятельности, так как директива имеет то же целевое назначение, что и распоряжение.

В ДОСААФ России используются следующие виды информационно­справочных документов: письма, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, телеграммы. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и печатаются на бланках установленной формы.

Для внутренней переписки работники ДОСААФ России используют три вида документов — докладные, объяснительные и служебные записки.

Служебная записка — документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного работника ДОСААФ России другому, в существующую официальную классификацию так же, как и директива, не входит, но широко применяется во многих организациях, и, как показывает практика, такой вид информационно­справочных документов необходим в управленческой деятельности.

Для внутренней переписки используют бланки структурных подразделений установленной формы, составленные по типу общего бланка ДОСААФ России, создаваемые при помощи компьютерной техники.

В ДОСААФ России практикуется смешанная система документационного обеспечения управления, применяется традиционная форма. В Обществе формируется три потока документов: входящие, исходящие, внутренние.

Работы по организации технологии документационного обеспечения управления и учету сведений об объемах документооборота в ДОСААФ России долгое время не проводились, их возобновили только с июля 2009 года, поэтому проанализировать документооборот Общества можно только за два года.

Анализ документооборота ДОСААФ России за последние два года выявил тенденцию к его росту (диаграмма 1).

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с изменением организационно­правовой формы ДОСААФ России, с расширением организационно­штатной структуры Общества.

Анализ корреспонденции, поступающей в ДОСААФ России, показал увеличение документов, поступающих из органов государственной власти Российской Федерации. Это вызвано преобразованием ДОСААФ России в общественно­государственную организацию. За этот период в 1,7 раза увеличилось количество обращений граждан, кроме того, такая тенденция к росту вызвана сменой руководства Общества.

Инвентаризация и перерегистрация имущества при его передаче от РОСТО (ДОСААФ) в ДОСААФ России увеличило поток документов по вопросам учета имущественного комплекса Общества.

В 2010 году произошло значительное увеличение количества подготовки граждан по военно­учетным специальностям. Это вызвало увеличение объема переписки с Минобороны России и другими силовыми структурами Российской Федерации.

Наиболее значительные отправки корреспонденции связаны с проведением IX Внеочередного (преобразовательного) Съезда РОСТО (ДОСААФ) — I Съезда ДОСААФ России и массовой рассылкой копий Устава ДОСААФ России.

По поручению Президента Российской Федерации в ДОСААФ России осуществляются мероприятия по возврату незаконно отчужденного имущества. В связи с этим значительно возросло число судебных процессов, что привело к увеличению числа процессуальных документов, как входящих, так и исходящих.
Сравнивая объем документооборота за два года, можно констатировать увеличение его в 1,24 раза.

Количество исходящих документов на 2% превышает количество входящих документов, что связано с определенным порядком реорганизации Общества (отправка уведомлений в органы государственной власти), реорганизацией структурных подразделений ДОСААФ России (отправка уведомлений в органы юстиции и налоговые органы), с подготовкой и направлением типовых уставов в структурные подразделения ДОСААФ России, обращениями в правовые и судебные органы по вопросам возврата незаконно отчужденного имущества.

Приемом корреспонденции, поступающей в адрес организации, обработкой и регистрацией поступающих, отправляемых и внутренних документов в Обществе занимается три человека.

ОДО проведен расчет численности работников , необходимый для обеспечения комплекса задач. Он представлен в таблице 1.

Таким образом, затраты времени (Тн) на основные виды работ, указанные в таблице, рассчитаны по нормам и составляют — 7 840,12 часа.
Норма рабочего времени (Фп) на одного работника в год установлена — 2 000 час.

Затраты времени, не предусмотренные нормативами, (Тнн) определены экспертным путем и составляют — 1 144,65 часа.
Общие затраты времени (Тоб) составляют: Тоб = 7 840,12 + 1 144,65 = 8 984,77 часа Нормативная численность работников ОДО составит:
Чн = Тоб : Фн = 8 984,77 : 2 000 = 4, 49 (чел. Таким образом, исходя из объема решаемых задач, расчетная численность работников ОДО, необходимых для обеспечения комплекса задач, должна составлять пять человек.

Входящая документация в ДОСААФ России обрабатывается централизованно. Порядок работы с входящей документацией в Обществе представлен на схеме 1.
Прием, обработка, регистрация и распределение поступившей корреспонденции осуществляется ОДО. Перед вскрытием почтовых отправлений работник ОДО, ответственный за этот участок работы, проверяет целостность упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению.
Вся входящая корреспонденция подлежит обязательной централизованной регистрации в ОДО.

Предварительное рассмотрение документов проводится заместителем начальника ОДО с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Председателем Общества и направляемые непосредственно в структурные подразделения. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр.

Порядковые номера учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции. Для удобства в работе документы, направленные на имя Председателя ДОСААФ России, регистрируются отдельно от документов, направленных в структурные подразделения, так же в отдельном журнале регистрируются обращения граждан.

Письменные обращения граждан, поступившие в ДОСААФ России, подлежат обязательному рассмотрению, в том числе и те, в которых не указана фамилия гражданина и адрес, направившего обращение. Как показал анализ, проведенный ОДО, в большинстве случаев факты, указанные в анонимных обращениях, подтверждались.

В случае необходимости рассмотрение письменных обращений граждан осуществляется с выездом комиссии на место. Решение о таком рассмотрении принимается Председателем ДОСААФ России или лицом, временно его замещающим.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно. Обращения граждан, подлежат централизованной регистрации в ОДО в день поступления.
Ответ на обращение гражданина подписывается Председателем ДОСААФ России или лицом, временно исполняющим его обязанности.
Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним документами формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности в соответствующих структурных подразделениях Общества.

В ДОСААФ России регулярно проводится работа по анализу обращений граждан.
ОДО совместно с руководителями структурных подразделений готовит тематические обзоры обращений граждан. На основании обзоров, ОДО по итогам полугодия пишет докладную записку на имя Председателя ДОСААФ России о характере обращений граждан.

Исходящие документы за подписью Председателя ДОСААФ России и его заместителей подлежат централизованной регистрации в ОДО. Порядок работы с исходящей документацией в Обществе представлен на схеме 2.

Подписанные руководством Общества документы в тот же день должны регистрироваться в ОДО и передаваться на отправку. После проверки оформления документ регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Для удобства при поиске документов, письма за подписью Председателя ДОСААФ России и его заместителей, регистрируются в разных журналах.

Структурным подразделениям в соответствии с Инструкцией по делопроизводству запрещено отправлять за своими номерами документы, подписанные Председателем Общества и его заместителями. Письма и иные документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в журналах исходящих документов подразделений.

Прием корреспонденции на отправку производится ОДО в соответствии с графиком работы отдела. Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи. Документы, передаваемые с помощью факсимильной связи (электронной почты), регистрируются как обычная входящая (исходящая) корреспонденция. Если подлинник документа высылается корреспонденту вслед за факсограммой (электронным сообщением), то на копии документа ставится отметка «с досылкой». В том случае, когда досылка подлинника не требуется, то делается отметка «без досылки».

Общее руководство по организации и ведению контроля за исполнением поручений и документов в ДОСААФ России осуществляет ОДО. В структурных подразделениях контроль за исполнением поручений и документов осуществляет работник, ответственный за делопроизводство.

Работники структурных подразделений, назначенные ответственными за ведение контроля исполнения служебных документов, обязаны обо всех случаях изменения срока исполнения документов своевременно информировать ОДО и еженедельно (каждый четверг) представлять сведения о состоянии исполнения документов, находящихся на контроле.

ОДО для осуществления контроля за исполнением служебных документов еженедельно направляет структурным подразделениям предупредительные запросы (контрольные карточки) для получения промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений, а также еженедельно готовит сводный отчет о состоянии исполнения контрольных документов, который заслушивается каждый понедельник на совещании у Председателя ДОСААФ России. Ежеквартально ОДО готовит анализ состояния исполнительской дисциплины.

Основными видами работ, обеспечивающими правильное формирование документального фонда Общества в соответствии с установленными правилами, являются составление номенклатур дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.

Сводная номенклатура дел ДОСААФ составляется ОДО на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел, предварительно одобренная Центральной экспертной комиссией Общества и согласованная с Государственным Архивом Российской Федерации, утверждается приказом Председателя ДОСААФ.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов.

С момента заведения и до передачи в центральный архив Общества дела хранятся по месту их формирования — в структурных подразделениях. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Обществе создана постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК).

Функции и права центральной экспертной комиссии Общества, а также организация ее работы определяются положением о ЦЭК, которое утверждается приказом Председателя ДОСААФ по согласованию с Государственным Архивом Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в Обществе проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при организации ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения, при подготовке дел к последующему хранению и т. д.
На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными требованиями, составляются описи дел.

В архив ДОСААФ передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Председателем
ДОСААФ России.

Таблица 1. Расчет численности работников отдела документационного обеспечения

Источник: Делопроизводство 2 - 2012