Организация работы секретаря-помощника руководителя филиала ООО «Волготрансгаз»

Л.Р. Фионова, Ю.М. Баранова, Пензенский гос. университет

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо.

Профессия эта престижная, массовая и в то же время большинству представляющаяся совсем не трудной. Хотя впечатление о лёгкости является обманчивым. Секретарь должен быть профессионалом в своём деле, иначе формируется плохая репутация организации, страдает руководитель, для помощи которому и введена секретарская должность.

Хороший секретарь является не только первым помощником руководителя, облегчающим исполнение его сложных обязанностей. Будучи посредником между руководителем, с одной стороны, и посетителями и сотрудниками – с другой, секретарь должен создавать благоприятную атмосферу делового общения. Грамотно и своевременно обрабатывая документы, он создает необходимые условия для эффективной управленческой деятельности.

Все это требует немалых знаний и умений. Это понимают руководители, заказывающие соответствующим специалистам проведение курсов и семинаров для секретарей, секретарей-референтов, инспекторов.

Квалифицированный секретарь – надежная плотина в потоке сиюминутных дел. Он должен со знанием дела управлять посетителями, деловыми бумагами, всеми видами офисной техники, принимать мелкие управленческие решения в соответствии со своей компетенцией. От того, насколько юридически грамотно будут составлены и оформлены документы, проходящие через секретаря, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения

Пензенское ЛПУ МГ (Пензенское линейно-производственное управление магистральных газопроводов) является филиалом ООО «Волготрансгаз». Пензенское ЛПУ МГ (Районное управление) было создано в 1961г.

На рис. 1 представлена организационная схема филиала ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ.

В филиале ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ существуют организационные документы, регламентирующие как деятельность организации в целом, так и деятельность отдельных сотрудников, в том числе и секретаря – помощника руководителя.

Рис. 1 – Организационная схема филиала ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ

Локальными нормативными актами, регламентирующими деятельность всех сотрудников филиала, в том числе и секретаря, являются:

• Устав;

• Правила внутреннего трудового распорядка;

• Коллективный договор;

• Инструкция по технике безопасности.

В уставе филиала ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ закрепляется порядок образования, компетенция филиала ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ, его функции, задачи, порядок работы, правовой статус; приводится нормативно-правовая регламентация деятельности филиала ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ, его служб, отделов.

Правила внутреннего трудового распорядка закрепляют порядок организации работы филиала ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ, который обязателен для всех работников филиала, в том числе, и для секретаря.

Инструкция по технике безопасности устанавливает правила поведения на территории филиала ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ, препятствующие возникновению ситуаций, угрожающих жизни и здоровью работников филиала, этот документ особенно важен в силу специфики деятельности филиала и обязателен для исполнения всеми работниками филиала.

Деятельность секретаря – помощника руководителя регламентируется следующими нормативно-правовыми документами:

• Должностная инструкция секретаря;

• Инструкция по ведению делопроизводства в аппарате администрации и подразделениях (филиалах) ООО «Волготрансгаз»;

• Инструкция о составлении номенклатуры дел в подразделениях ООО «Волготрансгаз»;

• Инструкция о списании документов в подразделениях ООО «Волготрансгаз»;

• Инструкция по подготовке к передаче дел в архив.

Должностная инструкция секретаря утверждена директором филиала ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ. В данном документе определена категория должности сотрудника: служащий, квалификационные требования, требования к опыту работы, порядок приёма на работу, основные задачи и обязанности, права, ответственность, взаимосвязи и взаимозаменяемость.

Инструкция по ведению делопроизводства в аппарате администрации и подразделениях (филиалах) ООО «Волготрансгаз» утверждена генеральным директором ООО «Волготрансгаз». В данном документе определена цель разработки инструкции, основания для разработки, ответственность за невыполнение положений инструкции, порядок приёма, регистрации и рассмотрения входящих документов, подготовки документов, согласования, визирования, утверждения и удостоверения документа, оформления приложений к нему, документирования, порядок работы с обращениями граждан, порядок печатания и размножения документов, снятия и удостоверении копий с документов, оформления извлечений из документов и удостоверения их печатью, порядок регистрации и отправки исходящих документов, организации контроля за исполнением документов, составления номенклатуры, формирования дел в делопроизводстве и порядок передачи их в архив.

Секретарь использует в своей работе 1 компьютер, 1 принтер, 1 сканер, 1 факс, 1 копировальный аппарат, 2 телефона. Также имеется локальная компьютерная сеть, электронная почта, сеть Internet . В работе службы ДОУ используется программные средства пакета Microsoft Office.

В организации прослеживается тенденция увеличения документооборота. Особенно отчётливо данная тенденция проявляется за последние три года.

В филиале ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ принята централизованная форма организации работы с документами, т.к. филиал ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ относится к 4 категории предприятий по объёму документооборота (объём документооборота 8977 документов в год), это наиболее оптимальная форма организации документооборота.

Все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного специалиста: секретаря – помощника руководителя.

Рабочий день секретаря начинается с приёма и обработки входящих документов, к которым относятся письма, телеграммы, телефонограммы (рис 2).

Рис. 2 - Соотношение видов входящих документов

Используется несколько способов доставки входящей корреспонденции в приёмную: почта, курьер, телеграф, факс, электронная почта. Соотнесение различных способов доставки входящих документов представлено на рисунке (Рис. 3).

Рис. 3 – Способы доставки входящих документов

Ошибочно доставленную корреспонденцию секретарь пересылает по принадлежности или возвращает отправителю.

После проверки правильности доставки входящей корреспонденции, целостности конвертов и упаковки, комплектности вложений, вскрытия конвертов и проставления на документах отметки о поступлении вся корреспонденция сортируется на нерегистрируемую и нерегистрируемую.

Все поступившие документы секретарь читает, анализирует, решает, для какой службы предназначен документ. Цель предварительного распределения документов – освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов.

Все входящие документы, подлежащие регистрации, регистрируются в день их поступления. Так как в филиале централизованная форма работы с документами, и регистрация документов осуществляется централизованно, то секретарь регистрирует документы в специальных журналах «Входящая корреспонденция» и «Телеграммы». Секретарь присваивает им регистрационные номера, на каждом полученном документе проставляет входящий номер и дату получения, которые указываются в штампе (Рис. 4).

Для регистрации входящих документов в филиале ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ. Для входящих документов в регистрационный журнал вписываются следующие сведения: входящий номер документа, дата поступления, дата на самом документе, регистрационный номер, присваиваемый отправителем, сведения об отправителе, заголовок документа, адресат (кому), исполнитель (кому отписан документ), подпись исполнителя. Документы, принятые по электронной почте и факсу, так же регистрируются в журнале, при этом в первой колонке ставится отметка о способе получения этого входящего документа.

Большинство зарегистрированных документов передаются на рассмотрение генеральному директору филиала, а в его отсутствие главному инженеру. Он проставляет на них резолюцию и возвращает секретарю. После получения документа от руководителя в регистрационную форму заносится резолюция, т.е. кому отписан документ. Исполнителю документ передается под расписку в графе «Подпись исполнителя». Журнал ведется секретарем филиала ООО «Волготрансгаз» Пензенское ЛПУ МГ (Таблица 1).

Таблица 1 - Форма регистрационного журнала входящих документов

Процесс приёма входящих документов заканчивается тем, что секретарь раскладывает всю корреспонденцию по специальным лоточкам с названиями служб. Секретарь передаёт входящую корреспонденцию отделам и службам, либо работники этих служб сами забирают документы, которые им предназначены. После рассмотрения руководителем, документ передаётся исполнителю согласно резолюции. Если документ необходимо направить нескольким исполнителям, то его подлинник передаётся исполнителю, указанному в поручении первым, остальным посылаются копии документа. Секретарь передаёт корреспонденцию отделам и службам либо работники этих служб сами забирают документы, которые им предназначены. Следующим этапом является формирование дел. Затем подготовка дел и передача в архив. Основные этапы работы с входящими документами приведены в оперограмме (Рис. 5).

Рис. 5 - Оперограмма движения входящих документов

Таким образом, в течение рабочего дня секретарь выполняет самые различные технологические операции. Все эти операции отражены в фотографии рабочего дня секретаря – помощника руководителя, представленной в таблице 2.

Как видно из фотографии рабочего дня деятельность секретаря очень разнообразна: 39% рабочего времени тратится на документное обслуживание, 29% - на телефонные разговоры, 20% - прием посетителей, 12% - на остальные виды работ (Рис. 6).

Таблица 2 – Фотография рабочего дня

 

Рис. 6 – Процентное соотношение различных видов технологических операций из фотографии рабочего дня

Чтобы грамотно и с хорошим качеством выполнять работу под рукой секретаря должна быть четко разработанная должностная инструкция. Кроме того, он должен пользоваться общепринятыми рекомендациями по ведению телефонных переговоров и приема посетителей. Самыми многочисленными видами работ, которыми занимается секретарь, являются работы по документному обслуживанию руководителя.

Поэтому для облегчения работы с документами в организации разработан альбом унифицированных форм документов, которые использует секретарь в своей работе. Это позволило сократить количество возможных ошибок в оформлении документов.