Процедура создания комплекта нормативно методических документов при внедрении и эксплуатации СЭД «Directum»

Л.Р. Фионова, Ю.Г. Кирюхин, М.А. Катышева, Пензенский гос. университет

Авторы в статье рассматривают процедуру создания комплекта НМД, при внедрении и эксплуатации СЭД «DIRECTUM» на примере Пензенского государственного университета (ПГУ).

Внедрение СЭД в вузе, как и в любой организации, позволяет решать конкретные задачи, наиболее часто встречаемые в его деятельности, а именно:1

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля исполнения поручений, прозрачности деятельности вуза на всех уровнях;

• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

• обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

• протоколирование деятельности вуза в целом (анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);

• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов в вузе;

• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Однако при всей очевидной необходимости и целесообразности принятия мер по внедрению СЭД на пути их практического осуществления нередко в вузе возникает целый ряд существенных проблем. Безусловно, отчасти эти проблемы в значительной мере порождены ограниченностью финансовых возможностей вуза, поскольку разработка и внедрение таких проектов предполагают солидные инвестиции со стороны заказчика. Как показывает анализ отечественного опыта внедрения СЭД ситуация осложняется еще и неизменным действием так называемых «субъективных факторов», одним из которых, как уже отмечалось, является отсутствие «качественного» комплекта НМД.

При всех возможных нюансах, зависящих от специфики проблем конкретных вузов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), основной комплекс работ на стадии внедрения СЭД остается неизменным и включает в себя:2

• обоснование выбора конкретной СЭД;

• разработку плана внедрения с указанием последовательности работ, основных этапов, сроков, исполнителей, их обязанностей и ответственности;

• создание рабочей группы внедрения для обеспечения контроля за ходом внедрения, организации обучения кадров новой технологии работы с документами и пр.;

• ознакомление сотрудников вуза с новым порядком организации и выполнения работ;

• формирование системы стимулирования сотрудников для активизации их участия во внедренческих работах;

• управление внедрением, предполагающее контроль за реализацией проектных предложений, соблюдением намеченных планом сроков,своевременную корректировку проекта для устранения выявленных в ходе внедрения дефектов;

• преодоление возможных конфликтных ситуаций в коллективе, систематическое консультирование сотрудников по всем вопросам ДОУ, возникающим в процессе освоения новой технологии работы.

Процедура создания комплекта НМД при внедрении и эксплуатации СЭД представлена в виде следующего алгоритма, приведенного на рис. 1.

На начальном этапе внедрения СЭД в ПГУ был издан приказ о создании рабочей группы, которая провела анализ существующих автоматизированных систем ДОУ на российском рынке информационных технологий (ИТ). С этой целью были выбраны несколько компаний-разработчиков СЭД, продукция которых наиболее удовлетворяли потребностям вуза с точки зрения повышения эффективности управления документами и минимизации финансовых затрат. Были проведены встречи с представителями нескольких компаний, которые предоставили примеры реализаций бизнес-процессов, реализуемых в ПГУ. После анализа этих примеров, рабочей группой был подготовлен отчёт, содержащий обоснование выбора СЭД компании «Directum».

Следующим этапом была реализация пилотного проекта. Для этого рабочая группа разработала план-график выполнения работ в масштабе одного факультета, взаимодействующего с отделом ДОУ и ректоратом.

Рис. 1 – Алгоритм создания комплекта НМД

Рис. 1 (окончание)

Первым этапом в выполнении плана-графика было: проведение анализаДОУ университета, в целом; выявление проблемных участков, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел; разработка сводной Номенклатуры дел. Грамотно составленная Номенклатура дел, содержащая все виды документов вуза со сроками их хранения, и умение соответствующих сотрудников формировать текущие дела позволило в дальнейшем создать электронный архив университета.

Первым методическим документом, сопровождающим реализацию пилотного проекта, стал разработанный Регламент работы с электронными документами (рис. 2).

Рис. 2 – Первый лист Регламента

Регламент определил общие правила использования СЭД «DIRECTUM» (далее – СЭД) в университете, обязанности участников электронного документооборота, а также правила работы с электроннымидокументами.3 С целью единого понимания пользователями основных понятий работы с электронными документами в регламенте введен раздел «Термины и определения» (Рис. 3).

Рис. 3 – Раздел «Термины и определения» Регламента

Важным аспектом при эксплуатации СЭД является разграничения функций и прав доступа пользователей, поэтому в регламенте были перечислены основные группы пользователей с указанием их прав. Исходя из специфики структуры управления ПГУ обеспечение администрирования и технологии работы с СЭД возложено на управление информационных технологий и телекоммуникаций (УИТТ). Специалисты (администраторы и технологи базы данных) этого подразделения осуществляют настройку и сопровождение работы СЭД.

За осуществления единой политики использования современных ИТ в работе с документами,в соответствии с регламентом,отвечает отдел ДОУ. На него возложено ведение и совершенствование делопроизводства с использованием СЭД, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях. Работники отдела имеют права по регистрации электронных документов, сканированию входящих документов и занесению их образов в систему, а также отслеживанию движения документов в ПГУ.

Большое значение при эксплуатации СЭД имеет описание общих принципов работы с электронными документами, поэтому в регламенте им посвящен отдельный раздел.

Так, например, в нём указывается, что на работу с электронными документами распространяются все правила и положения, существующие для бумажных документов (правила оформления, право подписи, обеспечение конфиденциальности и т.д.). Кроме электронных документов, говорится о наличии бумажных документов, которые являются обязательными в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации, а также при подготовке документов постоянного срока хранения (приказов, распоряжений) и исходящих документов. Регламентом устанавливаются примерные перечни видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в университете осуществляется как в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, так и в виде документов на бумажной основе. Для документов, подлежащих внесению в СЭД DIRECTUM, определены форматы.

Важной проблемой при внедрении СЭД является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. В соответствии с действующим законодательством для этого используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Поэтому в дальнейшем при эксплуатации системы потребовалась генерация ЭЦП для подписания документов, которые в соответствии с регламентом существуют лишь в электронном виде.

Таким образом, регламент работы с электронными документами стал первым методическим документом, позволившим обучить первых пользователей основным правилам работы с СЭД.

Однако опыт эксплуатации СЭД показал, что разработка и внедрение лишь одного Регламента работы с электронными документами в системе электронного документооборота «DIRECTUM» не решает всех задач по разработке комплекта НМД. Это связано с тем, что сотрудники, участвующие в работе с электронными документами, имеют разную подготовку и не имеют опыта по использованию ИТ в делопроизводстве, а в Регламенте описаны лишь общие принципы работы СЭД.

Выходом их этой ситуации стала разработка Инструкций по работе с конкретными видами документов с пошаговым описанием использования типовых маршрутов таких как: Согласование официальных документов (приказы, распоряжения), Работа со служебными записками, Работа с документами произвольной формы (планы и отчеты структурных подразделений), Работа с входящими и исходящими документами (письмами), Исполнение поручений (рис. 4,5). Но и разработанные пошаговые Инструкции не решили все проблемы по созданию электронных документов в СЭД. Поэтому потребовалось обучение основам работы в системе всех категорий пользователей ПГУ. Обучение было проведено специалистами университета, прошедшими сертификацию в ООО «DIRECTUM». С этой целью рабочей группойбыл разработан план-график проведения обучения всех участников электронного документооборота университета.

Рис. 4 – Окно типовых маршрутов в СЭД «DIRECTUM»

После проведения вышеперечисленных мероприятий пилотный проект был завершен. Далее начались работы по внедрению СЭД DIRECTUM на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях ВУЗа с привлечением специалистов УИТТ. При этом группа внедрения проводила аналитическую работу по оценке соответствия электронных документов, создаваемых пользователями СЭД, требованиям разработанного комплекта НМД.

Рис. 5 – Первый лист Инструкции по работе с отдельными видами документов

В результате было выявлено, что, несмотря на наличие Регламента и Инструкций по работе с отдельными видами документов, а также представленных в СЭД шаблонов (рис. 6) и образцов электронных документов, пользователи продолжали в силу «привычки» оформлять документы, не придерживаясь установленных форм документов. Кроме этого в ПГУ часть документов оформляется только в традиционном «бумажном» виде и сотрудники, которые готовят их, не имеют доступа к НМД.

Для исправления возникших противоречий и введения единых правил работы с документами (на любых носителях) была разработана новая Инструкция по оформлению документов (рис. 7). Она установила общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами на единой правовой и методической основе в университете.4

Рис. 6– Шаблон приказа

Инструкция по оформлению документов содержит такие разделы как: общие положения; документирование управленческой деятельности; организация документооборота; формирование документального фонда университета, систематизация документов, их учет и обеспечение сохранности; передача документов на хранение в архив университета; работа исполнителя с документами; изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов; использование факсимильной связи; особенности работы с электронными документами; приложения.

Рис. 7 – Первый лист Инструкции по оформлению документов

В приложения были включены как образцы, так и формы документов, использующихся в документообороте ПГУ.

Положения Инструкциираспространяются в университете на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые с помощью СЭД.

Использование этого важного нормативного документа в университете позволило усовершенствовать ДОУ и повысить его эффективность путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними, обеспечить контроль исполнения документов и упорядочить документооборот. Конечным итогом создания комплекта НМД явилось его утверждение и введение в действие во всех структурных подразделения университета.

Авторы отмечают, что вышеописанный комплект НМД не является полным и постоянным, так как изменение или разработка новых бизнес-процессов влечет за собой внесение соответствующих корректировок в уже существующие нормативные документы, такие как Регламент и Инструкции.