Форматы хранения электронных документов

Л.Н. Варламова, доцент РГГУ, И.А. Карягина

• Нормативные документы РФ, содержащие рекомендации по форматам хранения электронных документов

• Национальные стандарты, описывающие специфику применения форматов хранения электронных документов

• Разновидности PDF/A как основного формата хранения электронных документов, рекомендованного нормативно-методической базой РФ

В современном мире информационных технологий практика использования электронных документов в управлении уже стала обычным явлением. Однако до сих пор не решён вопрос о том, как хранить электронные документы и в оперативном делопроизводстве, и в архиве. Важнейшим из нерешённых вопросов остаётся вопрос форматов, применяемых для хранения электронных документов.

В рамках данной статьи мы рассмотрим существующую нормативную базу РФ, в которой рекомендованы к использованию форматы электронных документов (далее ― ЭД) с акцентом на форматы хранения ЭД, а также проанализируем рекомендуемые форматы.

Специальных нормативно-правовых актов, посвящённых вопросам выбора и использования форматов электронных документов в управлении документами, на современном этапе пока не существует. Широко известные и основополагающие федеральные законы РФ от 14.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»1 и от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»2 этот вопрос не регулируют.

Общие вопросы хранения архивных документов, в том числе электронных, урегулированы Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ3, но вопросы форматов хранения обойдены вниманием закона.

Федеральная программа «Цифровая экономика Российской Федерации»4 затрагивает тему хранения (в том числе долговременного) электронных документов в архивах организаций и предусматривает разработку проекта федерального закона, в котором будут регламентированы процедуры хранения ЭД. Среди поставленных задач можно выделить следующие:

― развитие понятийного аппарата, используемого в электронном документообороте;

― уточнение условий придания юридической силы электронному документу (в том числе в процессе его долговременного и постоянного хранения);

― определение структуры электронного документа, в том числе набора метаданных, необходимого и достаточного для обеспечения его долговременного хранения;

― установление единых методических требований к процессу передачи электронных документов на долговременное хранение;

― разработку технических, технологических и функциональных требований к системе хранения, комплектования, учёта и использования электронных документов, а также требований к процедуре идентификации и аутентификации этих документов;

― определение видов электронной подписи на документах, которые передаются на долговременное хранение;

― установление требований к порядку преобразования электронных документов в новые форматы и/или переносу в новые информационные системы для обеспечения их сохранности;

― установление требований к формату архивного электронного документа, включающие требования к процедуре преобразования электронных документов в формат, используемый для хранения электронного архивного документа;

― требования к порядку уничтожения электронных документов по истечении сроков их хранения.

Но это пока что планы, мы же изучим действующую нормативную базу, содержащую рекомендации по форматам хранения электронных документов, представленную приказами министерств и ведомств.

Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 были изданы «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»5. По ним обязательными условиями хранения электронных документов являются:

― присутствие в архиве не менее двух экземпляров каждого электронного документа, причём экземпляры должны находиться на разных носителях;

― наличие программных и технических средств, которые предназначены для осуществления воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, а также проверки их физического и технического состояния;

― обеспечение особого режима хранения электронных документов, который исключает утрату, несанкционированный доступ, порчу или искажение информации.

Правила закрепляют PDF/A как основной формат, в котором должны передаваться текстовые электронные документы для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива.

«Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», разработанные Росархивом/ВНИИДАД6, рекомендуют при подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации производить их конвертацию в формат PDF/A-1, который далее называют форматом архивного хранения. Согласно рекомендациям контейнер электронного документа должен представлять собой сжатую zip-папку. Туда необходимо включить сам электронный документ в формате архивного хранения (PDF/A-1), а также метаданные документа (в формате XML), включая электронные подписи. При этом проверка наличия и состояния основных и рабочих экземпляров электронных документов проводится при приёме электронных документов в архив организации, потом через год после приёма электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в три года.

Приказом Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 № 221 были утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»7, в которых отмечалась необходимость обработки посредством данных систем не только общей служебной информации, но и информации ограниченного распространения. Согласно Требованиям, система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна обеспечивать отображение следующих форматов файлов: PDF, RTF, DOC, TIFF.

Приказом Минкомсвязи России № 186 и ФСО России № 258 от 27.05.2015 были утверждены «Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде»8. Согласно этим требованиям, файл электронного документа, а также файл электронного образа документа с графическими элементами регистрационных данных и отметок об ЭП, внедрёнными в него, должен иметь формат PDF/A-1, соответствующий международному стандарту ISO 19005-1:2005.

Таким образом, очевидно, при отсутствии единой государственной политики по организации хранения электронных документов и специальной нормативной базы, регламентирующей форматы хранения этих документов, при решении вопросов о долгосрочном хранении ЭД предпочтение отдаётся формату PDF/A-1.

(Продолжение в следующем номере)