Оперативное делопроизводство в службе штабов РККА накануне Великой Отечественной войны

• Требования к оперативным документам

• Виды боевых документов

• Организация хранения боевых документов

Боевые документы, разрабатываемые штабами различного уровня, можно отнести к специальным системам делопроизводства, в частности к военной, которая имеет свою специфику по отношению к другим специальным системам, дипломатической, судебно-следственной1.

К началу Великой Отечественной войны в Красной Армии порядок исполнения распорядительных и отчётных документов по управлению войсками определялся следующими руководящими документами: Временным наставлением по полевой службе войсковых штабов, введённым в действие приказом Начальника Генерального штаба РККА 21 октября 1935 г.2 (ВНПСШ-35), Полевым уставом РККА ПУ-36, введённым в действие приказом Народного комиссара обороны Союза ССР № 245 от 30 декабря 1936 г.3 Регламентирование боевой документации в механизированных и моторизованных войсках РККА определялось в соответствующих боевых уставах4.

Порядок ведения оперативного делопроизводства определялся в главе II «Организация работы в штабе» в разделе «Оперативное делопроизводство» Временного наставления по полевой службе войсковых штабов. Задачей оперативного делопроизводства являлось «…обеспечить в любых условиях работы штаба быструю регистрацию и сохранение всех распоряжений, донесений, а также возможность отыскания документов в случае необходимости для справок»5.

К оперативному делопроизводству предъявлялись следующие требования:

а) должно отличаться простотой и отвечать требованиям быстрого доведения до исполнителей боевых приказов, приказаний и донесений, легко выполнимым в любой обстановке;

б) должно обеспечивать полную сохранность и секретность боевых приказов, распоряжений, донесений, а также быстрое получение по ним справок.

В то же время разрешались определённые отступления, если это трактовалось обстановкой. «Стремление наиболее полно и тщательно отработать оперативный документ никогда не может служить оправданием задержки в передаче его войскам или докладе командованию. Главное в оперативном делопроизводстве должно состоять не в красоте и даже иногда не в полноте отработки документов, а в своевременности их выполнения и доведения до исполнителей»6.

Вся документация штабов, как исходящая, так и входящая, делилась по степени важности и срочности на две группы.

К первой группе относили документы, руководства боевой деятельностью войск:

― боевые приказы, сводки (оперативные, разведывательные, связи, по тылу);

― частные боевые приказы, приказания и боевые донесения.

Ко второй группе ― остальные документы, как правило, не идущие по линии отделов оперативного, разведывательного и тыла.

Все боевые документы первой группы по степени важности и срочности делились на две серии: серия «Г» и «Б».

К серии «Г» относили наиболее важные боевые документы, которые требовалось отправить или вручить немедленно, вне всякой очереди. Под этой серией отправляли боевые приказы, боевые донесения с решением командира.

К серии «Б» относились остальные документы, которые должны быть доставлены адресату к определённому сроку, Этот срок проставлялся как на самих документах, так и на пакетах. Под серией «Б» отправляли сводки оперативные, разведывательные, по связи и тылу, приказания в развитие боевого приказа, срочную информацию.

Все документы серий «Г» и «Б» имели гриф секретности. Отметка серии определяла и секретность, и срочность документа, поэтому особых пометок о секретности на документах не делалось. Право проставлять серию «Г» на документах имел командир, военный комиссар, начальник штаба, начальник оперативного отдела. Серию «Б» имели право ставить на боевых документах начальники всех отделов штаба и политорганов, начальники родов войск и служб и их начальники штабов. Документы серий «Г» и «Б» отправлялись и передавались только по линиям боевой связи.

На документах, не относящихся к управлению боем, запрещалось проставлять эти серии. Эти документы конвертовались и отправлялись через фельдъегерско-почтовую связь. В исключительных случаях оперативный дежурный мог дать разрешение начальнику пункта сбора донесений на приём пакетов, не имеющих отметки «Г» и «Б», для попутной отправки их с боевыми документами. Но передача этих документов по радио и через телеграфно-телефонную станцию категорически запрещалась.

Одной из задач оперативного делопроизводства являлось хранение, ведение дел и их последующая сдача в архив.

Требовалось все боевые документы хранить в делах (папках) в строго ограниченном количестве по завершении той или иной операции. Ограниченное количество дел, стабильность и одноимённость их для всех общевойсковых штабов упрощала ведение оперативной переписки и подготовку справок.

Например, в штабе полка целесообразно вести следующие оперативные дела:

общие и частные боевые приказы и оперативные сводки вышестоящего штаба;

свои общие и частные боевые приказы, оперсводки и схемы;

дело по разведке (планы, распоряжения, донесения, сводки вышестоящего штаба, свои и соседей);

общее дело по тылу;

общее подённое дело;

журнал боевых действий;

отчёты, инструкции, руководящие указания по боевой деятельности и подготовке войск и по использованию боевой техники.

Все командиры штаба были обязаны к концу суток сдать в соответствующие отделы имеющиеся у них оперативные документы. Наличие документов проверялось, составлялась опись, и они подшивались в дела. Подённое дело заводилось на каждый день боя7.

По мере накопления ненужных справок по руководству боем дела группировались в масштабе штаба и сдавались для хранения во второй эшелон штаба соединения. Сроки и порядок сдачи в архив законченных оперативных дел устанавливался вышестоящим штабом8.

Полевые книжки выдавались по мере надобности каждому командиру штаба взамен израсходованных. Израсходованные книжки с копиями документов сдавались в соответствующий отдел и хранились на общих основаниях делопроизводства.

Изучение и использование боевого опыта является одной из важнейших основ развития военного искусства. Наиболее часто для обобщения итогов боевого опыта и передачи его войскам в документированном виде использовались:

итоговые доклады-отчёты;

итоговые приказы;

инструкции;

журналы боевых действий;

информационные доклады;

разборы проведённых боев и операций.

Итоговые доклады-отчёты составлялись от корпуса и выше для представления высшему командованию. Обычно они охватывали действия войск за определённый период времени (за операцию).

По содержанию доклад мог быть общим, подводящим итоги боевых действий за операцию в целом, или частным. Итоговый доклад представлял обобщение опыта, полученного за данную операцию командованием частей и их штабами. Основной материал по всем разделам доклада готовил оперативный отдел, используя план проведения операции, приказы и распоряжения командования, сводки и донесения9.

Важное значение придавалось множительным приборам. Считалось, что быстрое размножение боевых документов в полевых условиях обеспечивает быстроту доведения приказов. Рекомендовалось иметь маленькие пишущие машинки. В штабах корпуса и дивизии могли применять стеклографы и светокопировальные машины, дающие до 10-12 оттисков в минуту, однако они были чувствительны к сырой погоде и отказывали в работе при этих условиях. Для изготовления схем имелись пантографы10.

Частные случаи документов определялись отдельными приказами. Так, перечень документов мобилизационного плана и делопроизводства устанавливался соответствующим наставлением11. Делопроизводство по разработке мобилизационного плана велось в соответствии с правилами по ведению совершенно секретного и секретного делопроизводства12. В то же время каждый документ мобилизационного плана должен был иметь гриф секретности, количество отпечатанных экземпляров и подпись13. Свои особенности были в ведении мобилизационного делопроизводства. Так в Наставлении по мобилизационной работе войсковых частей, управлений и учреждений Красной Армии14 в разделе 16 «Делопроизводство и срочные донесения при мобилизации» раскрывался порядок ведения делопроизводства.

Строевое делопроизводство и отчётность при мобилизации велись по правилам мирного времени15. Документы, поступающие в период мобилизации, регистрировались и подшивались отдельно от других документов и по окончании мобилизации сдавались вместе с мобилизационным планом в местный военкомат. Одновременно сдавался архив, секретная и совершенно секретная переписка.

В Наставлении давались рекомендации по оформлению сдающихся дел. Дела связывались в пачки, опечатывались печатью части и сдавались в военкомат по описи с указанием числа сдаваемых пачек и количества дел в пачке.

В обязательном порядке часть забирала следующие документы: дела и документы на личный состав, уставы, карты, руководящие приказы, штаты и нормы довольствия военного времени, документы материального учёта и денежной отчётности, а также необходимые войсковой части штампы и печати.

Перечень руководств, приказов, штатов и других документов, берущихся в поход, составлялся в мирное время.

Личные дела, аттестаты и другие документы на убываемый состав выдавались на руки в опечатанном виде для вручения по месту новой службы; документы направляемых на излечение лиц рядового и младшего начальствующего состава передавались им для сдачи в лечебные заведения; на рядовой и младший начальствующий состав, не возвратившийся к моменту выступления войсковой части в поход, документы передавали в местный райвоенкомат.

Вновь формируемые войсковые части обеспечивались штампами и печатями, в зависимости от сроков готовности, распоряжением округов.

Перечень частей, для которых изготавливаются печати в мирное время, устанавливался штабом округа.

Хозяйственное и денежное делопроизводство и отчётность при мобилизации велись на основе Наставления по учету и отчётности в Красной Армии (приказы НКО № 10-20 1940 г.).

Отдельно оговаривался ввод мобилизационного плана в действие, его уточнение и делопроизводство, при этом требовалось распределение мобилизационных документов по видам секретности, установленным приказом НКО СССР № 0150 1939 г.

Таким образом, к началу войны была отработана достаточно стройная система оперативного делопроизводства с установленными формами отчётности и порядком прохождения документов в штабах.