Организация работы, обеспечение сохранности и использование документов в ведомственных архивах

У.В. Павлова, главный специалист отдела ведомственных архивов, Национальный архив РТ, г. Казань

• Нормативно-правовая основа работы архивов

• Основные задачи и функции архива организации

• Штатный состав архива организации

• Обеспечение сохранности документов

• Значение номенклатуры дел

Министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия являются источниками формирования Архивного фонда Республики Татарстан. Образующиеся в их деятельности документы отражают исторический опыт, политические, экономические и правовые основы развития страны, достижения отечественной науки и культуры.

На архивы организаций и лиц, ответственных за них, возлагается большая ответственность за формирование Архивного фонда РТ и сохранность документальных материалов по истории нашего времени.

За последние десятилетия сложившаяся политическая, социально-экономическая ситуация в стране отражается на формирование Архивного фонда РТ. В результате административных реформ происходит ликвидация и реорганизация целого ряда органов и организаций, негосударственных структур, меняется состав и содержание традиционной документации на бумажной основе, все более широкое развитие получают новые формы документирования, компьютерные технологии и т.д.

Главная задача архивистов в новых условиях остается прежней – организовать работу по обеспечению сохранности архивного наследия.

Для ее решения требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно серьезное внимание.

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от 22. 10. 2004г.), где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов1.

В своей работе архив организации руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от 22. 10. 2004 г.), Законом Республики Татарстан от 13. 06. 1996 «Об Архивном фонде РТ и архивах» (с изменениями № 63-ЗРТ от 28. 07. 2006), распорядительными документами руководителя организации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Главного архивного управления при КМ РТ, научно-методическими разработками Национального архива РТ и т.д.

Согласно Типовому положению об архиве учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Государственной архивной службы России (Росархив) № 84 от 08. 10. 1993г., основными задачами и функциями архива организации являются:

1. Комплектование документами (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет), необходимыми в практической деятельности, по личному составу, личные фонды ведущих работников, научно-справочный аппарат к документам архива);
2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РТ на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным архивным агентством;
4. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве.

Сегодня архивы организации являются не перевалочными пунктами хранения документов, а базами хранения архивного наследия со своими обязанностями и правами, трудностями.

По правилам, если в штатное расписание организации не введена должность заведующего архивом, приказом руководителя организации из числа ее работников назначается лицо, ответственное за архив.

Практика же показала, что ведение архива оправдано возлагать на освобожденных лиц – специалистов по управлению документами (новое определение должности заведующих архивом, архивариусов), поскольку ведение архива - сложная, кропотливая, трудоемкая работа, требующая знаний и времени. К примеру, освобожденные лица имеются в ОАО «Таттрансгаз», ОАО «Татэнерго», ГОУ ВПО «Казанский государственный энергетический университет» и др.

Зачастую ответственность за архив возлагается на главных бухгалтеров (Филиал ОАО «Генерирующая компания» - Казанская Теплоэлектроцентраль №1, ООО «Татптицепром», Казанский опытный завод «Эталон» и др.) или на заведующих канцелярией (ЗАО «Завод искусственных кож», Управление Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по РТ, Министерство информатизации и связи РТ и др.), а также на секретарей руководителей, сотрудников отдела кадров и т.д.

Бывает и так, что при сокращении штатов архивы остаются без заведующих или лиц, ответственных за архив, так, например, в ОАО «Сафьян», ОАО «Нефис-Косметикс» и др.

Однако отметим положительные тенденции: по сравнению с 2003 годом количество организаций, имеющих штатных работников, увеличилось с 19% до 23%, что больше, чем по Российской Федерации (с 6% до 8%)2. Например, создан отдел обработки и архивного хранения документов со штатной численностью – 4 человека в ОАО «Ак Барс» банк, выделена дополнительно штатная единица в Национальном банке РТ, Прокуратуре РТ и др.

Нельзя не сказать о слабой социальной защищенности архивистов и лиц, ответственных за архив. Из-за низкой оплаты труда на должность архивариусов, заведующих архивами принимаются люди пожилого возраста, лица, не имеющие специального образования (например, Министерство сельского хозяйства и продовольствия РТ).

Только в 10% организаций осуществляется доплата за данную нагрузку. Так, доплату за архив получает зав. канцелярией и зав. складом материальных ценностей ООО «Росгосстрах - Татарстан», специалист отдела кадров Татарского государственного академического театра им. Г. Камала, бухгалтер-кассир Казанского опытного завода «Эталон».

В последнее десятилетие со стороны государства стало уделяться больше внимания подготовке профессиональных кадров - специалистов по управлению документами.

В Республике Татарстан Главным архивным управлением при КМ РТ и Казанским государственным энергетическим университетом ведется активное плодотворное сотрудничество в области подготовки и повышении квалификации специалистов архивного дела и делопроизводства.

С 1998 года в КГЭУ на дневном отделении ведется обучение документоведов, историков-архивистов. Выпускники данных специальностей работают в таких организациях, как Национальный архив РТ, Государственный архив аудиовизуальных документов РТ, Прокуратура РТ, Казанский государственный энергетический университет, Казанский государственный университет им. В.И. Ленина, Министерство сельского хозяйства и продовольствия РТ, Министерство транспорта и дорожного хозяйства РТ.

Ежегодно на базе Казанского государственного энергетического университета и Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ проводятся курсы повышения квалификации, семинары – совещания и др.

Согласно положениям Федерального закона государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) обеспечивать выполнение условий и требований хранения документов3.

Обеспечение сохранности – это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивающих сохранность архивных документов в архиве4.

Работа по обеспечению сохранности документов организации базируется на современной законодательно-нормативной базе.

В архивах организаций для обеспечения сохранности должен проводиться комплекс работ, включающий:

1. Создание оптимальных условий хранения документов;
2. Размещение документов в хранилищах и их топографирование;
3. Соблюдение порядка выдачи дел из архива;
4. Учет документов, проверка их наличия и состояния;
5. Определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда;
6. Обеспечение физико-химической сохранности документов.

Создание оптимальных условий хранения подразумевает:

• предоставление архивного помещения, проведение планово-предупредительного ремонта помещений;
• применение специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
• создание оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведение санитарно-гигиенических мероприятий;
• оборудование помещения пожарно-охранной сигнализацией5.

Все технические требования к архивным помещениям отражены в отраслевом стандарте «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования». ОСТ 55.6 – 85», утвержден и введен в действие приказом Главного архивного управления при СМ СССР № 181 от 11 июня 1985 г. А также в «Основных правилах работы ведомственных архивов» (М., 1985г.).

По проверкам, осуществляемым отделом ведомственных архивов Национального архива РТ, архивного инспектора Главного архивного управления при КМ РТ, можно отследить, как меняются условия хранения документального наследия в архивах организации нашей республики.

Так, еще 5 - 10 лет назад многие организации не имели специального помещения, комнаты выделяли в сырых, неотапливаемых подвалах или на чердаках, что способствовало затоплению и распространению грибка; документы располагались на деревянных, без специальной пропитки стеллажах и шкафах, порой на полу в коробках; многие архивохранилища не были оснащены элементарными средствами пожаротушения. Например, в Главном государственном сельскохозяйственном управлении племенным делом в животноводстве для архивохранилища была выделена коморка площадью 4 кв. м, с проходящими трубами, которые не раз прорывало; электропроводка оголена; дверь деревянная, не опечатывалась; отсутствовали пожарная и охранная сигнализации, огнетушители. В Министерстве здравоохранения РТ несоблюдение противопожарных мер также привели к невосполнимой утере6.

На сегодняшний день ситуация меняется в лучшую сторону, 63% организаций - источников комплектования НА РТ обеспечены помещениями. Это на 24% больше, чем в целом по Российской Федерации. И каждый год эта цифра растет, только в 2006 г. были выделены помещения в 15 организациях – ООО «Таттрансгаз» (33 кв. м, 35 кв. м, 18 кв. м), Национальный банк РТ (77, 2 кв. м)7.

Материально-техническое обеспечение архивов организаций и архивохранилищ шагнуло вперед. На смену деревянным стеллажам пришли новые металлические, компактные, передвижные стеллажи; дела помещаются в бескислотные коробки, сменившие картонные прокладки, сейчас во многих организациях имеются охранные сигнализации и системы автоматического пожаротушения.

В пример можно поставить ОАО «Татэнерго»: две комнаты площадью около 60 кв. м и рабочий кабинет; в архивохранилищах установлены архивные металлические передвижные стеллажи; установлена центральная пожарно-охранная сигнализация, имеются огнетушители ОП-3; проведена вентиляция, температурно-влажностный режим контролируется психрометром. Арбитражный суд РТ: 2 комнаты общей площадью 63,4 кв. м (рабочая комната и архивохранилище); комнаты светлые, сухие, на окнах распашные решетки, металлические двери, проводка скрытая, лампы с защитными плафонами, имеется пожарная сигнализация, архив оборудован системой автоматического газового тушения и огнетушителем ОП-2; имеется охранная сигнализация; стеллажи металлические, передвижные; дела хранятся в картонных коробках; помещение оснащено приборами учета температурно-влажностного режима8.

Век компьютеризации не обошел и архивы организаций. Практически все архивы организаций обеспечены компьютерами. В некоторых организациях - источниках комплектования ведется разработка автоматизированных учетных баз (Казанский электротехникум связи, РГУП «БТИ»).

В целях выявления нарушений правил хранения архивных документов Национальным архивом РТ и Главным архивным управлением при КМ РТ организовывались комплексные (тематические) проверки организаций. По итогам проверок составлялись справки на имя руководителя, обязательные для исполнения. На практике, подобным образом удалось сохранить документы многих организаций.

Сегодня, в связи с усовершенствованием нормативно-законодательной базы, постепенно теряется контроль со стороны государственных архивов за соблюдением организациями правил хранения.

Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (М., 2007) государственные архивы потеряли право проверок за соблюдением правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива9. В Республике Татарстан комплексные (тематические) проверки может проводить только Главное архивное управление при КМ РТ. Однако на сегодняшний день в Главном архивном управлении при КМ РТ имеется одна штатная единица ведущего советника – архивного инспектора.

Кроме того, проверке подлежат только организации, включенные в список источников комплектования архивов и муниципальных архивов РТ, что составляет на 01. 01. 2007г. – 3 279 организаций.

В целом, вся ответственность за правильную, планомерную организацию работы делопроизводственных и архивных служб лежит, главным образом, на руководителях организаций и на лицах, ответственных за ведение делопроизводства и архива. От их осознания необходимости обеспечения сохранности документов зависит полнота и всесторонность документальной истории РФ.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документооборота на электронных носителях, у организаций возникает необходимость в появлении правил хранения аудиовизуальной и электронной документации. Впервые об особых условиях и режимах хранения подобных документов было изложено в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., 2002г.), но они не прошли регистрацию в Министерстве юстиции РФ, и могут не применяться на практике.

Архивы организаций в целях качественного комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации контролируют и оказывают необходимую методическую и практическую помощь службе делопроизводства.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Значение номенклатуры дел возрастает именно сейчас, когда в условиях происходящих политических, экономических и административных реформ происходит образование новых видов организаций и расширяется состав документов (по оценкам ВНИИДАД, ежегодный прирост объемов документации в России составляет 8 - 10%), внедрение электронного документооборота (в министерствах РТ применяется комплексный проект «Электронное правительство РТ») и электронных коммуникаций.

Не зря мы уделяем большое внимание номенклатуре дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке10. Номенклатура дел позволяет отследить все документированные участки деятельности организации, подготавливать документы для дальнейшего хранения – обрабатывать и сохранять документы долговременного хранения, вовремя проводить уничтожение документов временных сроков хранения.

На сегодняшний день 352 организации имеют согласованные номенклатуры дел, что составляет 79% от общего количества организаций, включенных в список источников комплектования Национального архива РТ (Список № 1).

В последнее время участились обращения организаций, не являющихся источниками комплектования НА РТ, за методической помощью в разработке номенклатур дел, уточнении сроков хранения, например, ЗАО «Татсоцбанк», торговая сеть «Бехетле», ЗАО «Татфондбанк» и т.д.

Методическую и практическую помощь в разработке и уточнении номенклатуры дел оказывает Главное архивное управление при КМ РТ, Национальный архив РТ, ООО «Архивист».

Все более остро встает вопрос о нормативно-методической базе разработки номенклатур дел. Организации, ведомства, предприятия при разработке номенклатур дел используют "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000). Перечень включает современные типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций, предприятий функций.

Однако в современном бизнес-мире существуют организации со специфическими функциями, например, здравоохранение и медицина, образование, культура и др. К сожалению, до сих учреждения этих сфер деятельности пользуются Перечнями, выпущенными в 1970 - 1980-х годах.11 Это вызывает особые трудности при определении сроков хранении и отборе документов на государственное, муниципальное хранение и уничтожение.

Положительные результаты решения данной проблемы уже имеются. В 2007 г. вышел "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения".

Все документы (дела), заводимые в организации, должны подлежать формированию и оформлению согласно номенклатуре дел и инструкции по делопроизводству.

Документы организаций по истечении трех лет или практической надобности в них подлежат научно-технической обработке. Документы подвергаются экспертизе ценности, прошивке и составлению на них описей дел. Особое внимание нужно обращать на документы долговременного хранения.

Опись является главным научно-справочным и учетным документом. По описям облегчается поиск необходимых документов и ведется учет хранящихся в архивохранилище дел.

К сожалению, не все организации ведут своевременную обработку документов долговременного хранения. В результате чего теряется исторический материал по деятельности организации и ее сотрудников.

Основным направлением использования документов организации является исполнение справок социально-правового и хозяйственно-имущественного характера, организация выставок и подготовка публикаций по истории организации.

В последнее время возросло количество запросов; так, в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия РТ на период с 01. 04. 2007г. по 01. 06. 2008г. исполнено 838 справок, что по сравнению с 2006 г. вдвое больше.

В основном, эта работа возложена на лиц, ответственных за ведение архива.

Срок исполнения запроса – 30 дней.

Но порой этот срок нарушается, как правило, это происходит из-за недостаточной численности работников, большой загруженности ответственных лиц, отсутствия научно-справочного аппарата или утери запрашиваемых сведений и, как следствие, организация их поиска.

Кроме того, согласно ст. 11 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации, поэтому архивы организации, особенно ЗАГС, предоставляют материалы с соблюдением ряда формальностей (иногда трудновыполнимых)12.

Итак, архивы содержат емкий информационный документальный массив, который отражает историю нашей страны. Современные условия обусловили работу архивов и архивистов в тандеме.

Главной задачей архивистов является организация работы по приумножению и сохранению исторического наследия.

Как Вы смогли проследить, каждый из вышеперечисленных пунктов тесно взаимосвязан друг с другом. На основе правильно разработанной номенклатуры формируются и обрабатываются дела долговременного хранения. Составленные описи дел долговременного хранения являются важным учетным документом и научно-справочным аппаратом к документам, позволяющим свободно ориентироваться в общем документообороте.

Соблюдение руководителями и лицами, ответственными за архив, основных норм законов, правил, инструкций является приоритетным в организации архивной и делопроизводственной работы, обеспечения сохранности и использовании документов.

Несмотря на некоторые нерешенные проблемы, в деле организации, обеспечения сохранности документов в современных архивах организаций наметились положительные результаты, и мы надеемся, что наши организации – хранители истории будут и дальше идти в этом направлении.

1 Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004г. № 125-ФЗ

2 Анализ паспортизации организаций – источников комплектования Национального архива РТ на 01.12.2006// Текущий архив Главного архивного управления при КМ РТ

3 Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ

4 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С.8

5 См.: Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1985.С.39

6 Справки по проверкам делопроизводства и архива организаций за 2005год//Текущий архив Главного архивного управления при КМ РТ

7 Анализ паспортизации организаций – источников комплектования Национального архива РТ на 01.12.2006// Текущий архив Главного архивного управления при КМ РТ

8 Справки по проверкам делопроизводства и архива организаций за 2007г. //Текущий архив Главного архивного управления при КМ РТ

9 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С. 17

10 См.: Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1985. С.16

11 «Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения», М.,1974.

12 Богинский А.В. О поиске генеалогической и биографической информации в ведомственных архивах// Вестник архивиста.-2003.-№5-6(77-78).-С. 287