14 важных правил для ассистента-новичка
За свой многолетний опыт работы персональным ассистентом я определила несколько важных правил, соблюдением которых отличаются настоящие профессионалы и которые, надеюсь, окажутся полезными для тех, кто только начинает свой профессиональный путь в должности персонального ассистента.
1. Уточняйте на собеседовании, какие поручения вам придется выполнять. Для ассистента количество личных и деловых поручений является важным критерием в том, принимать или не принимать предложение о работе и как в дальнейшем видеть себя в профессии. Я знаю коллег, которые предпочитают иметь дело только с личными поручениями. Им просто не интересно вникать в тонкости работы компании. А кто-то, наоборот, личным поручениям предпочитает бизнес-поддержку.
Самая большая ошибка – это не спросить на собеседовании о том, чего ваш потенциальный руководитель ждет от своего ассистента. Этот вопрос поможет избежать напрасных ожиданий с обеих сторон и сэкономит время. В противном случае, проработав пару-тройку месяцев, вы вдруг обнаружите, что занимаетесь только бронированием билетов и организацией отпуска семьи руководителя, хотя ожидали совсем другого. Энтузиазм очень быстро «улетучивается», и выходов будет два: поменять работу или все-таки остаться на нынешнем месте. В последнем случае вы рискуете загнать себя в депрессию, т.к. нет ничего хуже, чем заниматься нелюбимым делом. И не стоит думать, что вам удастся «переформатировать» вашего босса. Ваша работа – помогать, а не переделывать начальника.
То же относится и к руководителям. Не стоит нанимать человека, которому заведомо будет неинтересно. Расспросите подробнее об обязанностях на предыдущем месте работы, о карьерных планах, об отношении к личным и деловым поручениям. Стоит договориться еще на «берегу», т.к. будет уже поздно, если трудовой контракт подписан, а кандидату, который бы вам подошел, вы отказали. Просто примите как данность, что все люди разные и то, что интересно одному, будет скучно для другого.
Что касается работы с экспатами, то я бы не разделяла личные и деловые поручения, поскольку в своей работе ассистенту, как правило, приходится выполнять и те и другие.
2. Будьте внимательны. Внимание и еще раз внимание, особенно к деталям. В работе ассистента важно все – от «какой кофе пьет руководитель» до «на какое время лучше назначать совещание совета директоров». Разумеется, вы сразу не запомните все мелочи. Поэтому поначалу лучше все записывать. Многие думают, что обладают отличной памятью. Однако в определенный момент количество того, что нужно удержать в голове, превысит все возможные пределы и вы начнете забывать. Поэтому ежедневник должен стать вашим постоянным спутником. ...
Источник: http://sekretar-info.ru
Полный текст читайте в печатной версии свежего номера "Секретарское дело"