Отпуск в праздничные дни: оформляем правильно
Антон Агеев, эксперт Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»
Вместе с новогодними праздниками приходит очередная пора отпусков. Кто-то использует это время, чтобы отправиться в увлекательное путешествие, для кого-то наступит горячая пора зимней сессии. В статье мы рассмотрим нестандартные ситуации, с которыми Вы можете столкнуться при оформлении и расчёте отпусков.
Согласно ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. И таким образом автоматически «продлевают» отпуск.
Оплачивать нерабочие праздничные дни во время отпуска «окладникам» не нужно, так как в эти дни за работником не сохраняется средний заработок. В январе 2012 года 6 нерабочих праздничных дней (1–5 января – новогодние каникулы, 7 января – Рождество Христово).
Актуальным в праздники остаётся вопрос, возникающий в такой ситуации: можно ли предоставить работнику отпуск с нерабочего праздничного дня (например, с 1 января)? В ТК РФ на этот счёт запрета нет. Отпуск можно предоставить с любого дня. Однако в этом нет смысла, поскольку этот день в число дней отпуска всё равно не войдёт. Главное – чтобы данный отпуск соответствовал графику отпусков.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учётом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очерёдности предоставления оплачиваемых отпусков.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.
Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Основанием для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска является утверждённый в организации график отпусков, поэтому в общем случае от работника не требуется заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако в некоторых случаях оформление заявления обязательно. К таким ситуациям, в частности, можно отнести предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе получить его до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Работнику следует написать заявление в произвольной форме на имя руководителя организации.
В общем случае достаточно издания приказа о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска.
Уведомление работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска. О времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Форма данного уведомления является произвольной. Например, она может содержать такой текст: «В соответствии со ст. 123 ТК РФ уведомляем Вас о том, что согласно графику отпусков на 2012 год дата начала полагающегося Вам ежегодного оплачиваемого отпуска – 13 августа 2012 года».
Приказ о предоставлении отпуска работнику оформляется по форме № Т-6 или № Т-6а. Данные унифицированные формы применяются для оформления и учёта отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, локальными нормативными актами организации, коллективным, трудовым договорами. Они составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счёте (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчёт заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику».
Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60). Применяется для расчёта причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
При расчёте среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчётный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчётном периоде. Графа «Количество часов расчётного периода» заполняется при расчёте оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учёт рабочего времени.
Табель учёта рабочего времени (формы Т-12, Т-13). Применяется для учёта времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации. Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путём регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.). При отражении неявок на работу, учёт которых ведётся в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле. Для обозначения отпуска в табеле предусмотрен буквенный код «ОТ» или цифровой код «09».
Пример. Определение продолжительности времени отдыха и сумм выплат работнику, если его отпуск совпадает с новогодними праздниками
Условие
Работнику предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 30 декабря 2011 г. Расчётный период (декабрь 2010 г. – ноябрь 2011 г.) он отработал полностью. Оклад работника составляет 20 000 руб.
Решение
1. Определяем общую продолжительность времени отдыха работника по формуле:
┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌───────────────────────────────────┐
│Количество│ │Количество│ │ Количество нерабочих дней в связи │
│ дней │ = │ дней │ + │ с новогодними праздниками │
│ отдыха │ │ отпуска │ │ (в 2012 г. – 6 календарных дней) │
└──────────┘ └──────────┘ └───────────────────────────────────┘
Условные обозначения:
<в> – выходные дни
<в> – нерабочие праздничные дни
<от> – дни ежегодного оплачиваемого отпуска
<я> – рабочие дни
декабрь 2011 г.
пн 5<я> 12<я> 19<я> 26<я>
вт 6<я> 13<я> 20<я> 27<я>
ср 7<я> 14<я> 21<я> 28<я>
чт 1<я> 8<я> 15<я> 22<я> 29<я>
пт 2<я> 9 <я> 16<я> 23<я> 30<от>
сб 3<в> 10<в> 17<в> 24<в> 31<от>
вс 4<в> 11<в> 18<в> 25<в>
январь 2012 г.
пн 2<в> 9<от> 16<от> 23<от> 30<от>
вт 3<в> 10<от> 17<от> 24<от> 31<от>
ср 4<в> 11<от> 18<от> 25<от>
чт 5<в> 12<от> 19<от> 26<от>
пт 6<от> 13<от> 20<от> 27<от>
сб 7<в> 14<от> 21<от> 28<от>
вс 1<в> 8<от> 15<от> 22<от> 29<от>
Также необходимо учитывать, что при совпадении выходного и нерабочего праздничного дня выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день. Кроме того, перенос выходных дней вправе осуществлять Правительство в целях рационального использования работниками выходных и нерабочих праздничных дней (ст. 112 ТК, Постановление Правительства от 5 августа 2010 г. № 600). Поэтому те, кто не находится в отпуске в январе, выйдут на работу после новогодних каникул и праздников 10 января, а при расчёте дней отпуска дни отдыха увеличиваются только на 6 дней.
февраль 2012 г.
пн 6<я> 13<я> 20<я> 27<я>
вт 7<я> 14<я> 21<я> 28<я>
ср 1 <от> 8<я> 15<я> 22<я> 29<я>
чт 2<я> 9<я> 16<я> 23<в>
пт 3<я> 10<я> 17<я> 24<я>
сб 4<в> 11<в> 18<в> 25<в>
вс 5<в> 12<в> 19<в> 26<в>
Общая продолжительность отдыха составила 34 календарных дня – с 30 декабря 2010 г. по 1 февраля 2011 г. (28 календарных дней отпуска + 6 нерабочих праздничных дней).
2. Определяем общую сумму выплат работнику за декабрь 2011 г. – февраль 2012 г.
Шаг 1. Рассчитываем зарплату за декабрь: 20 000 руб. / 22 дн. x 21 дн. = 19 090, 91 руб.
Шаг 2. Рассчитываем отпускные: 20 000 руб. x 12 мес. / (29,4 дн/мес. x 12 мес.) x 28 дн. = 19 047,62 руб.
Шаг 3. Рассчитываем зарплату за февраль 2012 г.
По производственному календарю в феврале 2012 г. 20 рабочих дней. Из них сотрудник отработал 19. Зарплата за эти дни составит: 20 000 руб. / 20дн. x 19 дн. = 19 000 руб.
Шаг 4. Определяем общую сумму выплат: 19 090, 91 руб. + 19 047,62 руб. + 19 000 руб. = 57 138,53 руб.
Как видим, несмотря на то, что отпуск длился 34 календарных дня, работник получил отпускные за 28 календарных дней. Кроме того, отпуск захватил часть декабря 2011 г. и февраля 2012 г., поэтому зарплата работника в каждом из этих месяцев оказалась меньше оклада.
Отдыхать, конечно, приятнее, чем работать, и понятно желание по возможности продлить отпуск за счёт праздников.