Как управлять рабочим временем сотрудников?
А. Сардарян, креативный редактор Журнала "Управление Персоналом"
Для руководителей современных компаний не секрет: определенную часть офисных часов сотрудники растрачивают впустую. По данным ряда исследований, на это уходит как минимум 10 % рабочего времени. Cколько времени на личные дела можно подарить сотрудникам, чтобы от этого не страдал бизнес? И нужно ли отслеживать жизнь в офисе по минутам?
Поглотители времени
Вряд ли найдется руководитель или владелец компании, который будет утверждать, что его подчиненные во время работы не теряют ни минуты на личные дела, полностью отдаваясь любимой работе. Невозможно найти работника, который не использовал бы офисное время в собственных, личных интересах. Как показал опрос руководителей российских компаний, среди самых популярных «нерабочих» занятий — перекуры, беседы с коллегами, разговоры по телефону с друзьями и родственниками, компьютерные игры, чтение книг, дополнительные подработки, Интернет. «Мы не занимаемся четким отслеживанием того, какие личные вопросы во время работы решают наши сотрудники, — рассказыва ет Геннадий Нагорнов, совладелец и коммерческий директор компании Agency Internet Solutions Positive. — Кто то ходит с детьми в поликлинику, кто-то отпрашивается сдать экзамен. Кро ме того, общаются в «аське» с друзьями, бронируют билеты в ки но или театр, беседуют с коллега ми на интересные темы. Летом, когда тепло и светит солнце, сотрудники могут прогуляться по парку или поиграть там во фрисби (бросание тарелки)».
Однако, по оценкам специалистов, самой серьезной проблемой эффективного использования рабочего времени является зависимость от Интернета. Нецелевому доступу во Всемирную паутину даже придумали название — нецелевой броузинг. Ряд исследо ваний показывает, что каждый сотрудник, имеющий доступ к Интернету с рабочего места, хотя бы раз в день использует эту возможность. Причем на каждого работ ника в среднем приходится от 30 минут до трех часов на нецелевой броузинг. Чаще всего корпоративные пользователи просматривают личную электронную почту, посещают новостные сайты, скачивают игры или электронные книги, общаются в чатах, совер шают покупки в интернет-магазинах, ищут работу. Среди самых посещаемых в рабочее время ресурсов — новостные и спортивные сайты, развлекательные интернет-журналы, социальные сети, блоги знаменитостей, сайты сомнительного содержания.
Руководители компаний называют главные проблемы, связанные с нецелевым броузингом: понижение работоспособности и производительности труда, снижение уровня безопасности корпоративной сети, ограничение пропускной способности, увеличение затрат на связь.
Разрешенный лимит
«Можно вполне обоснованно говорить о том, что без ущерба рабочему времени сотрудники не смогут решать свои личные вопросы в течение рабочего дня, — говорит Александр Виноградов, заместитель генерального директора юридической компании «Пепеляев Групп».
— Любое отвлечение на собственное проблемы, конечно же, скажется на рабочем времени. Если говорить о конкретных цифрах, то полагаю, что при 8-часовом рабочем дне 30 минут рабочего времени сотрудник вполне может тратить на решение личных вопросов».
Алексей Липскеров, руководитель портала kvadroom.ru — «Еди ная база недвижимости», офи циально позволяет подчиненным тратить дополнительно к обеденному перерыву еще один час и считает, что переключение мозговой деятельности с одного на другое стимулирует работу и дает новые идеи сотруднику.
Тамара Уварова, генеральный директор компании «Маркет М», считает, что в среднем сотрудник может позволить себе 1 час перерыва и 1 час в течение дня на решение личных дел. К примеру, по ее мнению, разговоры по телефону с семьей по необходимости могут в среднем занять от 10 до 15 минут, столько же времени могут со ставить разговоры коллег между собой. Кроме того, изредка сотрудник может отпроситься на 2-3 часа, чтобы срочно решить возникшие проблемы.
«По нашим приблизительным подсчетам, сотрудник может по зволить себе затратить на личные дела во время работы до часа в день, — говорит Павел Копытин, генеральный директор компании Geologix. — Как правило, это медицинское обслуживание, личные и семейные дела».
А Геннадий Нагорнов убежден, что средний статистический специалист, а не трудоголик, из 8-часового рабочего дня тратит 3 часа своего времени на сторонние от работы вещи: «Я замечаю как по своим сотрудникам, так и по себе лично, что если постоянно находиться в рабочем режиме, происходят нервные срывы, а мозговая деятельность притупляется.
Поэтому считаю, что можно позволить подчиненным до 30 % рабочего времени посвятить себе. Это допустимая норма, включая обед». «Мы должны понимать, что невозможно получить от любого человека отличный результат в работе, если все его мысли только о том, что ему нужно к врачу, успеть забрать ребенка из садика или встретить родственников на вокзале, — говорит Александр Виноградов.
— В нашей компании на решение личных вопросов сотрудникам вполне официально и за счет компании выделяется определенное количество дней».
Кроме того, как полагает Иван Апатов, управляющий партнер Коммуникационной группы Prise & Price + Partners — RUSSIA, вопрос организации рабочего дня напрямую зависит от специфики выполнения работы: «Например, в производстве, в call центрах, в аудиторских фирмах потеря 30 % вре мени сотрудниками сразу влияет на доходы компании. Напротив, в компаниях, где сотрудники выполняют творческую работу — редакции СМИ, коммуникационные агентства, брендинговые студии — принуждение к концентрации всего внимания исключительно на выполнении поставленных задач может привести к понижению качества».
Нужен ли контроль?
Руководители подавляющего большинства российских компаний считают, что рабочее время так или иначе должно быть под контролем. Среди возможных мер борьбы против злостных нарушителей рабочего трафика — устные и письменные предупреждения, штрафы, последующие отработки за решение личных вопросов в рабочее время и даже увольнения. «Как всякий работодатель, я считаю логичным предполагать, что, покупая 8 часов рабочего времени сотрудника, оно целиком будет использовано для выполнения служебных обязанностей, — справедливо считает Вадим Зеленский, генеральный директор Ze lenski Corporate Travel Solutions (ZCTS).
— Поэтому в нашей компании работает система учета рабочего времени (вход выход из офиса по магнитным картам). Сотрудники, которые часто отлучаются из офиса не по служебной необходимости, получают преду преждения либо штрафуются на стоимость пропущенного сотрудниками рабочего времени». То же в ZCTS происходит и с курильщиками. Поскольку в офисном здании курение запрещено, минуты, затраченные сотрудниками на перекуры, также отражаются в учете рабочего времени. По внутренней статистике этой компании, курящий сотрудник тратит от 30 минут до 1,5 часов на пере куры. Это, несомненно, недешево обходится работодателю! В ком пании признаются: они всерьез размышляют о том, как наряду с мерами по мотивации отказа от курения через премирование начинать заменять курящих сотрудников некурящими.
Для строгого учета рабочего времени ряд специалистов предлагают ввести в практику деятельности организации так называемую фотографию рабочего времени: замер и детализация рабо чего времени сотрудника. Подобный метод учета отработанных часов позволяет понять, чем занимался сотрудник в течение дня, проведенного в офисе, и сколько времени было потрачено сотрудником на различные виды деятельности.
«Программы, которые полностью регламентируют рабочий день сотрудника и позволяют отследить по минутам, что и для какого клиента он сегодня сделал, очень эффективны, к примеру, в консалтинговых компаниях, которые продают клиенту часы работы, — говорит Иван Апатов. — Эти программы также можно применять для контроля рабочего времени юристов, аудиторов, бизнес-консультантов».
Кроме того, жесткий учет рабочего времени может быть оправдан в производственных сферах, где важна последовательность и сроки, где нужно четко отслеживать выполнение регламента. В таких сферах позволять сотруднику отлучиться даже на пять минут можно только в строго отведенное время.
Интернет под надзором
Многие руководители особо серьезно относятся к контролю времени, проведенного сотрудниками в Интернете. Для этого в компаниях просматривают сайты, которые сотрудник посещал в рабочее время, с помощью программ-шпионов, блокируют доступ для скачивания файлов, закрывают доступ на определенные ресурсы Интернета, разрешают вход в Сеть для сотрудников только определенных должностей или вообще ограничивают интернет-трафик. Ряд компаний прописывают ограничения интернет-доступа в контрактах с сотрудниками, этических кодексах или же устно предупреждают персонал о «правилах игры» в виртуальном пространстве.
«Контролировать время, потраченное сотрудниками в Интернете, нужно обязательно, — уверен Геннадий Нагорнов. — У нас, например, есть централизованная программа, которая показывает всю деятельность сотрудника, которую он осуществляет через компьютер, и на каких сайтах и сколько времени он проводит. Причем мы это не скрываем: весь персонал нашей компании знает, что мы практикуем подобные меры».
«Думаю, что контролировать время в Интернете, потраченное сотрудниками в личных целях, необходимо, — также считает Тамара Уварова. — Это влияет на невнимательность сотрудников и ведет к потери контроля над своевременными задачами. Мы контролируем нецелевое использование Интернета с помощью сервера и отслеживания посещенных работниками сайтов». В юридической компании «Пепеляев Групп» просят сотрудников
воздерживаться от скачивания фильмов, книг, музыки и другой непроизводственной информации, а также не устанавливать на корпоративные компьютеры программы для скачивания файлов, разного рода чаты. Компания не ставит перед собой цели контролировать, нарушают или не нарушают сотрудники данные корпоративные стандарты. Руководители «Пепеляев Групп» пошли другим путем: они закрыли доступ на определенные сайты («Одноклассники» и т. п.) и ограничили возможность установки различных программ (к примеру, ICQ).
«Поверьте, это гораздо эффективнее, чем ловить за руку нарушителей, которые скачали пару фильмов на работе, или воспитывать тех, кто сидит в «Одноклассниках», — уверен Александр Виноградов. — При этом разумное использование Интернета в личных целях всегда находит понимание и не запрещается».
В компании ZCTS заблокирован доступ к сайтам в Интернете, кроме разрешенных руководителем департамента сотрудника, а также запрещено использование почтовых агентов типа ICQ. «В нашей компании есть негласное правило: во время работы нельзя пользоваться социальными сетями, — рассказывает Алексей Липскеров. — Отследить действия сотрудника в Интернете, конечно, можно. У нас стоит специальная программа контроля посещения сотрудниками сайтов Интернета. Но, честно говоря, я ни разу не просматривал ее для контроля своих сотрудников».
В компании Agency Internet Solutions Positive не стали закрывать социальные сети и лишь озвучили правило: адекватное использование социальных сетей возможно, но не постоянное присутствие в них. По словам Ивана Апатова, «гуляния» сотрудников по Интернету отслеживаются практически во всех офисах. И в большинстве случаев не столько для того, чтобы уличить сотрудника в безделии, сколько для учета трафика. Однако если человек проводит существенное время на сайтах, не относящихся к выполнению служебных обязанностей, и не будет справляться со своей работой, это вызовет у руководителей беспокойство и ляжет в основу претензии к сотруднику.
В свободном полете
И хотя большая половина руководителей уверенно полагает, что контроль над офисным временем является необходимостью, однако все сходятся во мнении: слишком жесткий контроль — бесполезная трата времени и денег. С одной стороны, особо находчивые работники смогут обойти все установленные правила. С другой — подобные меры могут нанести серьезный удар по доверию законопослушных сотрудников. «На мой взгляд, отсутствие тотального контроля за сотрудниками — это залог успеха, — считает Александр Виноградов. — Мотивируйте подчиненных на результат. Тогда не будет необходимости контролировать каждый шаг и проверять, не потрачено ли рабочее время на пустые разговоры по телефону. Самое важное — это создать комфортные условия для работы, а уж профессионал самостоятельно распланирует свое время».
Есть и такие руководители, которые поощряют рабочие развлечения, разрешая тратить на них определенное количество офисного времени. Например, в рамках услуги по внутрикорпоративным коммуникациям Коммуникационной группой Pris & Price Partners — RUSSIA разработаны программы, в которых для «разрядки» сотрудники вовлекаются в общую игру (оф— или онлайн), которая длится несколько недель. Это не только помогает работникам передохнуть, но и позволяет решить важные задачи: выполнить образовательную функцию, объединить коллектив без отрыва от дел, научить персонал работать в команде. По наблюдениям руководителей компании, после подобных игр офис работает более слаженно, а эффективность деятельности персонала повышается в разы.
«Мы с пониманием относимся к личным делам сотрудников и чувствуем благодарность коллектива за такое лояльное отношение, — рассказывает Геннадий Нагорнов. — Дела есть у каждого сотрудника, будь он руководитель, продавец или бухгалтер. Самое главное, чтобы поставленные сроки на реализацию задач от этого не страдали. В нашей компании это понимают и, в случае если того требует ситуация, могут задержаться на работе в последующие дни для завершения проекта в срок».
«Основная задача работника, в первую очередь, выполнить работу первостепенной важности, — говорит Тамара Уварова. — А остальное время персонал вправе планировать рабочее время по своему усмотрению. У нас сотрудники могут по своей инициативе задержаться на рабочем месте, если они не успели доделать необходимую работу». Установление сроков окончания проекта или работы позволяет не только мобилизовать подчиненных, но и снять вопрос о жестком контроле рабочего времени со стороны руководителя. Например, в компании «Пепеляев Групп» в большинстве случаев задания необходимо подготовить к четко указанным срокам, а нарушение дедлайнов просто недопустимо. Сотрудники не могут сорвать сроки, потратив время на решение личных вопросов, т. к. от качественного и своевременного выполнения заданий зависит профессиональная оценка сотрудников и компании. «Если мы нацелили человека на результат, а не на «освоение» рабочего времени, мы, скорее всего, увидим, что, потратив час в рабочее время на свои личные проблемы, сотрудник задержится на работе и доделает свои задачи, что в свою очередь не скажется негативно на результате», — считает Александр Виноградов.
Кроме того, по словам экспертов, во многом решение вопроса о контроле работы сотрудника зависит от того, каким именно видом деятельности он занят. «От интеллектуальной работы напряжение куда выше, чем от физической, — считает Геннадий Нагорнов. — Физическая работа очень сильно влияет на снятие стрессов и держит в тонусе весь организм, в отличие от умственной деятельности. Поэтому время, которое нужно для восстановления и расслабления, в каждом роде деятельности разное. Для работников интеллектуального труда это время намного длительнее».
«В моей компании все построено на доверии друг к другу, и, соответственно, контролировать кого-либо нет смысла, — говорит Алексей Липскеров. — Именно поэтому я могу позволить своим сотрудникам отлучиться с рабочего места для решения своих личных проблем. Даже отпускаю просто подышать воздухом в близлежащем парке. Когда у тебя работа за компьютером — хорошо отвлечься, выйти минут на пятнадцать и «прочистить мозги».
«Я глубоко убежден, что настоящий профессионал или человек, который стремится к профессионализму, должен иметь сферу своих деловых интересов шире формулируемых задач и постоянно развиваться, — считает Иван Апатов. — Поэтому, если человеку нужна пара минут для отдыха от текущей работы, человек может использовать время для того, чтобы почитать профильную книгу или хотя бы блог». Кроме того, как считает Иван Апатов, с людьми творческих профессий приходится уповать на развитую этическую деловую культуру и предполагать, что сотрудник сам должен уметь организовать свое время. Между тем даже талантливые специалисты могут сильно вредить бизнесу и не окупать инвестиции в них, если отличаются абсолютной неспособностью к самоорганизации.
Поэтому при формировании творческих коллективов важно подобрать правильную команду. Так, в компании Agency Internet Solutions Positive уже на этапе собеседования с новым кандидатом выявляют качества самоорганизации и дисциплины. «Людей с такими качествами не нужно контролировать, — говорит Геннадий Нагорнов. — Этим людям нужно дать все условия для нормальной работы, четко прописать регламент, поставить цели и определить адекватный срок для их исполнения».