Комната для переговоров: интерьер определяет решение

Источник: Управление персоналом

Нас заинтересовало, что же важно в интерьере комнаты для переговоров, что может повлиять на решение собеседников, что в ней должно быть, а чего не должно. Расспрашивая директоров различных компаний, мы натолкнулись на диаметрально противоположные мнения. Один утверждал, что главной деталью интерьера переговорной является секретарь, потому что в их компании был случай на переговорах с немецкими партнерами, когда вошла эффектная, с большим бюстом секретарь и принесла кофе, немецкая сторона покраснела и смягчилась, и говорили они только об этой девушке. Другой директор заметил, что в идеале переговорная должна быть как в фильме «Матрица», в эпизоде встречи Нео с Архитектором: абсолютно пустая белая комната. Третий заметил, что показателем уровня компании является не переговорная комната, а туалет. Чем он лучше, тем надежней и стабильнее компания. Давай послушаем и другие мнения.

Какими они бывают

Иван Ковалев, генеральный директор ООО «Капитал Инжиниринг» рассказывает: «Больше всего мне понравилась переговорная в «ИКЕА», в Химках, в период строительства первого ТК «МЕГА» на Профсоюзной. Там, в отличие от прочих компаний, декларирующих открытость, переговорная с прозрачными офисными перегородками, находящаяся на всеобщем обозрении сотрудников офиса, действительно демонстрировала открытость. Мебель и прочие атрибуты не запомнились, однако доминантой демократии был уголок «самообслуживания» — кофе, чай посетители наливают сами. Доска, конечно же, есть, это, видимо, атрибут конструктивности, а вот все остальное ярко не запомнилось, т. к. не отвлекало внимание. Важно, что в сумме три атрибута: прозрачность, демократичность и конструктивность — создавали ауру, в которой не хотелось обманывать, хотелось по-партнерски сотрудничать и целенаправленно, открыто решать задачи. В тот раз (начало 2000-х) мы, как мне кажется, скорее проиграли переговоры, т. к. не были готовы к такой атмосфере, и у меня, и у моих коллег не было навыков «открытых» переговоров. Шведы же были на коне!

Часто бывал в переговорных, мебель которых стоит немалых денег. Стол стоимостью хорошей машины обладает плохим свойством — притягивает внимание, отвлекая от сути переговоров. Кроме того, помпезность обстановки, конечно, дает ощущение надежности и стабильности (причем вряд ли организованности — об этом будет свидетельствовать порядок на столе, время начала встречи, решение организационных вопросов встречи и т. п.), но вкупе с удобными креслами не дает ощущения открытости, конструктивности, и в случае если люди плохо владеют собой, ведет к замкнутости. К этой обстановке надо привыкнуть, что отнимает время и стимулирует затяжные переговоры. В таких переговорных очень хорошо проявляются способности людей владеть собой, а также отсутствие этих способностей, что является, пожалуй, единственным плюсом подобных помещений.

Еще один тип бизнеса — хантинговые агентства, довольно часто меняющие расположение офиса. Переговорные этого типа — чистый минимализм. Важна конкретика и ничего более. Пару раз встречались бетонные стены без отделки. В таком месте переговоры никогда не затягивались. Все четко, быстро и конструктивно.

В целом стоит признать, что интерьер переговорной очень сильно зависит от того, кого ты планируешь в ней принимать. В своем офисе я пока не воплотил идеал переговорной для встреч со строительными подрядчиками, где важен настрой на конструктивность и открытость через интерьер. Не обязательно должны быть стеклянные панели, но близкие по смыслу решения. И есть уверенность в том, что не стоимость мебели делает переговорную удачной».

Татьяна Скриванек, заместитель начальника отдела поставок компании «Биогард»: « По роду своей работы я часто бываю в переговорных комнатах на предприятиях и в офисах европейских компаний. Мебель там обычно либо светло-коричневая под дерево, либо светло-серая. Стулья с подлокотниками средней жесткости. Столы прямоугольные или овальные. Если это предприятие, то в переговорной обязательно присутствуют шкафы с образцами продукции. Светлые стены, на которых обязательно есть часы, что говорит о бережном отношении к времени. Еще один обязательный атрибут — доска-мольберт с бумагой и фломастерами. Иногда бывают грамоты, календари с атрибутикой компании, но их мало, всю стену ими не завешивают, как в некоторых российских компаниях. Декор переговорных минималистичен, без пафоса. Их используют многофункционально: собственно как переговорные и как комнаты для совещаний сотрудников. Освещение обычное — дневное. Полы покрыты ковролином. Иногда в переговорных на окнах стоят живые цветы. Пару раз видела огромные кадки с пальмами. Переговорные создают впечатление стабильности и экономности, свойственной всем европейцам».

Дмитрий Шейн, директор компании «Комплекс отделочных работ» уверен, что главное на переговорах — время, которым вы обладаете. Этому Дмитрия научил опыт работы с иностранными партнерами. Если ты не торопишься и не спешишь, то можешь уверенно проводить свою линию. А чтобы никуда не торопиться, переговорная должна быть комфортной для руководителя. Ее нужно делать не для гостей, а для себя, считает Дмитрий Шейн. И выбирать тот вариант интерьера, в котором вы будете чувствовать себя уверенно и уютно. Это даст неоспоримые психологические преимущества.

Мнение дизайнера

Кирилл Суханов, генеральный директор компании iCD — Intellektual Creative Decisions («Интеллектуальные креативные решения»), считает: «Комната должна быть подготовлена для проведения конструктивных переговоров. В ней необходимо предусмотреть возможность менять некоторые детали интерьера. Например, при деловой беседе повесить на стены постеры с тематикой разработок компании, дипломы и фотографии с крупными заказчиками и т. д. Переговорная не может быть сделана один раз и навсегда, мобильность изменений способствует проведению новых успешных переговоров. Мебель должна быть не расслабляющей и не тяжелой. Лучше, если она будет пастельных тонов — например, цвета топленого молока, но ни в коем случае не черная. Стол овальной формы и желательно прозрачный, это символизирует прозрачность отношений. Освещение мягкое, без контрастов — для создания атмосферы спокойствия. Цвет стен должен быть светлее цвета мебели, а пол темнее, при этом неплохо, если на полу будет коротко-ворсистый ковролин. Все помещение должно производить впечатление легкости и деловой атмосферы. Это способствует созданию благоприятного климата на переговорах, которые не всегда бывают легкими».

Мнение архитектора

Михаил Терещенко, архитектор, руководитель «ТМ-студии», рассказывает: «Существуют правила пропорций объема воздуха к количеству людей, находящихся в помещении. Если десять человек расположатся на 4 кв. м, то вести переговоры будет сложно. Поэтому необходимо выбирать для переговорной большое помещение. Второй важный момент — цветовое решение и эргономика помещения. Если мы выкрасим стены в буро-малиновый цвет или напишем на них какие-то интересные надписи, то, скорее всего, это будет отвлекать от сути разговора. Третий момент — уже сам процесс ведения переговоров, вплоть до того, как подается чашка кофе. Цвет, фактура и пропорции помещения влияют в первую очередь на то, как будут проходить переговоры. Человека более располагает к беседе естественное освещение, поэтому в переговорной должны быть окна, желательно большие оконные проемы. Это и обогащает, и расширяет пространство.

Полная версия статьи в печатной версии журнала или на сайте через 3 месяца