Как контролировать удаленных сотрудников?

Автор: Галина Сартан

В этой статье рассматриваются основные принципы организации эффективного управления сотрудниками, переведенными на удаленный режим работы. Мы расскажем, как контролировать удаленных сотрудников, чтобы не раздражать их, но в то же время держать руку на пульсе, напоминать о сроках выполнения задач. Также поделимся комментариями руководителей, которые уже активно внедряют удаленный режим работы своих сотрудников и имеют практические советы о том, как организовать этот процесс максимально безболезненно.

Обычно, когда заходит речь о переходе на удаленку, у руководителя возникает соблазн начать чрезмерно контролировать людей. Например, через установку следящей программы, которая делает скриншоты экрана каждые 5 минут. Но это в корне неверно. По-настоящему эффективный контроль как в офисе, так и удаленно строится на отслеживании результата, а не процесса. Контроль задач и результата — это честно и открыто, а контроль процесса — мелочно. Это подчеркивает, что руководитель не доверяет своим сотрудникам. Работать в такой атмосфере никому не нравится.

Есть два базовых момента, позволяющих контролировать именно результат. Они неизменны и при работе в офисе, и при организации удаленной работы.

1. Планирование и KPI. Важно ставить четкие планы и KPI: на год, полгода, квартал, месяц, неделю. Допустим, в квартальном плане стоит определенный проект. Он разбивается на подпроекты, а подпроекты конкретизируются до задач.

2. Регулярные рабочие встречи, во время которых сотрудники будут рассказывать, что уже сделано, на каком этапе работы они находятся сейчас и что планируют на ближайшее время.

Главный принцип грамотного управления — понять, что удаленные сотрудники — не автономные единицы. Они не могут все делать сами: их тоже нужно поддерживать, направлять, мотивировать, как и тех, кто сидит в офисе.

Да, удаленка предполагает самостоятельность. Сотрудник сам решает, как организовать рабочее время, улучшить свои результаты и свою производительность. Но не каждый человек отличается самодисциплиной и исполнительностью. Расположившись в удобных для себя условиях, он может начать лениться. Из-за этого сорвутся сроки, возникнут конфликты, пострадает репутация компании.

Алексей, сооснователь агентства контент-маркетинга:

«Я выделил для себя пять типов людей, которым противопоказана дистанционная работа. Это:

· новички без опыта в специальности;

· сотрудники с низким уровнем коммуникации;

· ленивые сотрудники без внутренней мотивации;

· экстраверты;

· староверы, которые умеют и искренне любят работать исключительно в офисе.

Если переведете на удаленку таких людей, только потеряете деньги: переплатите за некачественную работу или получите заявление на увольнение и потратитесь на подбор и адаптацию замены».

Ответственно подойдите к переходу на удаленку, а не отправляйте сотрудников со списком задач восвояси, надеясь, что они тут же кинутся их решать. Чтобы контролировать подчиненных, которые находятся вне поля зрения, пересмотрите способы управления, подберите оптимальные варианты взаимодействия сторон и проверки результатов.

Как же контролировать удаленных сотрудников?

Не спешите разрабатывать или дополнять Положение о дистанционной работе до тех пор, пока не решите, как будет проходить процесс, и каким образом станете контролировать сотрудников. Согласуйте нюансы с подчиненными. Важно, чтобы было удобно не только вам, но и им.

Организуйте удобную коммуникацию.

Организовывая удобную коммуникацию, вы убиваете сразу двух зайцев.

Первый «заяц» — постановка задач. Вы легко можете связаться с сотрудником, представить нужные документы по проекту, ответить на срочный вопрос. А еще поручить ему срочную задачу, если он на связи.

Второй «заяц» — мотивация сотрудников. Когда специалист работает из дома, он не окружен коллективом и не видит, что его работа положительно влияет на команду и компанию. Он не получает полноценной обратной связи, поэтому может снижаться мотивация и эффективность труда. Да и без общения с коллективом сотрудники будут чаще обращаться к вам по незначительным вопросам: вместо того, чтобы написать одно сообщение в чате, они будут звонить или писать вам.

Как это сделать: обговорите с удаленными сотрудниками подходящий канал связи. Но важно, чтобы он был единый для всех! Вы можете хоть звонить друг другу по телефону — лишь бы это было удобно и доступно всем. Чаще всего сотрудники общаются друг с другом и с руководством в мессенджерах типа Telegram, WhatsApp, в Skype или Zoom, по почте, в соцсетях.

Ольга, руководитель отдела SEO в IQ online: «Спросите у подчиненных, как им удобнее. Если предварительно соберете мнения, в будущем сможете избежать волны недовольств. Проанализируйте результаты, но не стремитесь подстроиться под всех. Объясните сотрудникам, что им нужно научиться пользоваться определенным сервисом, скажите, что при необходимости вы и коллеги поможете им. 

Также использование одного сервиса для всех чатов, связанных с работой, помогло нам избавиться от соблазна заходить во все соцсети и «залипать» в них под видом проверки: не написал ли кто-то что-то о работе именно здесь».

Вы также можете поддерживать работников в личной переписке и создать рабочие чаты. Например, один для «флуда», другой для важных объявлений, третий для решения срочных вопросов и рабочих задач.

Регламентируйте способы и сроки коммуникаций.

Алексей Новиков, руководитель макро проектов к компании «ExacktPro»: «Решите, как будете давать обратную связь. Благодаря правильной коммуникации персонал узнает, в правильном ли направлении продвигается работа, а вы поймете, как обеспечить поддержание дисциплины 

в рядах удаленных сотрудников.

Сохраните мотивацию тех, кто работает над задачами и время от времени теряет глобальное видение.

Поддержите интерес сотрудников, которые не вовлечены, но должны понимать значение изменений.

Проверяйте, чтобы лидер проекта общался с командой по итогам каждого этапа, а также транслировал комментарии руководства, например, раз в две недели».

Устанавливайте четкие правила, в какие дни и в какое время сотрудники будут общаться друг с другом, с вами или другими руководителями. Например, 2 раза в неделю устраивайте видео-совещания, обсуждайте успехи, стадии работы и напоминайте сроки выполнения поручений, делитесь советами. Эффективная связь позволит четко контролировать работу подчиненных, развивать в сотрудниках чувство ответственности.

Четко ставьте задачи.

Ва не будет рядом с сотрудниками, и нельзя показать пальцем, что и кому делать и в какой последовательности выполнять поставленную задачу. А если ставить задачи в переписках, всегда есть риск того, что сотрудник что-то не так поймет или просто «потеряет» сообщение, и ему каждый раз придется его искать.

Четкие задачи — наше все. Расскажите, что и зачем делать. Предоставьте примеры работы и описание того, что должно получиться в итоге. Организуйте постановку задач в одном, известно для всех сотрудников месте.

Алексей, сооснователь агентства контент-маркетинга:

«При постановке задач своей удаленной команде, мы с ребятами совместно разработали правила, следование которым помогает нам.

Во-первых, мы договорились о том, что рассылка задач на день будет происходить с утра и в полном объеме. А не маленькими порциями в течение всего рабочего дня. Это помогает сосредоточиться на работе.

Во-вторых, формулировки задач должны быть максимально конкретными и четкими. Очень важно указывать сроки выполнения. Стоит избегать размытых формулировок, таких как «Сделай финансовый отчет, как в прошлом месяце рекламщики делали. К концу недели». У сотрудника от подобной постановки задач вряд ли возникнет желание сразу же приступить к ее выполнению. Скорее, возникнет ряд дополнительных вопросов: Какой отчет? Какие рекламщики? К концу какой недели? И поиск ответов займет у него кучу времени, которое он мог бы использовать для работы. В данном контексте постановка задачи по типу: «К пятнице, 30 октября, до 18.00 подготовьте финансовый отчет по результатам проекта (название проекта) по форме (указать конкретную форму)», будет гораздо эффективнее. Можно еще и ссылку на форму прикрепить к сообщению, но это уже на усмотрение руководителя».

Для оптимизации процесса постановки задач, используйте CRM-системы. В них можно ставить задачи одному сотруднику или нескольким сразу, устанавливать точный дедлайн, разбивать крупные проекты на подзадачи и так далее.

Альтернатива CRM — бесплатный сервис Trello, в котором реализован принцип канбана: каждая задача — это карточка, и ее перемещают по столбцам в зависимости от стадии готовности. Благодаря доскам, колонкам и карточкам Trello пользователи могут с легкостью упорядочивать проекты и расставлять приоритеты.

Пройдя по данной ссылке https://trello.com/, вы сможете более подробно ознакомиться с сервисом. 

Договаривайтесь, а не принуждайте. Следование этому принципу позволит контролировать своих удаленных сотрудников, но без «перегиба палки». 

Ольга, руководитель отдела SEO в IQ online: «В самом начале удаленной работы мы руководствовались стандартными положениями об организации работы и контроле за ее исполнением. Другими словами, мы пытались контролировать каждый шаг наших сотрудников, требовали отчитываться по каждому их действию, что в итоге привело к снижению продуктивности. 

В срочном порядке нам пришлось менять стиль управления, смещать акцент с авторитарного и агрессивного менеджмента на доверительные и договорные отношения. По итогу совместных обсуждений с сотрудниками, нам удалось составить перечень договоренностей, соблюдая которые, работать стало комфортнее всем. 

Первое, что мы сделали, договорились об удобном для всех времени общего сбора. Приняли решение проводить данную онлайн встречу один раз в день с утра все вместе. Примерно в то же время, как если бы мы приезжали в офис. Со стороны сотрудников соблюдение этого правила позволяет сохранить ощущение общности, включить, скажем так, «режим работы». Руководители же могут убедиться, что все проснулись, живы-здоровы и оценить готовность к работе каждого. 

Еще одной важной договоренностью можно назвать возможность каждому сотруднику самому выбрать способ для достижения результата. Руководитель может предложить, и это важно, именно предложить, а не навязать возможный путь для решения поставленной задачи. Но решение о том, как сделать принимает сотрудник. Так нам удается сохранять инициативность и продуктивность наших работников».

Принимайте во внимание форс-мажорные обстоятельства, помните о психологическом здоровье.

Сотрудники в офисе могут заболеть, отпроситься на свадьбу или в небольшую поездку, просто сорваться. При удаленной работе подобное тоже возможно. Но фактически сотрудников на удаленной работе никто не контролирует, поэтому некоторые могут злоупотреблять вашим доверием и говорить о форс-мажорах тогда, когда их нет. Просто для того, чтобы лишний день провести за просмотром любимого сериала или подольше поспать.

Не забывайте о том, что все мы люди. У каждого могут случиться сложные жизненные ситуации, и важно давать им немного свободы, если этого требуют обстоятельства. Но если вашего сотрудника слишком часто топят соседи, сбивают автомобили или выгоняют из квартиры и ему нужно время переехать, распрощайтесь с ним.

Стоит заранее обговорить, в каких случаях сотрудник может взять выходной. Попросите всех сообщать о форс-мажорах любым доступным способом, хоть по телефону или в «личке» в социальных сетях. Так вы вовремя передадите проект другому специалисту или распределите обязанности между всей командой.

Чтобы не оказаться в ситуации, когда большинство сотрудников резко снизят результаты, проводите психологическую профилактику. В ситуации аврала может казаться, что это не главное, но на самом деле — критически важно. Даже если ваши сотрудники зрелые, не жалуются и работают в целом на прежнем уровне, на изоляции все неизбежно попали в стресс. 

Директор по персоналу одной крупной проектной компании поделилась опытом по снижению психологического напряжения в коллективе: «Чтобы выявить и исключить психологическую ломку у сотрудников из-за пандемии, резкой смены образа жизни и работы на удаленке, мы регулярно оценивали состояние сотрудников с помощью онлайн-опросов. Наиболее тревожным предложили услуги психологов. 

Кроме этого, проводили викторины и конкурсы онлайн, призывали сотрудников делиться фото рабочих мест, секретами бодрости на самоизоляции, приглашали посетить виртуальные музеи, концерты».

Чтобы снять психологическое напряжение, надежнее всего нанять психолога, хотя бы на аутсорс. Важно, чтобы этот специалист не просто отвечал на запросы, но и сам писал сотрудникам, все ли в порядке, и объяснял, что помощь конфиденциальна. Чтобы повысить доверие к этому новому человеку, проведите групповую виртуальную встречу — познакомьте коллектив с психологом. Чтобы избежать неловкости, предложите психологу прочитать короткую лекцию о техниках психологической защиты, а дальше ответить на вопросы желающих.

Как понять, что сотрудник «вот-вот взорвется» и ему стоит помочь?

Маркер Чем помочь

Слишком детально уточняет задачи, хотя раньше этого не делал Человек потерял уверенность в своих силах. Докажите значимость, похвалите за работу

Часто делится в рабочем чате тревожными новостями Не высмеивайте в чате, но в личке попросите не публиковать такие новости. Деликатно отправьте к корпоративному психологу+

Чрезмерно заботится о чистоте поверхностей и ладоней, требует от коллег того же Убеждайте в позитивных перспективах, предоставьте короткий отпуск

Перестал общаться с коллегами, замкнулся Поручите лидерскую роль в командном проекте


Грамотное управление удаленными сотрудниками повышает прибыль компании, потому что они работают эффективнее. Организовывайте удобную коммуникацию, четко ставьте задачи, мотивируйте сотрудников работать лучше. В меру контролируйте, заранее установив правила контроля. И не забывайте о психологическом здоровье своих сотрудников и о том, что у всех могут быть форс-мажорные обстоятельства. Четкая договоренность с сотрудниками об информировании по возникающим ситуациям даст вам преимущества в управлении удаленными сотрудниками. А структура управления с учетом онлайн добавит уверенность в том, что поставленные цели и задачи будут качественно выполнены в обозначенные сроки.

*Галина Сартан, 

Генеральный директор консалтинговой компании Katarsis Business Group, канд. психол. наук