Загранкомандировки. Поговорим о сложных моментах

Автор: Наталия Пластинина

Без командировок работников обходится редкий работодатель. Если же деятельность предприятия связана с деловым присутствием в различных регионах, без командировок не обойтись. Из-за некоторых особенностей регулирования отдельную нишу занимают загранкомандировки, то есть командировки работников за пределы РФ. Командируя работника в кратковременную или длительную командировку за границу, работодателю следует быть готовым к некоторым сложностям и даже рискам, с которыми ему предстоит столкнуться.

1. Риск невыпуска работника за границу

Согласно п. 1 ст. 67 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее — ФЗ «Об исполнительном производстве») при неисполнении должником-гражданином или должником, являющимся индивидуальным предпринимателем, в установленный для добровольного исполнения срок без уважительных причин требований, содержащихся в исполнительном документе, сумма задолженности по которому превышает десять тысяч рублей, или исполнительном документе неимущественного характера, выданных на основании судебного акта или являющихся судебным актом, судебный пристав-исполнитель вправе по заявлению взыскателя или собственной инициативе вынести постановление о временном ограничении на выезд должника из РФ.

При этом на практике сам должник об этом часто просто не знает…до момента прохождения паспортного контроля на границе. С одной стороны — работник не знал и во многих случаях не мог знать о наличии данного ограничения. Например, многие суммы штрафов за нарушение ПДД в настоящее время фиксируются автоматическими камерами наблюдения и фиксации, а вся документация отравляется по месту регистрации/месту жительства нарушителя (коим автоматически признается собственник автомобиля). В Москве автомобилей, которые зарегистрированы на иногородних граждан — очень много. Соответственно, гражданин, постоянно работающий и проживающий в г. Москве, но прописанный в ином городе, по факту очень часто не знает о наличии у него штрафов, и, соответственно, не оплачивает их. При превышении суммы долга (в том числе по штрафам за нарушение ПДД) судебным приставом вполне обоснованно применяется мера, предусмотренная п. 1 ст. 67 ФЗ «Об исполнительном производстве».

После наступления события в виде невыпуска работника за границу, влекущего такие негативные последствия, как невыполнение работником служебного задания, срыва планов работодателя (вплоть до угрожающих последствий), у работодателя обычно возникает вопрос о возможности и способах взыскания с работника, направленного в загранкомандировку, но так и не пересекшего границу, уже понесенных работодателем расходов: суточных, оплаченных билетов, стоимости брони в отеле и т.д.

В большинстве случаев в такой ситуации взыскать с работника понесенные работодателем расходы на его так и не состоявшуюся командировку не удастся.

Взыскать с работника средний заработок (сохраняемый за дни его командировки в соответствии со ст. 167 ТК РФ) за дни бесцельного путешествия в виде удержания из заработной платы будет невозможно, так как ТК РФ в ст. 137 не содержит таких случаев удержания из заработной платы.

Суточные, выплаченные работнику, не подлежат обратному взысканию (удержанию из заработной платы), так как они не являются вознаграждением за труд, не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер. Выплата суточных не ставится в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции, работнику следует выплачивать суточные за все дни его нахождения в командировке (см. разъяснения Роструда в письме от 30.04.2008 № 1024-6).

Стоимость неиспользованных билетов, стоимость брони в отеле возможны ко взысканию как материальный ущерб работодателя при доказанности

- наличия прямого действительного ущерба, размера причиненного ущерба, отсутствия обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника, а также (что немаловажно!) противоправности поведения (действия или бездействия) причинителя вреда, вины работника в причинении ущерба и причинной связи между поведением работника и наступившим ущербом. Последние два фактора в рассматриваемой ситуации доказать будет весьма трудно. Ведь доказывать придется факт, что работник знал об ограничениях на выезд, но не сообщил об этом работодателю.

Кроме того, в случае требований возмещения убытков в полном объеме, а не в размере среднего заработка работника, работодателю придется доказать соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности (см. соответствующие разъяснения в п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 г. № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» (далее — Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 52) или наличие иного случая полной материальной ответственности, предусмотренного ст. 243 ТК РФ.

Что касается расходов на проезд к месту вылета за границу, то их работодатель должен возместить работнику в любом случае (абз. 2 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11, п. п. 12, 22 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), то есть даже если загранкомандировка не состоялась из-за невыпуска работника за границу в аэропорту/порту.

Вывод: при направлении работника в загранкомандировку работодатель может и не достичь цели выполнения служебного задания из-за невыпуска работника за пределы РФ в связи с наложенным ограничением. При этом взыскать с работника уже понесенные работодателем расходы в качестве убытков практически нереально, хотя некоторые расходы теоретически взыскать возможно.

2. Путаница с расчетами суточных при посещении во время командировки нескольких стран

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций, частных предприятий определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). И только в отношении работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений размеры указанных расходов определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ; а в отношении работников, заключивших трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работников государственных учреждений субъектов РФ, лиц, работающих в органах местного самоуправления, работников муниципальных учреждений — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (части 2 и 3 ст. 168 ТК РФ).

Согласно части 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

К иным расходам при командировании работника за пределы РФ, возмещаемым работодателем работнику в соответствии со ст. 168 ТК РФ, могут быть отнесены расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские сборы, расходы на оформление обязательной медицинской страховки, топливный сбор при авиаперелете, сбор за право въезда или транзита автомобильного транспорта (при следовании автотранспортом), иные обязательные платежи и сборы, а также расходы работника, связанные с обменом российских рублей на иностранную валюту (в случае выдачи аванса на командировку работодателем исключительно в рублях).

Однако путаница в подавляющем большинстве случаев случается в отношении расчета суточных.

В отношении загранкомандировок размер суточных актами, устанавливающими их размер, дифференцируется в зависимости от страны посещения. При сложных маршрутах командировок очень часто встречаются ошибки при исчислении суточных.

Правильно их рассчитать помогут следующие правила:

1) При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение).

2) Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

3) Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется (см. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.1996 № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу»).

Пример расчета суточных.

Вводные данные: работник направлен в командировку со сложным маршрутом. Из г. Саратова 12 февраля 2016 г. он поездом следует в г. Москву. Вылет в загранкомандировку производится из аэропорта в г. Москва в 8.20 ч. 13.02.2016, прибывает в г. Берлин (Германия) в 9.05 ч. того же дня. С 13 по 14 февраля 2016 г. работник выполняет служебное задание в Германии в разных городах. 14.02.2016 из аэропорта г. Мюнхен (Германия) в 9.20 ч. работник направляется в Рим (Италия), прибывая в 10.55 ч. Выполнив задание, работник в этот же день, в воскресенье, 14.02.2016 следует из Рима в 20.20 ч. в Швецию, приземляясь того же числа в Стокгольме в 23.30 ч. Пробыв в командировке в Швеции с 14.02.2016 по 19.02.2016, работник из Стокгольма вылетает в 12.50 ч. в Москву, куда приземляется в 16.55 ч. Поездом в 18.00 ч. того же дня 19.02.2016 работник направляется по месту расположения предприятия-работодателя в г. Саратов, куда прибывает 20.02.2016. Локальным актом работодателя предусмотрены следующие нормы суточных: по территории России — 1000 рублей в сутки, на территории Германии — 90 евро, Италии — 100 евро, Швеции — 120 евро.

Пример расчета:

Итого в командировке работник находился 9 дней.

За 12, 19, 20 февраля суточные будут выплачиваться из расчета 1000 руб. в день, как при командировке по территории РФ.

За 13 февраля суточные выплачиваются в размере 90 евро, за 14.02.16 по 18.02.16 (5 дней) — суточные в размере 120 евро в сутки. При этом суточные за 14 февраля оплачиваются по стране, в которую работник в конце концов прибыл (Швеция), несмотря на то, в указанный день он был еще и в Италии.

Итого за всю командировку работнику к выплате подлежат (1000 руб. х 3 дня)=3000 руб. и 690 евро ((120 х 5) +90).

Вывод: правильно рассчитать суточные при сложных маршрутах загранкомандировок поможет правило — суточные рассчитываются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется.

3. Размер и валюта суточных должны быть установлены в локальном акте работодателя

Трудовым кодексом РФ не установлено обязательного требования об установлении размера суточных в локальном акте работодателя или коллективном договоре в валюте страны командирования. Раньше суточные за время нахождения за границей чаще всего устанавливались в долларах, теперь это делается и в евро. Также это можно сделать и в рублях. Таким образом, в локальном акте организации необходимо установить не только размер суточных, но и валюту, в которой выдаются суточные.

Согласно п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Пункт 9 ч. 1 ст. 9 указанного закона не запрещает выдавать работнику аванс в валюте по оплате расходов, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ.

Обратите внимание: выдать работнику аванс в иностранной валюте организация сможет только, если у нее есть валютный счет. Если валютного счета у работодателя нет, аванс выплачивается в рублях, и работник уже сам обменивает выданные рубли на валюту. Организация не может снять со своего рублевого счета рубли и обменять их в обменном пункте на рубли. Указанный вывод следует из положений инструкции Банка России от 16.09.2010 № 136-И «О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц».

Вывод: закон не запрещает выплачивать работникам аванс на командировку в валюте, однако при этом у работодателя должен быть открыт валютный счет, с которого и производится выплата.

4. Сложные вопросы налогообложения доходов работников при длительных загранкомандировках

Больше всего вопросов (пожалуй, это и единственная сфера вопросов) вызывает налогообложение суточных. Ведь остальные расходы (проживание в отеле, проездные билеты и т.д.) оплачиваются по фактически произведенным затратам на основании подтверждающих документов. И только суточные «подтверждать» не надо.

ВАЖНО: предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ, согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса РФ (далее — НК РФ) составляют:

- не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

- не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Конечно, это не значит, что суточные должны быть строго в этих пределах. Просто при расчете и выплате с сумм сверх указанных предельных значений придется исчислять и удерживать НДФЛ.

Суммы суточных, выплаченные работнику сверх размеров, установленных пунктом 3 статьи 217 НК РФ, являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц (см. Письмо ФНС России от 20.04.2015 № БС-4-11/6660 «О налоге на доходы физических лиц» (вместе с Письмом Минфина России от 27.03.2015 № 03-04-07/17023)). Определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений пункта 3 статьи 217 НК РФ производится организацией — налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника. Таким образом, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным, суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Это особенно актуально при длительных загранкомандировках с учетом сложившейся в настоящее время обстановки скачков курсов валют.

Пример расчета обложения НДФЛ суточных.

Вводные данные: работник был направлен в длительную командировку сроком на 92 дня с 26.10.2015 по 25.01.2016. Ему были выплачены суточные из расчета 100 долларов в сутки. За 92 дня сумма суточных составляла 9.200 долларов США. На день выплаты суточных курс доллара к рублю составлял 61,92 рублей, соответственно сумма выплаченных суточных составляла при пересчете на рубли (9.200 х 61,92) = 569.664 руб. Авансовый отчет работник представил сразу по прибытии, то есть 25.01.2016. На день утверждения авансового отчета работника по возвращении из командировки курс доллара составил 80,57 рублей.

Расчет: На день выплаты суточных курс доллара к рублю составлял 61,92 рублей, соответственно сумма выплаченных суточных составляла при пересчете на рубли 569.664 руб.

На день утверждения авансового отчета общая сумма суточных составила уже (9.200 х 80,57) = 741.244 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма составила 2500 руб. х 92 дн. = 230.000 руб. Соответственно НДФЛ необходимо исчислить с суммы 741.244 — 230.000 = 511.244 руб. Применяя ставку 13%, НДФЛ составит 511.244 : 100 х 13 = 66.461,72 руб.

Таким образом, работник, вернувшись из длительной загранкомандировки, должен будет уплатить НДФЛ (удерживается из заработной платы) 66.461,72 руб.

К сожалению, такой парадокс стал возможен из-за кризиса 2014-2016 годов в связи с резким падением курса рубля по отношению к доллару и евро.

Вывод: НДФЛ с суммы суточных, превышающих предельные размеры, установленные ст. 217 НК РФ, рассчитывается на дату утверждения авансового отчета работника. С учетом нестабильности курса рубля при длительных загранкомандировках НДФЛ может составить немаленькие суммы.

Выводы:

  1. Большинство вопросов, связанных с загранкомандировками, вызывают расчеты с работником. Чаще всего — по оплате и расчету суточных.

  2. Суточные при загранкомандировке выдаются организацией-работодателем (не указанной в частях 2 и 3 ст. 168 ТК РФ) из того расчета, который установлен в локальном акте работодателя или коллективном договоре. Суточные не обязательно должны быть в пределах, указанных в абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ.

  3. Аванс для загранкомандировки может быть выплачен работодателем и в валюте, и в рублях (в зависимости от порядка, установленного в конкретной организации). Однако для выдачи наличной валюты работнику у работодателя должен иметься валютный счет. В противном случае аванс выдается в рублях, и работник сам меняет его на валюту страны командирования как физическое лицо.

  4. При направлении работника в длительную загранкомандировку выплата суточных возможна единовременно за весь период командировки, даже если этот период составляет не один месяц. Ограничений в части длительности загранкомандировки и суммы суточных за весь период командировки законом не установлено.

  5. Суточные в сумме, превышающей 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2500 руб. при нахождении за пределами РФ, подлежат налогообложению НДФЛ.

  6. Расчет НДФЛ производится на дату утверждения авансового отчета. При этом сумма выплаченных суточных для расчета должна быть переведена на рубли по курсу ЦБ РФ на дату расчета. С учетом длящегося в России кризиса с работником и работодателем может случиться парадокс: по возвращении из длительной загранкомандировки у работника может возникнуть обязанность по уплате сверхвысоких сумм НДФЛ.