Разумное в хаосе

Светлана Хапанкова, руководитель отдела маркетинговых проектов и рекламы компании Softline

«Ира, – говорю я секретарю, – почему курьер ко мне не пришел?» – «Курьер? – удивленно отвечает Ира, – не помню такого письма». Я сотрясаю воздух руками и начинаю думать о смысле жизни и нужны ли секретари на Марсе. Выдыхаю и иду звонить в отдел доставки.

Добредаю до рабочего места и вижу своего приятеля – коллегу, старательно пытающегося разложить по порядку хаотично разбросанные по столу бумажки. «Леша, и долго ты тут ковыряешься?» – спрашиваю я. «Дорогая, – как всегда непринужденно отвечает он. – Доколе (как я люблю этот вопрос! – Прим. авт.) у тебя будет такой бардак на столе, что черт ногу сломит? Давай мы как в прошлый раз притащим мусорку и решим вопрос кардинально!» – «Нет! – начинаю судорожно орать я. – Там вся моя жизнь». – «Удивительно, дорогая», – отвечает он и несолоно хлебавши выдворяется восвояси. Тем временем я сажусь за стол, воровато озираясь вокруг, и пытаюсь сообразить, что же со всем этим делать.

Ведь руководство не волнует, что секретарь забыл / пропустил / не увидел / не захотел сегодня работать, документы и оплата по счету должны быть готовы вовремя и в срок.

 Руководству все равно, что наш координатор из юридического департамента опять начала встречаться со своим «бывшим» и ей совсем невдомек, что половина департамента не получила свои вовремя согласованные договоры и строят коварные планы по устранению «бывшего» из жизни координатора.

Руководство вообще волнует отчетность в конце месяца, выраженная в терминах прибыли и маржинальности. Но ведь должно быть какое-то решение?» – начинаю размышлять я. «Должно, – отвечает мне наш директор по персоналу. – Мы работаем в этом направлении!». – «Ага (мысленно ухмыляюсь). Желаю удачи», – тут же отвечаю я директору и кладу трубку.

Такая ситуация действительно имела место у нас в офисе. И, я думаю, это было не исключением, а скорее правилом «традиционной размеренной офисной жизни», но сейчас я могу с облегчением сказать, что было это давно и неправда.

Дело в том, что наш директор по персоналу все-таки нашел выход – сделать интранет в компании, идея, конечно, не нова, понятна и, наверное, даже очевидна, но есть несколько больших и маленьких НО. Ведь хочется быстрого и готового решения сложившихся проблем, чтобы нажал кнопочку – и заработало, и при всем при этом не хочется тратить много времени на разработку и поддержку данного решения, а дорого платить за это решение вообще не хочется. Вот с такой задачей пришел наш директор по персоналу в ИТ-департамент и получил предложение: давайте попробуем корпоративный портал DeskWork.

Сказано – сделано. Скачали демоверсию, отдали системному администратору протестировать и настроить. Ведь продукт предлагается потребителю как готовое решение, а следовательно, сложности с самостоятельной установкой и настройкой продукта быть не должно. Хочу сказать, что на текущий момент в компании все административные процессы замкнуты на этот портал. Все договоры с юридическим департаментом согласуются на нем же, причем видно, на какой стадии договор и кто его согласовывает.

Все курьерские заявки, заявки на секретарей, на кадровые документы – справки, заявления и т. д. – идут через портал. На нем же хранятся все шаблоны, презентации, регламенты, установленные в компании. Это оказалось очень удобным и полезным решением для вновь прибывших сотрудников – человек всегда может зайти на ресурс, посмотреть структуру компании, какие есть департаменты, чем занимаются, кто за что отвечает, да и просто увидеть новости и понять, чем живет компания сегодня, вчера и завтра. Для руководства этот портал стал замечательным инструментом управления, т. к. процессы автоматизированы, ты всегда можешь отследить, есть ли жалобы, задержки в исполнении или все идет гладко. В общем, для нашей компании этот продукт стал удобным и эффективным средством решения административных проблем.

Надо отметить, что продукт появился на рынке сравнительно недавно, около года назад, однако даже за такой сравнительно небольшой срок продуктом стали пользоваться более 350 компаний по всей России. Разработала этот продукт компания Softline на базе технологий Microsoft Share Point. Продукт содержит 3 готовых варианта оформления интранета, 30 готовых модулей управления бизнес-процессами, в том числе модуль документооборота и модуль видеоконференций, позволяющий осуществлять видеоконференцсвязь одновременно для группы до двадцати человек. Не так давно компания Softline анонсировала выход портала DeskWork в так называемом облаке. Что это значит для компаний, желающих использовать продукт у себя? Это означает: дополнительную экономию, т. к. не надо задействовать собственные технические мощности, ведь продукт устанавливается на стороннем сервере хостера; дополнительную легкость в установке – компания при покупке получает уже установленный продукт, который нужно только настроить под свои процессы; простоту масштабирования и распределенность платежей во времени.

Например, для компании подключение к корпоративному порталу DeskWork на 20 сотрудников обойдется в 1500 рублей в месяц. Кроме того, для легкости и быстроты внедрения и использования портала можно дистанционно пройти курс обучения как для непосредственных пользователей, так и для администраторов портала.

В нашей компании портал сейчас стал одним из основных ресурсов для взаимодействия сотрудников, обмена документами и хранения информации. Я уже не бегаю с пространственными рассуждениями о секретарях на Марсе, потому что всегда могу понять, что в данный момент времени происходит с моей заявкой, документом, запросом, и, самое главное, быть уверенной, что статус «завершено» по моим задачам – значит «выполнено»
и накладок не будет.