К. П. Чуприн, доцент ПГИИК

Указатели содержания журналов – ценные путеводители в профессиональной информации по ДОУ

Журнал как средство социальной коммуникации занимает доминирующее место среди источников информации, предназначенных для специалистов, преподавателей и студентов. На это обращали внимание публикации, посвященные анализу периодических изданий по документоведению и ДОУ.

Для того чтобы отметить особенности данного вида издания, на примере двух важнейших журналов («Делопроизводство» и «Секретарское дело») показано своеобразие потока публикаций по вопросам документационного обеспечения управления за десятилетний период (конец XX – начало XXI в.).

Использование технологии информационного мониторинга позволило тщательно проанализировать журнальные материалы по многим аспектам с учетом количественных параметров, авторского состава, тематики, видового разнообразия. В результате обзорно-аналитические статьи, посвященные 5- и 10-летию журналов «Секретарское дело» и «Делопроизводство», отразили уровень развития документоведческой мысли и практической деятельности в области ДОУ.

Следующим этапом стало издание подготовленных проф. ПГИИК А. И. Исаченковой под ред. проф. РГГУ Т. В. Кузнецовой двух библиографических указателей, отражающих содержание этих периодических изданий за десять лет. Была выполнена работа, не имеющая аналогов в данной области знания. Об этом свидетельствуют появившиеся в печати отклики.

Как библиографический жанр указатели содержания периодических изданий выполняют значимые информационные функции, реализация которых позволяет не только свободно ориентироваться в тематической направленности журналов, но и моделировать развитие потока публикаций исходя из типовидового разнообразия помещаемых материалов.

Осуществление функции библиографического подытоживания способствовало кумуляции материалов за определенный период. Тем самым в рецензируемых библиографических пособиях наглядно представлено количество опубликованных работ с учетом содержательного признака.

Статистический анализ показал, что в совокупности оба библиографических пособия включают сведения о 1739 публикациях из 100 номеров журналов. Представлено 1157 статей из журнала «Секретарское дело» (68 номеров) и 582 – из журнала «Делопроизводство» (32 номера).

Указатели содержания отражают широкий круг документов – нормативно-правовые и нормативно-методические; статьи теоретического, исторического характера, дискуссионные, обзорные, производственно-практические, учебно-методические; информационные заметки, интервью и др. Массив выявленных материалов способствовал всестороннему и комплексному раскрытию особенностей ДОУ как области практической деятельности и документоведения как научной дисциплины.

Рецензируемые указатели имеют и ярко выраженную эвристическую роль. Библиометрический анализ документального потока, отраженного в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело», позволяет обнаружить предметное поле этих областей деятельностей. Тематика статей позволяет выяснить круг смежных периодических изданий, в которых публикуются аналогичные материалы.

Информационно-поисковый потенциал любого библиографического пособия во многом зависит от применяемых методов характеристики документов. В этом отношении более информативным является полностью аннотированный указатель содержания журнала «Делопроизводство».

Анализ содержания, структуры, объема, стиля аннотаций свидетельствует о том, что составитель – библиограф по специальности – успешно реализовала методические требования при составлении 582 монографических и групповых аннотаций. Различные способы аннотирования содействовали уточнению и дополнению заглавий статей. Краткая характеристика их содержания сопровождается сведениями об авторе, о территориальных и хронологических границах рассматриваемых вопросов. В некоторых аннотациях есть указания на материалы, представляющие особую научную и практическую ценность. Даны ссылки на дискуссионные аспекты, оригинальные авторские разработки, архивные документы. Единство методики аннотирования проявилось в последовательности включенных в аннотации элементов, применении унифицированной терминологии. Аннотации немногословны, доступны для восприятия благодаря большому редакторскому и библиографическому опыту составителя.

Известно, что аннотирование – один из самых сложных и трудоемких процессов библиографирования, требующий не только хорошего знания предмета, но и значительных затрат времени. К сожалению, указатель содержания журнала «Секретарское дело» аннотирован частично – очевидно, ввиду слишком короткого временного отрезка, отведенного на эту работу.

Автором указателя было принято верное решение по группировке библиографических записей на основе синтеза двух подходов: проблематики вузовских учебных дисциплин специальности «Документоведение и ДОУ» и соответствия структуре журнала, названиям его постоянных рубрик. Так, в указателе содержания «Секретарского дела» остались неизменными привычные для читателей наименования некоторых структурных делений издания («Секретарские судьбы», «Искусство нравиться», «Деловой этикет» и т. д.).

Группировка библиографических записей отразила содержательные различия журналов, предоставив читателям возможность анализировать материалы тематических рубрик. Поскольку оба журнала начали издаваться в один и тот же период, их главный редактор – ученый и педагог, профессор Т. В. Кузнецова совместно с коллегами последовательно решала непростые задачи комплексного раскрытия проблематики ДОУ, ориентируя различные категории потребителей информации, в том числе и секретарский корпус, во всех профессиональных достижениях.

Тщательно разработанная тематическая группировка библиографических записей делает легко обозримым весь массив статей. При необходимости можно получить исчерпывающую информацию о степени освещенности и разработанности тех или иных тем. Ценно то, что эти сведения весьма полно раскрыты в обзорно-аналитических статьях составителя, вошедших в структуру указателей содержания.

Являясь ведущим преподавателем документоведческих дисциплин в ПГИИК, автор хорошо ориентируется в их тематике. Это помогло избежать дублирования библиографической информации в разделах, связав воедино посредством системы ссылок однородный по характеру материал. Ссылки имеются в большинстве разделов. Поэтому читатель может быстро выявить сведения о публикациях, относящиеся к интересующему его вопросу, даже если они находятся в иных подразделах.

Самостоятельное значение с точки зрения поисковых возможностей имеют вспомогательные указатели авторов и работ, изданных под заглавием. С помощью авторского указателя можно выяснить, например, какие работы написаны определенным автором, или уточнить сведения о статье (точное заглавие, год, номер, страницы), если автор известен пользователю.

Ознакомление с указателями авторов наглядно демонстрирует авторский состав журналов. В «Секретарском деле» опубликованы работы 382 авторов, 49 из них выступили в качестве гостей, давших интервью редакции. Указатель авторов журнала «Делопроизводство» насчитывает 286 фамилий, из них 81 человек одновременно являлись авторами обоих журналов. Дополнительно желательными вариантами вспомогательных «ключей» могли бы стать географический указатель, определяющий территориальную принадлежность авторов, и/или указатель организаций, учебных заведений, авторы которых представлены на страницах данных периодических изданий.

Относительно небольшие тиражи очень полезных указателей содержания журналов («Секретарское дело» – 100 экз., «Делопроизводство» – 200 экз.) приводят к мысли о необходимости формирования их ежегодно обновляемой сетевой версии. Электронная версия указателя содержания журнала «Делопроизводство» размещена на сайте консалтинговой группы «Термика», имеющем полный комплект этого периодического издания в электронном виде, поэтому все желающие могут ознакомиться с данным справочником.