Г. В. Разоренова, Н. В. Шишкина, г. Калуга

Организация экспертизы ценности документов учреждений в ходе их упорядочения (на примере ФГУ «КЦСМС»)

Владельцем архивных документов является государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором. В процессе деятельности учреждений образуются документы, ценность которых как источников информации различна. Одни несут действительно ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, другие лишь обеспечивают оперативную деятельность учреждений и организаций, теряют свое значение вскоре после возникновения и по истечении определенных сроков хранения могут быть уничтожены. В связи с этим возникает необходимость проведения экспертизы ценности документов в учреждениях, организациях, на предприятиях.

Экспертиза ценности документов осуществляется ГУ «Государственный архив Калужской области» совместно с владельцем архивных документов в соответствии с установленными критериями их ценности (происхождения, содержания и внешних особенностей документа). В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук изложены следующие основные требования к организации проведения данной работы:

Экспертиза ценности и упорядочение документов учреждений, организаций и предприятий проводится отделом комплектования ГУ «Государственный архив Калужской области», как правило, в самих учреждениях. Учреждения предоставляют сотрудникам архива отдельные помещения для обработки документов (обычно те, в которых документы хранятся в необработанном виде). Лишь в редких случаях, когда отсутствуют даже подвальные или чердачные помещения, документы доставляются в Госархив.

Федеральное государственное учреждение «Калужский центр стандартизации, метрологии и сертификации» (ФГУ «КЦСМС») относится к организациям, являющимся источниками комплектования архива фактически с момента образования Калужской области и планомерно передающим свои документы на государственное хранение. В связи с образованием в июле 1944 г. Калужской области при Калужском облисполкоме было образовано Управление Уполномоченного комитета по делам мер и измерительных приборов (на базе Калужского отделения Тульского управления). В его задачи входило обеспечение единообразия, верности и правильности применения мер и измерительных приборов во всех отраслях народного хозяйства на территории Калужской области. В 1955 г. Управление было реорганизовано в Калужскую государственную контрольную лабораторию по измерительной технике с возложением на нее дополнительных функций по надзору за соблюдением государственных стандартов. В 1967 г. Лаборатория была переименована в Калужскую лабораторию государственного надзора за стандартами и измерительной техникой (КЛГН) с возложением на нее функций государственного надзора за внедрением и соблюдением государственных стандартов, контроля за качеством выпускаемой продукции, ее аттестацией, а также контроля за всей измерительной техникой, применяемой в Калужской области. В 1985 г. Лаборатория была переименована в Калужский центр стандартизации и метрологии (КЦСМ). В декабре 1993 г. Центр был аккредитован в качестве органа по сертификации (пищевой продукции, продовольственного сырья, услуг по ремонту и техобслуживанию бытовых машин и приборов) – КЦСМС.

Документы постоянного хранения КЦСМС сохранились с 1944 г. и впервые поступили на государственное хранение в архив в 1972 г. в количестве 206 ед. хр. за 1944–1968 гг. Фонду был присвоен номер Р-3491. В 1996 г. документы КЦСМС по 1990 г. поступили на государственное хранение в ГУ «ГАКО». В 2007 г. КЦСМС вновь обратился в архив с письменной заявкой поставить его на очередь по обработке документов по 2006 г. включительно. После предварительной оценки объемов и стоимости работ учреждение было поставлено в график обработки на январь 2008 г.

Взаимоотношения архива с учреждениями, организациями и предприятиями определяются заключаемыми с ними договорами об упорядочении документов и дел и подготовки их к комплектованию Архивного фонда Калужской области, где, в частности, оговаривается обязанность исполнителя (ГУ «ГАКО») провести экспертизу ценности управленческих документов и документов по личному составу организации за конкретные годы. Перед заключением договора на основании предоставленной организацией информации о количестве подлежащих приведению в порядок дел постоянного, временного хранения и по личному составу делается предварительный расчет стоимости услуг и определяется:

– наличие в организации соответствующего помещения, обеспечивающего нормальные условия для проведения работ по упорядочению документов;

– возможность проведения отдельных операций по обработке документов (подшивка дел, нумерация листов и др.) непосредственно сотрудниками организации. Если заказчик может выполнить данные работы, это указывается в договоре.

В подавляющем большинстве случаев научно-техническая обработка документов полностью осуществляется силами сотрудников ГУ «ГАКО».

Договор об упорядочении документов и дел Федерального государственного учреждения «Калужский центр стандартизации, метрологии и сертификации» и подготовке их к комплектованию Архивного фонда Калужской области

Рис. 1. Образец договора об упорядочении документов

Перед тем как непосредственно приступить к работе с документами организации, сотрудник архива (заведующий отделом комплектования) проводит ряд подготовительных мероприятий.

1. У руководителя организации проводится оперативное совещание, на котором разъясняются цели и содержание предстоящей работы и достигается договоренность о сосредоточении всех документов структурных подразделений в одном помещении (как правило, выделенном под архив).

2. Редактируется (а где его нет, издается) приказ об экспертной комиссии (ЭК) организации и о назначении лица, ответственного за сохранность документов. Сотрудник КЦСМС, ответственный за организацию работы с документами Центра, контроль за их исполнением, составление и согласование номенклатуры дел и за архив, назначен Приказом директора от 5 июня 1991 г. № 65-к.

Постоянно действующая ЭК, председателем которой является заместитель директора КЦСМС, а членами – ответственный за делопроизводство и архив, сотрудник отдела кадров, главный бухгалтер и начальники отделов, создана Приказом от 18 января 1995 г. № 9-к. Положение об ЭК Центра согласовано с ЭПК Управления по делам архивов Калужской области.

3. Проверяется наличие согласованных с ЭПК Управления по делам архивов Калужской области Положения об архиве и Инструкции по делопроизводству. Положение об архиве КЦСМС разработано в 1992 г., Инструкция по делопроизводству – в 1995 г. Инструкция требует переработки в связи с тем, что за последние годы существенно обновилась нормативно-методическая база делопроизводства. В частности, уже после согласования Инструкции введены в действие ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Основные правила работы архивов организаций (2002 г.), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2005 г.), ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

4. Оговариваются условия предоставления необходимых для работы материалов: картона, папок, клея, бумаги, ниток, тесьмы и др.

5. Документы всех структурных подразделений организации сосредоточиваются в помещении, выделенном для работы сотрудникам архива.

Как известно, экспертиза ценности документов организации проводится на нескольких этапах (в делопроизводстве – при составлении номенклатуры дел, формировании дел, подготовке дел к передаче в ведомственный и архив и подготовке дел к передаче на государственное или муниципальное хранение). На первом этапе составляется номенклатура дел. Номенклатура переутверждается или составляется, если ее не было, в конце года на следующий год. Документы постоянного и временного сроков хранения должны формироваться в разные дела, чтобы при подготовке к дальнейшему хранению дела не пришлось переформировывать. Как правило, наименования разделов номенклатуры соответствуют наименованиям структурных подразделений организации согласно ее штатному расписанию.

Сотрудники архива группируют дела по структурным подразделениям организации в соответствии с номенклатурой дел, одновременно учитывая и исправляя недостатки в делопроизводстве. Уточняется, а часто пересоставляется номенклатура дел, представляемая затем на рассмотрение ЭПК Управления по делам архивов Калужской области вместе с описями. Была уточнена номенклатура дел ФГУ «КЦСМС» на 2004 г., согласованная ЭПК Управления по делам архивов Калужской области (Протокол от 28 августа 2003 г. № 8). При разработке номенклатуры дел на 2008 г. наряду с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) впервые был использован Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (М., 2007).

После распределения дел по структурным подразделениям организации, а внутри каждого структурного подразделения – по годам они систематизируются по трем основным группам:

– основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения по выполнению основных функций (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти и вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

– оперативная документация, содержащая сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

– документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы и т. п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др.

В отдельную группу могут быть выделены дела, требующие дополнительного изучения, так называемые нестандартные, научно-практическая ценность которых определяется в каждом конкретном случае индивидуально, после соответствующего их изучения сотрудниками Госархива с привлечением специалистов организации. В КЦСМС такими стали документы по сертификации продукции и метрологическому обеспечению производства – сроки их хранения определялись по Перечню 2007 г. При этом очень затрудняло работу отсутствие печатного экземпляра Перечня, так как его электронная версия, которой пользуются сотрудники ГУ «ГАКО» и ФГУ «КЦСМС», трудночитаема.

Полистный просмотр документов начинается, как правило, с канцелярии (в КЦСМС – руководство и планово-экономический отдел), затем просматриваются документы бухгалтерии и отдела кадров, затем – функциональных структурных подразделений. На постоянное хранение отбираются подлинники документов; копии выделяются к уничтожению. В КЦСМС были выделены к уничтожению копии приказов – 4 дела за 2000–2002 гг.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проводится только путем полистного просмотра. Если обнаруживается, что с документами постоянного хранения в деле имеются документы временного хранения, дело переформируется. Это происходит на практике довольно часто. В КЦСМС были переформированы такие дела, как:

– годовые отчеты по основным направлениям деятельности (выделялись копии, месячные отчеты, переписка);

– приказы и постановления Госстандарта России и других вышестоящих организаций (выделялись документы, присланные для сведения).

Всего было переформировано 19 дел, или одна пятая часть (21 %) от общего количества отобранных дел постоянного срока хранения (92 дела).

Также путем полистного просмотра проводится экспертиза ценности дел с отметками «ЭПК» и «ДМН». Особое внимание обращается на отметку «ЭПК», означающую, что «часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации».

Отметка «До минования надобности» («ДМН») означает, что «документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года».

В КЦСМС были отобраны к уничтожению:

– 4 дела – постановления, распоряжения, решения, приказы (и др.) вышестоящих организаций (ДМН), как не относящиеся к деятельности;

– 2 дела – протоколы проведения планерок (5 лет ЭПК), принятые решения отражены в приказах директора по основной деятельности (пост.);

– 1 дело – положения о премировании работников (5 лет ЭПК);

– 4 дела – документы (директивные указания, планы, отчеты) о подготовке и повышении квалификации кадров (5 лет ЭПК), информация повторяется в отчетах о наличии, учете, текучести, распределении и использовании кадров, включенных в описи дел постоянного хранения;

– 19 дел – документы (акты, договоры) о проведении сертификации продукции (5 лет ЭПК): истекли сроки действия договоров.

В итоге из трех групп дел, с которых начиналась экспертиза, было образовано четыре: дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче в Госархив; временного хранения, оставляемые в учреждении (срок хранения которых еще не истек); подлежащие выделению к уничтожению в связи с истечением сроков хранения; дела по личному составу.

Параллельно с проведением экспертизы сотрудники архива выполняют такие операции по обработке дел, как описание, подшивка, нумерация и оформление обложек дел.

Сотрудники ГУ «ГАКО» проводят описание дел на рабочих карточках. По окончании редактирования карточки систематизируются, с них печатается опись, затем карточки уничтожаются. Описи составляются на компьютере по разработанным шаблонам, при необходимости в них легко внести необходимые исправления. В связи с этим данный этап работы значительно ускорился и упростился. После составления описи на дела переносятся номера и заголовки, а после проведения нумерации дел в соответствующей графе описи проставляется количество листов.

По результатам экспертизы ценности и научно-технической обработки документов организации составляются:
– опись дел постоянного хранения;
– опись дел по личному составу;
– акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Сначала описи и акт рассматриваются на заседании ЭК организации, а после согласования ЭК представляются на рассмотрение ЭПК Управления по делам архивов Калужской области. ЭПК утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу, и только после этого акт и описи утверждаются руководителем организации. Замечания ЭПК, если они есть, касаются преимущественно заголовков дел (уточнение категорий входящих в дела документов), систематизации дел в описи. Нередко у членов ЭПК возникает вопрос насчет того, что в описи включен неполный комплекс документов. При этом сотрудникам архива, проводящим экспертизу ценности документов, предлагается уточнить в организации, были ли определенные категории дел заведены в делопроизводстве или произошла их утрата либо они просто не были представлены для обработки. При обнаружении указанных дел они вносятся в опись, описи перепечатываются и вновь направляются на рассмотрение ЭПК.

По итогам упорядочения документов ФГУ «КЦСМС» были составлены продолжения описи № 1 дел постоянного хранения в количестве 92 ед. хр. и описи № 1 л/с (дел по личному составу) в количестве 207 ед. хр.

Каждое продолжение описей открылось делами за ранние годы (т. е. ранее 1993 г., которым была завершена предыдущая обработка). Это положения об отделах и должностные инструкции работников (1978–1980, 1987–2000, 1990–1999 гг.), штатные расписания и изменения к ним (1984–1995 гг.), штатно-должностные книги (1984–1987, 1988–1989 и 1989–1993 гг.), документы о представлении к награждениям (1986–1998 гг.), приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководителя (1986 г.) и коллективные договоры на 1991–2000 гг. – всего 11 дел постоянного хранения.

Из 207 дел по личному составу за ранние годы было включено в опись 21 дело начиная с 1986 г.: приказы по личному составу, журналы учета приказов по личному составу, лицевые счета по заработной плате сотрудников, личные карточки уволенных.

Ситуация, когда архивистам представляется для упорядочения неполный комплекс дел организации, является, к сожалению, распространенной, поскольку всегда имеются документы, необходимые в данный момент для оперативной работы сотрудника учреждения. Рассмотрев два возможных решения – вносить дела за ранние годы в описи под литерными номерами или продолжать разделы описей, экспертно-методическая комиссия (ЭМК) Госархива склонилась ко второму, так как в большинстве случаев подобных дел бывает достаточно большое количество, а перегрузка описи литерными номерами затрудняет учет.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляется акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована: Основная часть акта представляет собой таблицу. Заголовки однородных дел вносятся в акт под общим заголовком. Необходимо отметить, что при включении в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, необходимо правильно исчислять срок хранения дел. Нередко, когда акт составляется не архивистами, а сотрудниками организаций при самостоятельном проведении экспертизы ценности документов, в него включаются дела, сроки хранения которых не истекли. «Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года».

Акт о выделении к уничтожению документов ФГУ «КЦСМС», не подлежащих хранению, включает 332 дела за 1975–2006 гг., которые распределились следующим образом: распорядительная деятельность и ДОУ – 16 дел (4,8 %), бухгалтерский и статистический учет – 138 дел (41,6 %), организация труда – 15 дел (4,5 %), кадры – 56 дел (16,9 %), административно-хозяйственные вопросы – 15 дел (4,5 %), социально-бытовые вопросы – 10 дел (3 %), собственно деятельность КЦСМС (сертификация продукции и метрологическое обеспечение производства) – 82 дела (24,7 %). Необходимо отметить, что подобное распределение типично для большинства учреждений, экспертизу ценности документов которых проводят сотрудники ГУ «ГАКО»: на первом месте – бухучет и кадры, а на втором – собственно деятельность учреждения, где для определения сроков хранения документов используются, если имеются, ведомственные перечни. Утилизация дел, подлежащих на основании утвержденного акта уничтожению, проводится силами самой организации – по приемо-сдаточным накладным дела сдаются в конторы вторсырья.

Рис. 2. Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению ФГУ «КЦСМС»

На заключительном этапе, когда все дела постоянного хранения уже обработаны и внесены в опись, а дела временного хранения – в акт о выделении к уничтожению, было составлено дополнение к предисловию к фонду, в котором отражены переименования, внутренние реорганизации учреждения, изменения его подчиненности, структуры, задач и функций, а также итоги проведенного упорядочения документов. Завершает работу Госархива по упорядочению документов организации акт выполненных работ, которым, в частности, подтверждается отсутствие у заказчика претензий к исполнителю.

АКТ
выполненных работ по договору от 14.01.2008 № 1

г. Калуга
Проведение научно-технической обработки документов фонда Федерального государственного учреждения «Калужский центр стандартизации, метрологии и сертификации»

Представитель исполнителя – директор ГУ «Государственный архив Калужской области» ф.и.о. и представитель заказчика – директор ФГУ «Калужский центр стандартизации, метрологии и сертификации» (Ф.И.О.) составили настоящий акт о том, что научно-техническая обработка архивного фонда ФГУ «КЦСМС» закончена.

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) выполнены следующие виды работ:

Договорная цена составляет – СУММА (НДС не облагается)
Сумма аванса составила – СУММА (НДС не облагается)
Следует к перечислению – СУММА (НДС не облагается)
ЗАКАЗЧИК претензий к ИСПОЛНИТЕЛЮ не имеет

Рис. 3. Форма акта выполненных работ

С заказчиками, которые постоянно сотрудничают с Госархивом, сразу делается предварительная договоренность о будущей обработке. ФГУ «КЦСМС» уже подало заявку на упорядочение документов на 2010 г.

Рассмотрев на примере ФГУ «КЦСМС», каким образом организуется и проводится Госархивом Калужской области экспертиза ценности документов учреждений в процессе их упорядочения, можно заключить, что на сегодняшний день эта работа методически достаточно обеспечена, а качество и быстрота ее проведения зависит прежде всего от квалификации и опыта архивных работников.