Использование фотографии рабочего дня секретаря для оценки эффективности его работы
Л. Р. Фионова, Ю. Ю. Фионова, В. А. Шевченко; Пензенский госуниверситет
- Документы, сопровождающие работу секретаря.
- Составление фотографии рабочего дня.
- Оценка загруженности секретаря.
Формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как следствие, в последнем случае немедленно увеличиваются затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.
В ЗАО «Отечество», как и во всех небольших организациях, делопроизводством занимается секретарь. Статус секретаря, его должностные обязанности, виды работ и объем полномочий определяет должностная инструкция.
ЗАО «Отечество» ведет интенсивную переписку с различными учреждениями, организациями города, а также с физическими лицами.
Вся внешняя корреспонденция ЗАО «Отечество» приходит в виде писем, электронной почты и факсов, а также доставляется курьерами.
При обработке входящих документов секретарь придерживается традиционной схемы.
На всех поступающих документах проставляется отметка о поступлении документа в ЗАО «Отечество».
Директору ЗАО «Отечество» поступают документы, касающиеся деятельности организации в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы после предварительного рассмотрения секретарем направляются исполнителям.
К внутренним документам, в подготовке и обработке которых участвует секретарь, относятся приказы, распоряжения, протоколы, акты, докладные записки.
Соотношение внутренних документов показано на диаграмме (рис. 1).
Рис. 1. Диаграмма соотношения внутренних документов
Приказ в ЗАО «Отечество» относится к наиболее распространенным распорядительным документам и применяется для разрешения проблем, возникающих как внутри организации, так и за ее пределами. Он по поручению руководителя создается и оформляется секретарем, а подписывается генеральным директором.
Следующий внутренний документ, в составлении которого принимает участие секретарь, — протокол.
Протоколы в ЗАО «Отечество» секретарь оформляет на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Один из основных видов исходящего документа, которые секретарь ЗАО «Отечество» создает и отправляет в другие организации, — письмо. Копия письма представлена на рис. 2.
Полная версия статьи в печатной версии Делопроизводство.