Документирование бизнес-процесса поиска и подбора персонала ООО «АВАНТА Персонал Самара»

Л. Н. Устина, доцент; А. В. Байзарова, Самарский государственный университет

Любую бизнес-структуру можно представить в виде совокупности определенных процессов. Когда компания успешна и эффективна, ее процессы предназначены для определения и производства продукта (услуги) с такими параметрами, которые соответствуют требованиям рынка и пользуются у клиентов наибольшим спросом.

ООО «АВАНТА Персонал Самара» – кадровое агентство, входящее в федеральную сеть кадровых агентств, которые созданы и в настоящее время работают под единым брендом «АВАНТА Персонал» (AVANTA Personnel).

Региональная сеть «АВАНТА Персонал» построена как сеть самостоятельных юридических лиц, объединенных франчайзинговыми договорами (соглашениями об использовании торговой марки) либо договорами о намерении вступить во франчайзинговые соглашения. Использование единой торговой марки предопределяет наличие определенных корпоративных стандартов в работе каждого самостоятельного юридического лица, распределение зон ответственности на территории России и активное внутреннее взаимодействие. Единство бренда и амбициозность поставленных перед сетью «АВАНТА Персонал» целей позволяет предположить тенденцию к постепенной централизации и перерастанию сети в крупный федеральный холдинг.
На данный момент ООО «АВАНТА Персонал» (г. Самара) предлагает своим клиентам определенный спектр услуг в сфере HR.

Предоставляемые услуги сформулированы и действуют в рамках Устава ООО «АВАНТА Персонал Самара».

Согласно общим классификациям организаций, действующих на рынке кадровых услуг, ООО «АВАНТА Персонал Самара» следует отнести к сетевым кадровым агентствам общей направленности, которые акцентируют свое внимание на рекрутменте, но при этом предоставляют широкий спектр различных кадровых услуг.

ООО «АВАНТА Персонал Самара» имеет собственный подход к ведению бизнеса – технологию рекрутмента, которая основана на процессном подходе, т. е. вся система поиска и подбора персонала через агентство заключается в следовании по определенным шагам и разделению полномочий и сфер влияния в процессе рекрутмента.

И как любой другой бизнес-процесс, рекрутмент сопровождается определенной системой документационного обеспечения. Спецификой документационного сопровождения рекрутмента является его единоличный характер – по сути, это документооборот отдельного сотрудника клиентского отдела, а именно – консультанта или ассистента консультанта, отвечающего за все его стадии.

Бизнес-процесс оказания услуг поиска и подбора персонала в ООО «АВАНТА Персонал Самара» имеет следующие этапы.

Первый этап полностью контролирует консультант, при этом его ассистент дает собственную экспертную оценку рынку.

На этом этапе наиболее важной является эффективность связки «консультант – ассистент» при понимании поставленных компанией задач, сборе информации.

На третьем этапе функции консультанта и ассистента особенно четко разграничены.

Здесь также функции консультанта и ассистента разграничены.
На всех этапах вся полученная в ходе работы информация и необходимые документы вносятся в информационную систему компании.

Проработанная документальная база в технологии рекрутмента – элемент высшей технологии, показатель солидности агентства. Поэтому весь бизнес-процесс построен на использовании определенных документов и обмене ими с контрагентами.

Первый этап любого проекта предполагает формулирование пунктов договора на оказание услуг по поиску и подбору персонала/кадровому консалтингу и другим сопутствующим услугам. Договор – это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Фактически это коммерческий, организационно-правовой, многофункциональный документ.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

В ООО «АВАНТА Персонал Самара» обсуждение условий договора происходит на переговорах с компанией-заказчиком, а дальнейшее согласование – по каналу электронной почты. В результате согласованный договор подписывается компанией-инициатором, регистрируется и отправляется на подпись заказчику, который, в свою очередь, подписывает и регистрирует договор у себя.

ООО «АВАНТА Персонал Самара» имеет четкую градацию договоров по срокам действия и условиям оплаты. Выделяют генеральный договор, который изначально заключается на один год, но при этом может продлеваться неограниченное количество раз. Также можно заключить разовый договор, который действует до полного исполнения обязательств сторон.

По условиям оплаты договоры делятся на договор с предоплатой и без предоплаты. Определенные условия договоров унифицированы. На каждый вид договора существует типовая форма, которая при заключении конкретного договора берется за основу, согласовывается с компанией-заказчиком, и подписывается уже согласованная форма (Типовой генеральный договор с предоплатой; Типовой генеральный договор без предоплаты; Типовой генеральный договор с четкой суммой вознаграждения; Типовой разовый договор с предоплатой; Типовой разовый договор без предоплаты). Это значительно упрощает процесс составления конкретного договора и позволяет ориентироваться в сложных юридических отношениях.

Договор устанавливает требования к документационному сопровождению сделки:

Вхождение ООО «АВАНТА Персонал Самара» в федеральную партнерскую сеть предполагает определенную специфику работы и оформления договорных отношений с различными компаниями-заказчиками. В зависимости от уровня заказчика (федеральный или локальный) договор должен согласовываться с головным офисом партнерской сети, находящимся в Москве.
Если компания-заказчик – локального уровня и осуществляет рекрутмент только на ограниченной территории, которая подпадает под зону ответственности регионального офиса, устанавливаются договорные отношения и документооборот напрямую: ООО «АВАНТА Персонал Самара» – компания-заказчик (приложение 1).

Если компания, которая обратилась за услугами в агентство, имеет обширный рекрутмент на большой территории и предполагается подключение к работе других региональных офисов, то согласование договора осуществляется с московским офисом. И здесь действует собственная система документооборота, которая включает документооборот с офисом – инициатором заказа (субподрядная система) (приложение 2). В данном случае оформлением договорных документов занимается как офис-инициатор, так и региональный офис.

Регистрация договоров зависит от уровня и вида заключаемого договора.

В компаниях, действующих в рамках партнерской сети «АВАНТА Персонал Самара», существуют общие стандарты регистрации договоров (дополнительных соглашений, протоколов), использование которых рекомендуется. По рекомендациям регистрационный номер должен выглядеть следующим образом: LD08/08-R/1011/03, где LD – личный классификационный ключ консультанта, 08 – текущий календарный год, 08 – номер региона, заключившего договор, R – тип договора: GR – генеральный (рекрутмент), R – разовый (рекрутмент), LS – лизинг, HRS – кадровый консалтинг, S – обзор заработных плат, CA – субаренда, GC – генеральный субподряд, CR или СLS – разовый субподрядный на рекрутмент и лизинг соответственно, MR – разовый на массовый рекрутмент, GMR – генеральный на массовый рекрутмент), 0530 – дата договора: месяц и число месяца (30 мая), 03 – порядковый номер внутри даты (каждая новая дата имеет свой номер начиная с 01).

Но чаще всего в ООО «АВАНТА Персонал Самара» регистрационный номер формируется по схеме LD/08, где LD – классификационный ключ консультанта, заключившего договор, а 08 – порядковый номер договора. Локальные прямые договоры ООО «АВАНТА Персонал Самара» регистрируются в финансовой службе. Регистрация осуществляется по принципу порядковой нумерации в пределах календарного года. Каждый консультант имеет собственный пакет договоров, соответствующую нумерацию и датирование для них.

Если договор генеральный, то при получении нового заказа к генеральному договору составляется протокол, который фиксирует все особенности работы над заказом. Протоколы к генеральным договорам нумеруются по принципу сквозной нумерации начиная с 001 и далее.

При осуществлении заказа на основе субподрядных отношений между компаниями, работающими под брендом «АВАНТА Персонал», где заказчиком является один из офисов партнерской сети, а соисполнителем – другой офис партнерской сети, заключается либо генеральный субподрядный договор, либо разовый субподрядный договор. Номер при генеральном субподрядном договоре формируется следующим образом: 07/0105-GC/1011/01, где 07 – текущий год; 0105 – коды соответствующих региональных офисов; тип GC – генеральный субподряд; 0530 – дата договора; 01 – порядковый номер.

Протоколы к генеральным субподрядным договорам нумеруются по следующему принципу: 0806/001, где 0806 – классификационные коды региональных офисов, на первое место ставится держатель договора, а на второе – соисполнитель. ООО «АВАНТА Персонал Самара» может выступать как в качестве держателя, так и в качестве соисполнителя.

Разовый договор с соисполнителем нумеруется по аналогичному принципу: 08/0804-CR/1011/01, с указанием соответствующего типа договора и кодов офисов. Номер разовому договору присваивает соисполнитель, т. е. регион, выполняющий заказ.

Договор/протокол с компанией-заказчиком датируется днем подписания договора со стороны ООО «АВАНТА Персонал Самара». Договор/протокол с соисполнителем датируется тем же числом, что и договор с компанией-заказчиком.

Зарегистрированные договоры вносятся в реестр договоров с заказчиками (составная часть реестра документооборота по заказчикам), который ведется на всю партнерскую сеть «АВАНТА Персонал» посредством сетевых интернет-ресурсов и контролируется головным офисом – владельцем бренда. Этот документ ведется в формате электронной таблицы Excel и имеет следующие графы: дата договора, регистрационный номер и разбивка его на составляющие части; срок действия; бренд компании-заказчика; юридическое лицо компании-заказчика; форма собственности; предмет договора; движение договора с датами: подготовлен, согласован и подписан со стороны «АВАНТА Персонал», передан заказчику, получен от заказчика, договор передан в финансовый отдел; аналогичные графы движения для протокола/дополнительного соглашения.

Подобный документ ведется для фиксации коммуникаций и договоренностей с соисполнителями: реестр – договор с соисполнителями, где указываются город, наименование соисполнителя, Ф.И.О. консультанта со стороны исполнителя, дата договора, регистрационный номер и разбивка на составляющие части, срок действия, данные заказчика, движение договора с датами (аналогично договору с компанией-заказчиком).

Внутренний учет зарегистрированных договоров ведется в финансовом отделе.

После подписания договора происходит передача информации от компании-заказчика консультанту ООО «АВАНТА Персонал Самара» в форме «Описания позиции (Job Description)». Компания может иметь собственную форму заявки на подбор персонала; если последней не имеется, то заполняется стандартная форма ООО «АВАНТА Персонал Самара» на русском или английском языке (приложение 3).

Второй этап работы над проектом заключается в передаче консультантом своему ассистенту информации о вакансии и требованиях компании, а также в выработке стратегии выполнения заказа. На этом этапе никаких официальных документов не создается.

Третий этап – непосредственный поиск претендентов и представление кандидатов заказчику. Поэтому здесь документационное сопровождение бизнес-процесса «Поиск и подбор персонала» основано на получении, обработке, оформлении и передаче информации от претендента заказчику. Этот этап основан на активном взаимодействии и обмене информацией между претендентом – соискателем на вакантную должность и ассистентом консультанта. Получение документированной информации о соискателе происходит в виде заполнения анкеты или составления резюме.

ООО «АВАНТА Персонал Самара» имеет собственную форму анкеты, которая при необходимости заполняется соискателем. Она разработана с учетом многолетней практики общения с кандидатами.

Помимо анкеты сейчас все активнее при первичном взаимодействии с соискателями используется резюме – структурированная письменная презентация соискателя. ООО «АВАНТА Персонал Самара» использует собственную унифицированную форму резюме.

Резюме кандидатов переносятся в установленную форму и в таком унифицированном виде отправляются на рассмотрение заказчику. Изначально информация, представленная кандидатом в виде резюме, официально не проверяется.

При необходимости уже на финальном этапе собираются рекомендации от указанных претендентом рекомендателей – заполняется соответствующая, принятая в ООО «АВАНТА Персонал Самара» форма сбора рекомендаций (приложение 4).

Так как информация, предоставляемая кандидатами и соискателями агентству, содержит персональные данные, то в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» в компании разработана форма согласия кандидата о пользовании его персональными данными (приложение 5). Однако не каждый соискатель, который отправлял информацию о себе в ООО «АВАНТА Персонал Самара», заполнил эту форму, так как база соискателей создана около 12 лет назад, т. е. до появления вышеназванного Закона.

В период выполнения заказа договор/дополнительное соглашение/протокол подписывается компанией-заказчиком, если этого не произошло еще до принятия заказа в работу.

По итогам финальных собеседований компания-заказчик останавливает свой выбор на определенном человеке.

Для юридического подтверждения своего решения компания и финалист подписывают официальное предложение о работе – Job Offer, где прописываются основные моменты трудоустройства: структурное подразделение, должность, место базирования (город), подчиненность и уровень во внутренней структуре градации, дата выхода на работу, заработная плата, возможности премиальной части заработной платы, составляющие социального пакета, период испытательного срока, условия оформления.
В день выхода кандидата на работу ООО «АВАНТА Персонал Самара» передает компании-заказчику закрывающую документацию, этот процесс контролирует консультант – руководитель проекта. Закрывающая документация включает акт сдачи-приемки услуг и счет на оплату услуг/счет-фактуру. Акт сдачи-приемки услуг оформляет консультант, а финансовый отдел на основе договора и оформленного акта выставляет счет на оплату оказанных услуг. Оформленные документы отправляются компании-заказчику, она их подписывает и возвращает (необходимые экземпляры оставляет себе).

Если услуги по подбору персонала не были выполнены по различным причинам, то оформляется акт об аннулировании.

Сформированный в результате выполнения заказа пакет юридически значимых документов – договор, акт сдачи-приемки услуг (акт об аннулировании) и счет на оплату – передается на хранение в финансовый отдел. Эти документы подшиваются в дела, формируемые по названиям компаний в течение календарного года.

Как и договоры (протоколы, дополнительные соглашения), другие документы, образующиеся в результате документооборота с компанией-заказчиком при выполнении услуги (акты, счета на оплату, счета-фактуры) и подписанные с заказчиками, вносятся в таблицу-реестр. В этом же реестре отслеживается движение документов. По формату и схеме заполнения он аналогичен реестру договоров.

Таким образом, документационное сопровождение бизнес-процесса оказания услуг по поиску и подбору персонала направлено в первую очередь на управление договорным процессом. Тем не менее результат бизнес-процесса – это пакет необходимых документов, сформированный в ходе основных этапов работы по данному проекту. При завершении первого этапа работы над проектом в пакете оказывается договор/дополнительное соглашение/протокол и описание позиции.

Второй этап не имеет документального оформления. Третий этап – взаимодействие ассистента консультанта (младшего консультанта) и кандидатов – добавляет в пакет первоначальное резюме/анкету кандидата; вариант резюме от агентства и документ о согласии использования персональных данных кандидата. Четвертый этап предполагает сбор закрывающей документации: предложение о работе от компании-заказчика для финалиста, акт сдачи-приемки услуг (акт на аннулирование), счет на оплату. Сформированный пакет способствует накоплению корпоративных знаний и определенному документальному подтверждению деловых отношений как с компанией-заказчиком, так и с соискателями.