Новый стандарт на системы электронного делопроизводства

С. Л. Кузнецов, к. и. н.

1 августа 2011 года вступает в действие новый ГОСТ. Принятие этого стандарта очень актуально в связи с повсеместным переходом к современным компьютеризированным технологиям делопроизводства и электронному документообороту. Это ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

Официальная редакция стандарта размещена на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (www.gost.ru) . И хотя пользоваться стандартом на этом сайте очень неудобно (ГОСТ разбит на отдельные страницы, которые нельзя увеличить или скопировать), тем не менее надо учитывать, что это официальная публикация, а многие тексты стандарта, которые можно найти на других сайтах в сети Интернет, зачастую представляют собой рабочие версии, отличающиеся от окончательного официального издания. Поэтому ориентироваться в работе необходимо именно на официальную публикацию. Также стандарт доступен для приобретения через официальный интернет-магазин Федерального государственного унитарного предприятия «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ») .

Задача организации электронного документооборота ставилась в нашей стране уже давно. Еще в первой редакции Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002–2010 годы), утвержденной 28 января 2002 г. постановлением Правительства РФ № 65, говорилось о необходимости осуществить «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления». Однако, хотя за первое десятилетие XXI века практически все федеральные органы исполнительной власти, многие учреждения и предприятия установили у себя те или иные системы автоматизации делопроизводства, обмен документами между ведомствами по-прежнему происходил в традиционной бумажной форме в виде писем, телеграмм и факсов. Это существенно ограничивало возможности автоматизации сферы ДОУ, не позволяя перейти к работе с электронными документами.

22 сентября 2009 года Правительство РФ своим постановлением № 754 утвердило «Положение о системе межведомственного электронного документооборота» . Благодаря этому постановлению и последующим решениям Правительства РФ положение сдвинулось с мертвой точки и начался быстрый переход к работе с электронными документами. Однако на рынке средств СЭД присутствует множество разработчиков и поставщиков самых различных программных продуктов для автоматизации делопроизводства. Более того, не редкость организации, где используются собственные, сделанные на заказ разработки. В связи с этим очень остро встал вопрос о необходимости единого формата обмена документами, на который могли бы ориентироваться все разработчики средств СЭД и который обеспечил бы прием-передачу документов между любыми системами электронного делопроизводства. Именно эту задачу и решает принятый в октябре 2010 года ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» (Electronic records management systems. Interaction between records management systems. Electronic message specifications).

В дополнение к основным определениям, установленным в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в новом стандарте установлены определения для таких терминов, как «дополнительные материалы к документу», «информационное взаимодействие систем управления документами», «отправитель электронного сообщения», «получатель электронного сообщения», «регистрационно-контрольные данные о документе», «XML-документ», «электронное сообщение».

Наиболее важными представляются три определения. Главное — это «информационное взаимодействие систем управления документами», определяемое как «обмен между двумя системами управления документами электронными сообщениями заданного вида и по правилам и в порядке, определенными настоящим стандартом». Тут ключевое то, что обмен сообщениями осуществляется именно по правилам, установленным данным стандартом.

Два других определения важны тем, что в них устанавливается формат обмена электронными сообщениями. Это определение электронного сообщения как XML-документа, а также при необходимости набора дополнительных файлов, передаваемых (получаемых) из одной системы управления документами в другую систему управления документами. И второе определение — уже собственно XML-документа как XML-файла установленной стандартом структуры и с заданным стандартом составом элементов и их атрибутов. Таким образом, мы видим, что при пересылке электронных документов, организации электронного документооборота должны использоваться файлы в XML-формате. Использование XML-формата было записано еще в Постановлении Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», но оно относилось только к организации закрытой сети защищенного документооборота между федеральными органами исполнительной власти, Администрацией Президента РФ и Администрацией Правительства РФ. Данный стандарт описывает использование XML-формата для организации обмена документами между любыми организациями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

Каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, оформляется как XML-документ. При необходимости к сообщению может быть прикреплен один или насколько дополнительных файлов — документов в электронном виде. Прикрепленные файлы являются неотъемлемой частью сообщения.

Таким образом, созданный в организации в электронной форме документ может быть подписан электронно-цифровой подписью, прикреплен к регистрационной карточке, а затем электронный дубликат этого документа вместе с описывающими документ реквизитами отправляется адресату. При этом электронный документ может включать несколько файлов — например, письмо в формате MS Word, таблицу в MS Excel, план в MS Project, чертеж в формате AutoCAD и др., и все эти файлы вместе с регистрационной информацией будут составлять один электронный документ.

Обязательным реквизитом любого электронного сообщения является заголовок. Он должен присутствовать всегда. Кроме заголовка в сообщении должен присутствовать как минимум еще один реквизит документа, или в терминах стандарта — зона. При этом одна зона может включать в себя несколько реквизитов. Например, главная обязательная зона сообщения «Заголовок» — Header включает вид передаваемого сообщения, дату и время его формирования и от кого/кому (адресант и адресат), и когда (дата и время) оно передается.

Используемые в сообщении зоны (соответствующие XML-элементы) могут быть только из числа типов, определенных в стандарте. Зона заданного типа в сообщении может быть только одна. Передаваемая в зонах сообщения информация оформляется как вложенные XML-элементы второго и последующих уровней иерархии.
Стандарт содержит описание основных полей (зон), которые должны быть в каждом электронном сообщении:

ГОСТ предусматривает, что обмен электронными сообщениями ведется в определенном порядке, описанном в таблице, в п. 6 стандарта «Описание информационного взаимодействия систем»: сначала получателю направляется основной документ, в ответ высылается уведомление, затем — дополнения к основному документу, в ответ — опять уведомление, затем документ-ответ, на который также высылается уведомление и т. д. То есть схема предусматривает подтверждение получения каждого документа и дополнения к нему. И хотя в стандарте говорится о необязательности использования уведомлений, при передаче документов по сетям общего пользования (через Интернет) использовать уведомления весьма желательно.

Кроме того, стандартом предусмотрено два типа уведомлений. Первый тип — уведомление о получении документа. Данный тип уведомления встроен в большинство программ, работающих с электронной почтой типа Microsoft Outlook, Outlook Express, The Bat, Windows Live Mail и др. Но стандартом предусмотрен еще один вид уведомления — о регистрации документа, и этот тип уведомления существенно облегчает жизнь службе ДОУ, так как несет информацию о регистрационном номере, присвоенном документу при его регистрации в организации-получателе.

Что интересно, в п. 8 «Порядок передачи файлов документов» стандартом предусмотрено, что к основному документу в формате XML могут быть прикреплены как сами файлы, так и ссылка на местонахождение файла. При обмене документами внутри ведомственной СЭД использование ссылки на файл является распространенной практикой — документ физически располагается на сервере, а исполнители открывают файл (файлы) по локальной сети с сервера по полученной ими ссылке. Перенос данной технологии на межведомственный электронный документооборот создает предпосылки для создания единых (городских, областных, республиканских и даже общероссийских) центров хранения электронных документов, куда документ помещается после подписания и откуда при наличии высокоскоростных каналов связи он может открываться (просматриваться) пользователями. Централизованное хранение документов облегчает обеспечение их сохранности, снижает расходы на обработку и хранение, снижает число дублетных документов, циркулирующих и хранящихся в ведомственных сетях. Сегодня каждый электронный документ зачастую существует в десятках и даже сотнях экземпляров, увеличивая тем самым нагрузку на системы хранения.

Еще одна особенность электронных сообщений — гораздо большая оперативность обмена документами по сравнению с традиционными технологиями. Именно поэтому, кроме традиционного элемента «дата документа», в электронном сообщении добавляется такой элемент, как время.

Приведенные в ГОСТе описания зон «Заголовок», «Документ», «Задания», «Дополнительные материалы», «Расширение», «Уведомление», а также всех используемых в этих зонах элементов, их характеристик, правил заполнения — позволяют настроить ведомственную СЭД на прием-передачу данных в формате, который будет доступен любой другой СЭД, работающей в соответствии с данным ГОСТом.

Что интересно, стандарт предусматривает, что пересылаемое сообщение уже может содержать резолюцию по документу. Например, руководитель вышестоящей организации, получив документ, может наложить резолюцию и переслать документ нижестоящей организации. Резолюция, или в терминах ГОСТа — «Задание», содержит сведения: кто наложил резолюцию — организация, ее адрес, автор резолюции, текст резолюции, ее номер, а также сведения об исполнителе. Также при отправке уведомления о регистрации документа в уведомление могут включаться описанные поля, что позволяет организации — автору документа — получить не просто подтверждение о получении документа, но и сведения о резолюции и конкретных исполнителях в организации — получателе документа.
Значительная часть стандарта ориентирована на программистов, описывая имена и характеристики полей в XML-документе.

В приложении к стандарту на четырнадцати страницах приведена схема тестового сообщения, позволяющая проверить ведомственную систему электронного делопроизводства на возможность обработки электронных сообщений в соответствии с данным стандартом. Это облегчает жизнь службе ДОУ, которой необходимо осуществлять приемку системы СЭД и тестировать ее, в том числе на возможность обмена сообщениями. Использование приложения к стандарту позволяет службе ДОУ быстро убедиться, соответствует СЭД требованиям ГОСТ Р 53898-2010 или нет.

Сегодня еще не редкость организации, которые пока не имеют системы электронного делопроизводства, а только собираются ее приобретать. Таким организациям надо обязательно обращать внимание при выборе системы СЭД на возможность приема-передачи документов в формате, описанном в ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». А тем организациям, которые уже используют ту или иную СЭД, в первую очередь их службам ДОУ, рекомендуется совместно с IT-службой заблаговременно проверить используемые СЭД на возможность работы с электронными документами в описанном в стандарте формате. Переход к электронным документам совершается быстрыми темпами на наших глазах, и службе ДОУ надо быть к нему готовой.