Изменения в законодательно-правовой и нормативно-методической базе документационного обеспечения управления: 2009–2010 гг.

Т. В. Кузнецова, проф. РГГУ

Вся работа любой службы ДОУ строится на законодательной правовой и нормативно-методической базе по делопроизводству. На ее основе разрабатываются инструкции, правила самой организации по ведению документационного обеспечения управленческой деятельности. Но законодательные правовые акты и нормативно-методические документы не являются данными раз и навсегда. Они изменяются, корректируются под влиянием динамично развивающегося общества. Появляются новые законы и постоянно вносятся изменения в уже имеющиеся документы, что заставляет корректировать и постановку делопроизводства в организации.

Во второй половине 2009 года, на наш взгляд, произошли большие изменения в отношении общества к документационному обеспечению управленческой деятельности и ускорения перехода к безбумажному общению организаций.

Самым значительным событием для служб ДОУ был выход 15 июня 2009 года Постановления Правительства РФ № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» .

Напомним, что их выход являлся развитием ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором указывается, что «в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Как указано в постановлении, «на основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкцию по делопроизводству». Однако Правила кратки, в них даны лишь общие принципы и положения ведения делопроизводства, и в связи с этим пункт 4 постановления предписывал «Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 года утвердить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Этот пункт постановления правительства был исполнен вовремя, и методические рекомендации, разработчиком которых выступил ВНИИДАД, были утверждены приказом Росархива 23.12.2009 № 71.

Хотя методические рекомендации разработаны для федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, они стали, за исключением нескольких специфических разделов, основным нормативно-методическим документом при разработке инструкций по делопроизводству в организациях любой организационно-правовой формы.

Что общего в методических рекомендациях и что может быть использовано при разработке инструкций по делопроизводству конкретных организаций?

Разделы «Общие положения» и «Основные понятия», данные в Методических указаниях, могут быть перенесены в любую инструкцию по делопроизводству с отбрасыванием уточняющих слов «в федеральных органах исполнительной власти». Раздел III, посвященный созданию документов, дает стандартные размеры форматов бумаг и полей, виды бланков, возможных к применению не только для документов федеральных органов исполнительной власти.

Перечисляя реквизиты документов, используемые в конкретной организации, можно их взять из ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с учетом типа конкретной организации (это замечание касается изображения герба или эмблемы в бланке), но следует дополнить реквизитом, внесенным «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» — «отметка о конфиденциальности».

Порядок оформления каждого реквизита с учетом требования ГОСТ Р 6.30-2003 подробно раскрыт в приложении к Методическим рекомендациям и может быть использован в любой инструкции по делопроизводству (конечно, с примерами этой организации). Обратите внимание на название реквизитов: «Заголовок», «Резолюция». В Методических рекомендациях они названы так, как это дано в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», а реквизит «Подпись» в соответствии с Правилами разбит на две части, описанные раздельно.

Разделы «Подготовка проектов законодательных и иных нормативно-правовых актов» и «Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» могут быть только в инструкциях по делопроизводству органов государственной власти и управления, готовящих проекты таких документов. А раздел «Оформление отдельных видов документов» очень полезен для любой организации. Из него надо взять те виды документов, которые в вашей организации составляются, используя и приложения к Методическим рекомендациям, конечно, с примерами деятельности вашей организации.

Принципы организации документооборота, порядок приема и первичной обработки поступающих документов, предварительного рассмотрения документов, их регистрации, порядок рассмотрения документов руководством, работа с отправляемыми документами, их регистрация и отправка, регистрация и прохождение внутренних документов, учет и анализ документооборота, данные в Методических рекомендациях, касаются организаций любого типа и могут быть перенесены в каждую инструкцию по делопроизводству с соответствующей конкретизацией. То же самое касается разделов по разработке и ведению номенклатуры дел, формированию дел, их текущего хранения, подготовки дел для передачи на архивное хранение, уничтожения дел с истекшими сроками хранения. Все это из Методических рекомендаций вместе с приложениями (приложения надо использовать обязательно) является прекрасным пособием при разработке новой редакции инструкции по делопроизводству организации любого типа.

Если в организации уже работают с электронными документами, составляя инструкции по делопроизводству, обязательно воспользуйтесь разделом Методических рекомендаций «Особенности работы с электронными документами».

Методические рекомендации вышли отдельным изданием, они должны стать настольной книгой в любой службе ДОУ и в работе секретарей.
Вторым значительным нормативно-методическим документом, заставляющим пересмотреть номенклатуры дел всех организаций, является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации 25.08.2010 № 558.

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов, и включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Новый Перечень значительно расширен по сравнению с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2000 г.). В него внесены редакционные изменения в большое количество статей, изменились сроки хранения отдельных документов, и, конечно, полностью изменились номера статей, на которые даются ссылки в номенклатурах дел организаций, что и потребовало значительной работы ведомственных архивов и служб ДОУ в организациях по внесению изменений в их номенклатуры дел на 2011 год.

Но еще бóльший принципиальный поворот в организации документационного обеспечения управления внес Федеральный закон РФ от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и два постановления Правительства РФ. Это Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» и Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия».

Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» касалось лишь федеральных органов исполнительной власти, Администрации Президента РФ и Администрации Правительства РФ. Оно предписывало

Пункт 17 постановления разъясняет, что «межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру».

Выход 10 июля 2010 года Федерального закона «Об организации и предоставлении государственных и муниципальных услуг» значительно расширил число участников электронного взаимодействия. Закон регулирует «отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления, осуществляющими исполнительно-распорядительные полномочия», и распространяется на деятельность организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг.
В статье 2 Закона среди определения понятий выделим понятия, касающиеся электронного взаимодействия:

Одним из принципов предоставления государственных и муниципальных услуг указана «возможность получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме». В соответствии со ст. 5 Закона заявитель имеет право получить государственную или муниципальную услугу в форме по своему выбору, в том числе и в электронной форме, а органы, предоставляющие услуги, обязаны обеспечить заявителю возможность ее получения в электронном виде.

Принятие этого закона потребовало внесения соответствующих изменений в целый пакет законодательных актов, что было выполнено Федеральным законом от 27.07.2010 № 227 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Изменения, внесенные в большую группу законов, касаются прежде всего информирования граждан по различным аспектам или права направления ими документов (заявлений, заявок и т. д.) в электронной форме.

Редакцию получили 26 законов. Но служб документационного обеспечения управления касаются прежде всего изменения, внесенные в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»; Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан», Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Новая редакция закона «Об архивном деле» обеспечивает предоставление пользователю справочно-поисковых средств и даже подлинников и копий необходимых ему документов в электронной форме. Сам пользователь получил возможность направлять в архив запросы и обращения «в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе в сети Интернет».

Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан» в новой редакции дает возможность гражданам не только отправлять обращения в электронной форме, но и «ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении…».

Соответственно, вся переписка по обращениям граждан может проходить в электронном виде.

Аналогичные изменения внесены в Федеральный закон «О персональных данных». Они разрешают работнику дать согласие на обработку его персональных данных в «форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, или в случаях, предусмотренных федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, иным аналогом собственноручной подписи».

Для документоведа интересно дополнение в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Оно касается определения электронный документ — «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах»; и признания электронного документа равнозначным документу на бумажной основе: «Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами».

Для реализации закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» 8 сентября 2010 года выходит Постановление Правительства РФ № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия». Система предназначена для решения задач:
«обеспечение исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме;
обеспечение предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в том числе с использованием универсальной электронной карты и федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";
обеспечение информационного взаимодействия в электронной форме при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций».
Основными функциями системы являются:

Внедрение электронного взаимодействия в корне меняет назначение и задачи службы ДОУ .
И наконец, следует обратить внимание, что 28 декабря 2010 года новую редакцию получил Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации». В числе организаций, имеющих право на помещение государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте с геральдическим щитом, внесен Следственный комитет Российской Федерации, а в число организаций, имеющих право на помещение на бланке одноцветного варианта Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита, добавлены следственные органы и учреждения Следственного комитета Российской Федерации.

Работникам, имеющим дело с кадровой документацией, надо знать, что 23.12.2010 внесено добавление в общеизвестную ст. 65 Трудового кодекса РФ, перечисляющую документы, предъявляемые при поступлении на работу. Помимо указанных ранее документов, поступающий на работу должен предъявить «справку о наличии (отсутствии) судимостей и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию».

Кроме того, в Трудовой кодекс РФ внесены изменения, касающиеся допуска к педагогической деятельности. В ст. 331 перечисляются лица, не допускаемые к педагогической деятельности, а в главу 55 добавлена ст. 3511 «Ограничения на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних».

Данные в обзоре законодательно-правовые, нормативно-методические акты и изменения должны быть учтены всеми работниками служб ДОУ.