Роль журналов и протоколов в процесс реализации коллегиальной распорядительной деятельности в XVIII в.
С.А.Глотова, РГГУ
- Протокол. Оформление и содержание
- Появление журнала. Его содержание.
- Отличия протокола и журнала
Процедура документирования коллегиальной деятельности в Русском государстве берет начало в XVI-XVII вв., когда решения Боярской Думы стали фиксироваться в виде приговоров. На основании текстов приговоров, внесенных в доклад или оформленных на отдельном листе и подклеенных к докладу , готовились указы, грамоты и другие исполнительные документы, которые рассылались соответствующим адресатам.
В таком способе фиксации решений государственного органа прослеживаются предпосылки для развития документации, фиксирующей коллегиальную распорядительную деятельность, и в первую очередь предпосылки возникновения такого вида документа как протокол, появившегося и получившего значительное распространение в XVIII в.
Введение протоколабыло проведено в несколько этапов и законодательно закреплено несколькими актами. Первый – указ от 7 октября 1707 г. «О введении протоколов в Консилии министров» , второй указ от 4 апреля 1714 г. «О протоколах» уже не носил характер локального документа, касающегося деятельности одного учреждения: «Указали для лутчаго порядку, как в Сенате, так и в войсках и губерниях, всем делам чинить протоколы, когда какое дело решить, или какой указ куды послать, или что вновь постановить, а без того отнюдь не дерзать никому, ктоб какой саржи не был; но чинить по сему» .
Постепенно от закона к закону расширялись границы применения этого документа. Генеральный регламент 28 февраля 1720 г. закрепил обязательность использования протоколов в деятельности коллегий .
Протокол был одним из первых видов документов, форма которого регламентировалась законодательно. Однако в силу ли отсутствие опыта нормотворчества или в силу концентрации внимания на организации документооборота в новых учреждениях , многие вопросы оформления и ведения протоколов оставались либо затронуты частично, либо могли толковаться двойственно.
Основное описание формы протокола содержится в Генеральном регламенте в главе «О должности нотариуса». Там определено, что в протоколе «прежде надлежит в верху листа год и число написать, потом присутствующие члены записать, и потом протокол держать всем приключившимся в коллегиях делам, или перечнем, или когда дело великой важности, то пространно со всеми надлежащими обстоятельствы» . Кроме того, протокол по Регламенту должен был содержать выписку всех полученных документов от вышестоящих, нижестоящих и неподчиненных инстанций; запись обсуждения вопросов и отметку о несогласии кого-либо из членов коллегии. В случае если все члены с решением были согласны, то голоса не записывались, а делалась только короткая запись о решении.
Полная версия статьи в печатной версии журнала Делопроизводство или через 3 месяца на сайте.
Выпись в доклад и приговоры в Устюжской четверти 23-25 сентября 1669 г., о полномочиях, о штате и о кормлении// Акты писцового дела 60-80-х годов XVII века. М., 1990. № 2. С. 14-16.
Выпись в доклад 20 августа 1669 г., составленная в Устюжской четверти, и приговор Боярской думы по челобитным населения// Акты писцового дела 60-80-х годов XVII века.М., 1990. № 1. С. 14.
Указ Петра I Ближней Канцелярии о ведении протоколов всех дел, рассматриваемых в ней, и об обязательности подписи под ними каждого сенатора, от 7 октября 1707 г.// Воскресенский Н.А. Законодательные акты Петра I. Т.1 Акты о высших государственных установлениях. М., 1945. № 238, С. 196.
Указ Петра I об обязательности ведения протоколов при решении дел в Сенате, в войсках, и губерниях, о коллегиальном решении дел и о подписывании протоколов и указов. От 4 апреля 1714 года.// Воскресенский Н.А. Законодательные акты Петра I. Т.1 Акты о высших государственных установлениях. М., 1945. № 250, С. 207.
Емышева Е.М., Дроздова Е.П. Организация делопроизводства в Сенате первой четверти XVIII в. в указах Петра I// Делопроизводство - М., 2005. № 4. С. 96.
В главе VI Генерального регламента сказано: «Когда предложение учинено будет, то по вышеписанному порядку от Нотариуса одно по другом в протокол записывается…»// ПСЗ. Т.VI. № 3534. С. 144.