Организация документооборота и исполнения документов в Аппарате Государственного собрания республики Марий Эл

Е.А. Ремнёв, Марийский гос. Университет

• Анализ входящей документации

• Обработка входящих документов

• Работа с обращениями граждан

• Анализ исходящей документации

Движение документов в Аппарате ГС РМЭ с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Он позволяет сделать вывод, что более 50% составляет входящая документация, а объем внутренней документации составляет лишь десятую часть всего объема документооборота ГС РМЭ.

Рис. 1 Анализ объема документооборота за 2005-2010 гг.

На рис. 2 представлена диаграмма, показывающая изменение объема входящей документации за период с 2005 г. по 2010 г.

Рис. 2 Изменение объема входящих документов 2005-2010 гг.

При анализе входящей документации по адресатам были получены данные, представленные диаграммами на рис. 3 и 4.

Рис. 3 Анализ объема входящих документов по адресантам (2010 г.)

Рис. 4 Общий анализ объема входящих документов по адресантам (2010 г.)

Диаграммы наглядно показывают, что подавляющая часть документов поступает от субъектов республики Марий Эл.

Анализ объема входящей документации по способу доставки за 2005-2010 гг. представлен на рис. 5 и он показывает, что основным способом доставки пока остаётся почта.

Рис. 5 Анализ количества входящих документов по способу доставки (2005-2010 гг.)

Оперограмма движения входящих документов представлена в таблице 1. Пунктирной линией обозначен маршрут движения документов, оформленных на бланках структурных подразделений.

Таблица 3

Оперограмма движения входящих документов

При первичной обработке входящей документации специалист сектора делопроизводства вскрывает конверты с документами, за исключением конвертов с пометкой «лично», проверяет правильность доставки и целостность упаковки документов. Далее поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации не подлежат и передаются адресатам: материалы информационно-справочного характера; копии; периодические издания; поздравительные открытки; статистические сборники; счета, квитанции, договоры, накладные, сметы и др.

Корреспонденция, поступившая в адрес депутатов ГС РМЭ, депутатских фракций, не вскрывается и в запечатанном виде передается по назначению, а учет этих документов осуществляется по данным, имеющимся на конверте. Входящие документы, в том числе факсограммы, регистрируются централизованно в секторе делопроизводства в журнале регистрации входящих документов. На зарегистрированных документах в нижней правой части листа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа и его входящий номер.

После рассмотрения руководством документы возвращаются в сектор делопроизводства и в дальнейшем в журнале регистрации входящих документов отмечаются все сведения, относящиеся к прохождению документов: резолюция, исполнитель, дата прохождения документа, закрытие в дело.

Важным этапом управления документами является этап контроля исполнения документов. Контроль исполнения законов РМЭ, постановлений ГС РМЭ и поручений, внесенных ГС РМЭ, осуществляют соответствующие комитеты ГС РМЭ и структурные подразделения Аппарата ГС РМЭ, подготовившие документ. Кроме того, соответствующие комитеты ГС РМЭ и структурные подразделения Аппарата ГС РМЭ осуществляют контроль за реализацией критических замечаний и предложений депутатов ГС РМЭ, высказанных на заседаниях ГС РМЭ и парламентских слушаниях, а организационное управление Аппарата ГС РМЭ, в свою очередь, проводит обобщение и разработку мероприятий по реализации предложений и замечаний, высказанных на сессиях ГС РМЭ, заседаниях Президиума ГС РМЭ, Днях депутата и парламентских слушаниях.

В соответствии с Положением об организации контроля за исполнением поручений Председателя ГС РМЭ, утвержденным распоряжением Председателя ГС РМЭ от 29 декабря 2006 года № 443-р контроль за исполнением поручений Председателя ГС РМЭ осуществляет секретариат Председателя ГС РМЭ. Сектор делопроизводства осуществляет контроль за прохождением входящих и исходящих документов.

Ответственность за состояние работы по рассмотрению и исполнению документов, обеспечение качественной и своевременной подготовки материалов о ходе исполнения поручений возлагаются на председателей комитетов ГС РМЭ, руководителей структурных подразделений Аппарата ГС РМЭ.

Срок исполнения документов и поручений исчисляется в календарных днях начиная с даты подписания или утверждения документа либо с даты написания резолюции для входящих документов. Сроки исполнения определяются Председателем ГС РМЭ исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы без указания конкретной даты исполнения, с пометкой «срочно» исполняются в 3-дневный срок; с пометкой «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца. Парламентские запросы исполняются не позднее чем через 15 дней со дня получения; запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания РФ, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ – не позднее чем через 30 дней со дня получения. Обращения граждан, требующие дополнительного изучения и проверки исполняются в срок до одного месяца со дня регистрации обращения, остальные обращения – не более 15 дней.

Отметка о контроле оформляется штампом «КОНТРОЛЬ».

Руководитель организационного управления еженедельно представляет руководству ГС РМЭ информацию о документах, находящихся на контроле в структурных подразделениях Аппарата ГС РМЭ.

Остановимся на особой группе документов – письменных обращениях граждан, не включая письменные обращения к депутатам и личные приемы граждан депутатами и должностными лицами. На рис. 6 представлено изменение количества поступивших обращений граждан (2001-2010 гг.).

Рис. 6 Диаграмма количества обращений граждан в ГС РМЭ (2001-2010 гг.)

Однако работа ГС РМЭ с избирателями также включает прием письменных обращений граждан депутатами ГС РМЭ, и соответственно на рис. 7 представлены уже другие показатели.

Рис. 7 Диаграмма обращений граждан к депутатам ГС РМЭ (2001-2010 гг.)

По всем вопросам, замечаниям, предложениям ведется разъяснительная работа, даются ответы. Более половины обращений направляются пенсионерами. Обращения по вопросам, не относящимся к полномочиям ГС РМЭ, направляются по принадлежности в соответствующие органы государственной власти, муниципальные образования и осуществляется контроль по их исполнению. В обращениях находят отражение наиболее важные социально–экономические проблемы.

Для начала следует отметить, что почти пятая часть обращений граждан в ГС РМЭ – это обращения групп граждан, как показано на рисунке 14.

Рис. 8 Соотношение количества коллективных и личных обращений граждан в ГС РМЭ (2010 г.)

Анализ количества обращений по тематике представлен на рис. 9.

Рис. 9 Анализ обращений граждан по тематике (2010 г.)

Значительная часть писем касается социальной сферы – реализация прав граждан на жилище. Не менее важным и волнующими вопросами остается: обслуживание коммунального хозяйства, социальная защита населения, ремонт жилья, строительство, транспорт, связь, благоустройство территорий и дорог, а также финансовая деятельность.

Как показывает рис. 10, большинство писем поступает от жителей столицы РМЭ.

Рис. 10 География обращений граждан в ГС РМЭ

Что касается дальнейшей работы с документами, передача документов из одного подразделения в другое производится через сектор делопроизводства с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ, при этом производится переадресовка документа. После регистрации в секторе делопроизводства специалисты структурных подразделений осуществляют прием и вторичный учет документов. Проблема двойного учета документов могла бы разрешиться при использовании СЭД. Руководители структурных подразделений после рассмотрения поступивших документов в день их поступления дают исполнителям поручения в форме резолюции (фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дата).

Исходящие документы ГС РМЭ за подписью Председателя ГС РМЭ, Первого заместителя, заместителей Председателя ГС РМЭ, руководителей комитетов и комиссий ГС РМЭ с реквизитами исполнителей и визами согласования регистрируются в секторе делопроизводства в журнале регистрации исходящих документов. Исходящий номер указывается также на копии, остающейся в деле и в реестре отправляемой корреспонденции или в реестре рассылки документов через фельдъегерскую службу. Если исходящий документ является ответом на входящий, работник структурного подразделения проставляет отметку об исполнении со ссылкой на исходящий номер на соответствующем входящем документе и в журнале регистрации входящих документов в соответствующей графе.

Оперограмма движения исходящих ответных документов представлена в таблице 2.

Доставка и отправка электронных документов осуществляется информационным управлением. Электронные сообщения после их распечатывания исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

Таблица 2. Оперограмма движения исходящих ответных документов

Все входящие/исходящие электронные сообщения регистрируются в журнале учета входящей/исходящей электронной почты, при этом они дополнительно регистрируются централизованно в секторе делопроизводства. При отправке документа по электронной почте на документ составляется заявка на отправку документа электронной почтой.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений Аппарата ГС РМЭ. Телефонограмму подписывает Председатель ГС РМЭ, в его отсутствие – Первый заместитель ГС РМЭ. Телефонограммы фиксируются в журналах регистрации телефонограмм.

Корреспонденция, принятая на отправку не позднее чем за три часа до окончания рабочего дня, отправляется в этот же день.

Подготовленная к отправке корреспонденция конвертируется, и на конверте специалистом сектора делопроизводства надписывается или печатается адрес.

На рис. 11 представлена диаграмма, показывающая изменение объема исходящих документов в 2005-2010 гг.

В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресату почтой, фельдсвязью, передаются по факсу или электронной почте. В пределах Дома Правительства корреспонденция доставляется работниками сектора делопроизводства под расписку в журнале расписок по разноске документов по Дому Правительства (наименования отправлений и адресатов, исходящие номера документов, даты их вручения и фамилии лиц, принявших корреспонденцию).

Рис. 11 Изменение объема исходящих документов (2005-2010 гг.)