Организация документационного обеспечения в отделе управления Федеральной миграционной службы России по Московской области в Воскресенском районе

М.И.Силютина, РГГУ, филиал в г. Воскресенск

• Задачи канцелярии

• Анализ документооборота

• Регистрация и контроль исполнения документов

• Хранение документов

Документационное обеспечение отдела Управления Федеральной Миграционной Службы России по Московской области в Воскресенском районе возложено на канцелярию. Во главе канцелярии стоит заведующий канцелярией, который подчиняется напрямую начальнику отдела Управления Федеральной миграционной службы России по Московской области в Воскресенском районе.

Задачи и функции канцелярии определены в «Положении о канцелярии», которое было утверждено 18 ноября 2006 года.

Основными задачами канцелярии согласно Положению являются:

– Приём, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

– Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

– Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

– Оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

– Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел и журналов.

– Своевременный отбор документов, дел и журналов с истёкшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

– Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приёмов работы с документами, сокращающими объём документооборота.

– Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

– Разработка организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

– Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

– Организация копирования и оперативного размножения документов.

В канцелярии работают два сотрудника: заведующий канцелярией и документовед.

Должностные обязанности сотрудников и их права закреплены в должностных инструкциях. Должностная инструкция заведующего канцелярией утверждена 29.11.2010. Стоит отметить, что обязанности работников канцелярии распределены чётко и точно. В должностных инструкциях указаны права, ответственность, взаимозаменяемость работников.

Основным нормативным актом, определяющим технологию работы с документами в организации, является «Инструкция по документационному обеспечению управленческой деятельности». Однако, в отделе Управления Федеральной миграционной службы России по Московской области в Воскресенском районе самостоятельная «Инструкция по документационному обеспечению управленческой деятельности» отсутствует.

Схемы движения всей документации в отделе Управления Федеральной миграционной службы России по Московской области в Воскресенском районе разрабатываются заведующим канцелярией для поступающей, отправляемой и внутренней документации (см. рис. 1).