Организация секретарского обслуживания в государственном учреждении здравоохранения

(на примере областного государственного учреждения здравоохранения «Орловский противотуберкулезный диспансер»)

Е.И.Руднева, к.г.н., доц., Е.Н. Аношина, ГОУ ВПО «Орловский государственный университет»

• Документное обслуживание

• Бездокументное обслуживание

• Фотография рабочего дня

Областное государственное учреждение здравоохранения «Орловский противотуберкулезный диспансер» является крупнейшим в области центом помощи больным туберкулезом.

Документационное обеспечение диспансера возложено на секретаря. Секретарские функции в Орловском противотуберкулезном диспансере подразделяются на два основных вида: работа с документацией и бездокументное обслуживание работы главного врача.

Документация поступает в учреждение централизованно – в приемную главного врача. Доставка документов в ОГУЗ «Орловский противотуберкулезный диспансер» осуществляется по почте, средствами факсимильной и телефонной связи, с командированными сотрудниками. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы. Деловую переписку по электронной почте ведет главный врач диспансера. Факсимильный аппарат установлен в приемной главного врача и используется для установления предварительных договоренностей, после чего «вдогонку» по почте пересылаются подлинники бумажных документов. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. Документы из двадцать седьмого почтового отделения доставляет почтальон три раза в неделю (понедельник, среда и четверг) в первой половине дня. Секретарь принимает корреспонденцию и обрабатывает ее.

Все поступившие документы учитываются секретарем путем проставления на них отметки о поступлении документа в организацию с помощью резинового штампа в правом нижнем углу первого листа документа. Отметка о поступлении документа включает полное наименование диспансера, дату поступления и порядковый номер документа.

Такой учет позволяет более полно посчитать объем документооборота в диспансере.

Обработанная таким образом документация распределяется секретарем на регистрируемую и нерегистрируемую. Перечень нерегистрируемой документации отсутствует, поэтому секретарь на свое усмотрение определяет – регистрировать документ или не регистрировать. Нерегистрируемая корреспонденция рассылается по структурным подразделениям путем раскладывания документов на отдельной сортировочной полке в кюветы для документов.

Приказы, распоряжения, запросы вышестоящих организаций, а также документы, требующие решения или ответа, т.е. вся регистрируемая корреспонденция, передается секретарем главному врачу на рассмотрение. Лишь после получения резолюции документация регистрируется.

Система регистрации документов централизованная. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. В диспансере принята журнальная форма регистрации. Журналы ведутся на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей. Применение такой формы регистрации документов обосновано сравнительно небольшим объемом поступающих и отправляемых документов (примерно 2000 документов в год).

Для правильной индексации документов секретарь использует перечень кодовых обозначений структурных подразделений и отдельных должностных лиц и номенклатуру дел.

Анализ качественного и количественного состава входящего документопотока по регистрационному журналу входящей корреспонденции за 2010 г. показал, что поток входящих документов состоит из распоряжений, приказов, решений и писем вышестоящих организаций: Министерства здравоохранения и социального развития РФ, Управления здравоохранения Орловской области, Губернатора Орловской области. От лечебно-профилактических учреждений и других организаций г. Орла и Орловской области поступают извещения, договоры, письма.

В структуре входящего документопотока преобладает нерегистрируемая корреспонденция и служебные письма.

Количество поступающих документов несколько увеличивается к концу года в связи с тем, что из вышестоящих организаций поступают руководящие указания и документы инструктивно-методического характера, регламентирующие работу учреждения в предстоящем календарном году.

Движение входящих документов происходит по маршруту, изображенному на рис. 1.

Рис. 1. Маршрутная схема движения входящих документов

Движение входящих документов организовано рационально, без ненужных возвращений и перемещений.

Поступающие телефонограммы и факсограммы секретарь не регистрирует.

Исходящие документы диспансер направляет в следующие организации: Министерство здравоохранения и социального развития РФ, Управление здравоохранения Орловской области, лечебно-профилактические учреждения г. Орла и Орловской области, Управление федеральной налоговой службы по Орловской области, отделение Пенсионного фонда РФ по Орловской области, военный комиссариат Советского района г. Орла.

В структуре исходящего документопотока также преобладает нерегистрируемая корреспонденция и служебные письма.

Прохождение исходящего документа в ОГУЗ «Орловский противотуберкулезный диспансер» включает несколько этапов, схематично представленных на рис. 2.

Рис. 2. Маршрутная схема движения исходящих документов

Движение исходящих документов в учреждении осуществляется в соответствии с установленными требованиями и не требует рационализации.

В учреждении ведется учет выдачи справок. Чаще всего выдают справки, подтверждающие факт работы в учреждении и оплату труда сотрудников. Справки, составляемые по запросу внешних организаций, подписывает главный врач.

Что касается внутренних документов, то их движение осуществляется в следующей последовательности: подготовка проекта документа, подписание, исполнение. Исполнение документа предполагает передачу секретарем на исполнение, непосредственно исполнение, помещение исполненного документа в дело. Решение об исполнении или не исполнении документа принимает главный врач.

Основным внутренним документом учреждения является приказ главного врача. Приказы регистрируются в отдельном журнале. Регистрационный номер приказа соответствует его порядковому номеру по журналу.

В результате анализа информации, содержащейся в журналах регистрации за 2010 г. в ОГУЗ «Орловский противотуберкулезный диспансер», составлена справка об объеме документооборота, (см. табл. 1).

Таблица 1

СПРАВКА

об объеме документооборота

в ОГУЗ «Орловский противотуберкулезный диспансер»

за 2010 год

К основным обязанностями секретаря по созданию документов в диспансере относятся:

1. Запись под диктовку текстов документов и поручений руководителя.

2. Организация диктофонной записи хода совещания, заседания или переговоров.

3. Набор текстов документов на персональном компьютере.

4. Оформление организационно-распорядительной и информационно-справочной документации.

При записи поручений главного врача, а также текстов документов, которые необходимо создать и отправить по назначению, секретарь не использует стенографические знаки, а использует сокращения слов. При проведении различных совещаний секретарь использует диктофон. Это освобождает его от стенографической работы и позволяет фиксировать одновременно поручения руководителя для последующего их воспроизведения и организации контроля исполнения документов.

Функция секретаря ОГУЗ «Орловский противотуберкулезный диспансер» по бездокументному обслуживанию работы руководителя состоит в выполнении следующих обязанностей:

1. Помощь руководителю в планировании его рабочего дня

2. Ведение телефонных переговоров

3. Организация приема и обслуживание посетителей

4. Организация совещаний и протокольных мероприятий

5. Организация деловых поездок руководителя

При планировании рабочего дня главного врача секретарь фиксирует письменно лишь некоторые виды работ, например:

• предстоящие телефонные контакты;

• прием представителей сторонних организаций;

• переговоры, встречи в других организациях;

• совещания, заседания.

Фиксация данных мероприятий происходит на страницах настольного календаря. На определенный день месяца секретарь делает соответствующие записи. Ежедневно в 9ч. 30 мин. секретарь напоминает главному врачу о его встречах и совещаниях на текущий день, а в 17.00 часов уточняет с главным врачом план его работы на следующий день. Также в настольный календарь секретарь заносит напоминание о работе, которую он должен выполнить к определенному сроку.

Секретарь оказывает значимую помощь в организации и проведении совещаний главного врача. Перед проведением таких мероприятий главный врач совместно с секретарем решает ряд вопросов:

• определяют время, место проведения, тематику;

• устанавливают список участников;

• производится подготовка руководителя (материалы к докладу);

• оповещение участников;

• подготовка помещения.

Секретарь не составляет повестку дня, потому что, как правило, заседание проводится по 1-2 вопросам. Секретарь готовит на обычном листе бумаги список участников совещания в том случае, если на нем присутствуют сотрудники других организаций. Информация из данного списка переносится секретарем в протокол заседания во вводную часть текста. Оповещение участников секретарь осуществляет лично или по телефону. Перед оперативным совещанием секретарь проверяет присутствие всех участников, обеспечение их местами, удостоверяется в том, что главный врач имеет при себе все необходимые материалы. Итоги совещаний оформляются секретарем в виде протокола.

Секретарь также организует приём посетителей, пришедших к главному врачу диспансера. Прием посетителей условно можно разделить на следующие виды:

• прием посетителей других организаций;

• прием сотрудников своей организации по текущим и личным вопросам;

• прием граждан по личным вопросам.

Если главный врач отсутствует, а вопрос необходимо решить срочно, секретарь направляет посетителя к одному из заместителей.

Прием сотрудников своей организации по текущим и личным вопросам осуществляется главным врачом в любое время. Прежде чем войти в кабинет главного врача, сотрудник должен спросить разрешения у секретаря.

Прием граждан по личным вопросам главный врач осуществляет после доклада секретаря. Время приема граждан в противотуберкулезном диспансере установлено после 16.00 часов. Но графика приема посетителей нет и запись на прием к главному врачу граждан по личным вопросам секретарем не производится.

Подготовкой командировок главного врача занимается секретарь совместно с начальником отдела кадров. Секретарь готовит проект приказа о командировке, выписывает командировочное удостоверение, а начальник отдела кадров регистрирует их в соответствующих журналах. По указанию главного врача секретарь подбирает необходимые в поездке документы, заказывает билет. Если главный врач заранее знает, с кем он будет встречаться, то совместно с секретарем составляют примерный план командировки, в котором указывается организации, лица, время встречи с ними, мероприятия, на которых он будет присутствовать.

Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя. Все вызовы руководителя по телефону идут только через секретаря и оцениваются с точки зрения их важности и срочности. Если дело касается главного врача, секретарь либо сразу соединяет с ним абонента, либо, если главный врач отсутствует или занят срочной работой, просит собеседника позвонить в другое время. При этом секретарь записывает в настольный календарь, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу. Если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона. В случае длительного отсутствия главного врача секретарь сообщает фамилию и номер телефона замещающего его сотрудника.

В результате анализа фотографии рабочего дня секретаря, представленных в таблице 2, было установлено, что большую часть своего рабочего времени (36 %) секретарь затрачивает на печатание документов. На работу с документами, в том числе входящими и исходящими факсограммами, он затрачивает шестую часть своего рабочего дня. На работу по бездокументному обслуживанию главного врача секретарь тратит не более десяти минут. Таким образом, 86 % своего рабочего времени секретарь использует продуктивно для выполнения своих прямых должностных обязанностей. Эффективность труда секретаря будет увеличена, если он будет соблюдать нормы времени на выполнение различных делопроизводственных операций. Например, анализ фотографии рабочего дня показал, что на печатание одного документа секретарь затрачивает 15 минут, в то время как по нормативам этот показатель должен составлять 11,2 минуты. При обработке и регистрации документов секретарь затрачивает вместо положенных по нормативам 9 минут – 12 минут.

Полная версия статьи в печатной версии журнала Делопроизводство или через 3 месяца на сайте.