Документирование товародвижения в обществе с ограниченной ответственностью

(на примере компании МЕТРО)

Г.А. Двоеносова, И.Р. Гришин, Казанский гос. энергетический университет

Система товародвижения включает: транспортировку, обработку заказов, упаковку и обработку товаров, поддержание запасов, складирование, любую форму информации о товаре или услуге, распределение и сбыт продукции.

Все торговые операции компании МЕТРО поддерживаются MMS – компьютерной программой METRO MERCHANDISING SYSTEM – Торговая система МЕТРО. Информация в систему приходит из отдела Центральных закупок (MGB, METRO GROUP BUYING), который заключает договора с поставщиками на уровне всей страны.

В магазинах ООО существуют следующие виды заказов: заказ товаров через диспо-лист; заказ товаров вручную; постоянный заказ. Операторы заказов имеют право вводить в систему только те заказы, которые подписаны руководителем отдела.

Диспозиция – это заказ необходимого товара, количество которого зависит от текущих потребностей магазина. Диспозиция магазина в основном реализуется через диспо-лист, который представляет собой рассчитанное системой на основании совокупности критериев предложение на заказ. Диспо-лист формируется как в электронном виде, так и в виде распечатки на бумажном носителе.

Ежедневно во время ночного обмена данными распечатываются диспо-листы, которые должны быть разложены операторами заказов по лоткам руководителей соответствующих групп до 7:00.

Руководитель каждой группы должен проверить диспо-лист и подтвердить или исправить количества для заказа, рассчитанные системой, и подписать отчет у руководителя отдела.

После подписания диспо-листы передаются операторам заказов для последующего ввода коррекций в систему.
Если у руководителя группы возникла необходимость заказать товары после получения распечатки заказов из системы, он должен использовать ручную форму заказа товаров.

Ручные заказы используются для заказа товаров вне нормальной диспозиции или товаров, которые не распечатываются в диспо-листе.
В ручном заказе в обязательном порядке должны быть заполнены следующие данные: номер и наименование поставщика; факс и телефон поставщика; группа, для которой создается заказ; запланированная дата поставки; наименование артикула; номер артикула; количество (в единицах продажи); единица измерения упаковка; цвет размер (если применимо); номер ПРОМОУШЕН (если товар заказывается для ПРОМОУШЕН); если заказ был ранее оговорен по телефону, в колонке «1» необходимо поставить единицу.

При заполнении формы ручного заказа руководитель группы должен уделять особое внимание правильному указанию номеров артикулов. На бланке ручного заказа обязательно указываются дата создания заказа, а также ставятся подписи руководителя группы, создавшего заказ, и подтвердившего его дежурного руководителя отдела.

После того, как заказ введен в систему и отправлен поставщику, оператор заказов должен указать на бланке номер заказа, а также поставить свою подпись.

Дополнительный ввод заказов в систему не требуется. Правильное количество товара вводится в систему во время приемки.

Постоянные заказы характерны для свежих продовольственных отделов.

Через постоянный заказ можно заказывать те артикулы, которые составляют обязательный ежедневный ассортимент магазина, поставки по которым осуществляются ежедневно.

В условиях централизованной доставки приемка товаров ведется в магазинах.
Поступившие в магазин товары доставляют в зону приемки. Приемка товара - фактическое получение, принятие товара и сопутствующих ему документов покупателем, которое сопровождается проверкой соответствия качества, количества и комплектности товара, проверкой его внешнего вида, работоспособности и т.д.

Группа приемки товаров отвечает за организацию приемки товаров, передачу товаров в товарные группы, проверку и обработку товаросопроводительных документов, правильный ввод данных о приемке товара в систему, организацию возврата товаров поставщику, организацию перемещения товаров между магазинами ООО.

Доставка товаров поставщиками в торговые центры ООО осуществляется в дни согласно установленному графику поставок. График поставок определяется поставщиком индивидуально.

Руководитель группы приемки товаров может согласовать с локальными поставщиками почасовой план поставок.

Полная версия статьи в печатной версии журнала Делопроизводство или через 3 месяца на сайте.