Менеджмент в архивах (нормы времени на работы)

Автор: Е. В. Алексеева

Менеджмент в архивах (нормы времени на работы)

 

Е. В. Алексеева, кандидат исторических наук, доцент РГГУ

  1. Функции архива
  2. Сроки хранения документов в архивах организаций
  3. Нормативы времени на работы в архивах

Эффективная организация работы архива невозможна без правильного подбора кадров и рационального распределения функциональных обязанностей между ними.

В соответствии с нормами, закрепленными в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002), архивы могут быть юридическим лицом, структурным подразделением организации или частью службы ДОУ (пункт 10.1.2). Вне зависимости от организационно-правовой формы архив должен выполнять следующие функции:

– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
– учет и обеспечение сохранности документов;
– создание научно-справочного аппарата к документам архива;
– использование хранящихся в архиве документов;
– подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России (с 2004 г. – Федеральное архивное агентство) и органами управления архивным делом субъектов РФ.

Работа архива организации устанавливается в соответствии с положением об архиве, в котором последовательно отражаются его состав документов, задачи и функции, права и организация деятельности.

Значимость архива как информационного ресурса неоспорима для любой организации. Это обусловлено тем, что в архиве юридического лица хранятся документы, которые содержат комплексную оперативную и ретроспективную информацию. Данная информация может быть задействована руководством во всех сферах деятельности.

Особое место архив занимает в структуре таких организаций, как: налоговые инспекции, бюро технической инвентаризации объектов недвижимости, страховые компании, банки, в средствах массовой информации и др. Обеспечение сохранности и использование документов архивов перечисленных организаций является непременным условием выполнения ими их основных функций.

Исходя из информационной значимости отдельных видов архивных документов ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) в статье 22 установил сроки временного хранения документов АФ РФ в архивах организаций:
– записи актов гражданского состояния 100 лет;
– документов по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов 75 лет;
– проектной документации по капитальному строительству 20 лет;
– технической и конструкторской документации 20 лет;
– патентов на изобретения, полезную модель, промышленный образец 20 лет;
– научная документация 15 лет;
– кино- и фотодокументов 5 лет;
– видео- и фонодокументов 3 года.

Для того чтобы обеспечить правовые и нормативные требования, предъявляемые государством к сохранности архивных документов, организациям необходимо подобрать квалифицированный персонал и отразить в их инструкциях круг обязанностей. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) перечислены основные категории в области архивоведения и их должностные обязанности. Так, например, в должностные обязанности архивариуса входит: «работа по ведению архивного дела на предприятии; организация хранения и обеспечения сохранности документов, поступивших в архив; прием и регистрация поступивших на хранение от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством. Участие в разработке номенклатур дел; проверки правильности формирования и оформления дел при их передаче в архив. Шифровка единиц хранения; систематизация и размещение дел; ведение их учета. Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска. Участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива».

Каждая из перечисленных обязанностей весьма трудоемка и состоит из определенного набора технологических операций. Для того чтобы правильно распределить работу между сотрудниками архива, необходимо знать и учитывать нормы времени на определенные виды архивных работ.

Необходимо отметить, что в деятельности учреждений используются нормативные документы, позволяющие нормировать труд в сфере ДОУ и архивного дела.

Так, постановление Минтруда РФ от 10 сентября 1993 г. № 152 «Об утверждении норм времени на работу по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» рекомендовало их для применения в министерствах, ведомствах и других учреждениях и организациях, имеющих аналогичную систему управления независимо от ведомственной подчиненности, формы собственности и хозяйствования.

Эти нормы предназначены для определения численности работников, занятых выполнением управленческих работ как в традиционном ручном, так и в автоматизированном режиме обработки текстовой документации. Они охватывают все виды работ, являющиеся составной частью Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовой системы документационного обеспечения, Автоматизированного банка архивных документов.

В 1994 г. было опубликовано постановление Минтруда РФ № 72, утвердившее Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, которые предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах ДОУ, определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендуются для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (в объединениях) независимо от форм собственности.

Нормативная часть сборника содержит следующие разделы:

– затраты времени на работы по ДОУ (составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив);

– затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).

Существенную помощь в планировании может оказать новый нормативный сборник «Нормы времени на работы, выполняемые государственными архивами» (Росархив, ВНИИДАД. М., 2007. Составители Э. В. Бушмелева, В. Е. Соболева, Л. П. Шотина). Данный сборник «рассчитан на применение в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения и по личному составу, а также может быть использован в деятельности архивов, хранящих научно-техническую документацию, кинофотофонодокументы, а также в муниципальных архивах с учетом законодательства субъектов РФ».

Составители не упоминают архивы организаций – наиболее массовый вид архивов, не менее государственных и муниципальных нуждающихся в определении трудоемкости работ при планировании деятельности. Однако по аналогии с Основными правилами работы архивов организаций, которыми руководствуются негосударственные учреждения в своей практической деятельности, новый сборник «Нормы времени на работы, выполняемые государственными архивами», может быть использован также в качестве методической основы.

Напомним, что в 1988 г. были подготовлены «Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах», действовавшие до настоящего времени. Но их положения не соответствовали трудовому и архивному законодательствам РФ, новым отраслевым и методическим разработкам, не отражали весь комплекс работ, осуществляемых в архиве.

Важно отметить, что разработчики нового методического сборника сохранили преемственность в методиках, что позволит успешно адаптировать его в практической деятельности архивов.

Для унификации содержания и процесса конкретного вида работы услуги составители использовали «Основные правила работы государственных архивов Российской федерации» (М., 2002).

«Нормы времени…» разработаны на работы с документами XVIII–XX веков, которые составляют основу в хранилищах российских государственных архивов. Благодаря преемственности ведения делопроизводства и архивного дела в нашей стране данный сборник может быть применим и для документации, хронологически относящейся к XXI веку. «Нормы времени…» предусматривают дифференцированный подход для работ, трудоемкость которых зависит от исторического периода создания документов, от системы документации. В сборнике приведены важные дефиниции, определяющие понятия: подготовительно-заключительные, вспомогательные работы, организация обслуживания рабочего времени.

«Подготовительно-заключительная работа – это время, используемое на подготовку к выполнению задания или действия, связанного с его окончанием.

Вспомогательная работа – это время, затрачиваемое на действия, обеспечивающие выполнение основной работы.

Время обслуживания рабочего места включает организацию рабочего места и уход за ним».

Нормы времени установлены в днях, а нормы выработки – в единицах объема работы, производимых в течение восьмичасового рабочего дня.

В сборнике установлены основные единицы измерения: единица хранения, документ, печатный лист, машинописный лист, карточка, карта, микрофильм, микрофиша, коробка, связка, бокс, ролик и др. На отдельные виды работ указаны и нормы выработки и нормы времени, например: составление актов (об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; возврата документов собственнику и др.). Специальный раздел посвящен нормам времени на работы, выполняемые с применением компьютеров.

Нормативный сборник состоит из 7 разделов, которые включают нормы времени и выработки на работы и услуги по основным направлениям деятельности государственных архивов:
Раздел I. Обеспечение сохранности документов архива
Раздел II. Учет документов архива
Раздел III. Комплектование архива и экспертиза ценности документов
Раздел IV. Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива
Раздел V. Использование документов архива
Раздел VI. Работы по вводу, поиску, выводу и копированию информации
Раздел VII. Организация работы архива

Материал по разделам и подразделам представлен в табличной форме, в которой последовательно отражены следующие сведения: индекс, наименование работы (услуги), содержание работы (услуги), единица измерения, норма времени, норма выработки на один рабочий день.

Составители обращают внимание потенциальных пользователей сборника на то, что «отдельные виды работ, специфичные для архивов, хранящих научно-техническую документацию, документы по литературе и искусству, личному составу не включены в него и должны быть разработаны самостоятельно этими архивами, а также им целесообразно разрабатывать собственные нормы для подготовки справочно-информационных изданий».

Таким образом, методическое обеспечение деятельности архивов в Российской Федерации пополнилось еще одним сборником, призванным усовершенствовать их работу.