М. И. Носко, Л. Р. Фионова, Пензенский гос. университет
|
Предложения по улучшению работы |
В МП «Автотранс» официально работают 52 человека. В аппарате управления 10 человек, в том числе секретарь.
Основными направлениями деятельности предприятия являются пассажирские перевозки, перевозка грузов, уборка дорог и внутриквартальных территорий. Основной целью деятельности МП «Автотранс» является получение прибыли.
Ответственность за состояние делопроизводства и соблюдение требований по оформлению документов в структурных подразделениях МП «Автотранс» возлагается на секретаря, т. к. делопроизводственной службы в структуре предприятия нет.
Основным документом, регламентирующим постановку делопроизводства на предприятии, является Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов в МП «Автотранс». Инструкция очень объемная, в ней содержится 30 страниц, состоит она из 7 разделов:
- Общие положения.
- Прием, регистрация, распределение, и отправка документов.
- Правила подготовки и оформления служебных документов.
- Подготовка и оформление отдельных видов документов.
- Контроль исполнения документов.
- Составление номенклатуры дел.
- Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
Инструкция утверждена приказом директора МП «Автотранс» от 25 июля 2007 г. № 190. Копия титульного листа Инструкции по делопроизводству и контролю исполнения документов в МП «Автотранс» представлена на рис. 1.
Рис. 1 Титульный лист Инструкции
В соответствии с инструкцией секретарь осуществляет ряд следующих работ: прием, регистрацию и распределение документов; передачу документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции передачу их исполнителю (исполнителям) с внесением необходимых сведений в регистрационный журнал и электронную базу данных; проверку правильности оформления документов, регистрацию документов, передачу документов на отправку; организацию справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов; контроль своевременности исполнения документов; составление и ведение номенклатуры дел; формирование, оформление, учет, сохранность и передачу дел на хранение в архив МП «Автотранс»;ознакомление работников с Инструкцией по делопроизводству и контролю исполнения документов в МП «Автотранс».
Технология работы с управленческими документами, прописанная в Инструкции, соответствует общепринятым нормам, а при описании оформления некоторых реквизитов допущены некорректные формулировки.
В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов в МП «Автотранс» разработана номенклатура дел по установленной форме.
В номенклатуру дел МП «Автотранс» включены заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений МП «Автотранс», различного рода регистрационно-учётные карточки и т. д. На рис. 2 представлен титульный лист Номенклатуры дел МП «Автотранс». Необходимо заметить, что с 2009 года Номенклатура дел не переутверждалась, несмотря на то, что в 2010 году появился новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.10 № 558.
В процессе работы МП «Автотранс», как и на любом предприятии, образуются различные документы, которые с точки зрения особенностей обработки можно традиционно разделить на три группы:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние.
Рис. 2 Титульный лист Номенклатуры дел МП «Автотранс»
Анализ состояния делопроизводства на предприятии, а точнее анализ регистрационных форм позволил оценить изменение интенсивности документооборота в течение года и выявить количественное соотношение внутренних, входящих и исходящих документов за год.
На рис. 3 представлена диаграмма изменения объема документооборота за 2011 год.
Из данной диаграммы видно, что наибольшая часть общего объема документооборота – это входящие документы.
Названные группы документов различаются составом, порядком их обработки и направлением движения.
Рис. 3 Диаграмма документооборота
Организуя делопроизводство, секретарь руководителя ежедневно получает поступающую в МП «Автотранс» корреспонденцию в отделении связи в виде простых писем и писем с уведомлением, пакетов, а также печатных изданий. Кроме того, доставка письменной корреспонденции в организацию осуществляется и с помощью курьеров, которые работают в организации. Иногда доставку осуществляет почтальон (или «сторонний» курьер), который оставляет корреспонденцию на посту охраны. Затем курьер «внутренний» (работающий на предприятии) ее забирает и передает данную посылку (бандероль, письмо) секретарю. Также документы поступают по электронной почте и по факсу. Процентное соотношение способов доставки документов в МП «Автотранс» представлено в виде диаграммы на рис.4.
Рис. 4 Соотношение способов доставки документов
Из данной диаграммы видно, что документы в организацию, действительно, преимущественно доставляются обычной почтой.
При приеме корреспонденции секретарь проверяет правильность ее доставки и пересылает ошибочно доставленную корреспонденцию по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»).
Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу.
Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», передается в соответствующее подразделение и соответствующему сотруднику, который имеет к ней допуск. При этом секретарь пользуется утвержденным руководителем Перечнем лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией. Сам список конфиденциальных сведений также утвержден руководителем.
При вскрытии конвертов секретарь руководителя, как и прописано в нормативных актах, проверяет соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного в тексте, номеру приложенного документа, составляется акт о недовложении в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
Все документы, адресованные руководству МП «Автотранс», подлежат регистрации, кроме документов, включенных в перечень нерегистрируемых документов (этот перечень утвержден руководителем). Используется журнальная форма регистрации. На рис. 5 показана форма журнала, используемая для регистрации входящих документов.
Да-та до-ку-мента |
Индекс поступления |
Дата и регистрационный номер документа |
Корреспондент |
Наименование вида документа |
Заголовок к тексту |
Содержание поручения |
Исполнитель |
Конт-рольный |
Фактический |
Отметка об исполнении, |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
Рис. 5 Форма журнала регистрации входящих документов
Можно заметить, что используемая форма позволяет вести и контроль исполнения: заполнение колонок 9 и 10 сразу позволяет зафиксировать нарушение сроков исполнения поручения.
В некоторых случаях секретарь выступает в роли исполнителя исходящих документов (отчетов, справок, писем). Хотя исходящие письма все-таки чаще всего готовят сотрудники по поручению руководителя, а секретарь организует работу с ними. После подписания документа руководителем проходит регистрация документа, опять же в соответствующем журнале (рис.6). Регистрационный номер формируется в валовом порядке по годам.
Дата документа |
Регистрационный номер документа |
Адресат |
Наименование вида документа |
Заголовок к тексту |
Исполнитель |
Индекс дела |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Рис. 6 Форма журнала регистрации исходящих документов
При работе с внутренними документами роль секретаря заключается в подготовке проектов распорядительных документов и некоторых организационных документов. По просьбе руководителя секретарь принимает участие в подготовке актов и ведет протоколы совещаний и собраний. Из-за некорректной Инструкции по делопроизводству допускаются ошибки в оформлении документов.
Из внутренних документов регистрацию проходят распорядительные документы (приказы и распоряжения), каждый в своем журнале, и организационные документы. Форма журнала показана на рис. 7.
Служебные записки не регистрируются, что часто затрудняет решение вопросов, т. к. они теряются.
Дата документа |
Регистрации |
Наименование вида документа |
Заголовок к тексту |
Исполнитель |
Контрольный срок исполнения |
Фактический срок исполнения |
Отметка об исполнении |
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 7 Форма журнала регистрации внутренних документов
Для улучшения делопроизводства на предприятии необходимо провести уточнение Инструкции по делопроизводству. Для исключения ошибок в оформлении документов можно разработать альбом унифицированных форм или создать необходимые шаблоны документов.
Таким образом, постановка делопроизводства в МП «Автотранс» требует улучшения в первую очередь – доработки локальных нормативных актов в соответствии с действующей законодательной базой.