Постановка делопроизводства в муниципальном предприятии «Автотранс»

М. И. Носко, Л. Р. Фионова, Пензенский гос. университет

  • Роль секретаря в организации делопроизводства
  • Анализ Инструкции по делопроизводству
  • Способы доставки и отправки документов
  • Работа секретаря со всеми видами документов

Предложения по улучшению работы

В МП «Автотранс» официально работают 52 человека. В аппарате управления 10 человек, в том числе секретарь.

Основными направлениями деятельности предприятия являются пассажирские перевозки, перевозка грузов, уборка дорог и внутриквартальных территорий. Основной целью деятельности МП «Автотранс» является получение прибыли.

Ответственность за состояние делопроизводства и соблюдение требований по оформлению документов в структурных подразделениях МП «Автотранс» возлагается на секретаря, т. к. делопроизводственной службы в структуре предприятия нет.

Основным документом, регламентирующим постановку делопроизводства на предприятии, является Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов в МП «Автотранс». Инструкция очень объемная, в ней содержится 30 страниц, состоит она из 7 разделов:

  • Общие положения.
  • Прием, регистрация, распределение, и отправка документов.
  • Правила подготовки и оформления служебных документов.
  • Подготовка и оформление отдельных видов документов.
  • Контроль исполнения документов.
  • Составление номенклатуры дел.
  • Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

Инструкция утверждена приказом директора МП «Автотранс» от 25 июля 2007 г. № 190. Копия титульного листа Инструкции по делопроизводству и контролю исполнения документов в МП «Автотранс» представлена на рис. 1.

Рис. 1 Титульный лист Инструкции

В соответствии с инструкцией секретарь осуществляет ряд следующих работ: прием, регистрацию и распределение документов; передачу документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции передачу их исполнителю (исполнителям) с внесением необходимых сведений в регистрационный журнал и электронную базу данных; проверку правильности оформления документов, регистрацию документов, передачу документов на отправку; организацию справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов; контроль своевременности исполнения документов; составление и ведение номенклатуры дел; формирование, оформление, учет, сохранность и передачу дел на хранение в архив МП «Автотранс»;ознакомление работников с Инструкцией по делопроизводству и контролю исполнения документов в МП «Автотранс».

Технология работы с управленческими документами, прописанная в Инструкции, соответствует общепринятым нормам, а при описании оформления некоторых реквизитов допущены некорректные формулировки.

В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов в МП «Автотранс» разработана номенклатура дел по установленной форме.

В номенклатуру дел МП «Автотранс» включены заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений МП «Автотранс», различного рода регистрационно-учётные карточки и т. д. На рис. 2 представлен титульный лист Номенклатуры дел МП «Автотранс». Необходимо заметить, что с 2009 года Номенклатура дел не переутверждалась, несмотря на то, что в 2010 году появился новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.10 № 558.

В процессе работы МП «Автотранс», как и на любом предприятии, образуются различные документы, которые с точки зрения особенностей обработки можно традиционно разделить на три группы:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние.

Рис. 2 Титульный лист Номенклатуры дел МП «Автотранс»

Анализ состояния делопроизводства на предприятии, а точнее анализ регистрационных форм позволил оценить изменение интенсивности документооборота в течение года и выявить количественное соотношение внутренних, входящих и исходящих документов за год.

На рис. 3 представлена диаграмма изменения объема документооборота за 2011 год.

Из данной диаграммы видно, что наибольшая часть общего объема документооборота – это входящие документы.

Названные группы документов различаются составом, порядком их обработки и направлением движения.

Рис. 3 Диаграмма документооборота

Организуя делопроизводство, секретарь руководителя ежедневно получает поступающую в МП «Автотранс» корреспонденцию в отделении связи в виде простых писем и писем с уведомлением, пакетов, а также печатных изданий. Кроме того, доставка письменной корреспонденции в организацию осуществляется и с помощью курьеров, которые работают в организации. Иногда доставку осуществляет почтальон (или «сторонний» курьер), который оставляет корреспонденцию на посту охраны. Затем курьер «внутренний» (работающий на предприятии) ее забирает и передает данную посылку (бандероль, письмо) секретарю. Также документы поступают по электронной почте и по факсу. Процентное соотношение способов доставки документов в МП «Автотранс» представлено в виде диаграммы на рис.4.

Рис. 4 Соотношение способов доставки документов

Из данной диаграммы видно, что документы в организацию, действительно, преимущественно доставляются обычной почтой.

При приеме корреспонденции секретарь проверяет правильность ее доставки и пересылает ошибочно доставленную корреспонденцию по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»).

Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу.

Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», передается в соответствующее подразделение и соответствующему сотруднику, который имеет к ней допуск. При этом секретарь пользуется утвержденным руководителем Перечнем лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией. Сам список конфиденциальных сведений также утвержден руководителем.

При вскрытии конвертов секретарь руководителя, как и прописано в нормативных актах, проверяет соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного в тексте, номеру приложенного документа, составляется акт о недовложении в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Все документы, адресованные руководству МП «Автотранс», подлежат регистрации, кроме документов, включенных в перечень нерегистрируемых документов (этот перечень утвержден руководителем). Используется журнальная форма регистрации. На рис. 5 показана форма журнала, используемая для регистрации входящих документов.


Да-та до-ку-мента

Индекс поступления

Дата и регистрационный номер документа

Корреспондент

Наименование вида документа

Заголовок к тексту

Содержание поручения

Исполнитель

Конт-рольный
срок исполнения

Фактический
срок
исполнения

Отметка об исполнении,
индекс дела

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Рис. 5 Форма журнала регистрации входящих документов

Можно заметить, что используемая форма позволяет вести и контроль исполнения: заполнение колонок 9 и 10 сразу позволяет зафиксировать нарушение сроков исполнения поручения.

В некоторых случаях секретарь выступает в роли исполнителя исходящих документов (отчетов, справок, писем). Хотя исходящие письма все-таки чаще всего готовят сотрудники по поручению руководителя, а секретарь организует работу с ними. После подписания документа руководителем проходит регистрация документа, опять же в соответствующем журнале (рис.6). Регистрационный номер формируется в валовом порядке по годам.


Дата документа

Регистрационный номер документа

Адресат

Наименование вида документа

Заголовок к тексту

Исполнитель

Индекс дела

1

2

3

4

5

6

7

Рис. 6 Форма журнала регистрации исходящих документов

При работе с внутренними документами роль секретаря заключается в подготовке проектов распорядительных документов и некоторых организационных документов. По просьбе руководителя секретарь принимает участие в подготовке актов и ведет протоколы совещаний и собраний. Из-за некорректной Инструкции по делопроизводству допускаются ошибки в оформлении документов.

Из внутренних документов регистрацию проходят распорядительные документы (приказы и распоряжения), каждый в своем журнале, и организационные документы. Форма журнала показана на рис. 7.

Служебные записки не регистрируются, что часто затрудняет решение вопросов, т. к. они теряются.


Дата документа

Регистрации
онный номер документа

Наименование вида документа

Заголовок к тексту

Исполнитель

Контрольный срок исполнения

Фактический срок исполнения

Отметка об исполнении

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 7 Форма журнала регистрации внутренних документов

Для улучшения делопроизводства на предприятии необходимо провести уточнение Инструкции по делопроизводству. Для исключения ошибок в оформлении документов можно разработать альбом унифицированных форм или создать необходимые шаблоны документов.

Таким образом, постановка делопроизводства в МП «Автотранс» требует улучшения в первую очередь – доработки локальных нормативных актов в соответствии с действующей законодательной базой.