Мобильные информационные технологии – функционал эффективной работы с документами

Г. А. Серова, проф. РГГУ

  • Необходимость использования мобильных устройств
  • Перспективы мобильных технологий
  • Примеры решений в области ДОУ для мобильных устройств

Сегодня в России разработчики в области современных информационных технологий взяли курс на использование мобильных устройств в различных сферах. В том числе это касается управления электронным документооборотом. При создании соответствующих программных продуктов разработчикам необходимо было соблюсти баланс между необходимым функционалом и простотой использования.

В наши дни мир становится мобильным. Любой специалист, будь то руководитель, менеджер и т. д., не всегда может быть на рабочем месте, но все равно он должен продолжать работать с документами – отдавать или выполнять распоряжения, ознакомиться с проектами документов, вносить свои замечания, предложения и осуществлять пересылку документов. Удаленная работа уже стала нормой. При этом используются смартфоны, коммуникаторы, ноутбуки или планшеты (рис. 1).

Рис. 1
Сегодня iPad, планшеты на базе Android и смартфоны уже не просто модные гаджеты, а новые устройства, которые все чаще и чаще используются как реальные мобильные рабочие места.
Это связано со следующими основными факторами:

  • Любой специалист обязан оперативно знакомиться с поступившей информацией, принимать решения на ее основании. От скорости доставки этой информации может многое зависеть.
  • Система электронного документооборота стала неотъемлемой частью деятельности современного специалиста.
  • Сегодня существует реальная потребность работы специалистов в удаленном режиме (во время командировки, в машине и т. д.).
  • Оперативная управленческая деятельность сегодня невозможна без Интернета, без использования электронной почты, обмена сообщениями с применением голосовых коммуникаций, планирования дел, задач, встреч и т. д.

Эти факторы, повышающие оперативность работы с информацией, а значит, и принятия решений, и вызвали «взрыв» использования мобильных устройств в корпоративной среде. В результате планшеты претендуют на то, чтобы стать тем оптимальным устройством в портфеле специалистов, который заменит папки с бумагами и, одновременно, обеспечит возможность повсеместных деловых коммуникаций, доступ к актуальной информации.

Эффективные мобильные решения в полной мере используют уникальные возможности мобильных технологий, вытекающие из сочетания ее свойств:

Доступность – возможность немедленно связаться с людьми в любое время и в любом месте, наличие информации об их доступности; немедленный доступ к служебной информации; совместный доступ к информации в реальном времени и совместная работа.
Постоянная информированность – немедленная доступность интерпретированной информации в виде отчетов и информационных панелей, изображений; работа с данными, основанными на коммуникационной возможности; использование информации для ускорения и повышения качества принятия решений, повышения уровня обслуживания.

Удобство – постоянное подключение к сети и связь с коллегами благодаря устройству, имеющемуся всегда под рукой.

Главное же достоинство мобильных устройств, так необходимое для специалистов, – возможность оперативно знакомиться с содержанием документов. Функциональные возможности планшетов позволяют не только ознакомиться с документом, но и внести определенные коррективы в его содержание, дать поручение по исполнению документа голосом или в виде текста (рис. 2).

Рис. 2 Возможности удаленного доступа и работы с помощью мобильных устройств становятся все более важной составляющей современных информационных ресурсов и систем электронного документооборота.

Руководители и специалисты справедливо озабочены вопросом – что произойдет, если смартфон или планшетный компьютер будет утерян? Что, если он попадет в руки злоумышленнику, который получит доступ к служебным данным?

Платформенный подход к обеспечению безопасности дает возможность реализовать корпоративные правила безопасности на мобильных устройствах. Он также позволяет управлять безопасностью с учетом эксплуатационного цикла мобильной техники (установка правил безопасности, инициализация паролей, загрузка и шифрование данных, запрет использования утерянных или похищенных устройств, удаление служебных данных и программ из устройства, удаленный вывод из строя и блокировка, автоматическое стирание данных при отсутствии подключения к сети, запрет доступа к сети и приложениям и т. д.).

Мобильные технологии развиваются высокими темпами. Всего через два года после выпуска iPhone это устройство стало одним из доминирующих на рынке смартфонов. В течение года с момента выпуска компанией Apple планшетного компьютера iPad, 80 % компаний из числа Fortune 100 приступили к внедрению или тестированию этих устройств, так что это стало одним из рекордов скорости технического вооружения в истории бизнеса. И это только начало того, что могут предложить мобильные технологии. Перспективные тенденции развития мобильных технологий таковы:

  • Увеличение числа приложений, использующих камеру, обрабатывающих изображения.
  • Распространение мобильной видеоконференцсвязи.
  • Повышение точности распознавания речи, что значительно расширит возможности ввода данных в мобильные устройства.
  • Повышение скорости передачи данных в сотовых сетях.
  • Распространение встроенных мобильных приложений межмашинного взаимодействия.

Основным эффектом воздействия мобильных технологий будущего на пользователя станет возможность постоянного соединения, которое является более простым и эффективным, что будет выражаться в виде абсолютной функциональной совместимости. Сегодняшние пользователи вынуждены подстраиваться под то, по каким протоколам и стандартам работает то или иное оборудование, те или иные сети. В будущем эта проблема будет решена путем создания универсального интерфейса обмена информацией между множеством коммуникационных устройств в любых типах сетей. Категории контента для разных типов устройств не будут различаться, поскольку будут разработаны общие правила обмена информацией: звуковой, визуальной или текстовой.
Расширению применения мобильных технологий в деятельности организаций ее руководителей и специалистов в основном способствуют предлагаемые разработчиками мобильные приложения.

В общем тренде мобильности не стали исключением и системы электронного документооборота. В настоящее время разработчики мобильных приложений предлагают своим пользователям решения для мобильной работы в корпоративной системе электронного документооборота, что позволяет осуществлять полноценную работу в корпоративных информационных системах с помощью мобильных устройств на любой из популярных в настоящее время платформ – Windows, Android или iOS.

Создание для организации приложений удаленного доступа и работы с системой электронного документооборота с помощью мобильных устройств становится все более важной составляющей современных корпоративных информационных ресурсов и одной из наиболее востребованных областей применения мобильных устройств. Разработкой в этой области занимаются многие известные фирмы, например Электронные Офисные системы (ЭОС), Директум, АйТи, ИнтерТраст, Открытые системы и др.

Для облегчения работы руководителя или специалиста и перехода на новые технологии разрабатывается специальное рабочее место руководителя или специалиста. Можно назвать такие приложения для управления документами и корпоративной информацией на мобильных устройствах, как «Решение iSelf на iPAD», «АРМ Руководителя», «Мобильный кабинет».

Мобильное приложение должно:

  • Предоставлять возможность рассмотрения поступившего документа и наложения резолюции.
  • Учитывать такой важный этап работы, как согласование или визирование проекта документа. Кроме этого, любой специалист должен иметься возможность добавить комментарии, замечания к проекту документа. В этом случае, помимо самого документа, может срочно потребоваться аналитическая информация, поиск которой должен быть возможным через мобильное устройство.
  • АРМ для руководителя должен обеспечить возможность подписания и утверждения документа, возможность осуществлять контроль исполнения поручения.
  • Важным требованием к мобильному АРМ, обеспечивающему работу с документами, является интуитивно понятный интерфейс, обеспечение безопасности, возможность работы с полученными документами в off-line режиме, когда отсутствует доступ к Интернету или внутренней сети.

Рассмотрим предлагаемые разработчиками решения процесса работы специалистов через интерфейсы мобильных устройств.

Решение iSelfна iPAD. Данное приложение отличается наглядным и интуитивно-понятным интерфейсом, привычным пользователям iPad. Приложение предоставляет возможность реализовать все типовые сценарии обработки электронных документов так же просто и удобно, как и при обработке бумажных документов, включая редактирование их путем рукописного ввода и наложения резолюций, в том числе графических и голосовых, а также с помощью выбора типовых резолюций из списка. Продуманный интерфейс приложения позволяет оперативно получить необходимую аналитическую информацию, касающуюся документа, осуществлять подборку необходимых данных с помощью системы фильтров, выбрать исполнителей поручений и ознакомиться с результатами выполненной работы.

Специалисты анализируют поступившие документы (рис.3), могут просмотреть любой из документов.

Рис. 3
Электронные документы в процессе рассмотрения можно листать, увеличивать в размере для более удобного просмотра и, в случае необходимости, выделять определенные места в документе цветом, можно вставить текстовый комментарий или голосовую заметку (рис. 4).

Рис. 4
Документы выгружаются из iPad после подключения к сети. Все результаты работы синхронизируются с системой электронного документооборота организации и на его рабочее место загружаются новые документы.
Решение для iPad. Продуманный дизайн и интерфейс iEOS позволят обеспечивать весь функционал для мобильной работы с документами (рецензирование, вынесение резолюций, подписание и др.), используя решения на базе СЭД «САДД». Интерфейс окон приведен на рис.5.

Рис. 5
«Мобильный кабинет». Данное решение позволяет выполнять необходимые действия с корпоративными документами с помощью мобильных устройств, работающих с электронной почтой, в том числе и на платформе Android. Решение дает возможность, посредством подключения к Интернету через браузер или почтовый клиент, посылать специальные сообщения по электронной почте; давать поручения подчиненным; визировать и подписывать документы, вносить в них изменения; пересылать и добавлять к ним голосовые метки непосредственно с мобильного устройства и, тем самым, не прерывать работу с системой «САДД» (рис. 6). Решение «Мобильный кабинет» – альтернатива кабинету системы «ДЕЛО-Web».

Рис. 6
«АРМ руководителя» позволяет работать с документами с использованием, как обычного компьютера, так и мобильных планшетных устройств. Необходимое условие ‑ операционная система Windows 7 (Windows 8) и Office 2010. Решение реализует все сценарии работы с документами.

В версии мобильного приложения на платформе Windows 8, помимо реализации всех сценариев работы с документами, имеется возможность масштабировать интерфейс приложения и выбирать новый уровень представления групп документов. Предусмотрена функция произвольной группировки документов по различным атрибутам: автор документа, сроки исполнения и т. д., что позволяет создать собственное визуальное пространство организации доступа к документам и типовым операциям.

Интерфейс окон на платформе Windows 7 приведен на рис. 7, на платформе Windows 8 ‑ на рис. 8.

Рис. 7

Рис. 8
Кроме того, на базе серверной составляющей решения «АРМ Руководителя», разработано приложение «Портфель руководителя». Данное приложение, разработанное компанией «Бизнес-ИТ» (партнером ЭОС), реализует функции мобильной работы с документами и помогает оперативно получать их для визирования, согласования и подписания; накладывать необходимые резолюции (в том числе и голосовые); проводить поиск среди уже полученных документов, а также визировать документы и ставить на них электронную подпись. «Портфель руководителя» можно использовать как при подключении к локальной сети или Интернету, так и в автономном режиме. Интерфейсы окон данного приложения представлены на рис. 9.

Рис. 9
Приложение предоставляет возможность работы в off-line режиме. То есть, можно прерывать работу над документом и сохранять изменения на любом этапе работы, а также продолжать работать в неизменном режиме в случае отсутствия подключения к Интернету. И это будет совершенно незаметно для пользователя. При появлении сети, введенная руководителем информация будет автоматически пересылаться на сервер системы «САДД».

Таким образом, сегодня мобильная технология быстро становится неотъемлемым атрибутом рабочего места, и одним из перспективных направлений данной технологии является использование и развитие системы делопроизводства и документооборота для руководителей и специалистов.
В статье использовались:

  • Материалы ж. Microsoft «Высшая сфера».
  • Материалы Sybase an SAP Company по вопросам стратегии мобильной информатизации.