И. Г. Оноприенко, к. и. н., доц., М. П. Ровенских, Белгородский гос. Национальный исследовательский ун-т
Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) – крупнейшая и самая эффективная система оказания социальных услуг в Российской Федерации. В результате колоссальной ежедневной работы Фонд обеспечивает своевременную выплату пенсии каждому гражданину России в полном соответствии с его пенсионными правами. ПФР был образован 22 декабря 1990 г. Постановлением Верховного Совета РСФСР для государственного управления финансами пенсионного обеспечения, которые было необходимо выделить в самостоятельный внебюджетный фонд. С созданием Пенсионного фонда в России появился принципиально новый механизм финансирования и выплаты пенсий и пособий.
Средства для финансирования выплаты пенсий стали формироваться за счет поступления обязательных страховых взносов работодателей и граждан.
Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по городу Губкину и Губкинскому району создано по решению Правления Пенсионного фонда РФ в соответствии с постановлением Главы администрации Белгородской области. Количество штатных единиц с момента образования Управления увеличилось на 43 % и составляет 91 чел.
Управление является территориальным органом ПФР. В своей деятельности Управление непосредственно подчиняется Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области и руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, решениями Правления ПФР, Исполнительной дирекции ПФР и Отделения, а также Положением об управлении.
В структуру Управления Пенсионного фонда РФ по г. Губкину и Губкинскому району входят:
– начальник Управления;
– 2 заместителя начальника Управления;
– экономическая группа;
– отдел учета поступления и расходования средств (бухгалтерия);
– юридическая группа;
– специалист по кадрам;
– специалист по ведению делопроизводства;
– клиентская служба;
– отдел назначения и перерасчета пенсий;
– отдел выплаты пенсий;
– отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц;
– группа социальных выплат;
– отдел персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами;
– отдел автоматизации.
Работа Управления в Губкине и Губкинском районе направлена на обеспечение финансовой устойчивости, стабильности пенсионной системы, улучшение качества жизни населения города и района, качества обслуживания застрахованных лиц, обеспечение своевременного финансирования и выплаты пенсий, внедрение современного информационного взаимодействия, реализацию социальных программ и выполнение государственных программ, поставленных Правительством и Президентом Российской Федерации.
Документационное обеспечение деятельности Управления Пенсионного фонда РФ в г. Губкине и Губкинском районе Белгородской области, методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях управления, организацию документооборота осуществляет специалист по ведению делопроизводства. Документооборот в учреждении осуществляется в виде трех традиционных документопотоков: входящий, исходящий и внутренний.
В Управлении потоки входящей и исходящей документации образуют документы организаций, таких как Отделение ПФР по Белгородской области, Отделения ПФР Российской Федерации, Администрация г. Губкина и Губкинского района, Межрайонная ИФНС № 8 по Белгородской области, предприятия города и района, а также граждан.
Документы регистрируются один раз: поступающие – в день их поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Организация систематического учета всех входящих, исходящих, внутренних документов Управления и обеспечение комплексного контроля над прохождением и исполнением поручений по документам осуществляется в автоматизированной системе на основе использования регистрационно-контрольных карточек в базах данных «Регистрация документов» программного обеспечения «Система электронного документооборота УПФР». Программное обеспечение «Система электронного документооборота УПФР» разработано на основе использования платформы Lotus Notes/Domino и обеспечивает цикл работы с документами от момента получения (подготовки) документа, регистрации, отправки на согласование или ознакомление, формирования поручений и до его полного исполнения и направления в дело.
Регистрация поступающих в Управление документов, а также контроль прохождения и исполнения поручений по документам осуществляется в базе данных «Регистрация входящих документов» на регистрационно-контрольных карточках (РКК) (см. рис. 1).
Рис. 1. РКК входящего документа, вкладка «Реквизиты»
На документы, подлежащие регистрации, проставляется регистрационный штамп, реквизитами которого являются: регистрационный (входящий) номер, дата поступления документа. Все основные листы документа и приложения к нему, сканируются. Экземпляр карточки резолюции (КР) распечатывается, прикрепляется к зарегистрированному документу на бумажном носителе и передается для рассмотрения и принятия решения руководителю. Руководитель определяет в резолюции по документу порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом.
Рассмотренные начальником документы возвращаются специалисту по делопроизводству. Данные с КР на бумажном носителе с клавиатуры вносятся в РКК документа. Специалистом по делопроизводству по электронной почте РКК направляется исполнителю вместе с электронным (отсканированным) образом документа.
При необходимости работы с подлинниками, документы регистрируются в системе электронного документооборота в общем порядке, но подлинники передаются исполнителю, а подтверждением доставки служит отправка исполнителю электронных образов документов, то есть при получении подлинников, исполнитель может сверить количество (содержание) электронных документов с их оригиналами.
Передача зарегистрированного и рассмотренного руководителем документа непосредственно исполнителям, минуя специалиста по делопроизводству, не допускается.
Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки (по корреспондентам, видам документов, авторам документов, и др.), используемые для организации документооборота, контроля исполнения, анализа исполнительской дисциплины в УПФР.
В почту начальника Управления не передаются документы, рассмотрение которых входит в исключительную компетенцию заместителя начальника и руководителей структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей. Входящая корреспонденция, адресованная непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам, и не требующая резолюции начальника, регистрируется и передается по назначению.
Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов по существу вопроса. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.
Объем входящих документов в УПФР в г. Губкине и Губкинском районе можно увидеть на рис. 2.
Рис. 2.2 Объем входящих документов за 2009–2011 гг.
На регистрацию исходящие документы, подготовленные в структурных подразделениях, передаются специалисту по ведению делопроизводства полностью оформленными в соответствии с требованиями к оформлению документов, изложенными в Инструкции по делопроизводству в УПФР в г. Губкине и Губкинском районе Белгородской области, не допускается сшивка документа канцелярской скобой при помощи степлера.
Исходящие документы для регистрации и рассылки представляются специалисту по ведению делопроизводства в двух экземплярах: первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату, второй экземпляр с визами согласования, основаниями, регистрационным номером и датой возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ. Документы, отправляемые электронной почтой или факсом, представляются специалисту по ведению делопроизводства в одном экземпляре, и после регистрации возвращаются в структурное подразделение.
При регистрации документу присваивается порядковой номер, индекс по номенклатуре дел, проставляется дата, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Регистрация документов, исходящих из Управления, осуществляется в базе данных (БД) автоматизированной системы на регистрационно-контрольных карточках (РКК) (см. рис. 3).
Рис. 3. РКК исходящего документа, вкладка «Реквизиты»
Подписанный и зарегистрированный документ сканируется специалистом по делопроизводству, электронный образ документа прикрепляется к РКК.
О большом количестве исходящей документации в УПФР в г. Губкине и Губкинском районе Белгородской области можно судить по рис. 4. В основном данный вид документации составляют специальные документы.
Рис. 4. Объем исходящих документов за 2009–2011 гг.
Регистрация внутренних документов УПФР, а также контроль прохождения и исполнения поручений по документам осуществляется в базе данных «Регистрация внутренних документов» на РКК(см. рис. 6).
Рис. 6 РКК внутреннего документа, вкладка «Реквизиты»
Движение внутренних документов Управления на стадии подготовки и оформления организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения – аналогично движению поступающих документов.
Рис. 7 показывает общее количество внутренних документов. Преимущественно в Управлении это приказы руководства и служебные записки.
Рис. 7 Объем внутренних документов за 2009–2011 гг.
Ответственным за исполнение служебного документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей или исполнитель может один подготовить ответ с визами соисполнителей. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность представленной информации.
Контроль своевременности исполнения документов осуществляет заместитель начальника Управления или ответственный исполнитель в соответствии с резолюцией начальника, приказом начальника руководитель, на которого возложен контроль за исполнением данного приказа.
Оперативная работа по контролю исполнения документов выполняется специалистом по делопроизводству. По первому его требованию исполнители обязаны давать исчерпывающий ответ о ходе исполнения находящегося на контроле документа. Контроль прохождения и исполнения поручений по документам осуществляется в базе данных автоматизированной системы на РКК в базе данных «Регистрация документов».
Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.
На рис. 9 представлена динамика роста объема документации УПФР за 2009–2011 гг., на основе которой можно сделать вывод, что ежегодный объем документооборота управления остается достаточно стабильным. В 2009 г. общий объем документооборота составил 26385 документов, в 2010 г. – 26631, а в 2011 г. – 26899 документов. Ежегодное увеличение объема документов происходит в среднем на 250 документов, т. е. на 0,6 %. Следовательно, можно говорить о сравнительно небольшом увеличении документов для учреждения с достаточно большим документооборотом. Тем не менее, увеличение документов происходит за счет изменений в законодательстве и расширении сферы деятельности ПФР.
Рис. 9 Объем документов Управления за 2009–2011 гг.
Все документы в УПФР являются связанными документами, так как большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий. Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей. Связи в большинстве случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Так же в деятельности УПФР встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу), это объясняется большей часть особенностью деятельности учреждения
Таким образом, документооборот в УПФР в г. Губкине и Губкинском районе Белгородской области осуществляет специалист по ведению делопроизводства, атак же сотрудники ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в пределах своей компетенции на основе Инструкции по ведению делопроизводства в Управлении. Комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности обеспечивает программное обеспечение «Система электронного документооборота УПФР», с помощью которого регистрация и контроль работы сотрудников с документами становится более контролируемым. Грамотно организованная работа с документами в УПФР в г. Губкине и Губкинском районе Белгородской области, строго регламентируемое хранение образуют систему отлаженного документационного обеспечения, позволяющего поддерживать жизнедеятельность управления.
Постановление Главы Администрации Белгородской области от 30.07.1996 № 106 «О создании в Белгородской области Единой пенсионной службы».