Пути рационализации документационного обеспечения деятельности коммерческой организации на примере производственно-внедренческого ООО «Фирма «Техноавиа»

К. Ф. Нефедова, О. В. Мухина, Самарский гос. ун-т

Производственно-внедренческое общество с ограниченной ответственностью «Фирма «Техноавиа» является одним из крупнейших в России производителем и поставщиком спецодежды, формы, обуви и средств индивидуальной защиты.

Во главе компании стоит генеральный директор. Он является единоличным исполнительным органом общества, избирается общим собранием участников общества сроком на 3 года1.

Организационная структура общества, является дивизиональной. Такая структура способна обеспечить управление многопрофильными предприятиями с общей численностью сотрудников порядка сотен тысяч и территориально удаленными друг от друга подразделениями (Приложение № 1)2.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Основным локальным нормативным актом общества с ограниченной ответственностью является его Устав. Вместе с тем Устав – основной правоустанавливающий документ, определяющий правовой статус общества, содержащий необходимую информацию о нем и определяющий порядок его деятельности в рамках действующего законодательства.

Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

В практике работы компании применяются следующие организационно-распорядительные документы: постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.
Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которое служит основанием для принятия распорядительных документов. Своеобразие многих видов этих документов заключается в том, что их авторами (инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем документообороте организации они составляют восходящий поток документов, который движется по схеме: исполнитель→ руководитель структурного подразделения→ руководитель организации .

В ПВ ООО «Фирма «Техноавиа» основную массу документов составляют информационно-справочные документы и документы по основной деятельности (Приложение № 2).

Документооборот является важным звеном в организации документационного обеспечения деятельности ПВ ООО «Фирма «Техноавиа», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость их движения.

В организации внедрена система электронного документооборота DocsVision. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения.
Основными задачами проекта стали организация электронного архива документов компании, сокращение сроков согласования договоров, обеспечение прозрачного механизма движения документов внутри предприятия, а также организация контроля исполнения документов.

В ходе реализации проекта были проведены работы по внедрению платформы DocsVision и настройке процессов «Делопроизводство» и «Управление процессами». Помимо этого были автоматизированы процессы по работе с различными типами документов: договорами (согласование, присвоение прав, инвентарные номера), доверенностями, приказами, служебными записками и входящими документами (Приложение № 3).

Для перевода бумажных документов в электронный архив создан процесс сканирования и их последующего штрих-кодирования, эти работы еще не окончены.
В данной организации разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения .

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (но в него могут входить и организационно-распорядительные документы) (Приложение № 4).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются положением о документообороте, инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их сотрудников.

В ПВ ООО «Фирма «Техноавиа» существует отдельное структурное подразделение – канцелярия, в задачи которого входит обеспечение документооборота организации. Канцелярия находится непосредственно в подчинении генерального директора. Должностной и численный состав канцелярии определяются штатным расписанием ООО.

Вся документация организации проходит через канцелярию. Канцелярия осуществляет следующие функции:

Секретариат (организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу директору документов, поступивших на его имя; оформляет и рассылает структурным подразделениям приказы и распоряжения директора).

Экспедиция (прием, отправка и распределение входящей документации; учет и регистрация).

Группа регистрации осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Центр подготовки документов. Осуществляет прием и отправку документов по каналам факсимильной связи. Выполняет работы по копированию документов для секретариата и сотрудников структурных подразделений.

Архив осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях.

В организации выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки (Приложение № 5).

Доставка документов в организацию осуществляется средствами почтовой связи, по каналам электросвязи, а также курьерской почтой:

– почтовой связью доставляются письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и печатных изданий;

– курьерской почтой осуществляется передача срочных документов, посылок и т. д.;

– по каналам электросвязи поступают факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием, первичная обработка и доставка исполнителям документов осуществляется сотрудниками канцелярии.

Исходящие документы готовятся в структурных подразделениях и подписываются руководителями фирмы (директором, заместителями директора, главным инженером и заместителем главного инженера) (Приложение № 6).

К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, – приказы, указания, распоряжения, решения (Приложение № 7).

Организация документационного обеспечения управления ПВ ООО «Фирма «Техноавиа», представляет собой смешанную форму организации работы с документами, т. к. она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство (секретарь отдела). При этом часть делопроизводственных операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация входящих документов, контроль за сроками их исполнения, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а каждое структурное подразделение ведет работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения.

При анализе системы документационного обеспечения управления ПВ ООО «Фирма «Техноавиа» выявлены недостатки, для устранения которых следовало бы учесть следующее:

1) Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе. Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. В организации составление инструкции возлагается на специалиста канцелярии и IT-специалиста.

При подготовке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» , Федерального закона Российской Федерации от 06. 04. 2011 № 63 – ФЗ «Об электронной подписи».

2) Должностная инструкция помощника директора организации по юридическим вопросам. Создание должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также разграничение прав и ответственности. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации.

3) Табель унифицированных форм организации. Цель подготовки Табеля – определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов.

4) Альбом унифицированных форм организации. Составление альбома типовых форм документов организации и указания по их заполнению ускоряют подготовку документов и повышают качество их оформления.

Недостатки в работе делопроизводственной службы представлены в таблице № 1 и предложены методы их устранения.

Таблица № 1

Исправление выявленных ошибок в работе с документами позволит оптимизировать, ускорить процессы работы с документами, тем самым в целом повысит эффективность работы в организации.

Кроме недочетов в работе с документами, перечисленных в таблице, в организации ПВ ООО «Фирма «Техноавиа» необходимо провести: повышение квалификации персонала компании по работе в системе электронного документооборота DocsVision.

При внедрении системы электронного документооборота DocsVision, обучение прошло только руководящее звено организации (генеральный директор, заместители, главный инженер, начальники отделов) следовательно, это задерживает процесс адаптации персонала к новой системе и его эффективной работы.
ПВ ООО «Фирма «Техноавиа» является крупной организацией с большой филиальной сетью, для повышения эффективности работы документационного обеспечения управления необходимо создание корпоративного электронного документооборота. Таким образом, рекомендуется внедрение электронного документооборота и в другие крупные филиалы этой компании.

В данной организации используются не все возможности системы электронного документооборота DocsVision, поэтому необходимо провести мероприятия по улучшению существующей программы:

– внедрение электронной подписи (ЭП);

– создание корпоративного портала.

Основные преимущества, достигаемые при внедрении электронной подписи в ПВ ООО «Фирма «Техноавиа» заключаются в следующем:

За счет передачи по электронным каналам связи организационно-распорядительных документов, передаваемых только в электронном виде, снижается объем бумажного документооборота и резко сокращается время прохождения документа между центральной организацией ПВ ООО «Фирма «Техноавиа» и филиалами.

На принимающей стороне после распечатки документа, ЭП которого успешно прошла проверку, создается дубликат документа, т. е. повторный экземпляр подлинника документа, имеющий, согласно положениям Федерального закона от 06. 04. 2011 № 63 – ФЗ «Об электронной подписи» и требованиям ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» и ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическую силу.

Повышается надежность и достоверность документационного обеспечения управления. При условии соблюдения порядка обращения ключей ЭП исключается возможность подмены и (или) искажения содержания писем, отправленных по электронной почте.

Порядок подписания документов электронной цифровой подписью и их последующей регистрации, строго соответствуют существующему порядку регистрации документов согласно положениям «Инструкции по делопроизводству».

После периода опытной эксплуатации с учетом полученных результатов на следующем шаге – на этапе тиражирования – возможно, осуществить внедрение ЭП в других структурных подразделениях организации.

Одним из эффективных приложений к существующей системе электронного документооборота DocsVision, является создание корпоративного портала Microsoft Office SharePoint 2007.

По мере развития организация ПВ ООО «Фирма «Техноавиа» столкнулась со следующими проблемами:

– Технология информационного обмена с торговыми точками не в полной мере отвечает потребностям бизнеса – в частности, появление новых подразделений серьезно затрудняет управление информационным обменом.

– Отсутствует единый центр управленческой отчетности, предоставляющий унифицированный доступ ко всем инструментам.

Создание корпоративного портала поможет структурировать документы в единую систему, регламентировать создание и последующую обработку документов в ПВ ООО «Фирме «Техноавиа», ускорить обмены передачи информации, тем самым повысить скорость исполнения и процесс принятия управленческих решений, сократить количество бумажных документов, таким образом, улучшить документационное обеспечение деятельности организации в целом.

Чтобы создать корпоративную систему управления документами, организацией и взаимодействие между сотрудниками, необходимо своевременное внедрение средств автоматизации, которые помогут повысить эффективность и ускорить процессы работы не только с документами, но и управления компании в целом.

2 Составлено с учетом штатного расписания ПВ ООО «Фирма «Техноавиа».

Инструкция по делопроизводству. Утверждена Приказом ПВ ООО «Фирма «Техноавиа» от 10.07.2009 № 78. п. 2.1.

Положение о документообороте. Утверждено Приказом ПВ ООО «Фирма «Техноавиа» от 25.09.2011 № 32. п. 2.3.

Инструкция по делопроизводству. Утверждена Приказом ПВ ООО «Фирма «Техноавиа» от 10.07.2009 № 78. п. 1.8.

Положение о службе документационного обеспечения управления (Канцелярия). Утверждено приказом генерального директора от 05 марта 2010 г № 43.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» (в ред. от 19.12.2008).

Федеральный закон от 06. 04. 2011 № 63 – ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. от ФЗ 01.07.2011 № 169-ФЗ).