Современный документооборот: новые организационно-технологические формы

М. П. Бобылева, к. и. н., доц.

Революционные изменения, происходящие в последние десятилетия в сфере информационных технологий, создают новые возможности работы с информацией в системах управления. В качестве предшествующих информационных революций можно выделить следующие:

первая – изобретение письменности (то есть создание самой возможности документирования);

вторая – изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информации; апогеем этой революции, начавшейся еще в эпоху Возрождения, стало появление печатных средств массовой информации;

третья – началась во второй половине ХIХ века и продолжилась в ХХ веке, когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов;

четвертая – началась в середине ХХ века с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей.

Характерными чертами современной, пятой, информационной революции являются развитие Интернета, создание глобальных телекоммуникационных сетей, разработка новых технологий в сфере фиксации, обработки, хранения и передачи информации, развитие рынка услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий.

Социальные последствия современной информационной революции являются столь многогранными, что для их рассмотрения и решения возникающих проблем приходится оперировать категориями «информационное общество» и «информационная глобализация». При этом не только осуществляется переход от традиционного бумажного к электронному документообороту: принципиально новый характер приобретают процессы управленческого взаимодействия, получают развитие новые организационно-технологические формы документооборота.

За последние годы произошли качественные изменения в двух главных аспектах:

– от использования компьютерной техники лишь для подготовки управленческих документов (по сути как более совершенного средства, заменяющего пишущую машинку) к возможности выстроить целостные технологии, основанные на применении электронных документов и электронного обмена информацией;
– на этой основе осуществляется переход от применения отдельных документов на машинном носителе к массовому применению электронных документов.

Отметим, что начало применения электронных управленческих документов происходило параллельно существующему бумажному документообороту (имевшему уже развитые организационно-технологические формы), т. е. независимо от него. Проведенный анализ показывает, что на начальных этапах использования электронных документов происходило повторение (но уже на новом витке) простейших схем коммуникации и форм организации работы с документами, имевших место в истории бумажного документооборота . Затем стало возможным осуществление смешанного бумажно-электронного документооборота с постоянным возрастанием его электронной составляющей и появлением новых организационно-технологических форм, прежде всего связанных с созданием и применением специализированных систем электронного документооборота.

Вопрос об организационных формах делопроизводства или формах организации документационного обеспечения управления (ДОУ) применительно к бумажному документообороту в отечественном документоведении признан одним из ключевых. При этом традиционно выделяются три формы – централизованная, децентрализованная и смешанная . У каждой из названных форм имеются свои преимущества и ограничения, которые определяют возможные сферы их применения. Например, полностью централизованная форма целесообразна для небольших организаций, а децентрализованная, напротив, подходит для организаций больших и территориально распределенных. Наиболее часто встречающейся признана смешанная форма, когда отдельные виды работ выполняются централизованно службой ДОУ, а другие – в подразделениях организации. Это свидетельствует о том, что вопрос о сочетании централизации и децентрализации, нахождении оптимального баланса между ними в сфере ДОУ и документооборота приходится решать каждой организации, а при изменении условий работы необходимо пересматривать прежние формы для достижения большей эффективности.

В условиях применения современных информационных технологий баланс между централизацией и децентрализацией при организации документооборота достигается новыми средствами, в том числе применением систем электронного документооборота (СЭД). В настоящее время благодаря достигнутому уровню развития компьютерной техники и информационных технологий становится вполне реализуемой задача создания информационных систем, соответствующих реальной сложности управленческих и производственных процессов в их взаимосвязи. Это достигается, в том числе, развитием организационно-технологических форм документооборота.

Под организационно-технологической формой документооборота (ОТФД) мы понимаем способ осуществления документооборота в рамках конкретной организационно-управленческой структуры (например, внутри организации, ведомства, при взаимодействии ряда организаций между собой и с гражданами), рассматриваемый во взаимосвязи организационно-функциональной и информационно-технологической составляющих.

Развитие организационно-технологических форм документооборота происходит по мере развития форм самой управленческой деятельности, а также под влиянием информационных революций. В последнее время этот процесс ускорился. При этом организационно-технологические формы документооборота не только отражают систему управления, но и в свою очередь оказывают воздействие на ее эффективность.

Взаимосвязи организационно-функциональной и информационно-технологической составляющих документооборота позволяет проследить методологический подход, основанный на концепции информационного менеджмента и фокусирующий внимание на следующих компонентах:

– организационно-функциональная структура, состав подразделений или организаций-участников документооборота, а также состав пользователей СЭД;
– информационные ресурсы (документированная информация), которые применительно к СЭД в условиях электронного и смешанного электронно-бумажного документооборота включают в себя совокупность документов в электронной форме (либо электронных копии бумажных документов) и их метаданных, способы и возможности их пополнения, структурирования и использования;

– технические и программные средства обеспечения информационных процессов, архитектура информационных систем, характеристики используемых каналов связи;

– нормативно установленные процедуры документооборота, формирования и использования информационных ресурсов .

В предыдущих статьях об особенностях современного документооборота мы уже отмечали, что условиях применения новых информационных технологий происходит изменение основной парадигмы управленческого документооборота и состава его участников . Если раньше управленческий документооборот рассматривался преимущественно как одна из основных делопроизводственных функций по обеспечению процессов работы с документами внутри организации, то теперь документооборот представляет собой управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой. В состав непосредственных участников электронного документооборота в организации, в том числе осуществляемого в смешанной электронно-бумажной форме, в конечном счете, входят все подразделения и должностные лица, задействованные в документируемых процессах управления. При этом развивается с одной стороны, децентрализация процессов документирования и учета документов, а с другой – централизация информационных ресурсов в рамках конкретной СЭД.

Кроме того, в условиях современной информационной революции службы ДОУ получают инструментарий и возможности управления документооборотом и контроля за движением документов не только в рамках своей организации, но и при осуществлении внешнего электронного документооборота.
Применение электронного документооборота становится насущной потребностью не только органов государственной власти и местного самоуправления, но и множества организаций, независимо от их отраслевой принадлежности и организационно-правовых форм. Поэтому число организаций, применяющих технологии электронного документооборота и другие корпоративные информационные системы, постоянно возрастает. В связи с этим достаточно остро стоят вопросы эффективного информационного взаимодействия и осуществления внешнего, в том числе межведомственного, электронного документооборота.

За последние 15-20 лет развитие систем автоматизации документооборота прошло несколько стадий, с которыми связаны соответствующие им организационно-технологические формы документооборота. В этой связи особый интерес представляет изучение практики использования систем и технологий электронного документооборота в крупных организациях, имеющих сложную иерархическую и территориально распределенную структуру, которые применяют технологии как внутреннего, так и внешнего электронного документооборота.

При этом можно выделить две группы факторов, объективно влияющих на развитие новых ОТФД: это потребности, с одной стороны, в централизации информационных ресурсов, а с другой – в расширении взаимодействия между отдельными системами электронного документооборота. Подчеркнем, что в условиях современной информационной революции происходит смена парадигмы в выборе ОТФД. Так применительно к бумажному делопроизводству стоял вопрос о централизации или децентрализации функций по документационному обслуживанию в масштабе одной организации. Теперь в дополнение к этому на повестку дня выходят вопросы информационного взаимодействия в рамках централизованных либо автономных систем электронного документооборота (как для подразделений одной организации, так и для ряда организаций – участников документооборота), а также взаимодействия СЭД с другими информационными системами и каналами доставки документов.

Выделим несколько базовых организационно-технологических форм, обеспечивающих потребности как внутреннего, так и внешнего электронного документооборота в сложных управленческих структурах.

1. Автономная СЭД, обеспечивающая автоматизацию документооборота в рамках отдельно взятой организации.
Это наиболее распространенный вариант на этапе внедрения СЭД в отдельных организациях. Ведение справочников для отдельной СЭД не представляет особых сложностей. Вопросы централизации или децентрализации функций по работе с документами решаются применительно к одной базе данных СЭД и внутреннему документообороту. В дальнейшем возникает потребность в осуществлении внешнего электронного документооборота с использованием соответствующих ОТФД.

2. Единая СЭД для организации со сложной иерархической и территориально-распределенной структурой, либо для нескольких организаций-участников.
Позволяет централизовать хранение информационных ресурсов. При этом возможен непосредственный контроль за прохождением документов в организациях-участниках документооборота. Технологическое администрирование такой СЭД является более сложным, чем при варианте 1. Справочники СЭД становятся более громоздкими. Требуется решать вопросы возможного делегирования полномочий участникам СЭД по ведению отдельных разделов справочников. Так, к примеру, при централизованном ведении справочника видов документов, регистрируемых в СЭД, могут быть децентрализовано ведение справочника номенклатуры дел, либо делегированы некоторые функции пользовательского администрирования.

3. Взаимодействие автономных СЭД при передаче документов в электронной форме.

Эта организационно-технологическая форма позволяет осуществлять обмен документами в электронной форме и их регистрационными данными между двумя и более автономными СЭД организаций-участников электронного документооборота. При этом не обязательно использовать каналы с высокой пропускной способностью (как это требуется при варианте 2. Ведение справочников для отдельных СЭД участников документооборота, как и при варианте 1, не представляет особых сложностей. Возможности автоматизированной или автоматической регистрации поступающих документов в электронной форме обеспечиваются соответствием передаваемых метаданных установленным требованиям, которые должны соблюдать участники документооборота .

4. Взаимодействие ряда СЭД с применением интеграционной среды и обменом информацией о ходе работы с документами среди участников документооборота.

В отличие от варианта 3, эта ОТФД позволяет не только пересылать документы и уведомления о доставке, но и получать информацию о ходе исполнения документа. Информация о наступлении определенных событий при рассмотрении и исполнении документа в СЭД организации-адресата автоматически пересылается и обрабатывается в СЭД организации-отправителя. Так, к примеру, в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО) реализован программно-аппаратный комплекс сопряжения с СЭД участников МЭДО, а СЭД организации-участника МЭДО должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений этим участником . Имеются и другие примеры подобных технологий электронного взаимодействия, предназначенных для организаций с территориально-распределенной структурой и наличием отдельных СЭД в территориально обособленных подразделениях .
5. Распределенная («федеративная») СЭД для сложной иерархической и территориально распределенной управленческой структуры.

Представляет собой комбинацию обозначенных выше вариантов, при которой создаются условия для централизованного хранения общего контента («корпоративных документов») и локального создания и хранения местного контента . Так, если в атрибутах документов, создаваемых и хранящихся в распределенной СЭД, содержится признак принадлежности к корпоративной информации, то по этому признаку должна осуществляться автоматическая динамическая репликация этих документов в централизованное хранилище, доступ к которому также специально регламентируется.

В перечисленных выше примерах ОТФД возможно осуществление целостных, «сквозных» и непрерывных процессов электронного документооборота. Возможны и другие варианты, в том числе носящие промежуточный характер и ориентированные на комбинированные технологии электронно-бумажного документооборота. В частности, организация, эксплуатирующая СЭД, может организовать обмен документами в электронной форме с другими корреспондентами, не имеющими СЭД.

В настоящее время становятся востребованными также организационно-технологические формы, связанные с обеспечением мобильной работы и применением мобильных устройств. Например, специализированные мобильное автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителя, мобильное АРМ сотрудника для работы с документами во время командировки. Осуществляется интеграция систем электронного документооборота с интернет–приемными на официальных сайтах организаций. При этом для получения интернет-обращения и регистрации его в СЭД не имеет значения, со стационарного персонального компьютера или мобильного устройства оно было отправлено.

Общая характеристика новых ОТФД может быть дополнена с учетом применения различных видов электронной подписи и особенностей организации их использования в конкретных системах и технологиях документооборота.

Появление новых организационно-технологических форм документооборота важно учитывать при его регулировании и регламентации. Каждая из ОТФД имеет свои преимущества и ограничения, которые надо принимать во внимание при решении задач автоматизации документооборота с учетом организационной структуры организации, ее взаимосвязей, а также особенностей существующей или проектируемой информационно-телекоммуникационной системы. Так, в частности, в настоящее время обсуждаются возможности создания единой государственной СЭД на основе облачных технологий.

Активный процесс освоения новых организационно-технологических форм документооборота, происходящий последние 15–20 лет, нуждается в дальнейшем анализе и осмыслении. При этом важно иметь ввиду как общие закономерности, так и черты, относящиеся к российскому опыту. Изучение современных организационно-технологических форм документооборота важно для выработки перспективных и эффективных решений, связанных с реализацией задач «электронного правительства» и построения информационного общества.