Журнал, протокол как внутренняя документация губернских учреждений XVIII - н. XIX вв.

С.В.Русакова, ст. преп. Тверского гос университета

В Кратком словаре видов и разновидностей документов в определении протокола указано, что как вид документа он зародился в XVIII в. Его появление обусловлено проведением реформы государственного аппарата в XVIII в. и появлением коллегий.

Порядок документирования деятельности коллегий был закреплен Генеральным регламентом (глава IV), в котором установлено: «Когда предложение учинено будет, то по вышеописанному порядку от нотариуса одно по другом в протокол записывается, и потом во всем коллегии...».

Результаты анализа документации губернских учреждений, представленной в фондах Государственного архива Тверской области свидетельствуют о том, что данный вид документа применялся и в деятельности губернских учреждений.

Протокол XVIII - н. XIX вв. - это внутренний документ, в котором фиксировался ход рассмотрения вопросов, а также вынесенных по ним решений, принятых посредством коллегиального осуждения и голосования.

Степень важности рассматриваемого вопроса напрямую влияла на подробность фиксации хода его обсуждения. В зависимости от «подробности» фиксации информации протоколы можно разделить на краткие и подробные. Так называемые подробные протоколы называли журналами. Однако данное наименование разновидности протокола (журнал) законодательно не было закреплено, вследствие чего можно сделать вывод о его появлении и закреплении на практике. Функциональное назначение протокола и журнала на протяжении XVIII в. было идентичное.

Как вид документа понятие журнал официально вводится в оборот «Учреждением Государственного совета» (1810 г).

В отличие от XVIII в., в делопроизводстве н. XIX в. в журналах обсуждение каждого вопроса отражалось, как правило, в обобщенном виде: несколько выступлений одного лица могли быть сведены воедино, близкие мнения могли излагаться как нечто цельное и т.д.

Журналы составляли после заседания на основании кратких записей секретаря.
В процессе исследования документов фондов Государственного архива Тверской области было выявлено, что продолжительность заседания напрямую влияла на объем журналов, которые в дальнейшем переплетались в отдельную книгу с титульным листом, на котором указывалось наименование вида документа, заголовок к тексту, дата документа и место созданиядокумента. В XIX в. данный вид документа, как правило, опубликовывался посредством изготовления копии в типографии.

В делопроизводстве XIX в. протокола и журнал как бы поменялись «ролями». В XVIII в. формуляр протокола был законодательно закреплен Генеральным регламентом, и был описан: «прежде надлежит в верху листа год и число написать, потом присутствующие члены записать, и потом протокол держать». В законодательных актах XIX в. формуляр протокола отсутствует.

После принятия решения, которое обязательно должно было быть зафиксировано в протоколе (журнале), члены комиссии проставляли личные подписи. Они располагались после каждого принятого решения.

Реквизит «наименование вида документа» появился лишь в XIX веке и располагался по центру листа, указывался прописными буквами, далее чуть ниже указывался «заголовок к тексту» в форме родительного падежа. Например, Журнал заседания Тверского губернского правления.

В протоколах «наименование вида документа» указывалось после верхнего поля либо по центру, либо от левого поля, если заголовок к тексту не указывался на отдельной строке.

Реквизит «дата документа» имел два способа оформления:
1. Если заголовок к тексту указывался после наименования вида документа, то дата оформлялась ниже заголовка с предлогом «от». Например:
Протокол
Совещательного присутствия строительства и врачебного отделения
от 31 марта 1892 года.
2. Когда «дата документа» указывалась в одну строку с заголовком к тексту. Например,
Протокол
1892 года апреля 24 дня. Совещательного присутствия строительства и врачебного отделения.

В соответствии с нормами регламента XVIII в. в случае отсутствия на заседании какого-либо члена коллегии, нотариус должен был в протоколе указать, кто и по какой причине отсутствовал. В XIX в. в протоколах и журналах подобного рода информация не указывается.

Документы фондов Государственного архива Тверской области позволили сравнить законодательно закрепленный формуляр протокола с формуляром, сложившимся на практике в местных учреждениях.

Протоколы оформлялись от руки. Журналы XVIII - н. XIX вв.. переплетались в книги. Первым реквизитом, который указывался на данном документе в XVIII в. была «дата документа», которая включала год, месяц, число, а также наименование дня недели, например «1745 года января 1 дня во вторник».

В журналах и протоколах XIX в. в связи с появлением реквизита «вид документа» он указывался первым, затем шел «заголовок» и после них оформлялась дата, в которую могли включать и время проведения заседания.

Если указывался «номер документа» (он проставлялся не всегда), его оформляли на зоне левого поля.

В протоколе и журнале XVIII в. давалась информация о присутствующих, из которых первым указывался председатель заседания, например, губернский предводитель дворянства, затем все присутствующие. Обязательно писались их должности, напротив которых проставлялись фамилии и инициалы. На практике, как показывают документы губернских учреждений XVIII - XIX вв., в некоторых протоколах прежде, чем указывать всех присутствующих, секретарем оформлялась вводная фраза (формула) «В ...(наименование организации)... прибыли». Например, «в Тверское губернское дворянское собрание депутатов прибыли:..». Такой порядок сохранился и в XIX веке.

После части протокола о присутствующих на заседании шел текст. Если вопросов рассматривалось несколько, напротив каждого на левом поле проставлялись порядковые номера.

Рассмотрение вопроса оформлялось следующим образом: сначала указывалось слово «Слушали/Слушано», после которого раскрывалась его суть и ход обсуждения. По каждому вопросу на заседании принималось решение, которое в протоколе указывалось после изложения информации о ходе обсуждения. Как правило, решение начиналась словом «Приказали» и далее излагалось дословно принятое на заседании решение.

После каждого вопроса члены коллегиального органа проставляли личные подписи. Таким образом, реквизит «подпись» состоял только из личных подписей присутствующих, которые повторялись ровно столько раз, сколько рассматривалось вопросов.

Текст журнала заседания XIX в. можно условно разделить на вертикальных части, иногда, учитывая эту особенность, при оформлении использовали трафареты, т.е. заранее заготовленные части текста. Обычно это была таблица, в которой одна графа была предназначена для нумерации, вторая - для фиксации вопроса и хода его обсуждения, а третья - для вынесенного решения по данному вопросу.

В документах XVIII века на зоне правого поля, напротив текста предусматривались две графы, в которых указывалась информация об исполнении протокола (на практике чаще всего оставались незаполненными).

В XIX в. подпись стала проставляться не после каждого принятого решения, а после текста и секретарь проставлял свою подпись.

На оборотной стороне последнего листа протокола XVIII в. указывались отсутствующие (фамилии и должности), а также подробно излагались причины, по которым они отсутствовали на заседании. Если секретарь скреплял протокол, то он проставлял подпись после сведений об отсутствующих.

Если на заседании не было обсуждения каких-либо вопросов, протокол все равно составлялся, и вместо текста указывалось, что на заседании не было рассмотрения каких-либо дел.

Сравнительный анализ законодательно описанного формуляра протокола и формуляра, сложившегося на практике в местных учреждениях Тверской губернии, позволяет сделать вывод о том, что их оформление было одинаковым.

Значение протокола в деятельности учреждения, а также традиции его оформления на протяжении нескольких столетий изменялись незначительно. В XIX в. к устоявшемуся формуляру добавились реквизиты: «наименование вида документа», «номер документа» и изменился порядок подписания документа (упрощается).