Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации

• Определения видов документов в законодательных актах РФ

• Регламентация состава реквизитов и формы документов;

• Установление детальных требований к структуре текста и содержанию документов в законодательных актах РФ

В современных законодательных актах Российской Федерации установлен ряд норм, определяющих порядок создания документов и работы с ними.

Знание этих определённых законодательством норм необходимо при составлении локальных нормативных актов, закрепляющих процессы документирования уже в конкретной организации, в частности, для создания инструкции по делопроизводству, внутреннего регламента работы с документами, корпоративного стандарта или альбома форм документов организации.

Некоторые законодательные акты содержат лишь фрагментарные требования к документам: называют виды документов, которые требуются для оформления определённой управленческой ситуации; устанавливают состав документов, издаваемых определённым органом власти и управления, организацией или должностным лицом. В законодательных актах также содержатся определения видов и разновидностей документов, устанавливаются обязательные требования к форме документа.

Например, в ст. 4 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» определено понятие «обращение гражданина», которое понимается как «…направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления».

В ст. 23 Федерального закона «О государственной гражданской службе РФ» определено понятие служебного контракта как «соглашения между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на гражданскую службу, или гражданским служащим о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы. Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон».

В Трудовом кодексе определяются виды документов, необходимых для документирования трудовых правоотношений и документирования деятельности кадровой службы. Например, в ст. 56 содержится определение трудового договора — как важнейшего документа, определяющего правоотношения между работником и работодателем. В ст. 67 уточняется, что трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передаётся работнику, второй — хранится у работодателя, а получение экземпляра работником должно подтверждаться подписью работника.

В ст. 66 устанавливается, что «трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». Ст. 68 делает обязательным издание приказа (распоряжения) работодателя о приёме на работу на основании заключённого трудового договора, который объявляется работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. В этой же статье закреплено, что работодатель обязан ознакомить работника под роспись с существующими в организации локальными нормативными актами, такими как правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и другие. В отдельных статьях Трудового кодекса даны определения этих важных документов и требования к их содержанию: «коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые правоотношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работником и работодателем в лице их представителей». Структура текста правил внутреннего трудового распорядка фактически содержится в самом определении: это «локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя».

Ст. 123 ТК РФ устанавливает, что «очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации». Поэтому график отпусков является обязательным документом как для работодателя, так и для работника.

В конце 2012 года в ТК РФ появилось определение ещё одного значимого для регулирования профессиональной деятельности работников документа — профессионального стандарта как «характеристики квалификации, необходимой работнику для осуществления определённого вида профессиональной деятельности». В ст. 195.1. закреплено, что порядок разработки, утверждения и применения этих документов устанавливается Правительством РФ.

В Гражданском кодексе содержатся определения различных видов документов, создаваемых при оформлении гражданско-правовых отношений, а также при создании юридических лиц. В частности, п. 1 ст. 52 называет устав и учредительный договор в качестве учредительных документов юридического лица. Указано, что «учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями юридического лица. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида».

Помимо требований к учредительным документам, Гражданский кодекс определяет и другие важные документы. В ст. 185 дано определение доверенности — «письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами». В соответствии со ст. 420, «договором признаётся соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей». Далее установлено, что «договор в письменной форме может быть заключён путём составления одного документа, подписанного сторонами, а также путём обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору». П. 1 ст. 877 содержит определение чека — «ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нём суммы чекодержателю».

В ст. 43 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» определены виды документов, издаваемые исполнительными и представительными органами местного самоуправления. Например, «глава муниципального образования в пределах своих полномочий, установленных уставом, издаёт постановления и распоряжения. Представительный орган муниципального образования принимает решения, обязательные для исполнения на территории данного муниципального образования».

П. 6 ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяет, что «исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников».

В актуальном сегодня ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» даётся определение административного регламента как обязательного документа для деятельности органов власти и управления документа. «Административный регламент — это нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления государственной или муниципальной услуги и стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги». В 2011 г. рассматриваемый федеральный закон пополнился определением ещё одного нового документа: межведомственный запрос — «документ на бумажном носителе или в форме электронного документа о предоставлении информации, необходимой для предоставления государственной или муниципальной услуги, направляемый органом, предоставляющим государственную услугу, органом, предоставляющим муниципальную услугу, либо многофункциональным центром в государственный орган, орган местного самоуправления, подведомственную государственному органу или органу местного самоуправления организацию, участвующую в предоставлении государственной или муниципальной услуги на основании запроса заявителя о предоставлении государственной или муниципальной услуги». Вероятно, создатели определения пытались точно установить, кто же может являться автором, а кто будет адресатом такого документа, поэтому определение получилось довольно сложным для восприятия. Тем не менее, качественный межведомственный запрос должен содержать перечень обязательных сведений, включая реквизиты и требования к тексту, перечисленные в ст. 7.2 рассматриваемого федерального закона.

П. 1 ст. 21 ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» устанавливает, что «руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, заключает с работниками трудовые договоры, издаёт приказы, выдаёт доверенности в порядке, установленном законодательством».

Ст. 12 ФЗ «Об исполнительном производстве» устанавливает виды исполнительных документов, направляемых (предъявляемых) судебному приставу-исполнителю: «исполнительные листы, выдаваемые судами общей юрисдикции и арбитражными судами на основании принимаемых ими судебных актов; судебные приказы; нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии; удостоверения, выдаваемые комиссиями по трудовым спорам».

Далее можно привести ряд законодательных актов, содержащих требования к составу реквизитов отдельных видов документов, таких как: обращение гражданина, первичный учётный документ любого вида, чек и другие.

В ст. 7 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» установлен состав реквизитов письменного обращения гражданина, который обязательно должен включать: «…наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии».

В п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ определены обязательные реквизиты первичного учётного документа, которыми являются: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В этой же статье установлено, что «первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью». В п. 7 ст. 9 определяется порядок внесения исправлений в первичный учётный документ при необходимости: установлено, что «…в первичном учётном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учёта. Исправление в первичном учётном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».

В ст. 185.1 и 186 ГК РФ устанавливаются требования к порядку удостоверения доверенности и к проставлению на ней даты — обязательного реквизита, выступающего гарантом её юридической силы. «Доверенность от имени юридического лица выдаётся за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Доверенность, в которой не указана дата её совершения, ничтожна».

Статьей 878 Гражданского кодекса РФ установлены реквизиты и содержание текста чека, такие как: «наименование «чек», включённое в текст документа; поручение плательщику выплатить определённую денежную сумму; наименование плательщика и указание счёта, с которого должен быть произведён платёж; указание валюты платежа; указание даты и места составления чека; подпись лица, выписавшего чек, — чекодателя. Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека».

Ст. 13 ФЗ «Об исполнительном производстве» включает обязательные требования к составу реквизитов и текстам исполнительных документов: «наименование и адрес суда или другого органа, выдавшего исполнительный документ, фамилия и инициалы должностного лица; наименование дела или материалов, на основании которых выдан исполнительный документ, и их номера; дата принятия судебного акта, акта другого органа или должностного лица; дата вступления в законную силу судебного акта, акта другого органа или должностного лица либо указание на немедленное исполнение; сведения о должнике и взыскателе; резолютивная часть судебного акта, акта другого органа или должностного лица, содержащая требование о возложении на должника обязанности по передаче взыскателю денежных средств и иного имущества либо совершению в пользу взыскателя определённых действий или воздержанию от совершения определённых действий; дата выдачи исполнительного документа. Учитывая серьёзность документа, устанавливается, что «исполнительный документ, выданный на основании судебного акта или являющийся судебным актом, подписывается судьёй и заверяется гербовой печатью суда».

Ряд законодательных актов включает статьи, определяющие уже детальные требования к содержанию документа. Эти статьи заслуживают особого внимания, так как позволяют установить и унифицировать структуру текста документа и тем самым привести к единообразию важнейший реквизит любого документа — текст.

В качестве примера можно привести ст. 47 ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», которая содержит структуру текста должностного регламента, являющегося частью административного регламента государственного органа. «В должностной регламент включаются: квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности, направлению подготовки; должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нём должности гражданской службы; перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения; перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений; сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений; порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями; перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа; показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего».

Помимо перечисления необходимых разделов, установлено, что примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой. А ст. 24 этого же федерального закона определяет содержание, форму и существенные условия служебного контракта, который «заключается в письменной форме в двух экземплярах: один находится у государственного гражданского служащего, а другой — в его личном деле. Примерная форма установлена Указом Президента РФ от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта и прохождении государственной гражданской службы».

Ст. 41 Трудового кодекса включает обязательные требования к содержанию и структуре текста коллективного договора; ст. 57 — к сведениям и содержанию трудового договора; ст. 199 — к содержанию ученического договора.

П. 2 ст. 52 Гражданского кодекса обобщённо определяет содержание учредительных документов юридического лица, которые должны включать «…наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава».

Более детально содержание учредительных документов для различных организационно-правовых форм определяется другими статьями Гражданского кодекса и соответствующими федеральными законами. Например, п. 2 ст. 70 ГК РФ регулирует содержание учредительного договора полного товарищества; п. 2 ст. 83. — содержание учредительного договора товарищества на вере; п. 1, 3 ст. 89 — содержание учредительного договора и устава общества с ограниченной ответственностью; п. 1, 3 ст. 98 — содержание учредительного договора и устава акционерного общества.

Эти же вопросы находят своё продолжение в ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», где установлено, что «в учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также состав учредителей (участников) общества, размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал общества при его учреждении, ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов общества и порядок выхода участников общества из общества. Устав общества должен содержать: полное и сокращённое фирменное наименование общества; сведения о месте нахождения общества; сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов; сведения о размере уставного капитала общества; сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества; права и обязанности участников общества; сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества; сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу; сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам».

Требования к содержанию устава акционерного общества содержатся в п. 3 ст. 11 ФЗ «Об акционерных обществах», который включает требования и к другим документам: ст. 44 указывает обязательные сведения для реестра акционеров общества; ст. 63 включает сроки подготовки и содержание протокола общего собрания акционеров, п. 4 ст. 68 — требования к протоколу заседания совета директоров.

П. 3 ст. 9 ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» содержит перечень обязательных сведений, которые должны быть в уставе унитарного предприятия.

В ст. 44 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» определена примерная структура текста главного муниципального правового акта для муниципального образования — устава.

В ст. 12 ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» определены требования к структуре текста административного регламента, который должен включать: «общие положения; стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги; состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах; формы контроля за исполнением административного регламента; досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, государственных или муниципальных служащих». Детальные требования к стандарту предоставления государственной или муниципальной услуги содержатся в ст. 14.

Безусловно, перечень законодательных актов, включающих требования к тем или иным видам документов, можно еще продолжать. Однако уже перечисленные примеры позволяют увидеть современные тенденции: новые редакции федеральных законов и кодексов дополняются определениями и требованиями к новым видам документов, которые необходимо использовать при разработке нормативно-методических документов по делопроизводству и локальных нормативных актов организаций. В законодательных актах уточняются и детализируются требования к уже известным видам документов, включая состав обязательных реквизитов и структуру текста. Поэтому продолжается традиция унификации формы и текстов документов через законодательные акты, которую ранее отмечала в своих многочисленных работах известный учёный профессор Т.В. Кузнецова.