Л.Н. Герасимова, к.п.н., проф., Московский гос. ун-т культуры и искусств, А.О. Широков, ООО «Лорес Маркетинг»
-
Функции приемной комиссии
-
Законодательная база деятельности приемной комиссии
-
Организационно-распорядительные документы приемной комиссии
-
Номенклатура дел приемной комиссии
-
Электронная личная карточка абитуриента
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Московский государственный университет культуры и искусств – один из самых крупных российских университетов отечественного образования в области культуры и искусств. При Московском государственном университете культуры и искусств работает и постоянно действует приемная комиссия. Приемная комиссия создана для профессиональной ориентации молодежи, организации качественного набора студентов, приема документов поступающих, проведения вступительных испытаний и зачисления в состав студентов лиц, прошедших по конкурсу. К основным задачам приемной комиссии относятся:
-
обеспечение выполнения плана приема в университет;
-
организация и обеспечение приема документов поступающих в МГУКИ, проведение вступительных испытаний и зачисление в состав студентов, оформление личных дел поступающих;
-
координация деятельности структурных подразделений университета и его филиалов по организации набора студентов на все формы обучения;
-
организация взаимодействия структурных подразделений вуза по увеличению и сохранению контингента студентов;
-
координация агитационной и профориентационной работ с абитуриентами;
-
расширение регионального влияния МГУКИ путем активизации работы приемных комиссий университета, филиалов и конструктивного взаимодействия с другими подразделениями вуза;
-
организация и проведение Дней открытых дверей в университете и выездных Дней открытых дверей.
К наиболее важным функциям приемной комиссии, которые требуют документационной поддержки, относятся:
-
переписка по вопросам приема;
-
прием документов, их регистрация и хранение на период проведения вступительных испытаний и зачисления;
-
допуск абитуриентов к сдаче вступительных испытаний;
-
формирование предметных экзаменационных комиссий, апелляционной комиссии и организация контроля над их деятельностью;
-
организация консультаций для абитуриентов по вступительным испытаниям;
-
проведение вступительных испытаний;
-
проведение конкурсного отбора и зачисление абитуриентов;
-
подготовка отчетов и направление их в установленные сроки учредителям и Министерству образования и науки РФ;
-
подготовка предложений по совершенствованию организации приема и деятельности приемной комиссии;
-
иные функции, предусмотренные порядком приема в вуз, не противоречащие законодательству РФ.
Приемная комиссия является своеобразным посредником между университетом и абитуриентом. Основными руководящими документами приемной комиссии являются:
Конституция Российской Федерации - основной закон российского
государства, имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. В ч.1 ст.43 признается право каждого человека на образование в соответствии с Всеобщей декларацией прав человека (ст.26) и Международным пактом об экономических, социальных и культурных правах (ст.13). Образование в Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормами международного права. Основным актом, регулирующим отношения в области образования, является Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Он заменяет целый ряд законодательных актов. В их числе - Закон об образовании от 1992 г., Закон о высшем и послевузовском профессиональном образовании от 1996 г., которыми руководствовалась приемная комиссия до 2013 года.
Приказ Минобрнауки РФ от 28.12.2011 № 2895 «Об утверждении Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования» является основным документом для организации работы приемной комиссии. Приказ регламентирует основные этапы работы с документами граждан, поступающих в высшее учебное заведение.
Приложение освещает все аспекты работы приемной комиссии университета. Оно является основой для создания документов, структурирующих работу приемной комиссии: правила приема в Московский государственный университет культуры и искусств, положение о приемной комиссии, положении об апелляционной комиссии, положение об аттестационных комиссиях, положении об организации вступительных испытаний.
Важной частью законодательной базы приемной комиссии является Межгосударственная программа реализации Концепции формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств. Она разработана в соответствии с Концепцией формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств, утвержденной Решением Совета глав правительств СНГ от 17 января 1997 года.
В основу Программы положены принципы, сформулированные в Соглашении о сотрудничестве по формированию единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств, Концепции формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств от 29 ноября 2001 г. Программа представляет собой совокупность мероприятий, сформулированных на основе предложений государственных органов управления образованием, направленных на создание структур, обеспечивающих эффективное решение задач по созданию и функционированию единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств. Проект Программы одобрен на VII заседании Совета по сотрудничеству в области образования государств - участников СНГ 24 мая 2000 года и V заседании Конференции министров образования государств-участников СНГ 10 октября 2000 года. На основе этого документа был создано Соглашение о взаимном признании и эквивалентности документов о среднем (общем) образовании, начальном профессиональном и среднем профессиональном (специальном) образовании, заключенном в г. Астане 15.09.2004.
Данные международные соглашения значительно облегчают работу приемной комиссии, так как если бы они не существовали, то каждому абитуриенту, не являющемуся гражданином Российской Федерации, нужно было бы проходить порядок признания и установления эквивалентности документов об образовании. Сейчас же требуется лишь нотариально заверенный перевод документа об образовании, если он написан на языке стран СНГ. Так как приемная комиссия постоянно работает с личными данными абитуриентов, которые находятся в паспорте, свидетельстве о ЕГЭ, документе об образовании, в анкетах, которые заполняет абитуриент при поступлении, для регулирования работы с этой информацией важно руководствоваться рядом законов об информации.
Одним из таких законов является Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Целью этого закона является «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную жизнь». Не менее важным является Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации. Этот Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; обеспечении защиты информации. Оба этих закона важны для приемной комиссии, так как она работает с личными данными абитуриентов, и эти данные находятся в постоянной обработке: составление рейтингов на поступление, отслеживание баллов ЕГЭ, проверка документов об образовании.
Помимо законодательной базы приемная комиссия имеет ряд документов, которые подразделяются на несколько основных видов: организационно-распорядительная документация, отраслевая документация и информационно-справочная документация. В перечень основных документов приемной комиссии входит: устав, положение, служебная записка, письмо, заявление, акт, приказ, договор.
Устав устанавливает цели организации, ее права и обязанности, регламентирует деятельность организации. В отличие от других организаций, в уставе МГУКИ в разделе IV Устава освещаются основные правила приема в университет, а также обязанности приемной комиссии. Этот документ является основополагающим для приемной комиссии.
Кроме устава, приемная комиссия в своей деятельности руководствуется Положением о Постоянно действующей приемной комиссии Московского государственного университета культуры и искусств, Положением об организации вступительных испытаниях, Положением об Аттестационных комиссиях Московского государственного университета культуры и искусств. Эти внутренние документы подробно регламентируют все этапы работы приемной комиссии, в отличие от Устава. Номенклатура дел приемной комиссии является важным инструментом организации делопроизводства и построения информационно-поисковой системы по документам приемной комиссии. При составлении номенклатуры дел учитывался целый ряд требований, а именно: определение задач приемной комиссии, состава документов, образующихся в деятельности приемной комиссии. В номенклатуру дел приемной комиссии были включены:
-
приказы;
-
инструктивные письма Министерства образования и науки РФ;
-
приказы ректора университета;
-
положение о приемной комиссии;
-
отчеты о работе;
-
протоколы заседаний;
-
основополагающие документы системы менеджмента качества;
-
переписка с гражданами об условиях приема в университет;
-
личные дела абитуриентов, поступивших, но не принятых в университет.
В номенклатуру дел рекомендуется включить альбом документов для технических секретарей. Альбом документов будет состоять из основных форм документов, которые используются в работе технического секретаря приемной комиссии:
-
заполненного заявления на имя ректора университета;
-
заполненного заявления на проверку ЕГЭ;
-
образцов оригинала свидетельства ЕГЭ и (или) бланков ответов внутреннего экзамена;
-
копии документа об образовании и вкладыша с комментариями;
-
заполненной копии договора на платную образовательную услугу с комментариями;
-
заполненного экзаменационного листа с фотографией и подписью абитуриента, на котором документируются его баллы;
-
заполненной внутренней описи документа.
Заполненные формы документов помогут техническому секретарю максимально быстро освоить все нюансы заполнения форм приемной комиссии, что повысить эффективность работы с документами технических секретарей приемной комиссии. Для введения альбома документов в действие необходимо издать приказ. В обязательном порядке ознакомить сотрудников приемной комиссии с альбомом документов. При ознакомлении с альбомом документов нужно, чтобы работник расписался в том, что получил копию и обязуется соблюдать все предписания в процессе осуществления своих должностных полномочий.
По творческим специальностям и направлениям подготовки во время вступительных испытаний проводятся собеседования по утвержденному расписанию. Во время проведения творческих вступительных испытаний экзаменаторы заполняют лист устного ответа. Бланк используется во время устного собеседования с поступающим, он предусматривает ответы по вопросам экзаменаторов, подготовленным заранее, и дополнительным вопросам, возникающим в ходе собеседования. В регистрационной части бланка указывается наименование специальности, по которой проходит испытание, ФИО поступающего, факультет, номер группы и экзаменационного листа, а также дата экзамена. Непосредственно в самом бланке заполняется конспект ответа абитуриента, а также дополнительные вопросы, если таковые возникнут у экзаменаторов. В конце бланка проставляются фамилии и подписи экзаменаторов.
Кроме того, экзаменаторы заполняют протокол вступительных испытаний. На бланке указывается наименование испытания, которое проходит поступающий. Ниже следуют наименование института/факультета, форма обучения и направление подготовки, ФИО абитуриента и дата заполнения бланка – проведения испытания, перечисление экзаменаторов, принявших вступительное испытание, и вопросы, заданные в ходе самого испытания. Отличительной особенностью протокола вступительного испытания от листа устного ответа является то, что в протоколе указывается заключение предметной экзаменационной комиссии, в которой указывается рекомендация поступления на платную основу обучения, если абитуриент не пройдет конкурс на бюджет по итогам суммарных баллов за ЕГЭ и творческое испытание. Экзаменационные листы с оценками по творческому экзамену выдаются абитуриентам в день окончания последнего тура, экзаменационные листы с результатами письменных вступительных испытаний находятся в папках соответствующих групп и на руки не выдаются. Документы, по большому счету, дублируют друг друга, поэтому сейчас создается форма документов, объединяющая в себе протокол и лист устного ответа.
В университете существует инструкция по делопроизводству, но она не охватывает работу приемной комиссии. Разделы «формирование дел», «оформление дел», «составление описей дел» и «передача дел в архив» посвящены кадровым документам сотрудников университета, однако они не касаются формирования дел приемной комиссии. Порядок приема, формирования и передачи дел в управление кадров значительно отличаются от процессов при приеме на работу сотрудников университета. Создание отдельного раздела, посвященного документационному обеспечению деятельности приемной комиссии, просто необходимо. Осуществление поставленной задачи полностью регламентирует процесс документационного обеспечения деятельности приемной комиссии, что значительно облегчит обучение нового персонала.
Для совершенствования процесса документационного обеспечения деятельности приемной комиссии рекомендуется создать карточку абитуриента, в которой будут указываться все основные сведения о нем: от его инициалов и контактных данных до сведений об университете и его документах об образовании. Это значительно упростит обработку личных данных абитуриента, а также послужит удобным средством ввода информации в базу данных КИС УЗ.
В университете используется комплексная информационная система управления учебным заведением (КИС УЗ). Основой системы является организация обучения в учебном заведении: по семестрам, по сессиям, по индивидуальным планам, с использованием кредитно-модульной системы. Поэтому первичной является подсистема «Учебные планы». Также эта система используется в работе постоянно действующей приемной комиссии. В нее вводятся данные об абитуриентах, выводятся рейтинговые списки, отправляется отчетность в вышестоящие организации, такие как ФИС ЕГЭ и приема, а также центр госзадания и госучета. Крайне недружелюбный интерфейс программы вызывает сложности с обучением технических секретарей. В связи с выгрузкой данных в ФИС ЕГЭ и приема меняются параметры заполнения личной карточки абитуриента: личные данные приходится вводить в нескольких вкладках программы, в связи с чем есть возможность пропустить ввод каких-либо данных или отметку в электронной карточке. Результатом будет невозможность выгрузки отчета в ФИС ЕГЭ и приема. После создания личной карточки можно увидеть множество вкладок, большинство из которых не относятся к деятельности приемной комиссии. Убрать их не представляется возможным, так как это повлечет за собой глобальное редактирование программы. Поэтому рекомендуется создать отдельную вкладку под названием «абитуриент», в которую будут включаться все необходимые данные о поступающем. Данные должны дублироваться в остальные вкладки личной карточки, что упростит последующую работу с карточками для деканатов и прочих структур университета.
Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности приемной комиссии. Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает хороший результат.