Организация деятельности архивного отдела администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области

Организация деятельности архивного отдела администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области (имя вместо инициалов) Елфимова, заведующая архивным отделом муниципального образования администрации Илекского района Оренбургской области,
(имя вместо инициалов) Воржева, (имя вместо инициалов) Сухачева, (имя вместо инициалов) Христич, Оренбургский государственный университет

- характеристика деятельности архивного отдела;
- количественные и качественные показатели основной деятельности архивного отдела;

В состав администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области входит архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива. В систему муниципального архива включены архивохранилище управленческой документации и архивохранилище документов по личному составу.
Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации; указами Президента РФ; Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»; законом Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области»; другими законодательными актами Российской Федерации и принятыми в соответствии с ними законодательными и иными правовыми актами администрации Оренбургской области; уставом муниципального образования Илекский район; постановлениями, решениями и распоряжениями органов представительной и исполнительной власти муниципального образования; приказами и инструкциями Федерального архивного агентства, комитета по делам архивов Оренбургской области и положением (каким положением? - прим. корр.).
Основными направлениями деятельности архивного отдела являются:
- комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Илекского района и Оренбургской области в целом;
- обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- осуществление на территории района полномочий муниципальных образований в области архивного дела, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также законом Оренбургской области от 29 августа 2005 г. № 2551/460-Ш-03 «Об архивном деле в Оренбургской области»;

- оказание методической и практической помощи делопроизводственным, архивным и экспертным службам организаций – источникам комплектования отдела;
- информационное обеспечение органов местного самоуправления Илекского района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
Комплектование архивного отдела ведется в соответствии со списком учреждений-источников комплектования. В список организаций-источников комплектования муниципального архива Илекского района Оренбургской области входят 36 организаций района. Одним из этапов комплектования архивного отдела является проведение экспертизы ценности документов и отбора их на хранение или уничтожение. В ходе проверки наличия документов архивный отдел администрации района проверяет фактическое наличие документов, находящихся в архиве, выявляет и устраняет недостатки в учете документов, выявляет отсутствующие документы и организует их розыск, выявляет документы, требующие реставрации, профилактической и технической обработки.
При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, комплектности учетных документов. Прием дел проводится поединично. Особо ценные дела принимают с их полистной проверкой. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимают историческую справку о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя). Документы личного происхождения поступают в архив по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
Структура видового состава хранящихся в архивном отделе администрации МО Илекский район дел по состоянию на 1 января 2014 года характеризуется следующим образом:
- управленческая документация – 14732 единиц хранения (56,95 %);
- документы личного происхождения – 104 единицы хранения (0,41 %);
- научно-техническая документация 450 единиц хранения (1,74 %);
- документы по личному составу – 10240 единиц хранения (39,58 %);
- фотодокументы – 302 единицы хранения (1,17 %);
- видеофонограммы – 40 единицы хранения (0,15 %).
Состав и объем архивных документов представлены на основании паспорта архивного отдела.
Процентное соотношение документов архивного отдела администрации муниципального образования представлено на рис. 1.

 

Рис. 1. Соотношение видов документов, хранящихся в архивном отделе администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области

К основным учетным документам архивного отдела администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области относятся:
- журнал учета поступления документов – для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;
- лист фонда – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;
- опись дел – для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;
- реестр описей дел, документов – для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;
- паспорт архива – для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища (паспорт архивохранилища представлен в приложении А);
- дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию;
- лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

В журнал учета поступления документов сотрудниками архивного отдела последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Ежегодно первого января подводится итог количества поступивших за год архивных документов.
В список фондов включаются наименования архивных фондов в порядке их номеров, которые они получали по мере поступления, с указанием их подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Ежегодно первого января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.
Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. Лист фонда является основным источником для составления паспорта архива. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке.
Описям дел, документов присваивают учетные номера по листу фонда. Муниципальный архив имеет три экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым. В архивном отделе проводится плановая работа по переработке описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.
По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. Ежегодно первого января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.
Первого января каждого года в архивном отделе уточняются сведения об изменении в составе и объеме фондов. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год. Дело фонда включает в себя:
- историческую справку;
- акт приема-передачи документов;
- акт о выделении документов к уничтожению;
- акт проверки наличия и состояния документов;
- акт о переработке описи;
- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акт о технической ошибке.
Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Все документы, находящиеся в деле фонда, подшиты и пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе. В нем указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела.
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составляются первого января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год
Архивные документы в архивохранилищах расположены в порядке, который обеспечивает их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Каждая коробка снабжена ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составлены пофондовые и постеллажные топографические указатели.
Большое значение сотрудники архивного отдела администрации района придают исполнению социально-правовых и тематических запросов граждан и организаций, выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, инициативному информированию.
Запросы от организаций поступают в архивный отдел в виде писем. Граждане оформляют заявление на выдачу архивных документов. Исполнение запросов граждан осуществляет специалист архивного отдела администрации МО Илекский район. Сотрудники муниципального архива ведут прием посетителей и дают устные консультации. Прием посетителей занимает существенное место в деятельности архивистов и требует от сотрудников достаточно высокой квалификации, опыта работы с людьми. В редких случаях прием ограничивается устной консультацией о порядке получения архивных справок, чаще всего выполняется комплекс работ. Прием проводится в установленные дни и часы. Каждый заявитель принимается персонально и подробно излагает свою просьбу. В архивном отделе имеются разработанные бланки заявлений по наиболее важным вопросам с учетом запрашиваемых сведений:
- заявление о подтверждении стажа;
- заявление о зарплате;
- заявление о праве собственности;
- заявление о награждении и др.
При приеме заявлений, поступивших по почте, проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов, а также наличие необходимых сведений для исполнения запроса.
Заявление регистрируется в журнале поступающих документов, в нижнем правом углу ставится штамп, в котором указываются наименование архивного отдела, дата поступления и регистрационный номер. После чего сотрудник обращается к справочным документам, которые помогут определить, в каком фонде вести поиск запрашиваемых сведений. Если в запросе требуются сведения о нескольких лицах, то на каждого человека регистрируется отдельный запрос и архивные справки составляются на каждое лицо отдельно.
Поступивший запрос проверяется по базе данных исполненных запросов или по журналам регистрации заявлений и писем граждан и организаций на повторяемость за текущий и два предыдущих года.
Ответ на запрос составляется в двух экземплярах, один отправляется заявителю, а другой экземпляр подшивается вместе с запросом.
При обращении заявителя по телефону и наличии в архиве документов для исполнения запроса заявителю предлагается лично посетить муниципальный архив для подачи заявления или прислать по почте письменный запрос; при отсутствии документов – дать рекомендации о месте их нахождения.
Запросы в архивный отдел администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области поступают от органов законодательной и исполнительной власти, физических и юридических лиц, иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские. Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством или обозначенные в запросе сроки. Исполнение таких запросов осуществляется, как правило, на безвозмездной основе.
По запросам адвокатов (адвокатских контор) выдается информация при наличии доверенности, оформленной в установленном порядке от лица, которое они защищают.
Содержание запрашиваемой информации часто определяется нововведениями в законодательстве и охватывает широкий спектр сведений: от подтверждения трудового стажа, факта награждения до установления продолжительности отпуска и периода нетрудоспособности.
Основными показателями качества при рассмотрении запросов в архивном отделе администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области являются: своевременное рассмотрение письменных запросов заявителей (в зависимости от сложности составляет от трех дней до одного месяца), достоверность и полнота предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов; наглядность форм предоставления информации; удобство и доступность получения информации заявителями.
На рисунке 2 представлено количество поступивших и исполненных архивным отделом администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области запросов с различным результатом за 2011–2013 гг.

 

Рис. 2. Количество запросов с различным результатом за 2011–2013 гг.

Существенно выросло количество запросов с положительным ответом, соответственно уменьшаются отрицательные ответы, и это говорит о том, что документы архива используются целенаправленно и с результатом.
К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, награждении, присвоении званий и т.д.
По тематике запросы распределяются следующим образом:
- об образовании сел;
- об истории организаций;
- о переименованиях;
- о персоналиях;
- прочие.
Тематическое количество поступивших запросов в архивный отдел администрации МО Илекский район за 2011–2013 гг. представлено в таблице 1.
Таблица 1. Тематическое количество поступивших запросов в архивный отдел администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области за 2011-2013 гг.
В штуках

Большую часть запросов в архивном отделе администрации МО Илекский район составляют социально-правовые запросы, в основном о заработной плате, трудовом стаже, о праве собственности на землю. Это связано с изменениями в законодательстве по вопросам пенсионного обеспечения и регистрацией права собственности граждан.
Архивный отдел выдает архивные справки, архивные копии и архивные выписки при предъявлении паспорта или иного документа удостоверяющего личность. Архивная справка, архивная копия и архивная выписка представлены на рисунках 3, 4, 5.

 

Илекский районный муниципальный архив Оренбургской области подтверждает, что действительно БазарбаеваЖамиля (так в документе)(примечание автора, оставленное для редактора? - прим. корр.) – колхозница колхоза «Россия» Илекского района была награждена медалью «Медаль материнства» 1 степени /за рождение 6-х детей/ по Указу Президиума Совета РСФСР от 16.12.1975 года.
Ей вручена орденская книжка № И 928456

Основание: ф. №1, оп. №1, д. №5, л.89-96.

 

 

Заведующая отделом Н.Н. Елфимова

Специалист отдела Г.Ю. Наумова

 

 

 

Г.Ю.Наумова
2-15-79

Рис. 3. Примеры оформления архивной справки в архивном отделе администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области

В справку о награждении, полученную в соответствии с решениями местных орга­нов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках наг­ражденных, подписанных руководством организации и официально утвержден­ных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствую­щем приказе вышестоящей организации. В архивной справке указываются поисковые данные использованных документов (номера фондов, описей, дел).

 

ПРИКАЗ № 58
По Илекскому участку «Облшвейбыт»

от 18 июля1980г.

п. 2. Абаимову Надежду Евгеньевну принять портной по пошиву легкого женского платья после окончания училища с 14 июля 1980 года.

Начальник АТП /подлинная подпись/

 

ПРИКАЗ № 42
По Илекскому транспортному предприятию «Траснссельхозтехника»
от 26 мая1976г.
Шофера Ерзикова Николая Васильевича уволить с работы по ст. 33 п. 4 КЗОТ за систематическую пьянку и управление автомобилем в пьяном виде, с 26 мая 1976 г.

Начальник АТП /подлинная подпись/

 

Основание: ф. 125, оп. 1, д. 2, л. 80,д. 3, л. 13, д.4, л. 25.

 

Заведующая отделом Н.Н. Елфимова

Специалист отдела Г.Ю. Наумова

 

Рис. 4. Пример оформления архивной копии в архивном отделе администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области

 

Из протокола № 8
заседания исполкома
Илекского районного Совета депутатов трудящихся
от 24 января 1966 года

РЕШЕНИЕ № 13
«О переименовании сельских населенных пунктов»

Рассмотрев ходатайства Студеновского, … сельских Советов о переименовании населенных пунктов, исполком райсовета решил:
Просить областной Совет депутатов трудящихся о ходатайстве перед Президиумом Верховного Совета РСФСР о присвоении наименования нижеследующим населенным пунктам:
1. Населенному пункту, в котором расположен Мустаевский дом инвалидов Студеновского сельского Совета, не имеющему названия, присвоить наименование поселок Заживный…

Председатель исполкома райсовета /подлинная подпись/
Секретарь исполкома райсовета /подлинная подпись/

Основание: ф. 1, оп. 1, д.454, л. 23, 26, 43.

Заведующая отделом Н.Н. Елфимова

Специалист отдела Г.Ю. Наумова
Исп. Г. Ю. Наумова

 

Рис. 5. Пример оформления архивной выписки в архивном отделе администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области

Ежегодно в архивном отделе растет число поступивших запросов, их исполнением занимаются все сотрудники, т.к. обеспечение своевременного исполнения запросов является одной из актуальных задач архивного отдела администрации МО Илекский район. Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не превышает 30 дней с момента регистрации запроса. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или ор­ганизации, а также информирование об этом заявителя осуществляются в пятидневный срок с момента поступления запроса в архив.

С возрастанием количества поступивших запросов, соответственно, возрастает и количество используемых архивных единиц хранения для исполнения запросов.

Количество выданных единиц хранения архивным отделом администрации муниципального образования Илекский район Оренбургской области за 2011–2013 гг. представлено на рис. 6.