Встреча архивистов стран СНГ в Астане (Республика Казахстан)

Ларин М.В., д.и.н., проф., директор ВНИИДАД, Рыбаков А.Е., к.и.н., доц, директор БелНИИДАД,

• Реализация образовательной программы ЕВРАЗИКи

• Конференция об актуальных проблемах сохранности документов

• Проблемы, рассмотренные Консультативным Советом

С 23 по 25 сентября 2014 г. в г. Астане (Республика Казахстан), состоялись 15 Общая конференция Евро-азиатского регионального отделения Международного Совета Архивов (ЕВРАЗИКА) и очередное заседание Консультативного Совета руководителей государственных архивных служб государств-участников СНГ.

В работе обоих форумов приняли участие представители государственных архивных служб Армении, Беларуси, Казахстана, Кыргызстана, Молдовы, Монголии, России и Узбекистана.

В рамках повестки заседания ЕВРАЗИКИ участники обсудили ход реализации Плана работы отделения на 2013 – 2016 гг. в октябре 2013 – сентябре 2014 гг., выполнение образовательной программы ЕВРАЗИКИ, ход подготовки очередной международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе», под эгидой данного регионального отделения МСА в г. Москве.

Наиболее дискуссионным стало обсуждение вопроса о реализации образовательной программы ЕВРАЗИКИ. С информацией по данному вопросу выступил директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела М.В.Ларин. Участники конференции из всех стран-участниц согласились, что вопрос подготовки и повышения квалификации архивных кадров является одним из наиболее острых для архивных служб в настоящее время. По результатам обсуждения было решено рассмотреть возможность организации выездных региональных обучающих семинаров и курсов повышения квалификации и проработать соответствующие организационные и финансовые вопросы.

В рамках мероприятий ЕВРАЗИКИ (23 – 24 октября) состоялась Международная научно-практическая конференция «Актуальные проблемы в области обеспечения сохранности архивных документов», на которой были заслушаны доклады 16 участников из шести стран. С белорусской стороны с докладами выступили первый заместитель директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь О.В. Бирюкова («Актуальные проблемы в области обеспечения сохранности архивных документов: пути их решения в государственных архивах Республики Беларусь»), директор Национального архива Республики Беларусь А.Л. Самович («Условия и факторы обеспечения сохранности документов на примере Национального архива Республики Беларусь»), директор Национального исторического архива Беларуси Д.В. Яцевич («Актуальные вопросы обеспечения сохранности документов в Национальном историческом архиве Беларуси»). От Российской Федерации на конференции выступили заместитель начальника Федерального архивного агентства В.П. Тарасов, начальник отдела организации хранения и учета документов ГА РФ Е.А. Анискина, зав. отделом РГИА И.И. Краснова, директор ВНИИДАД М.В. Ларин. Организаторы планируют издать материалы конференции и передать архивным службам стран-участниц для дальнейшего использования в практической работе.

Заседание Консультативного совета также прошло в два дня (23 – 24 октября) под председательством руководителя Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики О.К.Ахмедова. В повестку дня заседания было включено девять вопросов. Прежде всего, руководители делегаций выступили с докладами об итогах развития архивного дела в государствах-участниках СНГ в 2013 – 2014 гг.

Руководитель архивной службы Республики Армения директор Национального архива этой страны А.С.Вирабян основной акцент в своем выступлении сделал на утвержденной Правительством в 2014 году Концепции реформирования архивного дела. Концепция предусматривает подготовку Национального архива и его территориальных подразделений к приему на постоянное хранение электронных документов в условиях отказа от создания их бумажных аналогов. Кроме того, Концепцией предусмотрено выделение средств на приобретение оборудования для специализированной лаборатории.

В качестве положительного момента А.С.Вирабян отметил повышение в 2013 году заработной платы работников Национального архива.

В то же время низким остается уровень оплаты труда рядовых архивистов.

О.В.Бирюкова в своем выступлении информировала коллег о проведенной в 2013 году оптимизации численности Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и государственных архивных учреждений (численность работников Департамента сократилась с 25 до 21 единицы, государственных архивных учреждений – с 568 до 539 единиц). Внимание коллег было обращено также на подготовку государственных органов и иных государственных организаций страны к переходу на электронный документооборот (2015 и 2016 гг. соответственно) и проведенную архивной службой Беларуси в этих целях работу по разработке методологии такого перехода, его нормативно-методического обеспечения. Отдельно О.В.Бирюкова остановилась на выполнении Государственной программы «Архивы Беларуси» на 2011 – 2015 годы. Тревогу вызывает, прежде всего, недостаточное финансирование мероприятий, предусмотренных программой.

С докладом от Республики Казахстан выступила директор Департамента архивного дела и документации Министерства культуры и спорта этой страны А.Х.Мустафина, которая, прежде всего, проинформировала коллег о состоявшейся реорганизации системы управления архивным делом в этой стране. Министерство связи и информации, в составе которого находилось Управление архивов и документации, было реорганизовано в Министерство культуры и информации, а затем и вовсе упразднено. В настоящее время государственным органом в этой сфере является Министерство культуры и спорта Республики Казахстан, в структуре которого образован Департамент по архивному делу и документации. Похожие изменение произошли и в регионах: в областях образованы управления архивного дела и документации, в ряде случаев они объединены с управлениями культуры. Общая численность работников государственных архивных учреждений составляет около 3000 человек.

Прошедшая реорганизация позволила решить ряд проблем. В частности, в функции уполномоченного государственного органа вошел государственный контроль в области обеспечения сохранности документов, как в государственных, так и негосударственных организациях. В ближайшее время в Казахстане должны вступить в силу изменения в Административный кодекс этой страны, которые предусматривают установление персональной ответственности руководителей юридических лиц за сохранность документов.

Важным событием в жизни архивной службы Казахстана стало открытие нового архивохранилища Национального архива, рассчитанного на 5 млн. единиц хранения. Вместе с тем, общая ситуация с загруженностью хранилищ государственных архивов оставляет желать лучшего (составляет от 95 до 100%).

Руководитель Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики О.К.Ахмедов в своем выступлении отметил, что произошедшие в последнее время изменения социально-экономической и политической среды в этой стране привели к значительному росту объема документооборота. В настоящее время в стране более 150 тысяч дел подлежат срочному приему в архивы во избежание их утери. Однако 27 архивов из 65 не имеют возможности комплектоваться документами, поскольку их хранилища переполнены. Остальные архивы имеют загруженность от 90 до 100%.

В целях исправления ситуации архивной службой Кыргызстана подготовлен проект Государственной программы развития архивной отрасли, очередной вариант которой находится на рассмотрении компетентных органов. Кроме вопросов укрепления материально-технической базы проект программы предусматривает проведение и иных мероприятий, в том числе в части выявления документов по истории страны за рубежом.

Определенные успехи архивистами Кыргызстана достигнуты в нормотворческой деятельности. В частности, внесены изменения в Закон о Национальном архивном фонде, Инструкцию по делопроизводству. Основной акцент в изменениях сделан на электронных документах.

Директор Государственной архивной службы Республики Молдова И.Варта отметил, что основной проблемой молдавских архивистов является организация постоянного хранения около 2 млн. дел, которые в настоящее время находятся в неприспособленных помещениях. Плачевная ситуация с сохранностью документов объясняется тем, что за последние 40 лет в стране не было построено ни одного кв.м для архивохранилищ. Лишь в последние месяцы наметились определенные подвижки в сторону улучшения ситуации: архивной службе выделено пустующее здание, однако оно требует реконструкции и переоборудования. Решение этой задачи осложняется позицией Министерства финансов, отказывающего в выделении необходимых средств. Вместе с тем, за последний год архивисты Молдовы достигли определенных успехов в части модернизации архивной инфраструктуры: идет замена деревянных стеллажей на металлические, установлена пожарная сигнализация.

В области обеспечения сохранности документов одной из первоочередных задач молдавских архивистов является также оцифровка. Это особенно актуально в условиях отсутствия фонда пользования. За все время для целей оцифровки молдавскими архивистами получен лишь 1 грант от Правительства Эстонии, в настоящее время готовится к подписанию договор о выделении средств на оцифровку документов со Всемирным банком.

Остро для Молдовы стоит вопрос подготовки и повышения квалификации архивных кадров. За последние 2,5 года на работу в архивы пришло много молодежи, однако она не обладает необходимой специальной архивной подготовкой (специалистов высшей квалификации в области архивного дела вузы этой страны не готовят). Чтобы заинтересовать молодежь архивная служба ставит задачу повышения заработной платы и создания условий для молодых архивистов в части повышения их профессиональной квалификации.

Делегацию Российской Федерации на форуме возглавлял заместитель руководителя Федерального архивного агентства В.П. Тарасов. Свое выступление он начал с проблемы укомплектованности федеральных государственных архивных учреждений кадрами, которая составляет всего 72%.

В области обеспечения сохранности документов реализуются мероприятия в рамках государственной инвестиционной программы: строится новое здание Российского государственного архива кинофотофонодокументов в г. Красногорске, налажена работа архивохранилищ реконструированного здания Российского государственного архива экономики в пос. Вороново (уже перемещено 1,3 млн. единиц хранения).

Большая работа архивистами России за истекший период проведена в части исполнения тематических и социально-правовых запросов. Только за 2013 год всеми государственными архивами страны исполнено более 5 млн. таких запросов. В связи с существенным увеличением запросов и необходимостью организации эффективной работы по их исполнению на базе Российского государственного архива научно-технической документации создан единый Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов, функционирование которого началось в июне 2014 года.

В области комплектования наиболее значимым событием в 2013 году стал прием на хранение в Российский государственный архив новейшей истории документов Аппарата Правительства СССР за 1990 – 1991 гг.

Революционным может стать принятие решения о сокращении сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет (соответствующий законопроект находится в стадии подготовки). Предложение о снижении сроков хранения данной категории документов объясняется введением системы индивидуального (персонифицированного) учета в рамках систем социального страхования. В конечном итоге это позволит освободить значительные площади архивохранилищ для комплектования документами постоянного хранения.

Доклад от архивной службы Республики Узбекистан представил директор Архива научно-технической и медицинской документации Б.М.Ахмедов. Он проинформировал коллег, что в настоящее время в систему архивной службы этой страны входит 102 государственных архива, в том числе 3 центральных, а также государственный архив Республики Каракалпакстан.

Наиболее значимым событием для архивистов Узбекистана стало принятие Государственной программы развития архивов до 2020 года. Программа предусматривает строительство 8 новых и реконструкцию 14 имеющихся зданий государственных архивов, создание специального фонда государственных архивов при органе управления архивным делом – Агентстве «Узархив».

По подсчетам узбекских архивистов, текущие темпы оцифровки хранящихся в архивах документов позволят завершить эту работу не ранее, чем через 100 лет. В целях ускорения этой работы на развитие материально-технической базы архивной службы выделено 4,5 млн. долларов США, которые в основном будут направлены на решение этой задачи.

Обеспечению сохранности документов будет способствовать также принятие подготовленного проекта постановления Правительства о создании Государственной инспекции по архивному делу и делопроизводству при Агентстве «Узархив».

Заслуживает внимания информация о 10-кратном увеличении количества запросов социально-правового характера, поступающих от граждан Узбекистана и других стран СНГ. Данная проблема становится особенно актуальной в условиях ежегодного сокращения штатной численности работников государственных архивных учреждений.

Традиционно большое внимание в Узбекистане уделялось вопросам подготовки и повышения квалификации архивных кадров. За истекший период увеличилось количество вузов этой страны, осуществляющих подготовку квалифицированных кадров архивистов. За этот же период на краткосрочных курсах при госархивах повысили свою квалификацию более 600 действующих работников.

На заседании Консультативного совета была заслушана также краткая информация делегации Монголии, которую возглавлял начальник Национального архивного управления Монголии И.Саруул. Следует отметить, что Монголия является одним из наиболее старых участников ЕВРАЗИКИ, однако впервые ее делегация приняла непосредственное участие в Евроазиатском архивном форуме. Наиболее значимыми событиями в архивной жизни этой страны за последний годи стали создание нового органа управления архивным делом, а также подготовка проекта нового архивного закона.

Анализ итогов развития архивного дела показывает, что главной проблемой большинства стран-участниц СНГ в настоящее время является недостаточное финансирование государственных архивных учреждений. Это непосредственно влияет на состояние их материально-технической базы, решение проблем создания и поддержания нормативных условий хранения архивных документов, своевременность и полноту комплектования архивных фондов, обеспечение широкого доступа к ним, в том числе с использованием современных информационных технологий.

Архивным службам всех стран крайне необходимо расширение площадей архивохранилищ государственных архивов путем строительства новых зданий или выделения и приспособления уже имеющихся свободных помещений. Общая загруженность архивохранилищ в разных странах составляет от 95 до 100%. Ситуация усложняется на фоне роста количества дел, принимаемых на хранение в архивы. Особенно обостряется эта проблема в условиях проведения административных реформ, ликвидации и реорганизации государственных органов, иных государственных организаций.

Как показывает практика, максимальный успех в решении обозначенных выше проблем достигается архивными службами тех стран, в которых реализуются комплексные государственные программы в сфере архивного дела (Беларусь, Россия, Узбекистан). Вместе с тем, актуальным остается вопрос полного и непрерывного финансирования мероприятий, предусмотренных этими программами.

Невысокий уровень заработной платы архивных работников в абсолютном и относительном выражении во многом определяет проблемы с укомплектованностью архивных учреждений профессионально подготовленными кадрами. Актуальной для всех стран остается проблема подготовки и повышения квалификации архивных работников.

На заседании Консультативного Совета была заслушана также информация:

• о выполнении решений предыдущего заседания, состоявшегося 4 сентября 2013 г. в г. Чолпан-ата (Кыргызская Республика),

• о выполнении Плана мероприятий по реализации второго этапа (2012 2015 гг.) Стратегии экономического развития СНГ до 2020 года,

• о деятельности ВНИИДАД как базовой организации по повышению квалификации кадров в области архивного дела и документационного обеспечения управления государств-участников СНГ.

Участники обменялись мнениями по плану приоритетных направлений в сфере гуманитарного сотрудничества государств-участников СНГ на 2015 – 2016 гг. и мероприятиям в рамках Года ветеранов Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг.

Наиболее дискуссионным на заседании Консультативного Совета стал вопрос о подготовке проекта информационно-аналитического доклада «Состояние архивного дела в государствах-участниках СНГ» для внесения на рассмотрение Экономического совета Исполнительного комитета СНГ. Проект доклада, подготовленный белорусской стороной, представил А.Е.Рыбаков.

При подготовке проекта информационно-аналитического доклада были использованы материалы, предоставленные государственными архивными службами Азербайджанской Республики, Республики Армения, Республики Беларусь, Республики Казахстан, Кыргызской Республики, Российской Федерации, Украины. В отчет включены статистические данные по состоянию на 1 января 2014 г. Для прослеживания тенденций в развитии архивного дела в государствах-участниках СНГ проанализированы материалы за период с 2003 по 2013 гг., в ряде случаев для анализа динамики происходящих изменений использовались сведения за более ранний период. В проект доклада вошли разделы «Нормативно-правовое обеспечение архивного дела», «Системы управления архивным делом и архивная сеть государств-участников СНГ», «Кадровое обеспечение», «Материально-техническое обеспечение», «Комплектование архивных фондов», «Обеспечение сохранности и организация учета документов», «Системы научно-справочного аппарата к документам архивных фондов», «Использование архивных документов и доступ к ним», «Информатизация архивов».

По результатам обсуждения проект доклада был одобрен. Участники заседания согласились, что в докладе должна быть представлена информация о состоянии архивного дела в тех странах, которые подписали Решение Экономического совета СНГ от 3 декабря 2004 г. «О создании Консультативного совета руководителей государственных архивных служб государств – участников СНГ». На этом основании Республике Молдова и Республике Таджикистан было рекомендовано представить соответствующую информацию для включения в доклад. Проект внесен в Исполком СНГ для рассмотрения.

В завершение работы Консультативного совета его председателем была избрана директор Департамента архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан А.Х.Мустафина,

Местом заседания Консультативного совета и ЕВРАЗИКИ в 2015 году участники определили г. Москву (Российская Федерация).

За время командировки участники мероприятия ознакомились с практикой работы Национального архива Республики Казахстан.

В рамках культурной программы участникам мероприятия была предоставлена возможность ознакомиться с достопримечательностями г. Астаны, посетили Национальный музей, Музей Первого Президента Республики Казахстан, Дворец Независимости, а также город-курорт «Боровое» Акмолинской области.