Становление отечественного делопроизводства и роль в нем Н.В. Варадинова

Е.В.Плешкевич, д.и.н.

• Создание «Руководства по делопроизводству»

• Делопроизводство как наука о государственном управлении

• Классификация деловых документов

• Разработка формуляров документов

История дореволюционного делопроизводства неразрывно связана с именем автора наиболее известных методических и практических работ по делопроизводству Николаем Васильевичем Варадиновым (1817–1886). Его признание как выдающегося отечественного ученого и писателя состоялось еще до революции, о чем свидетельствует биографическая статья, помещенная в Энциклопедическом словаре Ефрона и Брокгауза 1. Что касается нашего времени, то наибольшую популярность получили его методические работы посвященные делопроизводству, ссылки на которые стали неизменным атрибутом любого труда по истории дореволюционного делопроизводства. В документоведении одним из первых на работы Н.В. Варадинова обратил внимание К.Г. Митяев. В одной из своих работ он писал, что работа Н.В. Варадинова является по существу единственным опытом теоретического подхода к вопросам постановки делопроизводства 2. Высокая оценка вклада Н. В. Варадинова в становление отечественного делопроизводства и даже документоведения нашла поддержку среди других ученых. Так, например, Б. Г. Литвак называет его родоначальником документоведения. 3 Неоднократно и мы в своих работах анализировали отдельные идеи Варадинова 4.

Однако, несмотря на признание значимости работ по делопроизводству Николая Васильевича, о чем свидетельствует большое количество ссылок на них, отдельного комплексного исследования его научной биографии, его вклада в становление отечественного делопроизводства и той научной дисциплины, которая сегодня называется документоведением, до сих пор не было. В связи с этим в рамках данной статьи нам хотелось бы сделать первый шаг в направлении решения этой важной научной задачи.

Николай Васильевич Варадинов родился в 1817 году в Полтавской губернии, в купеческой семье. В 1841 году он закончил юридический факультет Дерптского университета. После его окончания до 1845 года был преподавателем русского языка в Аренсбурге (сегодня - Курессааре). В 1845 году он переходит на административную службу и до 1848 года состоит при рижском генерал-губернаторе. После получения в Дерпте степени доктора права (1847) его назначают управляющим канцелярии рижского генерал-губернатора. Будучи чиновником по особым поручениям он энергично содействует епископу Филарету в обращении эстонцев и латышей в православие. После назначения нового генерал-губернатора, имеющего отличный от прежнего губернатора взгляд на религиозную политику, Варадинов оставляет должность и переезжает в Санкт-Петербург. В столице в 1849 году он поступает на службу в Министерство внутренних дел в качестве чиновника по особым поручениям. В дальнейшем его деятельность связана именно с этим министерством. В 1853 году он начинает работать в Журнале министерства внутренних дел, занимая с декабря 1856 года по 1861 год пост главного редактора. В 1855 году его производят в статские советники 5, в конце службы он получает титул тайного советника 6. После закрытия журнала он продолжает службу редактором официального отдела газеты «Северная почта» - официального издания министерства внутренних дел. С 1865 по 1883 годы он входит в Управление по делам печати. Последние годы жизни с 1883 по 1886 гг. его назначают членом совета при министре внутренних дел. Кроме того, Варадинов неоднократно исполнял должность начальника цензурного ведомства и был членом комиссии, учрежденной в 1875 году для пересмотра общего университетского устава 1863 года. По нашим подсчетам Варадинов является автором 24 публикаций, самыми значительными из которых являются восьми томная история Министерства Внутренних дел и Руководство по делопроизводству. Скончался Варадинов в Гатчине 27 июня 1886 года.

Научная карьера Николая Васильевича началась с публикации вначале 1840-х гг. небольшой методической работы по русскому языку 7. Однако впоследствии научные интересы Варадинова оказались связанными с правом, которое он изучал в Дерптском университете и по которому в 1847 году защитил докторскую диссертацию. 8 Интерес к праву он сохранял на протяжении последующих лет, о чем свидетельствуют его публикации 9, однако, несмотря на это его научная деятельность была гораздо шире и включала в себя другие научные области. Во многом вектор его научных изысканий был определен интересами службы в Министерстве внутренних дел, куда он поступил в конце 1840-х гг. В первую очередь таким направлением стало делопроизводство. Обращение к нему в первую очередь было связано с реформой министерского делопроизводства начавшейся 31 марта 1851 года с учреждения Комитета по сокращению делопроизводства и переписке по гражданскому управлению. Практически через год 28 января 1852 года было принято Величайшее утвержденное мнение Государственного Совета «О сокращении делопроизводства и переписки по гражданскому управлению». 10 В нем министрам и главноуправляющим учреждений и ведомств предписывалось «постоянно заботиться об изыскании средств к уменьшению переписки и упрощению канцелярского производства». Таким образом, реформирование было связано в первую очередь с делопроизводственными технологиями, которые начинают рассматриваться не только сквозь призму законности принимаемых органами власти решений, но и с точки зрения их эффективности в управленческой деятельности.

В значительной степени реформирование делопроизводства коснулось Министерства внутренних дел. Как отмечал историк и археограф С. А. Андрианов в зависимости от «умножения и усложнения делопроизводства» штатная численность Министерства внутренних дел постоянно увеличивалась 11. Рост численности чиновников в свою очередь тяжелым бременем ложился на государственные финансы, что и обусловило проведение реформы, направленной на упрощение канцелярской работы в министерстве и сокращению переписки. В целях проведения внутриминистерского реформирования делопроизводства 12 апреля 1853 года в МВД был образован Временный комитет по сокращению переписки, который проработал вплоть до 1856 года.

Работая в Министерстве сначала в хозяйственном департаменте, а потом в министерском журнале, Варадинов подключается к реформированию делопроизводства. Итогом этой работы стала подготовка и публикация в 1857 г. методического руководства «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самых дел, с приложением к оным образцов и форм» 12 (далее – Руководство). В 1873 и 1881 годах оно с изменениями и дополнениями было переиздано 13, что свидетельствует о том, что проблемами делопроизводства Варадинов занимался на протяжении более 25 лет.

Обращаясь к проблемам делопроизводства, Варадинов преследовал две основные цели. Первая из них, как мы уже отмечали, носила практический характер и была связана с рационализацией делопроизводства, направленной на его сокращение и упорядочение. Вот как он сам об этом пишет: «Занимаясь в течение восьми лет (т.е. с 1849 по 1857 гг.) производством дел судебных, уголовных, следственно-ревизионных и судебно-административных, присылаемых в МВД из Правительствующего Сената, я столкнулся с тем, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились деловой практикой более однообразно и более сходно с указаниями и духом российского законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого производства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, Варадинов составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательному изучению их, написал и теоретические правила для их составления» 14. Вторая цель носила дидактический характер и была связана с желанием подготовить учебное пособие по делопроизводству, которое, во-первых, было бы комплексным, т.е. охватывало бы все виды делопроизводства, включая административное, впоследствии обозначенное им как общее, а также судебное и нотариальное (актовое) делопроизводство. В краткой рецензии на Руководство 15 отмечено, что, несмотря на то, что ни одна отрасль законоведения не имела столько исследователей, как делопроизводство, что оно постоянно изучалось и разрабатывалось, однако сочинения, появляющиеся о делопроизводстве, посвящены исключительно собранию форм деловых бумаг и предназначены для практической деятельности. Наше делопроизводство, сетует он, до сих пор не приобрело руководство общего, теоретического, которое представляло не одни бы формы и образцы деловых бумаг, но и общие правила их составления. Для устранения этих неудобств и в целях обучения чиновников, деловых людей вообще и воспитанников учебных заведений, поступающих на гражданскую службу, составлено и издано данное сочинение.

Несмотря на разработку теоретической части, решающую роль в обучении делопроизводственным технологиям Варадинов отводил именно практическим занятиям, связанным с чтением деловых бумаг. Во введение ко второй практической части он отмечает, что чтение деловых бумаг есть лучшее руководство к их составлению. При этом теоретическое делопроизводство, по мнению Варадинова, лишь приготовляет нас к такому чтению и руководит им. Без чтения существующих образцов и упражнении в составлении по ним бумаг теория делопроизводства не достигнет цели. Таким образом, во-первых, теоретическая часть носит методический характер, что позволяет нам ее в качестве таковой и рассматривать. Во-вторых, мы все же считаем теоретико-методическую часть наиболее важной частью руководства, в силу чего основное внимание уделим именно этой части.

Обобщая предысторию создания Руководства можно отметить, что оно стало первым комплексным отечественным учебным пособием по делопроизводству, сочетающим в себе с одной стороны дидактические и практические, а с другой – теоретические и прикладные задачи. Дидактические задачи были связаны с обучением делопроизводству широкой аудитории, включающей чиновников, студентов, маклеров и коммерсантов и нотариусов, практическая – с рационализацией делопроизводственных технологий, направленных на его сокращение путем установления единообразия. Достижение этих задач обусловило постановку и решение сопутствующих теоретико-методических задач, связанных с унификацией форм и видов административных, судебных и нотариальных документов, в соответствии с правилами, закрепленными законодательно и сложившихся исторически, а также с установлением однообразного порядка их составления, с разработкой ряда терминов и понятий.

Дуализм задач предопределил структуру работы, включающей две части, которые сам автор называет томами. В ходе переизданий структура Руководства менялась. В силу этого мы акцентируем внимание преимущественно на первом издании Руководства, с указанием последующих изменений. Первая теоретическая часть Руководства, начинается с посвящения министру МВД графу Сергею Степановичу Ланскому16, возглавлявшим данное министерство с 1855 по 1861 гг. В нем отмечается, что министр лично руководил реформированием делопроизводства в министерстве и многие его идеи оказали влияние на автора Руководства. Структурно теоретическая часть включает 8 отделений или разделов, первые семь из которых обозначены как предварительные понятия, а восьмая часть как теоретическое делопроизводство.

Первый раздел посвящен общему определению делопроизводства, которое как мы уже отмечали, подразделяется на теоретическое и практическое. Теоретическое делопроизводство, есть, по мнению Варадинова наука, заключающаяся в изложении правил составления деловых бумаг, актов и самих дел. Насколько актуальным было объявление теоретического делопроизводство наукой? Чтобы ответить на этот вопрос обратимся к предшественникам Варадинова. Одной из первых, обнаруженных нами работ, в которых была предпринята попытка определения научного статуса делопроизводства, правда только лишь судебного, стало исследование Василия Кукольника, посвященное гражданскому праву. Во второй части данной работы, обозначенной как «Обряд гражданского судебного делопроизводства», судебное делопроизводство было определено в качестве одной из частей наук о праве. 17 Источниками делопроизводственного обряда, по мнению В. Кукольника, выступают государственные законы, регламентирующие деятельность присутственных мест, прежде всего Генеральный Регламент (1720), Учреждения для управления губерний Всероссийской империи (1775), различные отраслевые уставы и указы.

В середине XIX столетия В. Н. Вельдбрехтом 18 отечественное делопроизводство было предложено рассматривать в качестве науки о канцелярских обязанностях, являющейся введением к науке самих учреждений, в которых канцелярия есть орган власти, как присутственных мест, так и начальствующих лиц. Если совокупность правил, по которым действуют власти, образуют отдельные науки, отмечает Вельдбрехт, то и совокупность правил по которым действуют канцелярии, образует особая наука – делопроизводство. 19 В обязанности данной науки входила инициация административного дела, подлежащего рассмотрению и решению в виде подготовки доклада и оформление «приговоров и решений властей в формы, посредством которых они получают исполнение». Основой акцент при этом Вельдбрехт делает на организацию документооборота учреждения, что позволяет ему рассматривать делопроизводство в качестве науке о государственном управлении, а нам говорить, о широком понимании делопроизводства, охватывающем административное управление как таковое.

Однако в Руководстве Варадинов рассматривает делопроизводство несколько в ином контексте, акцентируя внимание не столько на организации документооборота, сколько на тех документальных формах, которые создаются в процессе деятельности как административных и судебных учреждений, так и деловой активности граждан. В этом, по нашему мнению, он гораздо ближе к взглядам на письмоводство Ф. Русанова 20, который определял его как «учение о письменных делах и актах, способными людьми в канцеляриях составляющихся, производящихся и хранящихся». Само письмоводство Русанов разделял, во-первых, на учения об актах и о производстве дел, и, во-вторых, на теоретическое и практическое. В смысле искусства отмечает он, письмоводство может быть названо теоретическим, или умозрительным; а в смысле работы – практическим. Теоретическое есть совокупность правил и изъяснений начал; а практическое – умение и работа.

Второй раздел первой части Руководства посвящен источникам и литературе по делопроизводству. Список литературы первого периода включает тридцать пять работ по делопроизводству, опубликованных в период с 1788 по 1852 гг.  В своем подавляющем большинстве это либо руководства и самоучители по составлению деловых и нотариальных документов, либо руководство по ведению судопроизводства с акцентом на судебное делопроизводство. Несмотря на отсутствие какого-либо анализа приведенной литературы, данный список является первой в отечественной науке попыткой библиографирования литературы по делопроизводству и этим, он, безусловно, ценен. Во втором издании руководства изданном, в 1873 году, Варадинов расширяет список до 42 наименований и предлагает выделить два периода: первый до издания судебных уставов в 1864 году 21; второй – после. По его мнению, введение новых правил судопроизводства, привело к окончательному переходу в судебных учреждениях от коллегиального делопроизводства к одноличному делопроизводству 22. В качестве источников делопроизводства Варадинов выделяет законодательные акты, наказы и инструкции, а также «канцелярские или деловые обычаи» под которыми понимается сложившаяся делопроизводственная практика.

Третий раздел посвящен деловым бумагам, которые определяются Варадиновым как составленные по законам, наказам или по установлению канцелярским обычаям форме письменные изложения об известном событии или праве, подвергнувшемся или долженствующем подвергнуться рассмотрению присутственного места или власти. В основе их изучения лежит их многоуровневая классификация. Так первоначально они подразделялись на 4 рода. Во-первых, на дела и бумаги, составляющие внутреннее письмоводство присутственных мест – канцелярские дела и бумаги. Во-вторых, на дела и бумаги, употребляемые во взаимной переписке присутственных мест и властей – сношения. К третьему роду он отнес дела и бумаги, подаваемые частными лицами в присутственные места и властям – просительские бумаги. И, наконец, четвертый, заключительный род составляют дела и бумаги, составляемые по добровольному соглашению частными лицами между собой для определения и установления взаимных прав, как личных, так и по имуществу – акты и договоры обязательные. Далее, некоторые из них также продолжали делиться на рода. Например, канцелярские дела подразделялись на следующие пять родов: входящие, докладные, бумаги производства дел, заключительные (определительные) 23, исходящие дела и бумаги. Или, например уведомительные бумаги, относящиеся к сношениям, «в отношении наружной формы» подразделялись на 4 рода и включали официальные бумаги, официальные письма, конфиденциальные или частные записки и служебные записки. 24 В итоге можно сказать, что теоретические исследования Варадинова заключались в классификации деловых бумаг, преимущественно на основании статуса их авторов и адресатов. Так, например, сношения или переписка между равными по статусу должностными лицами определялись как официальные письма, а между не равными – как официальные бумаги. Параллельно со статусом в качестве классификационных оснований, Варадинов использует и другие признаки. В первую очередь это юридический признак, на основе которого им выделяются понятие «деловая бумага», «акт», отделяясь при этом от термина «дело». Он отмечает, что в текущем законодательстве не делается никакого отличия между бумагами актами и делами, между тем это разные понятия. Их установление, по его мнению, позволит «науке приобрести сообразные выражения и технические термины», а практическим работникам – «облегчение, как в переписке, так и словесных выражениях». Так, бумага или деловая бумага – это отдельно взятое канцелярское или частное деловое изложение, не определяющее прав и обязанностей лица в обыкновенной гражданской жизни, например, отношения, предписания, рапорты, донесения, реестры, описи и т.д. Акт это отдельно взятое изложение прав и обязанностей лица или лиц, например постановления, приговоры, резолюции, решения, иногда протоколы, договоры, сделки и т.п. К ним принадлежит документ. Документ это акт, свидетельствующий чью-либо личность, например, паспорт, билет, вид на жительство. Дело письменное, канцелярское есть соединение разного рода деловых бумаг, актов или копий с этих последних. Сами акты Варадинов подразделяет на пять родов: крепостные, явочные, засвидетельствованные, домашние и особенные, которые в свою очередь так же делились на рода и виды. Так, например, акты особенные разделялись на 20 видов. Таким образом, Варадинов в процессе теоретического анализа разработал набор достаточно сложных и противоречивых классификационных схем, раскрывающих в большей степени бюрократическую иерархию отечественной администрации, чем специфику делопроизводства и деловых бумаг.

Четвертый и пятый разделы посвящены организации канцелярии и архиву соответственно 25. Варадинов выделяет два вида архивов: текущий и окончательный. Текущий архив составляют уставы, регламенты, инструкции и все те документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему делопроизводству. Архив окончательный, составляют дела, неподлежащие более решению и исполнению. Сюда поступают: а) все дела, окончательно решенные и исполненные; б) дела, по которым участвующие не явились в положенный срок; в) книги и документы, ненужные для текущего производства и справок. Шестой и седьмой разделы посвящены нотариальному делопроизводству.

Восьмой, заключительный раздел первого тома определен как «теоретическое делопроизводство». Он посвящен правилам составления деловых бумаг, актов и дел, и содержит анализ их наружных и внутренних свойств. Деловые бумаги, отмечает, он имеют определенную форму, отчасти предписанную законом, наказом или инструкцией, отчасти установившимся канцелярским или деловым обычаем. К наружным частям деловой бумаги он относит заглавие (содержало указание адресата), особые пометки (секретно, циркулярно, нужное или весьма нужное, в собственные руки), расположения обстоятельств дела (текст), подпись, скрепу, бланковые надписи (наименование учреждения, дата, номер, место, заголовок к тексту), конвертные надписи. В свою очередь структура обстоятельств дела или текста в сношениях (письмах) включает приступ (введение), изложение обстоятельств и заключение. В прошениях, жалобах и отзывах обстоятельства дела излагаются по пунктам, а в реестрах, журналах, книгах, ведомостях, отчетах, – текст представлен графам и отделам и т.д.

На основе этих теоретических рассуждений Варадинов разрабатывает форму (формуляр) акта и дела. В формуляр акта он включает: заглавие, расположение обстоятельств дела, подпись, засвидетельствование, особые надписи и выражения, поручение безграмотного подписаться на акте и конвертные надписи при отправлении по почте, а в формуляр дела – заглавие, частную опись, расположение, нумерацию, скрепу, прошнурование. Несмотря на некоторую эклектичность набора элементов, включенных в состав формуляра акта и дела, можно сказать, что Варадиновым были заложены основы унификации документов на основе разработки единого формуляра. И это, безусловно, значительный шаг вперед.

Внутренние свойства деловых бумаг касались делового слова - официально-делового стиля. Варадиновым выделяет три разновидности делового слога: установленный законами, введенный прежним канцелярским обычаем и новый деловой слог.

Второй том или часть посвящена практическому делопроизводству. Данная часть начинается с определений и разъяснений, в которых практическое делопроизводство определяется как применение правил теоретического делопроизводства к составлению деловых письменных изложений по образцам, данным законами, наказами или инструкциями и установленным канцелярским и деловым обычаем. В основном данный том представляет собой хрестоматию с образцами деловых бумаг, взятых из практики, а также из таких изданий, как «Правительственный вестник», «Судебный вестник» и других. В ней представлены образцы писем или сношений, делопроизводственных книг, ведомостей, реестров, журналов, описей, записок, выписок, справок, копий, протоколов, постановлений, определений, мнений, приговоров, межевых сказок, а также жалоб, отзывов, актов, дел и ряда других документов.

Как видно из последующих переизданий, наибольшее значение имела именно практическая часть. Во втором издании 1873 года она существенно расширена по сравнению с первым изданием и включает вместо одной уже целых три части или тома. Это «практическое общее делопроизводство», «делопроизводство судебных учреждений нового устройства» и «нотариальное, вообще актовое делопроизводство» общим объемом почти 950 страниц. В третьем переиздании, как мы уже отмечали, теоретическая часть вообще отсутствует, а само Руководство представлено лишь двумя практическими частями, посвященными общему и судебному делопроизводству и насчитывающие более 1000 страниц. Что такое общее делопроизводство Варадинов непосредственно не разъясняет, однако из содержания видно, что под ним он понимает делопроизводство канцелярий министерств и учреждений.

Подводя краткие итоги, можно отметить, что исследования Врадинова в области делопроизводства внесли значительный вклад в развитии отечественного делопроизводства. Именно с этим мы связываем постоянный и неизменный интерес к подготовленному им Руководству, о чем свидетельствуют два его последующих переиздания. Этот вклад заключается в том, что многое в данном Руководстве было изложено впервые. Что именно? Впервые в отечественной практике была предпринята попытка создания единого учебного пособия, регламентирующее в части составления и оформления деловых бумаг все существующие на тот исторический период все отрасли делопроизводства на основе единых правил. В основу этих правил была положена кодификация существующих правил составления и оформления документов, зафиксированных в многочисленных законодательно-нормативных и подзаконных актах с учетом сложившихся традиций в российском делопроизводстве. Впервые методика составления документов, обозначенная как теория делопроизводства и практика письмоводства или документирования, были представлены комплексно. Впервые была представлена концепция комплексного делопроизводственного образования, сочетающая в себе обучение методики и практики документирования. Впервые была сформулирована идея унификации формуляра документа и его текста, как одного из инструментов управления документацией. Конечно, отдельные положения, изложенные в Руководстве, со временем были пересмотрены, скорректированы, либо вообще отброшены как ошибочные, однако, это вовсе не умоляет вклада Варадинова в становление отечественного делопроизводства, как на практическом, так и теоретико-методическом уровне. Осознание этого обуславливает усиление интереса к его научному творчеству.