Документирование служебных отношений на дипломатической службе

• Особенности дипломатической службы

• Порядок оформления служебных отношений

• Аттестация сотрудников

• Состав документов дипломатической службы

В предлагаемой статье речь идет о нормативных требованиях к документированию прохождения дипломатической службы во внешнеполитическом ведомстве России. Обращение к кадровому делопроизводству в системе МИД РФ обусловлено процессом становления в современной России целостной системы государственной службы и законодательным оформлением отдельных ее видов. На это направлен Федеральный Закон РФ «Об особенностях прохождения государственной гражданской службы в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации», принятый в 2010 году,1 который определил дипломатическую службу как гражданскую и закрепил некоторые её особенности, которые непосредственным образом отражаются на кадровом делопроизводстве внешнеполитического ведомства. В отличие от истории организации дипломатической службы и дипломатического протокола специальной литературы о документационном обеспечении прохождения дипломатической службы не имеется.

Специфика организации государственной службы в системе Министерства иностранных дел России обусловлена особыми задачами и особым характером деятельности внешнеполитических органов.

Дипломатическая служба, являясь государственной гражданской службой, отличается исполнением функций дипломатического характера и имеет международное правовое положение, закрепленное международными актами, важнейшим среди которых является Венская конвенция 1961 года.2

Одновременно дипломатическая служба функционально решает помимо собственно политических задач множество задач административно-управленческого характера по профессиональному обеспечению функционирования внешнеполитического ведомства и его руководства.

Такой дуализм дипломатической службы обусловил деление её сотрудников на две группы: дипломатических работников и других федеральных государственных гражданских служащих, которым присваиваются классные чины.

Дипломатический работник это не просто государственный служащий, реализующий определенный вид и объем полномочий по соответствующей должности. Это человек, наделенный государственно-властными полномочиями, действующий в системе международных отношений от имени, по поручению и в интересах своего государства. Дипломатическим работникам, исполняющим функции дипломатического характера, присваиваются дипломатические ранги, наличие которых является их важнейшим статусным признаком, и выдаются дипломатические паспорта.

Другую группу сотрудников дипломатической службы составляют иные федеральные государственные гражданские служащие, которые выполняют информационно-аналитическую, организационно-управлен-ческую и кадровую работу, осуществляют правовое, протокольное, документационное, административно-техническое, финансово-экономичес-кое обеспечение деятельности внешнеполитических структур Российской Федерации. Им присваиваются классные чины и выдаются служебные паспорта.

Сотрудники дипломатической службы в период работы в загранучреждениях МИД России пользуются привилегиями и иммунитетами, установленными нормами международного права.

Особые задачи дипломатической службы и особый правовой статус её сотрудников обуславливают другие её особенности, которые состоят в повышенных требованиях к профессиональным и личным качествам сотрудников, знанию иностранных языков, состоянию здоровья; дополнительных запретах и ограничениях, связанных с прохождением дипломатической службы, особой системе званий сотрудников – дипломатических рангах, обязательности ротации кадров.3 В свою очередь, это накладывает отпечаток и на документирование служебных отношений во внешнеполитическом ведомстве.

Прием граждан на дипломатическую службу осуществляется по результатам конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы.4 Порядок проведения конкурса и состав документов регламентированы Приказом МИД России от 28 ноября 2008 г.5

Гражданином подаётся два заявления. Первое - на желание участвовать в конкурсе; второе - с просьбой о поступлении на государственную гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы. Оба заявления являются обязательными документами при оформлении служебных отношений. Кроме заявлений, подаётся собственноручно заполненная и подписанная анкета, форма которой установлена Правительством РФ. 6 По итогам конкурса издаётся приказ (распоряжение) о приеме гражданина на государственную службу. С ним заключается служебный контракт, который также имеет унифицированную для всех гражданских служащих форму 7. Приложением к контракту является должностной регламент, форма которого на общегосударственном уровне не унифицирована, однако имеются рекомендации по разработке должностных регламентов, подготовленные Минздравсоцразвития России в 2005 г.8 В отличие от должностной инструкции должностной регламент включает ряд новых разделов, таких как перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе самостоятельно принимать решения; сроки, процедуры подготовки и принятия управленческих решений; перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с регламентом государственного органа; показатели эффективности и результативности служебной деятельности. Должностной регламент имеет персональный характер, в нем указывается имя сотрудника.

С сотрудниками дипломатической службы, направляемыми на работу в загранучреждение, служебный контракт заключается на срок до трех лет; с другими гражданскими служащими МИД РФ - на срок от одного года до пяти лет или служебный контракт на неопределенный срок.9

Сведения, представленные при поступлении гражданина на дипломатическую службу, подлежат обязательной проверке. В случае установления обстоятельств, препятствующих поступлению на дипломатическую службу, гражданин информируется в письменной форме о причинах отказа в принятии его на службу.

Дипломатическим работникам присваиваются дипломатические ранги, другим государственным гражданским служащим МИД РФ - классные чины.10 Документирование присвоения званий обеим категориям сотрудников дипломатической службы сопровождается пакетом аналогичных документов: заявлением о сдаче квалификационного экзамена;

отзывом об уровне знаний, навыков и умений; экзаменационным листом (унифицированная форма)11; приказом о присвоении дипломатического ранга или классного чина и соответствующим свидетельством.

Обязательной процедурой является аттестация сотрудников внешнеполитического ведомства, которая регламентируется «Положением о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» 2005 г. Аттестация предусматривает наличие отзыва об исполнении обязанностей за аттестационный период и аттестационного листа, который имеет единую для всех государственных гражданских служащих форму.12

Дипломатические работники подлежат обязательной ротации, другие сотрудники дипломатической службы, которым присваиваются классные чины, подлежат перемещению по службе только с их письменного согласия. Порядок ротации дипломатических работников и её документирование установлены ведомственным актом - Положением МИД России о порядке ротации 2013 г. 13 Согласно положению, дипломатические работники направляются на работу в загранучреждения в порядке ротации. Для этого необходима рекомендация структурного подразделения, в котором работает дипломатический работник, и заявка работника на замещение вакантной должности в загранучреждении. Решение комиссии по отбору кандидатов оформляется протоколом, который подписывают все члены комиссии и утверждает её председатель. Одновременно решение комиссии утверждается представителем нанимателя, которым в данном случае является министр. Документирование ротации других сотрудников дипломатической службы сопровождается заявлением (в свободной форме) о согласии гражданского служащего на перемещение по службе и приказом о переводе на другую работу.

В соответствии с ФЗ «Об особенностях прохождения государственной гражданской службы в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации» сотрудникам дипломатической службы, работающим в загранучреждениях, предоставляются дополнительные государственные гарантии. Порядок их предоставления установлен Правительством РФ 14.

Для сотрудников дипломатической службы установлены те же виды поощрений и дисциплинарных взысканий, что и для других государственных гражданских служащих. Среди ведомственных наград сотрудников дипломатической службы – нагрудный знак «За отличие» и звание «Почётный работник Министерства иностранных дел Российской Федерации»15.

Документирование поощрений сопровождается представлением о поощрении и оформлением приказа о поощрении (унифицированная форма Т-11). Оформление дисциплинарных взысканий предполагает наличие докладной записки о нарушении служебной дисциплины; объяснительной записки о нарушении служебной дисциплины; приказа о наложении дисциплинарного взыскания.

Расторжение служебного контракта с сотрудником дипломатической службы может оформляться заявлением (в произвольной форме) о расторжении служебного контракта и увольнении с гражданской службы по собственной инициативе; или приказом (распоряжением) о прекращении действия служебного контракта (унифицированная форма Т-8) с указанием причины увольнения – по инициативе нанимателя.

Формирование и ведение личных дел сотрудников дипломатической службы, как и всех государственных служащих, является обязательным. Личные дела ведутся на всех государственных гражданских служащих МИД РФ и передаются в другой орган при смене места службы16.

Состав личного дела сотрудников дипломатической службы отражает весь процесс прохождения службы. Туда помещаются документы, связанные с участием в конкурсе на замещение вакантных должностей, присвоением званий, сдачей квалификационного экзамена, прохождением аттестации, ротацией и т.д. Кроме того, в личное дело включаются документы, подтверждающие знание иностранных языков, декларации о доходах и имуществе, документы родственников, дипломатические и служебные паспорта и др., отражающие все этапы прохождения службы.

На основе персональных данных государственных гражданских служащих в МИД РФ ведётся реестр государственных гражданских служащих, в том числе на электронных носителях с обеспечением защиты от несанкционированного доступа и копирования. Реестр ведется кадровой службой на основе личных дел и карточек учета сотрудников дипломатической службы. Работа с персональными данными сотрудников регламентируется Положением МИД РФ об организации работы с персональными данными гражданских служащих, утверждённым в 2013 г.17

Подводя итоги, можно констатировать, что документирование служебных отношений в системе МИД России регламентируется как общегосударственными нормативно-правовыми актами о государственной гражданской службе (федеральными законами, указами президента, постановлениями правительства), так и внутренними правовыми актами внешнеполитического ведомства. Кроме того, в кадровом делопроизводстве применяются формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утверждённые Госкомстатом РФ в 2004 г.

Документирование прохождения дипломатической службы отличается составом документов, среди которых дипломатические и служебные паспорта, документы о ротации и др., отражающие специфику дипломатической службы. Подавляющее большинство кадровых документов органов и учреждений МИД РФ имеет унифицированную форму, что говорит о продолжающемся процессе унификации документов по личному составу.