Регламентация работы с электронными документами в органах государственной власти и местного самоуправления Российской Федерации

- Законодательные и нормативные правовые акты, регулирующие работу с электронными документами в органах власти.

- От внутриведомственных систем электронного документооборота до межведомственного информационного взаимодействия.

На сегодняшний день одной из приоритетных задач для органов государственной власти и местного самоуправления Российской Федерации является совершенствование работы с электронными документами и переход на новый уровень информационного взаимодействия между министерствами и ведомствами. Этому способствовало появление Постановления Правительства РФ от 06 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»1, которое установило, что к 31 декабря 2017 года должен быть завершен переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством Российской Федерации. В июле 2014 г. срок реализации этого постановления был сокращен на 1 год – до 31 декабря 2016 года.

Безусловно, решение такой смелой задачи требует разработки достаточного количества нормативных правовых актов, создаваемых уже с учетом накопленного опыта работы с электронными документами в органах власти и управления.

На сегодняшний день порядок работы с электронными документами именно в федеральных органах исполнительной власти достаточно подробно регламентирован соответствующими нормативными правовыми актами. Среди них стоит назвать действующие «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477,2 которые содержат общие принципы работы с электронными документами. Правилами установлено, что в федеральных органах исполнительной власти «создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота». Во втором случае оригиналом документа по-прежнему является документ на бумажном носителе, а его электронная копия (электронный образ) и регистрационная карточка хранятся в системе электронного документооборота. Основополагающим требованием является то, что «электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь установленный состав реквизитов и быть заверен электронной подписью федерального органа исполнительной власти – автора документа при передаче в другие государственные органы, а во внутреннем документообороте разрешено использование других способов подтверждения подлинности»3. С 2011 года в федеральных органах исполнительной власти разрешено применение электронных шаблонов бланков документов.

Для обеспечения единообразия в процессе регистрации документов Правилами установлен обязательный перечень сведений о документах, которые должны содержать регистрационные формы в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти. Этот набор метаданных обязательно закладывается в состав показателей регистрационной карточки. Правилами делопроизводства установлена необходимость утверждения руководителем органа власти по согласованию с Федеральным архивным агентством перечня документов, создание, использование и хранение которых может осуществляться исключительно в форме электронного документа. Такие перечни стали разрабатываться в федеральных органах исполнительной власти с учетом требований Федерального архивного агентства4 и специфики их деятельности. А общие принципы организации электронного документооборота получили развитие уже во внутренних регламентах и инструкциях по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.

Центральными вопросами при внедрении электронных документов в документооборот органов государственной власти и местного самоуправления стало обеспечение их юридической силы и долговременной сохранности. Эти вопросы решаются постепенно. Более 10 лет (с 2002 по 2013 год) в Российской Федерации применялся ФЗ «Об электронной цифровой подписи», в котором впервые на государственном уровне было определено само понятие «электронный документ» и его обязательный реквизит – «электронная цифровая подпись».

В настоящее время вопросы удостоверения электронных документов регулируются ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ5, принятие которого в первую очередь позволило расширить сферу применения электронных документов в органах государственной власти и местного самоуправления при получении гражданами государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Базовое понятие «электронная подпись» определено в законе обобщенно как «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию»6. Таким образом, сохраняется возможность использования разных технологий, средств и способов создания электронной подписи. ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает три вида электронной подписи: простая, усиленная квалифицированная и усиленная неквалифицированная. Простая электронная подпись создается при помощи кодов, паролей и других инструментов, которые позволяют идентифицировать автора документа, но не позволяют проверить документ на предмет наличия изменений. Квалифицированная электронная подпись должна быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и определять лицо, подписавшее документ, а также обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания; ключ проверки подписи должен быть указан в квалифицированном сертификате, и для ее создания должны быть использованы сертифицированные средства. Ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает, что «информация в электронной форме, подписанная только квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». А если в состав удостоверения документа на бумажном носителе входит собственноручная подпись и оттиск печати, то этому требованию соответствует электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью. Одной электронной подписью также могут быть подписаны несколько электронных документов (пакет электронных документов). Таким образом, квалифицированная электронная подпись считается самым надежным способом удостоверения электронного документа и должна обязательно применяться при создании юридически значимых электронных документов в органах государственной власти и местного самоуправления.

Постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 9767 Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации назначено ответственным государственным органом за использование электронной подписи. На него возложены функции головного удостоверяющего центра, который осуществляет аккредитацию удостоверяющих центров страны и ведет реестр сертификатов удостоверяющих центров. Согласно ФЗ «Об электронной подписи», удостоверяющим центром может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющий функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей. Аккредитация удостоверяющего центра проводится сроком на пять лет, и только аккредитованные удостоверяющие центры могут выдавать квалифицированные сертификаты ключа проверки электронной подписи.

Федеральная служба безопасности РФ является уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности использования электронной подписи. В 2008-2012 гг. Федеральная служба безопасности РФ обновила комплекс стандартов, касающихся алгоритмов выработки и проверки электронной подписи. С 1 января 2013 года были введены в действие ГОСТ Р 34.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» и ГОСТ Р 34.11.2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования».

Порядок использования различных видов электронной подписи в органах власти устанавливается Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг»8: При получении государственных и муниципальных услуг разрешено использовать простую и усиленную квалифицированную электронную подпись. Например, для удостоверения запроса заявителя и согласия заявителя на обработку информации достаточно использовать простую электронную подпись. А юридически значимые электронные документы, необходимые для оказания государственной или муниципальной услуги, или электронные копии (электронные образы) таких документов должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Порядок применения простой электронной подписи детализируется в постановлении Правительства РФ от 25 января 2013 г. № 33 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг», в котором под простой электронной подписью понимается «электронная подпись, которая посредством ключа простой электронной подписи подтверждает факт формирования электронной подписи конкретным заявителем». В качестве ключа используется сочетание двух элементов: идентификатора и пароля ключа. Идентификатором является страховой номер индивидуального лицевого счета заявителя – физического лица или уполномоченного должностного лица заявителя юридического лица, а паролем ключа – последовательность символов. Заявитель может использовать простую электронную подпись при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

С 2010 года в законодательные акты РФ регулярно вносятся положения, расширяющие возможности использования электронных документов. Например, начиная с 2010 года гражданам РФ предоставлена возможность официально обращаться в органы государственной власти и местного самоуправления в форме электронного документа9. В Статье 7 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ установлено, что «обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом.

....

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).

© КОПИРОВАНИЕ МАТЕРИАЛОВ САЙТА ВОЗМОЖНО ТОЛЬКО С ПИСЬМЕННОГО СОГЛАСИЯ ПРАВООБЛАДАТЕЛЯ - TP@TOP-PERSONAL.RU