Секретарь -референт – главная фигура в ДОУ на предприятии

Л.Р. Фионова, Ю.И.Черницова, Пензенский государственный университет

основные направления деятельности ООО «Лунинская ПМК», локальные акты, регламентирующие работу секретаря референта,

работа с входящей документацией, работа с исходящей документацией, работа с внутренней документацией, рекомендации по улучшению работы.

Общество с ограниченной ответственностью «Лунинская передвижная механизированная колонна» (ООО «Лунинская ПМК») было создано в 2010 году. Это стабильная, динамично развивающаяся фирма.

ООО «Лунинская ПМК» осуществляет следующие виды деятельности:

• производство общестроительных работ по строительству автомобильных, железнодорожных дорог и взлетно-посадочных полос;

• производство общестроительных работ по возведению зданий;

• техническое обслуживание и ремонт прочих автотранспортных средств;

• техническое обслуживание и ремонт легковых автомобилей и др.

На предприятии работают 75 человек. В ООО «Лунинская ПМК» нет самостоятельного подразделения, которое отвечало бы за документационное обеспечение управления (ДОУ).

Главная фигура в ДОУ — секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени, в том числе при подготовке различных документов и организации работы с документами.

Секретарь-референт – помощник руководителя. Он подчиняется непосредственно директору ООО «Лунинская ПМК» и взаимодействует со всеми работниками и службами.

Чтобы проанализировать организацию работы секретаря-референта по ДОУ, рассмотрим следующие аспекты:

• качество локальных нормативных актов;

• порядок работы с входящей документацией;

• порядок работы с исходящей документацией;

• порядок работы с внутренней документацией.

В своей работе секретарь-референт руководствуется следующими локальными нормативными актами:

• Устав ООО «Лунинcкая ПМК» утвержден решением от 03.03.2011;

• Правила внутреннего трудового распорядка от 10.07.2010;

• Должностная инструкция секретаря-референта от 03.03.2011 № 6-C.

Сразу следует отметить, что отсутствие инструкции по делопроизводству, табеля унифицированных форм документов, альбома форм документов значительно снижает эффективность текущей деятельности не только секретаря, но и ООО «Лунинская ПМК», в целом.

Проверим локальные нормативные акты на правильность оформления.

Титульный лист Устава ООО «Лунинская ПМК» представлен на рис. 1.

При рассмотрении титульного листа устава были выявлены следующие ошибки:

• гриф утверждения расположен в левом верхнем углу, а не в правом ;

• ключевое слово УТВЕРЖДЕН заключено в кавычки;

• гриф странно выровнен;

• после грифа стоит подпись без расшифровки, но при утверждении распорядительным документом подпись вообще не нужна,

• соответственно исправив эти ошибки штамп МИФНС России нужно перенести в левый верхний угол.

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Лунинская ПМК» состоит из следующих разделов:

• Прием на работу;

• Основные обязанности работников;

• Основные обязанности работодателя;

• Рабочее время и время отдыха;

• Поощрения за успехи в работе;

• Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Рис. 1 - Титульный лист Устава ООО "Лунинская ПМК"

Правила внутреннего трудового распорядка оформлены не на бланке организации, гриф утверждения выровнен неправильно (нужно либо по левому краю, либо центрировать). По тексту Правил можно сказать, что необходимо включить раздел «Общие положения». Нет согласования с представителем трудового коллектива. Первая страница Правил представлена на рис. 2.

Должностная инструкция секретаря-референта представлена на рис. 3.

Был выявлен ряд ошибок в оформлении должностной инструкции:

• отсутствует полное наименование организации;

• адрес фирмы написан не в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, и он не нужен в должностной инструкции;

• номера телефонов расположены ниже установленного для них места, и они не нужны;

• в грифе утверждения ключевое слово заключено в кавычки;

• при написании должности указано наименование организации (этого не нужно делать);

Рис. 2 - Первый лист Правил внутреннего трудового распорядка

• наименование вида документа стоит после реквизитов дата и регистрационный номер документа (а должно быть наоборот);

• структурное подразделение указывается, при необходимости, под наименованием организации;

• в тексте инструкции отсутствует раздел «Взаимоотношения и связи по должности»;

• отсутствует подпись руководителя подразделения – разработчика инструкции.

Отсутствие раздела «Взаимоотношения и связи по должности» ухудшают внутрифирменные коммуникации.

Рассмотрим работу секретаря с документами.

Рис. 3 - Должностная инструкция секретаря-референта

На рис. 4 представлено процентное соотношение входящих, внутренних и исходящих документов в ООО «Лунинская ПМК».

Рис. 4 - Соотношение входящей, исходящей и внутренней документации

Как видно из рисунка на первом месте по объему документов стоит входящая документация, на втором - исходящая, так как в большинстве случаев она является ответом на поступившую корреспонденцию, а на третьем месте – внутренняя.

Документопоток входящих документов составляют документы вышестоящих организаций, органов власти, документы организаций-смежников.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие традиционные операции:

• прием входящих документов;

• первоначальная обработка;

• предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация;

• рассмотрение документов руководством;

• направление на исполнение;

• контроль за исполнением;

• отправка ответных документов и подшивка в дело.

Необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но приняты по факсу, электронной почте, доставлены курьером. В ООО «Лунинская ПМК» секретарь-референт обеспечивает учет и контроль за движением таких документов. Процентное соотношение способов доставки входящей корреспонденции представлено на диаграмме (рис. 5).

Рис. 5 - Диаграмма процентного соотношения путей поступления документов

Регистрация входящих документов в ООО «Лунинская ПМК» производится в журнале входящей документации (рис. 6).

Количество граф в журнале регистрации входящих документов сведено до минимума, что значительно затрудняет дальнейшую работу с этими документами. В соответствии с Рекомендациями ВНИИДАД по разработке нормативных документов по документационному обеспечению организации следует добавить такие графы как наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, индекс дела.

Рис. 6 - Журнал входящей документации

Добавленные графы позволят в дальнейшем следить за движением документов, а так же облегчат их поиск.

К числу исходящих документов ООО «Лунинская ПМК» относятся, главным образом, письма. Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

• составление проекта документа, его распечатка;

• согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

• подписание (утверждение) документа;

• регистрация и отправка документа.

Подписанные документы регистрируются в журнале исходящей документации (рис. 7) и передаются на отправку.

Проанализировав журнал регистрации исходящих документов можно сказать, что его так же необходимо немного доработать. Вместо подписи лучше указывать исполнителя документа, а так же, чтобы в дальнейшем его можно было найти, следует добавить графу индекс дела.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов. Один экземпляр отправляется, а второй документ подшивается в дело.

Пример исходящего письма приведен на рис. 8.

Следует отметить, что в приведенном письме:

• элементы почтового адреса перечислены не в требуемой последовательности;

Рис. 7 - Журнал исходящей документации

Рис. 8 - Исходящее письмо

• отсутствует код по ОКПО, заголовок к тексту, отметка об исполнителе;

• должность в реквизите «Подпись» должна начинаться с заглавной буквы;

• в наименование должности можно не включать название фирмы;

• рукописная подпись должна располагаться в отведенном для нее месте;

• дата под подписью не ставится.

Таким образом, сделав анализ по работе с исходящей документацией можно сказать, что требует доработки сам журнал регистрации. Ошибки в оформлении документов являются типичными для данной категории документов. Создание альбома унифицированных форм документов позволит в значительной степени упростить саму работу и минимизировать время по подготовке документов.

К внутренним документам, подлежащим регистрации, относятся приказы по основной деятельности (40%), по личному составу (10%) и по оперативным вопросам (50%).

Приказы, протоколы регистрируются у секретаря-референта, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. В ООО «Лунинская ПМК» не регистрируется внутренняя документация, соответственно отсутствует журнал для регистрации данной группы документов.

Рассмотрим оформление приказа от 13.01.2014 № 1-К (рис. 9).

Были выявлены следующие ошибки:

• документ оформлен на бланке письма организации;

• на бланке необоснованно большой размер наименования организации;

• справочные данные оформлены не правильно, да они и не нужны в приказе;

• регистрационный номер и дата документа расположены не на своем месте;

• заголовок к тексту заключен в кавычки и выровнен по левому краю;

• подпись оформлена не верно.

Рис. 9 – Приказ

Рассмотрим оформление протокола, показанного на рис. 10. здесь также есть ошибки:

• не использован общий бланк,

• нет указания на коллегиальный орган, чьё заседание протоколируется,

• не указаны ни председатель, ни секретарь,

• только одна подпись.

Рис. 10 – Оформление протокола

Таким образом, в результате рассмотрения работы с внутренними документами можно сказать, что необходимо создать журнал регистрации внутренних документов, а так же подтянуть знания секретаря-референта в области правильного оформления документов.

Необходимо обратить внимание на следующие моменты:

- оформление и содержание локальных нормативных актов;

- наличие и содержание журналов регистрации;

- оформление документов по рекомендациям стандарта Р 6-30.2003.

Для исправления ситуации необходимо с привлечением специалистов разработать и внедрить необходимые локальные акты по ДОУ. Начать нужно с разработки Альбома унифицированных форм документов (рис. 11).

Рис. 11 – пример титульного листа Альбома и приказа о его внедрении

Разработка локальных актов по делопроизводству повысит эффективность текущей деятельности не только секретаря-референта, но и ООО «Лунинская ПМК», в целом.

Проводником всех нововведений должен стать секретарь-референт, так как это главная фигура в ДОУ любого предприятия.