Электронное правительство Белгородской области

М.Л. Рябцева, к.и.н., доцент, И.М. Ельчищева, Белгородский государственный национальный исследовательский университет

• Мероприятия по созданию электронного правительства

• Структура электронного правительства

• Функции подсистемы управления внутренними процессами

Создание базы для построения электронного правительства в Белгородской области началось еще в 2006 г., когда была принята региональная Концепция информатизации Белгородской области до 2010 г.1 В основе данной концепции лежали федеральные программы и нормативные акты. 28 января 2002 г. Правительством России была утверждена Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002—2010 гг.)» — программа развития государства на основе информационных технологий2. «Концепция формирования в Российской Федерации «электронного правительства» до 2010 года» содержала цели и задачи электронного правительства, его основные направления формирования, формы предоставления государственных услуг3. ФЦП «Электронная Россия» действовала до 2010 г., но в последующем работа в этом направлении была продолжена. Следующим шагом стала долгосрочная государственная программа «Информационное общество (2011 – 2020 ггг.)», целью которой является совершенствование процессов формирования в Российской Федерации электронного правительства в 2011—2020 гг. Миссия программы — получение преимуществ от использования информационных технологий во всех сферах жизни. Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» распространяется на отношения, связанные с предоставлением государственными органами и органами местного самоуправления информации о своей деятельности по запросам редакций средств массовой информации, в части, не урегулированной законодательством Российской Федерации о средствах массовой информации4.

22 сентября 2009 г. Правительство России постановлением № 754 утвердило «Положение о системе межведомственного электронного документооборота»5. Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) был создан с целью повышения эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений6.

Целью создания системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) является повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций за счет использования общих информационных ресурсов, уменьшения времени на поиск, обработку и представление информации в электронной форме7. Изначально, основными участниками МЭДО были определены федеральные органы власти, но впоследствии в систему стали включаться и субъекты Российской Федерации. Администрация Губернатора Белгородской области не стала исключением. 27 декабря 2011 г. в Белгородской области было утверждено Положение о системе межведомственного электронного взаимодействия Белгородской области8.

Координирующим органом по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Белгородской области в части согласования разработки и реализации ведомственных программ органов исполнительной власти области, организации межведомственного электронного взаимодействия, согласования всех видов бюджетных расходов на информатизацию и сбора отчетных форм является управление информационных технологий и связи Администрации Губернатора Белгородской области 9. В состав управления информационных технологий и связи входит пять отделов: 1) отдел информатизации и электронного межведомственного взаимодействия; 2) отдел информационной безопасности; 3) отдел аналитических информационных программ; 4) отдел связи и телекоммуникаций; 5) отдел развития информационного общества.

В Белгородской области создан Совет по развитию информационного общества и формированию электронного правительства. Совет является коллегиальным совещательным органом при Губернаторе Белгородской области для организации скоординированных организационно-технологических мероприятий и согласованных действий органов государственной власти области при формировании регионального электронного правительства и перехода к оказанию государственных услуг в электронном виде.

В ходе реализации плана формирования электронного правительства в Белгородской области на 2010—2012 гг.10 предполагалось осуществить следующие мероприятия: 1) построение единой информационно-коммуникационной сети органов государственной власти Белгородской области; 2) создание инфраструктуры для оказания услуг с использованием новейших технологий радиодоступа; 3) развитие сети центров общественного доступа к информации органов государственной власти области в местах приема граждан и на базе отделений федеральной почтовой связи; 4) развитие сети публичных центров правовой информации на базе муниципальных библиотек, а также иных организаций; 5) создание единой системы информационно-справочной поддержки граждан по вопросам предоставления государственных услуг и взаимодействия граждан с государственными органами.

Структура «Электронного правительства» Белгородской области состоит из четырех основных подсистем:

- подсистема управления внутренними процессами (ПУВП), подсистема обеспечивает контроль исполнения поручений, документооборот, управленческую отчетность, мониторинг загруженности персонала, поддержку информационной безопасности;

- информационно-аналитическая подсистема (ИАП), включающая средства проектирования, сбора, накопления и анализа табличных данных, мониторинга изменения параметров;

- подсистема взаимодействия с бизнесом и гражданами (ПВ), включающая портал взаимодействия с гражданами и бизнесом со средствами настройки навигации пользователей;

- подсистема обеспечения информационного взаимодействия федеральных, областных и муниципальных организаций11.

Подсистема управления внутренними процессами (ПУВП) «Электронное правительство» региональной информационно-аналитической системы (РИАС) в части формирования системы управления проектами в органах исполнительной власти Белгородской области предназначена для эффективной организации работы участников процесса управления и реализации проектов и управления электронными документами12.

В Белгородской области внедряется «Электронное правительство» со сложной архитектурой, объединяющей более 3000 должностных лиц. Это и единый внутренний информационно-аналитический портал, и портал взаимодействия правительства с гражданами и бизнесом, информационно-аналитическая подсистема, и подсистема управления внутренними процессами. В подсистему управления РИАС в настоящее время уже включены органы исполнительной власти, Администрация Губернатора области, органы местного самоуправления.

Структура системы достаточно проста для использования. Рабочее окно пользователя системы состоит из двух частей: главного меню и текущего пункта меню. Главное меню системы состоит из следующих разделов:

Раздел «Задачи» — основной раздел для работы пользователя, полностью обеспечивает оперативную работу с поставленными задачами. В скобках указывается информация о задачах в формате — общее количество задач/количество новых задач/количество задач с новыми действиями.

Рис. 1. Внешний вид раздела «Задачи»

Раздел «Документы» предназначен для регистрации и контроля прохождения документов в Системе. В скобках указывается информация о документах в формате — общее количество документов пользователя / количество новых документов.

Рис. 2. Внешний вид раздела «Документы»

Раздел «Сообщения» предназначен для создания объявлений, создания и просмотра сообщений пользователя, а также статистики ознакомления с ними. В скобках указывается информация о сообщениях в формате — общее количество сообщений/количество новых сообщений.

Рис. 3. Внешний вид раздела «Сообщения»

Раздел «Календарь» позволяет контролировать сроки выполнения задач и контрольных точек по ним, а также вести личный ежедневник с записями о планируемых встречах и совещаниях.

Раздел «Библиотека» позволяет организовать хранение файлов произвольного формата с разграничением прав доступа пользователей к папкам библиотеки.

Раздел «Инструменты» предназначен для настроек системы, ее администрирования, управления контактами пользователей, проектами, файлами библиотеки, формирования отчетов, а также содержит ссылки на программы «Информер» и XConductor.

Рис. 4. Внешний вид раздела «Инструменты»

Раздел «Дополнительно» содержит ссылки на пользовательскую документацию, вопросы о системе и ответы на них, а также краткую информацию о системе.

В системе ПУВП РИАС «Электронное правительство» основным объектом является задача. В ней можно указать описание, привязку к проекту, можно создать подзадачи, установить контрольные точки и вести полноценную работу. Также в задаче можно определять рабочую группу, при необходимости можно менять рабочую группу и добавлять нужные файлы.

Пользователями «Электронного правительства» являются государственные и гражданские служащие Белгородской области, работающие в органах исполнительной власти. Это работники, занимающие руководящие должности, их заместители, секретари, консультанты, специалисты по делопроизводству и т.д.

«Электронное правительство» в Администрации Губернатора Белгородской области способствует решению следующих вопросов:

1) работа с обращениями граждан (контроль исполнения, эффективное распределение работы);

2) работа с документами, поступающими из федеральных органов;

3) работа с входящей и исходящей корреспонденцией;

4) издание разных видов документов (приказы, указания, распоряжения);

5) организация работы комитетов и комиссий, организация совещаний;

6) оценка деятельности государственных служащих;

7) ротация персонала;

8) заявки на подбор персонала;

9) автоматизация процесса выдачи пропусков;

10) исполнение поручений вышестоящего руководства13.

Функции ПУВП: РИАС «Электронного правительства»: 1) регистрация входящих документов, полученных на имя Правительства Белгородской области, органов исполнительной власти Белгородской области, руководителей органов исполнительной власти Белгородской области; 2) формирование дел; 3) печать карточек документов с целью хранения архива карточек в распечатанном виде согласно правилам документооборота; 4) использование электронной подписи; 5) реализация взаимосвязи зарегистрированного документа с другими документами; 6) проверка документов на дублирование при регистрации; 7) контроль выполняемых работ по резолюции, созданной по документу; 8) контроль прохождения документа по этапам его рассмотрения и исполнения; 9) возможность работы с поручениями любой вложенности и разветвленности; 10) поиск документов и поручений по значениям их реквизитов; 11) поиск по содержимому прикрепленных файлов; 12) встроенные средства просмотра прикрепленных файлов.

Применение электронного документооборота в управленческой деятельности представляет собой ключевой фактор современной «офисной революции». При этом не просто осуществляется переход от традиционного бумажного к электронному документообороту, но и значительно изменяются процессы управленческого взаимодействия. В настоящее время внедрение технологий электронного документооборота в сочетании с решением задач по созданию «электронного правительства» и «информационного общества», развитием государственных услуг, оказываемых в электронной форме, становится важным направлением совершенствования деятельности как государственных органов (в целях повышения оперативности, результативности и прозрачности), так и предприятий и организаций различных отраслей деятельности14. Тем не менее, при внедрении «Электронного правительства» (ЭП) ряд регионов Российской Федерации столкнулся с рядом проблем15. Несмотря на все трудности, переход к электронному правительству обеспечивает оперативное и своевременное выполнение государственных и муниципальных услуг для граждан.