DOCFLOW: 21- я конференция- выставка по управлению информационными ресурсами и электронным документооборотом

С.Л. Кузнецов, к.и.н.

• Системы электронного документооборота

• Юридически значимый документооборот и электронная подпись

• Аппаратные средства для службы ДОУ

19 мая 2015 года в 21-й раз состоялась конференция DOCFLOW – крупнейшее ежегодное мероприятие в области организации электронного документооборота и электронных архивов.

В данной статье даётся обзор выступлений, показавшихся наиболее интересными 2

В основе работы конференции традиционно лежат доклады представителей IT-компаний, предлагающих решения в области автоматизации делопроизводства и электронных архивов, поэтому во-многом конференция прошла под знаком Data Capture, ECM, BPM, BI, Collaboration, Big Data и т.д.3

Конференция как обычно открылась несколькими ключевыми докладами, после чего начинаются доклады, читаемые параллельно в пяти секциях и участники конференции могут выбирать те из них, которые им наиболее интересны.

Вот некоторые из этих докладов:

Доклад «Направления развития государственной политики в работе с данными». Иван Бегтин, Директор некоммерческого партнерства «Информационная культура», член комитета гражданских инициатив Алексея Кудрина, соучредитель Фонда развития электронной демократии о политике «открытых данных», что это такое, для чего они нужны, кто и как может их использовать.

Доклад «Технологии управления информацией в Государственной Думе РФ» Натальи Давлетшиной, куратора проекта «Электронный парламент», Государственная Дума РФ о расширение доступа к информации о деятельности Государственной Думы через Internet.

«Управление информацией в эпоху Больших данных» – доклад Андрея Пивоварова, руководителя группы перспективных технологий, Oracle CIS. Рассмотрено понятие «Большие данные», которые начали широко использовать с конца 2011 года. Решаемые задачи - упрощение доступа к большим данным, исследование данных и прогнозирование, проблемы обеспечения безопасности (защиты) больших данных.

Как всегда, интересный доклад, на который впоследствии ссылались многие выступающие, сделала Наталья Храмцовская (к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО). Тема её доклада – «Есть ли будущее у СЭД/ECM-систем?». Н.А.Храмцовская отметила, что в различных организациях сегодня очень разный уровень использования автоматизированных технологий работы с документами, применяется огромный спектр решений, от простейших систем (а иногда даже их отсутствие) и до мобильного офиса и облачных технологий.

В условиях, когда нет обязательных нормативов для коммерческих организаций используется весь «зоопарк» решений предлагаемых как российскими, так и зарубежными производителями.

В последнее время как среди отечественных специалистов, так и среди зарубежных коллег часто поднимается вопрос о том, насколько перспективен и жизнеспособен подход, связанный с разработкой и внедрением общекорпоративных систем электронного документооборота и управления контентом. Никто, конечно, не сомневается, что такие системы и впредь будут разрабатываться и внедряться. Вопрос, скорее, состоит в том, останется ли это направление магистральным или же постепенно станет нишевым.

В докладе дана оценка текущего положения дел в плане применения СЭД и EMC-систем в деловой деятельности и государственном управлении, отмечены основные факторы, влияющие на сферу их использования, а также описаны перспективы развития и внедрения систем данного типа в России.

В сообщении исполнительного директора компании IGS Александра Черкавского «Невидимое управление информацией: Современные приоритеты» рассмотрены проблемы выбора, внедрения и использования систем управления документами. Для чего нужна ECM-система? Как посчитать экономический эффект от внедрения ECM-системы? Организации часто не считают стоимость информации.

А. Черкавский привел пример, как считают основной экономический эффект от внедрения СЭД – например, система экономит 15 минут в день на поиск документов одному сотруднику. Умножаем 15 минут на количество рабочих дней в году, эту сумму – на количество сотрудников, на среднюю зарплату по организации и получаем приличную сумму, как правило превышающую затраты на покупку и внедрение СЭД (средняя зарплата за 15 мин. = 40 000 в мес. / 164 часа /4) * 247 дней и получаем экономический эффект в среднем более 15 тыс. руб. в год на каждое рабочее место, на котором внедрена СЭД.

Рис. 1. Компоненты систем управления корпоративным контентом (ECM)

«Интеграция задач управления на базе платформы СЭД/ECM. Корпоративная шина задач» – тема доклада Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн».

Основная тенденция (тренд) – выход СЭД за пределы службы ДОУ, возможность общей платформы управления документами и информацией как единой точки доступа ко всем информационным ресурсам компании, переход от автоматизации службы ДОУ к автоматизации управленческого персонала в целом. Реализация процессного управления, проектного управления, директивного управления, включающего в себя работу с ОРД, ситуативное управление, персональное планирование. Все эти направления реализуются с использованием различных инструментов, программных продуктов. Однако можно выделить общие элементы во всех перечисленных управленческих технологиях. Во всех случаях ставятся задачи, назначаются сроки, устанавливаются исполнители, осуществляется контроль исполнения (сроковый и по существу). Однако сложные бизнес-процессы, в отличие от традиционной СЭД, работающей по принципу: документ поступил – документ исполнен, могут предусматривать различные этапы решения бизнес-задачи, включающей множество промежуточных этапов, сроков, исполнителей, привлечение различных ресурсов на каждом этапе и т.п.

В. Андреев считает, что используя общие элементы нужно создавать универсальное рабочее место менеджера, в которое попадают задания из различных контуров управления. В идеальном случае информационная система выдает менеджеру задания, напоминает о сроках, выдает оповещения о сбоях в исполнении и т.п. И поскольку СЭД содержит самый мощный инструментарий для выполнения подобных задач, такая универсальная система может строиться именно на основе СЭД, главным образом тех СЭД, которые в своей основе являются гибким «конструктором», позволяющим в широких пределах индивидуально подстраивать систему под особенности конкретной организации.

С докладом «Применение средств обработки бланков для объективного контроля уровня знаний служащих и учащихся» выступили представитель Рособрнадзора, директор ФГБУ «Информационно-методический центр анализа» Сергей Пономаренко и дополнивший его директор по образовательным проектам компании ABBYY Алексей Калинин.

Доклад Вячеслава Кадникова, регионального директора по Восточной Европе, России и СНГ, EMC Enterprise Content Division, «Архивирование информации в XXI веке. Почему вам нужен электронный архив, даже если вы считаете, что он у вас есть.» был посвящен не архиву документов, а именно вопросам архивирования данных.

Хотя электронный архив XXI века — это архив документов, однако объем цифровой Вселенной, удваивающийся каждые 18 месяцев, растет в основном за счет других типов информации: видео, данных информационных систем, информации с подключаемого оборудования и т. п. Более трети информации создается внутри компаний и государственных структур, а значит, работа с корпоративной информацией постоянно усложняется. Быстрый рост объёмов информации не сопровождается пропорциональным увеличением IT-бюджета, а значит мы должны всё более эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Основное направление – использование облачных технологий. Как отметил докладчик, более 65 % архивных систем, создающихся сегодня в мире, создаются в публичных или частных «облаках».

Основные задачи архива сегодня – обеспечение целостности данных, финансовой эффективности хранения данных, в значительной степени за счет переноса информации из устаревших, унаследованных приложений и баз данных.

Многие путают архивы и системы резервного копирования. У них разные цели, разные технологии.

Сегодня организации создают единую систему хранения, включающую не только организационно-распорядительную документацию, но и все виды документов и информации, используемые в данной компании, что требует существенных изменений в функционале системы.

В докладе В. Кадников подчеркнул, что корпорация ЕМС — одна из ведущих мировых корпораций в области программного обеспечения класса EMC (Enterprise Content Management). Были рассмотрены следующие вопросы:

• как не утонуть в «озерах данных»;
• как организовать единые правила архивирования и хранения для всех типов корпоративной информации;
• как работать с данными из устаревших и выведенных из эксплуатации систем;
• можно ли быть уверенным в «вечном» хранении информации;
• как оптимизировать расходы на работу с корпоративным контентом.

В. Кадников представил решение EMC InfoArchive для организации электронного архива, обеспечивающего технологически нейтральное решение для хранения информации из всех информационных систем организации (рис. 2).

Рис. 2. Комплектование электронного архива

Андрей Линев, генеральный директор компании «ИнтерТраст» на аналитической секции конференции выступил с докладом «Стандарты рынка, прогноз развития». Рассмотрев основные этапы развития российского рынка СЭД, докладчик обозначил перспективы развития систем электронного документооборота: «В центре системы должен находится сотрудник, решающий свои задачи, а не документ. СЭД должна превратиться в удобный инструмент для сотрудников организации, работающих в блоке управления: от технических работников, секретарей и делопроизводителей, до руководителей высшего звена организации. Именно они являются ключевыми фигурами в решении задач повышения эффективности и конкурентоспособности. Основная задача СЭД на нынешнем этапе — создание для управленцев качественно новых условий для повышения эффективности их работы, как при решении личных задач, так и при работе, носящей общий для управления организации характер».

В ходе пресс-конференции «CompanyMedia: от потребностей бизнеса – к свойствам СЭД» А.А.Линев рассказывал о различных конфигурациях системы, позволяющих создавать бизнес ориентированные решения для организаций различного уровня: от небольших проектных компаний до территориально распределенных коммерческих и государственных структур. В рамках конфигураций и в зависимости от особенностей организации-заказчика поддерживается различная функциональность, модели управления, состав и функциональные роли участников документооборота, горизонтальные и вертикальные коммуникации между сотрудниками. Выбор технологической платформы и функционального наполнения системы зависит от потребностей заказчика.

О практическом решении задачи создания электронного архива поведал Павел Сапрыкин, продакт-менеджер СЭД, компании «Дикси» в докладе «Электронный архив нетоварного контура». Проблемы, которые пришлось решать IT-службе этой крупной компании, довольно типичны: руководство ставит задачу создать электронный архив, а ни IT-служба, ни служба ДОУ даже не представляют, что это такое и как подходить к решению этой задачи (рис. 3).

Рис. 3. Организация электронного архива в ГК «Дикси»

Проблемы формирования и развития рынка операторов юридически значимого электронного документооборота рассматривались в выступлении Сергея Куляева, представлявшего компанию – оператора электронного документооборота компания ИнфоТеКС Интернет Траст. Появление операторов, обеспечивающих межведомственный электронный документооборот – явление для рынка СЭД относительно новое, и хотя в целом технологиям межведомственного электронного документооборота более пяти лет, но его развитие связано главным образом с развитием в 2015 г. обмена электронными бухгалтерскими документами, в первую очередь счетами-фактурами.

С. Куляев остановился на часто обсуждаемой в последнее время проблеме роуминга между операторами. К сожалению эта проблема не решена, существуют только «точечные» соглашения между некоторыми операторами, реализующие потребности отдельных крупных клиентов. Мешает и отсутствие единых стандартов, покрывающих различные виды документов. Практически формализованы для электронного документооборота всего три документа – счет-фактура, накладная торг-12 и акт выполненных работ.

Технологии ЮЗЭДО происходят от систем сдачи налоговой и прочей бухгалтерской отчетности и ориентированы не на передачу управленческой документации, как система МЭДО, а скорее на передачу полностью формализованных документов с возможностью автоматической выгрузки и загрузки содержащейся в этих документах данных в финансовые и бухгалтерские БД.

Нет стандартов интеграции электронного документооборота с программным обеспечением клиентов. Ставится вопрос об обеспечении возможности работы с операторами юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) физических лиц, упрощении подключения малого и среднего бизнеса.

Тему продолжил Юрий Маслов, коммерческий директор ООО «КРИПТО-ПРО» «Нормативное и ненормативное в обеспечении применения электронной подписи».

Наиболее понятная – это простая электронная подпись, применяемая на уровне двусторонних договоров. Не требует заключения дополнительных соглашений только усиленная квалифицированная электронная подпись, так как её применение полностью регламентировано законом и подзаконными нормативными актами.

Докладчик подчеркнул нормативные противоречия при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи, проблемы регламентации деятельности удостоверяющего центра, сложности аккредитации удостоверяющего центра.

Принятию Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в 2011 году предшествовала достаточно богатая девятилетняя практика использования электронной цифровой подписи в рамках Федерального закона № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Тем не менее складывается впечатление, что электронная подпись — это правовая новелла. Доклад посвящён как существующим противоречиям в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи», так и потенциальным — в случае принятия текущих обсуждаемых поправок в законодательство. Проведен обзор некоторых имеющихся подзаконных актов.

Наиболее существенными противоречиями, влияющими на дальнейшее развитие сферы применения электронной подписи, видятся следующие:

• В регламентировании деятельности удостоверяющих центров, а именно:

• в требованиях и процедуре аккредитации,

• в определении третьих доверенных лиц,

• в порядке изготовления и выдачи сертификатов ключей проверки электронных подписей,

• во взаимоотношениях с единой системой идентификации и аутентификации.

• В нормах признания электронной подписи, а именно:

• в концепции единого квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи для любых информационных систем,

• в определении ограничений использования сертификатов, в проверке соответствия квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей установленным требованиям,

• в моменте признания электронной подписи.

Помимо фиксации противоречий в докладе были даны экспертные рекомендации по их устранению. По мнению автора доклада, учет этих рекомендаций существенно снизит риски применения электронной подписи.

Некоторые доклады были посвящены новому оборудованию, используемому в делопроизводстве. Например доклад Мехмани Валех (Mehmani Walech) был посвящен новому поколению документ сканеров Fujitsu и тенденциях в области документооборота. Докладчик отметил тенденцию ежегодного роста продаж документ-сканеров. Компания Fujitsu занимает заметную долю рынка документ-сканеров, более 40 %. Наиболее востребованы сегодня сканеры с паспортной скоростью сканирования 30-40 листов в минуту. Если раньше сканер осуществлял только собственно сканирование и передачу изображения на компьютер, то современная тенденция – всё больше операций по обработке изображения выполняется на аппаратном уровне самим сканером, что существенно снижает нагрузку на компьютер и позволяет оперативно обрабатывать большие потоки документов. Документ-сканер должен быть простой в использовании, не требовать специально подготовленного оператора, использовать интуитивно понятный интерфейс. Основное направление – развитие мобильных и сетевых сканеров, расширяется использование беспроводных сканеров. Докладчик рассказал о новых моделях – сетевом сканере ScanSnap N7100 (см. рис. 4). Россия занимает 4-е место в Европе по закупкам сетевых сканеров. Особенность сетевых сканеров – прямое подключение к локальной сети организации и наличие большого дисплея, с помощью которого отсканированный документ можно отправить по сети на компьютер любого пользователя. Это позволяет многим сотрудникам использовать один сканер. Мобильные сканеры типа Fujitsu ScanSnap iX100 дают возможность сканировать документы сотрудникам, находящимся в командировке, вне офиса. С помощью беспроводного соединения документы сканируются на планшет, смартфон или ноутбук. Полный заряд батареи я позволяет отсканировать 200-230 листов формата А4. Однако так как указанные сканеры используют протяжку листа, то они подходят только для сканирования листовых, не скрепленных оригиналов.

Рис. 4. Сетевой сканер ScanSnap N7100

«Инновационное решение Panasonic для хранения больших массивов данных сроком до 50 лет» – тема доклада Германа Гаврилова, руководителя отдела развития бизнеса Panasonic Россия и Антона Петроченко, специалиста по продукту.

Роботизированные библиотеки были популярны в начале века как часть иерархической системы хранения, обеспечивающей доступ к большим объёмам данных за относительно приемлемые деньги. Роботизированные библиотеки сочетают в себе системы хранения на несколько сот компакт-дисков (CD, DVD или Blu-ray), один или несколько приводов для записи/чтения дисков, механическое устройство (транспортер), быстро перемещающее нужный диск в привод и программно-аппаратный интерфейс, благодаря которому вся библиотека видится как один большой сетевой накопитель. С тех пор емкость жёстких дисков возросла в сотни раз, цена снизилась и роботизированные библиотеки стали некрнкрунетоспособны. Из-за задержки в доступе к данным в 10-12 сек. (время на перенос компакт-диска в привод и считывание информации с диска) такие решения с самого начала применялось для редко используемых данных и документов.

Рис. 5. Оптическая роботизированная библиотека Panasonic

И вот теперь компания Panasonic предлагает новый вариант роботизированной библиотеки как решение для хранения больших объёмов архивных данных (порядка 3,2 Петабайт или 3 200 000 Гб.) с низкой частотой доступа (рис. 5). По расчетам производителя, предлагаемое решение будет дешевле, чем система хранения на жестких дисках, главным образом за счет большего срока службы и низкого энергопотребления. Новая система хранения использует оптические диски ёмкостью 100 Гб., помещенные в картридж, вмещающий 12 дисков, т.е. ёмкость картриджа – 1,2 Тб, а с новыми дисками ёмкостью 300 гб. Ёмкость 1 картриджа составит уже 3,6 Тб. К достоинствам такой системы хранения можно отнести также низкое энергопотребление и отсутствие необходимости в кондиционировании. К преимуществам системы относится и её катастрофоустойчивость – используемые картриджи герметичны.

На наш взгляд (С.К.), в связи с тем, что в индустрии кино мы наблюдаем переход к Ultra HD телевизорам и соответственно фильмам сверхвысокого разрешения, для их распространения понадобятся носители высокой ёмкости, так что в перспективе ожидается появление дисков ёмкостью 1000 Гб.

По расчетам компании, стоимость хранения на оптических дисках будет изначально ниже, чем на HDD, а при хранении свыше 5 лет – ниже, чем на магнитных лентах, исходя из того, что цикл миграции носителей составляет 5 лет для HDD, 10 лет для магнитной ленты (LTO) и 50 лет для оптической библиотеки. При этом Panasonic предполагает, что оборудование для работы с HDD и LTO будет меняться каждые 5 лет, а роботизированная библиотека – каждые 10 лет (рис. 6). Этот момент вызывает настороженность, так как хранение на жестких дисках и магнитной ленте предполагает миграцию носителей, а оптическая библиотека – нет, и это заставляет сомневаться, будет ли через 40 (сорок!) лет выпускаться оборудование для использования тех же оптических дисков.

По словам Г. Гаврилова, срок службы дисков в 50 лет определен на основе специального теста ускоренного старения Генри Эйринга. И если необходимость использования подобной библиотеки сладует тщательно просчитывать применительно к конкретной организации, то новые более ёмкие носители безусловно представляют интерес, как и анонсированные Г.Гвариловым архиваторы для малого офиса.

Рис. 6. Сравнительная таблица электронных носителей информации

Завершил конференцию доклад Александра Родионова, директора Департамента систем управления документами компании Ланит «Экспресс-аудит соответствия СЭД». Идеальных СЭД на бывает и удовлетворение заказчика, руководства и сотрудников, внедрённой СЭД можно достигнуть только на основе детальной совместной проработки представителями заказчика и компанией интегратором, всех требований к СЭД. Причем диалог должен вестись не только на стадии внедрения, но и в процессе эксплуатации системы. Не всегда, но зачастую многие «мешающие жить» проблемы можно устранить небольшой настройкой используемой СЭД.

Какие вопросы отражают степень удовлетворения руководства компании внедренной СЭД?

• Требования руководства к системе формализованы и система им соответствует.

• Совокупные затраты на внедрение и развитие системы оправдали ожидания руководства.

• Эффект от внедрения системы оправдал ожидания руководства.

• Система соответствует «отраслевым» стандартам и политике государства в области информатизации.

• Стоимость ежегодных платежей по технической поддержке системы соответствует ее ценности для компании.

• Уверенность, что система способна поддержать рост вашей компании с точки зрения количества пользователей и сложности бизнес-процессов.

Как оценить уровень удовлетворенности сотрудников внедрённой СЭД?

• Пользователи системы удовлетворены скоростью работы системы.

• Пользователи системы считают интерфейс СЭД понятным и удобным.

• Все обоснованные функциональные требования пользователей к системе удовлетворены.

• Пользователи умеют работать в системе и инструкции отвечают на их вопросы.

• Пользователей устраивает скорость реагирования технической поддержки на их вопросы.

• Внедрение системы действительно позволило сократить обращение бумажных документов.

• Внедрение системы действительно позволило снизить трудоемкость работы с документами.

Как оценить уровень надежности поставщика СЭД?

• Вендор регулярно поддерживает контакт и сообщает о новостях.

• План развития системы понятен и соответствует планам компании на систему.

• Условия работы с вендором (ценовая политика, пакеты услуг и т.д.) понятны и прозрачны.

• Вендор занимает уверенную позицию на рынке и его финансовая стабильность не вызывает сомнений.

• Вендор быстро реагирует на изменение законодательства, появление новых технологий и периодически выпускает обновления.

• Компания-внедренец имеет опыт реализации сопоставимых по масштабу проектов на выбранной платформе.

• Сотрудники компании-внедренца компетентны и вы удовлетворены общением с ними.

Выступления на конференции показали, что наряду с прочим, проблема терминологии остается очень острой – термины, широко используемые представителями IT-компаний в рассказе о функционале, возможностях и применении предлагаемых программных продуктов и решений зачастую совершенно незнакомы работникам делопроизводственных служб, а ориентированы на руководителей компаний и IT-специалистов.

Ещё одно общее ощущение – то, что при решении задач автоматизации управления документами надо обращаться к специалистам по управлению документами, к документоведам – этого понимания ни у организаций и их IT-служб, решающих подобные задачи, ни у многих IT-компаний, выходящих на рынок СЭД/ЕСМ, как не было, так и нет. Попыток «изобрести велосипед», открыв для себя типовые процессы управления документами и попутно придумать какое-то новое название для решаемых предлагаемым программным обеспечением типовых управленческих задач, до сих пор хватает и это одна из основных проблем рынка СЭД. И даже немного обидно слышать, как IT- специалисты гордо рассказывают, как они сами дошли до базовых вещей, которым на самом деле учат студентов-документоведов в сотне вузов по всей нашей стране…

На конференции было много выступлений с примерами успешных внедрений той или иной СЭД, например «Переход на платформу Docsvision 5 без остановки процессов согласования документов», «Переход на CompanyMedia 4 в Евразийском банке: 16 филиалов и 2200 пользователей — за 4 дня», «Проект внедрения электронного документооборота в Vi», «DIRECTUM в ОАО «Сургутнефтегаз» – управление документами в компании мирового масштаба», «Documentum на Docsvision. Практический опыт перехода в ГУП «ТЭК Спб», «1С:Документооборот в «Группе компаний С7» и т.п.

На сопровождающей конференцию выставке были представлены три десятка основных игроков на рынке технологий автоматизации, как те, кто уже много лет присутствует на этом рынке, так и новые компании, предлагающие программные решения для СЭД, аппаратное обеспечение (сканеры, системы хранения) и специализированное вспомогательное ПО.

В целом, безусловно, DOCFLOW, как крупнейшее отраслевое мероприятие, позволяет получить много полезной информации как об общих тенденциях и новинках в области автоматизации управления документами, так и о практическом опыте внедрения СЭД в организациях разного масштаба и всех форм собственности.

1 С автором можно связаться по адресу: kouznets@yandex.ru

2 Материалы конференции размещены на сайте www.docflow.ru

3 Data Capture – ввод, регистрация и обработка данных; ECM (Enterprise content management) – управление корпоративным контентом (информацией, документами); BPM (business process management) – управление бизнес-процессами организации, BI (Business intelligence) – методы и инструменты обработки и анализа больших объёмов неструктурированных данных ; Collaboration – системы организации совместной работы;