Избыточность в управленческих документах: новые разновидности

• Аспекты избыточности в управленческих документах

• Проблемы избыточности при восприятии документов

Ключевые слова: документ, управленческий документ, документооборот, объем документооборота, текст документа, информационная избыточность, информативность

Аннотация: статья посвящена характеристике некоторых разновидностей избыточности в управленческих документах - количественной, смысловой, номинативной и др. Рассматриваются объективные и субъективные причины проявлений избыточности в управленческих документах, вносятся предложения по выработке путей адаптации к сложившейся ситуации.

В информационной сфере рассмотрение проблемы избыточности имеет давние традиции. Еще 20-30 лет назад в ходу был весьма популярный термин - «информационный взрыв», который трактовался как некая социальная тенденция, приводящая к лавинообразному росту количества разных источников информации, в том числе и управленческих документов. Проводились научные исследования, доказывающие экспонентальный рост всего этого информационного разнообразия, и прогнозы были неутешительны – тупик, хаос, коллапс. Вскоре последовавшая компьютеризация частично эту проблему сняла: несмотря на то, что количество информационных источников разнообразного содержательного наполнения (печатных и электронных) по-прежнему показывало рост, оно получило свое ограничение в виде экономической целесообразности и покупательского спроса. И на некоторое время об этих прогнозах забыли.

Через пару десятилетий тенденция роста объема информации заявила о себе вновь, но ее проявления были уже качественно иные. В результате появившейся технологической возможности копирования, сканирования, инкорпорирования целых кусков одного текста в другой, их мгновенной и финансово незатратной передачи на любое расстояние снизилась зависимость конструктивной формы документа от объема текста. Возможность вместить в небольшой физический объем текста документа множество дополнительных справочных сведений увеличила его информативность. В результате сегодняшние управленческие документы стали более пространны, развернуты, многостраничны, содержательно насыщены, что, с одной стороны, дает возможность вычленить из предоставляемой информации больше различных сведений, в том числе данных справочного, нормативного, законодательного характера, а с другой - усложняет структуру документов, провоцируя новый виток избыточности.

Анализ этого явления показал, что она вызвана целым рядом объективных и субъективных причин. Объективные причины обусловлены социальными тенденциями ускорения и усложнения управленческих процессов в целом. В условиях повышенной социальной динамики общество сталкивается с чем-то новым и неожиданным, вынуждено решать проблемы, опыта разрешения которых просто нет. Жить в условиях неопределенности некомфортно, и постоянно возрастающий объем использования информации становится результатом естественного желания приуменьшить эту неопределенность. А появление в социальной практике новых, ранее не заявлявших о себе аспектов, сторон, направлений, сфер и видов деятельности требуют адекватного документного отражения; усиления их законодательного и нормативного регулирования. Многочисленными законами, стандартами, положениями и инструкциями вводятся обязательные требования к составлению и оформлению регламентирующих и описывающих их разновидностей документов, прописываются структура, функции, реквизиты, порядок утверждения, степень детализации представляемых данных.

К объективным причинам роста избыточности управленческой документации присоединяются субъективные, объясняющиеся боязнью работников управленческого аппарата что-либо не учесть, пропустить, не отметить. Из-за общей нервозности и попыток ухода от ответственности происходит повальный сбор информации, даже незначительной и ничтожной.

В теории информации давно установлено, что избыточность в коммуникации в определенной мере полезна и даже необходима. Это своего рода обязательное требование, которое обеспечивает ее надежность, гарантирует доведение основного смысла при потере какой-либо части текста. Она же «разряжает» неоправданно плотный текст, содержательно развертывая смысл избыточными выразительными единицами, тем самым снижает уровень монотонности. Это способствует лучшему пониманию и запоминанию при повторах, дает необходимый «отдых» глазу на менее информативных фрагментах (об этом в свое время писал Воробьев Г.Г.).1

Но в данном случае речь идет о выходе за пределы этой нормы избыточности и последствия этого явления печальны. Рост потока документов, увеличение их объемов и сложности приводит к росту числа занятых в этой сфере работников, как следствие – к бюрократизации управленческого аппарата, к усилению роли формальных требований в отношении огромного количества представляемых документов, отодвигая на задний план требование гибкости к реальной управленческой практике. К этому следует присовокупить сложности, вызванные отсутствием четких и проверенных критериев, показателей, особенно для новых направлений деятельности. Возникают затруднения с терминологической «упаковкой» рассматриваемого в документах содержательного наполнения - отсутствие и запаздывание теоретического осмысления возникающих в сфере управления проблем приводит к словесной размытости, неконкретности формулировок, а то и к грубым ошибкам. Перенасыщение информацией порождает атрофию чувства ее ценности. Другими словами, в потоке трудно отделить главное от менее главного, ценное от менее ценного. Таким образом, хорошие идеи вырождаются в формальные требования, полностью выхолащивающие их положительный потенциал.

Теоретически можно выделить следующие аспекты избыточности в управленческих документах:

Прежде всего, то что «лежит на поверхности» проблемы, – количественная избыточность. Количество документов за последнее десятилетие умножилось многократно и продолжает расти. Соответственно, растет уровень напряженности, вызванный необходимостью их подготовки, оформления, реагировать на них. Об этом пишет М.В. Ларин в статье «Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях», в которой, характеризуя масштаб проблемы, приводит пример роста числа документов в сфере госзакупок, по приблизительным подсчетам приближающийся к 10 млн. контрактов ежегодно. «Представьте себе шлейф документов, необходимых для оформления участия организации в конкурсе и умножьте их количество на 10 млн. контрактов, да еще с учетом того, что участников конкурса должно быть несколько! – восклицает он. - Но проблема не только в этом. Еще один ее аспект — непрерывное изменение форм, формуляров документов из различных областей деятельности. Примечательно, что эти изменения не влекут за собой упрощение формуляров документов, сокращение числа реквизитов. Нет, наоборот, происходит усложнение реквизитной части документов, что приводит к увеличению трудоемкости их оформления».2

Сегодняшние технологии, безусловно, сокращают время, необходимое для осуществления некоторых технологических процессов обработки документов. Но личностный фактор никто не отменял – любой документ нуждается в прочтении, осмыслении, мысленном обосновании вариантов принятия решений, просчитывании рисков и других интеллектуальных действиях. А если учесть, что содержание, структура, форма представления документов усложняются, а их объем увеличивается, то и времени на их рассмотрение тоже требуется больше. Получается, что бездумное усложнение формы и увеличение объема документооборота при запросах вышестоящих организаций ведут не к более высокому качеству управления, а к бездумному перекопированию уже имеющегося нижестоящими, документы производятся по принципу «каков вопрос – таков ответ».

При этом большой объем может быть обработан только машинными технологиями с применением исключительно формальных методов. Неформальные же методы, предполагающие качественную оценку, учет ситуации и особенностей, выбор ценного, т.е. то, что может сделать только человек, в этой ситуации невозможны: в массе ненужных сведений трудно отыскать что-то действительно стоящее. В результате уходит живая мысль, снижается уровень критической оценки, эффективность управленческого потенциала документов падает.

Кроме вышеназванных достаточно хорошо известных в управленческой сфере разновидностей документной избыточности назовем еще несколько, заявивших о себе не так давно.

Смысловая избыточность. Она может быть рассмотрена в двух аспектах: «вширь» и «вглубь». «Вширь» – это простая смысловая избыточность, которая характеризуется неоправданным увеличением объема текста. Такой текст избыточно длинен и информационно «плотен» (т.е. предельно насущен дескрипторами), не разбит на смысловые куски, в результате - тяжел для восприятия. Ее провоцирует смысловая избыточность «вглубь», которая проявляет себя в излишней детализации данных, когда текст максимально насыщается фактами, изобилует уточнениями, деталями, частностями, справочными данными.

На уровне детализации хотелось бы остановиться особо. Дело в том, что детализацию чего бы то ни было при желании можно производить до бесконечности. Но между предпринятыми усилиями и их результатом обнаруживается нелинейная зависимость, что означает: наращивание усилий не прямо пропорционально желаемому результату. В какой-то момент происходит затормаживание, а далее – превращение в свою противоположность. В науке в таких случаях обращаются к так называемому числу Паретто - некой универсальной закономерности. Его суть заключается в следующем: 20% чего-либо (усилий, сведений, данных и т.д.) всегда обеспечивают 80% положительного результата. А чтобы достичь оставшихся 20%, нужно приложить 80% усилий. И этими последними 20% можно пренебречь, поскольку трудозатраты на их добывание делают этот процесс неэффективным. Поэтому не следует стремиться к 100% - му охвату чего-либо. Уровень подробности и детальности должен быть ограничен здравым смыслом, дающим возможность определить такую границу оптимума, когда представленных сведений и данных достаточно для качественной оценки ситуации. Дальнейшие углубление и детализация лишь утяжелят процесс принятия решений. Хотелось бы пожелать составителям положений, инструкций, методических рекомендаций в части сбора каких-либо сведений учитывать это.

Еще одно явление в документной сфере - номинативная избыточность. Сегодня в погоне за точностью истолкования излагаемого содержания документы получают длинные, структурно сложные, нечитабельные и немнемоничные заголовки. Масштаб проблемы демонстрирует пример приказа Минобрнауки России от 2 сентября 2014 г. № 1192. Приводим дословно:

"Об установлении соответствия направлений подготовки высшего образования - подготовки кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, применяемых при реализации образовательных программ высшего образования, содержащих сведения, составляющие государственную тайну или служебную информацию ограниченного распространения, направлений подготовки высшего образования - подготовки кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в адъюнктуре, применяемых при реализации образовательных программ высшего образования, содержащих сведения, составляющие государственную тайну или служебную информацию ограниченного распространения, перечни которых утверждены приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 сентября 2013 г. N 1060, и направлений подготовки высшего образования - подготовки кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, направлений подготовки высшего образования - подготовки кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в адъюнктуре, перечни которых утверждены приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 сентября 2013 г. N 1061, научным специальностям, предусмотренным номенклатурой научных специальностей, утвержденной приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 25 февраля 2009 г. N 59"

Какими доводами руководствовались авторы-составители этого документа – неизвестно. Но такая смысловая перегруженность и утрированная до абсурда степень детализации никак не способствуют выполнению главной функции заголовка – дать краткую и емкую характеристику документу, способствующую его идентификации, запоминанию исполнителями и оперированию им в информационных системах. По-видимому, назрела необходимость в нормативной регламентации заголовков издаваемых распорядительных документов, разработки правил их составления с учетом требований логики, мнемоничности, возможностей легкой идентификации.

Нельзя не обратить внимание на избыточность формы документа. Сегодня все чаще в подготовке документов используется табличная форма. Считается, что она предпочтительнее линейного текста, поскольку предполагает распределение материала по ячейкам, что обеспечивает объемность его представления, иерархичность, строгую логику, соразмерность структурных разделов, сравнимость показателей и т.д.

На первый взгляд табличная форма за счет уменьшения доли связного текста и замены на цифровые или краткие фактические данные должна обеспечивать компактность документу. Но на практике имеющиеся в распоряжении составителей таблиц компьютерные программы позволяют до предела усложнить разрабатываемые формы, что с успехом и делается. При этом сложная форма приводит к разной наполняемости ячеек, в результате в одних выстраивается текст в виде нечитабельной полоски по вертикали, другие же остаются пустыми. Компактность уменьшается также за счет переноса на каждую страницу так называемой «шапки», включающей наименование ячеек. А попытки заменить такую «шапку» на цифровую нумерацию ячеек в последующих страницах в масштабном многостраничном табличном тексте тоже не эффективны, т.к. при наличии сложной структуры глаз «забывает», что обозначает та или иная цифра. И в результате такие таблицы по объему могут быть больше традиционного линейного текста.

Чтобы решить обозначенную проблему, было бы полезно разработать правила, регламентирующие оптимальную структуру идеальной таблицы, включающую рекомендации по оптимальному количеству ячеек в совокупности с расчетами их наполняемости.

Особую проблему для адресатов издаваемых распорядительных документов представляет еще одна разновидность избыточности, которую условно можно назвать избыточность скорости обновления текста. Речь идет об ускорении обновлений, внесения поправок в уже принятые и легитимизированные тексты документов. Если в прежние десятилетия принимаемые законы, инструкции, положения «работали» годами без изменений, их публиковали в виде книг и брошюр, то сегодняшняя динамика времени требует и соответствующей динамики в совершенствовании текстов документов. Максимальная скорость изменений, вносимых в тексты документов, распространяемых на большую аудиторию, измеряется уже не годами, а месяцами. Соответственно, такие документы вообще нет смысла тиражировать в бумажном варианте, они устаревают раньше, чем доходят до исполнителей.

Эта проблема приобретает особую значимость для законодательных, распорядительных и нормативно-инструктивных документов сферы государственного управления, так как они находятся на острие социальной жизни и адресованы огромному числу респондентов на местах. Именно они испытывают трудности с внесением правок в большой тираж и своевременное информирование. Как ответ на этот социальный запрос появилась новая форма так называемой «живой» публикации, представляющая собой размещенный в Интернете в свободном доступе какой-либо текст официального документа, который постоянно поддерживается в актуальном состоянии.

Появление подобных публикаций стало возможным благодаря технологиям, позволяющим постоянно пополнять выставленный на сайте текст новыми данными, редактировать его в зависимости от сделанных замечаний, связывать гипертекстовыми ссылками с другими текстами близкой тематики, совершенствовать, исправляя ошибки и неточности, а также отражать в них новые решения. Мы уже работаем с такими документами, и прежде всего, с Федеральными законами.

Но читать такой документ нелегко. Во-первых, такая «живая» публикация может существовать только в компьютерном варианте. Во-вторых, он буквально испещрен поправками, вставками, в текст вносятся реквизиты, подтверждающие правомерность каждой правки. Это отвлекает внимание, сбивает с ритма чтения. Нужна психологическая перестройка отношения к таким текстам большого числа пользователей, которые не готовы к работе с «плавающим» содержанием. В третьих, очевидно также, есть некие границы управляемости таким текстом и возможности его комфортного прочтения. Он становится дискомфортным, когда до предела насыщается изменениями и в какой-то момент необходимо восстановление его целостности, как бы его «перезагрузка», очищение для последующих манипуляций.

Но самое главное – органов государственного управления, различного рода служб, работающих по такому принципу, с каждым годом все больше и больше. В этой ситуации большой проблемой стало отслеживание произведенных изменений в текстах издаваемых ими документов. Работа с такими документами осложняется отсутствием системы гарантированного информирования исполнителей, суть которой заключается в непременном доведении документа (информации о нем) до адресата. Сегодня же мы имеем дело лишь с инициативным информированием, которое работает по эмиссионному принципу – текст документа выставляется на сайте и исполнители самостоятельно должны отслеживать все вновь появившиеся документы, а также изменения, дополнения к ранее появившимся.

Такой вариант получения информации о документах из сети нельзя признать оптимальным. Исполнители о произведенных изменениях в текстах документов узнают с опозданием, нередко случайно. Недостаточные опыт работы и уровень квалификации работников могут затруднить адекватный поиск, поскольку надо следить за тем, чтобы получить именно последнюю версию. Ведь наряду с ней в сети остаются и предыдущие. Пока не осознан масштаб проблемы, не отработан механизм работы с документами, в которые регулярно вносятся правки. Как вариант – прорисовывается новая информационная функция работников служб ДОУ, заключающаяся в систематическом, профессиональном отслеживании всех документов, вновь появившихся или подвергшихся изменениям, на федеральном, отраслевом и региональном уровнях, по направлениям деятельности организации.

Обозначенные вопросы представляют собой только вершину айсберга. Ведь эта проблема гораздо глубже и представляет собой частный случай более масштабного диалектического противоречия между избытком и недостатком чего-либо. Ее глубокий философский смысл упирается в изначальное существование человека в поле «скудости» и его активное стремление к достатку и изобилию. Но сегодня мы понимаем, что изобилие, избыток приносят с собой не только блага, но и содержат в себе немалые проблемы. Ведь недостаток чего-либо всячески стимулирует человека, будоражит мысли, рождает идеи, заставляет действовать; избыток же, напротив, убивает всякую мотивацию. Безусловно, необходимы более глубокие исследования, не только констатирующие наличие проблемы в этой сфере, но и определяющие пути адаптации к сложившейся ситуации.

1 Воробьев, Г.Г. Документ: Информационный анализ / Г.Г.Воробьев. –М.: Наука, 1978. – 235с.