Документирование процедуры проведения внутреннего аудита

Автор: Л.Р. Фионова, Ю.Г. Кирюхин, М.А. Катышева

Л.Р. Фионова, Ю.Г. Кирюхин, М.А. Катышева, Пензенский гос. университет

  • Краткая характеристика отдела качества ОАО «СКБТ»

  • Документы, сопровождающие процедуру проведения внутреннего аудита

На многих российских предприятиях для обеспечения стабильности качества продукции внедрена система менеджмента качества (СМК). Выявлению возможностей повышения эффективности деятельности предприятия служит один из действенных инструментов СМК – внутренний аудит. Сегодня развитию и совершенствованию внутреннего аудита во всем уделяется огромное внимание.

Рассмотрим процедуру проведения внутреннего аудита на примере открытого акционерного общества «Специальное конструкторское бюро турбонагнетателей» (ОАО СКБТ).

ОАО «СКБТ» было создано в 1962 году как специализированная организация по разработке турбокомпрессоров для наддува дизелей и газовых двигателей всех назначений. Предприятие успешно прошло сертификацию международной СМК стандарта ISO 9001.

Организацией работы по достижению высокого качества и надежности изготавливаемой продукции в ОАО «СКБТ» занимается ОК (ОК). Возглавляет данное подразделение начальник ОК, в подчинении которого находятся: заместитель начальника ОК; заместитель начальника ОК по основному производству; специалист по лицензионно-сертификационной работе ОК; инженер по качеству ОК.

К одним из функций ОК относятся: разработка программ и организация проведения внутреннего аудита СМК; участие в проведении внутренних проверок; проведение анализа качества проведения внутреннего аудита; оценка работы экспертов внутренних проверок.

Планирование и организацию внутренних аудитов СМК, порядок их проведения и документирование, а также подготовку аудиторов ОК ОАО «СКБТ» осуществляет в соответствии с СТО СКБТ 823-2010 «Мониторинг и улучшение. Внутренние аудиты».

Внутренний аудит в ОАО «СКБТ» рассматривают как параллельный другим видам мониторинга канал получения независимой информации о степени реализации политики, выполнении процедур и требований СМК для повышения достоверности и обеспечения полноты информации и последующего принятия решений по улучшению.

Внутренние аудиты ОК проводит с целью установления того, что СМК:

  • соответствует запланированным мероприятиям, требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 и требованиям нормативной документации организации;

  • внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии;

  • имеет возможности постоянного улучшения.

Результаты внутренних аудитов СМК в ОАО «СКБТ» используются как основание для улучшения:

  • процедур и деятельности подразделения;

  • методов и средств управления процессами СМК и организации в целом;

  • программ внутренних аудитов, их результативности и эффективности;

  • методов и средств управления качеством оборонной продукции.

ОК для результативного проведения аудита использует следующие принципы:

  • этичное поведение – основа профессионализма;

  • добросовестное исполнение – обязательство правдиво и точно представлять наблюдения, заключения и отчет;

  • профессиональное внимание – приложение усердия и рассудительности при проведении аудита;

  • независимость – основа беспристрастности аудитора и объективности заключений по результатам аудита;

  • подход, базирующийся на доказательствах – рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита.

Рассмотрим последовательность и содержание действий при внутреннем аудите, а также документы, его сопровождающие.

Для проведения внутренних аудитов начальник ОК составляет план-график на предстоящий календарный год (рис. 1), который включает действия по планированию, обеспечению ресурсами, организации и проведению, а также оцениванию результативности и эффективности проведенных аудитов. План составляется таким образом, чтобы после завершения всех запланированных аудитов подразделений оставалось время для анализа и проведения корректирующих и предупреждающих действий до начала очередного внешнего аудита.

План-график внутренних аудитов СМК утверждается приказом генерального директора ОАО «СКБТ». В этом же приказе утверждается состав экспертов для проведения внутренних проверок.

Начальник ОК заблаговременно, не менее чем за три недели до срока, установленного в план-графике для аудита конкретного подразделения, выбирает и после согласования назначает аудиторскую группу из двух-трех человек, один из которых назначается руководителем группы. Аудиторская группа формируется с учетом специфики проверяемого подразделения.

Аудиторская группа анализирует имеющуюся в ОК информацию (документы) о деятельности проверяемого подразделения и при необходимости запрашивает дополнительные сведения.

Рис. 1. План-график внутреннего аудита

На основании анализа документов и в соответствии с общими целями программы внутреннего аудита руководитель аудиторской группы готовит перечень проверяемых объектов (рис. 2), согласовывает его с начальником ОК и представляет на утверждение. Перечень проверяемых объектов регистрируется в Журнале перечней проверяемых объектов.

Рис. 2. Перечень проверяемых объектов подразделения

Рис. 2. Перечень проверяемых объектов подразделения (окончание)

В соответствии со сроками, указанными в план-графике внутренних аудитов, руководитель аудиторской группы готовит план проведения внутреннего аудита (рис. 3) с уточнением времени, места (участков подразделения) и мероприятий.

Утвержденный перечень проверяемых объектов и план проведения внутреннего аудита заблаговременно (за неделю до начала проверки) доводится до сведения руководителя проверяемого подразделения. При необходимости руководитель аудиторской группы дает пояснения.

Время проведения проверки и проверяемые участки подразделения руководитель аудиторской группы при необходимости уточняет с руководителем подразделения.

Рис. 3. План проведения внутреннего аудита в подразделении

Перед проверкой руководитель аудиторской группы проводит вступительное совещание, на котором присутствуют члены аудиторской группы, руководящий состав подразделения, ответственные за процессы СМК, уполномоченные подразделения в схеме управления СМК организации.

На совещании рассматривают:

  • представление участников и изложение их роли;

  • подтверждение целей и плана проведения аудита, перечня проверяемых объектов;

  • методы и процедуры проверок;

  • принципы взаимоотношений между проверяющей и проверяемой сторонами;

  • критерии, по которым принимается заключение.

Непосредственно на рабочих местах члены аудиторской группы осуществляют сбор информации, используя следующие методы:

  • опрос как руководителей, так и исполнителей;

  • наблюдение за работой, производственной средой и условиями;

  • анализ документации, включая записи сводных и других данных.

Во время сбора информации аудиторы ведут записи (свидетельства аудита), содержащие изложение качественных или количественных фактов, которые связаны с критериями аудита.

По завершении сбора информации члены аудиторской группы коллективно обсуждают и оценивают зафиксированные свидетельства аудита, формулируют наблюдения с указанием степени соответствия критериям оценки по принципу:

  • соответствует полностью;

  • соответствует частично;

  • не соответствует.

Наблюдения они заносят в графу «Результаты проверки» утвержденного перечня проверяемых объектов подразделения.

После этого руководитель аудиторской группы проводит заключительное совещание, на котором присутствуют все участники вступительного совещания. На заключительном совещании руководитель аудиторской группы представляет наблюдения аудита и дает заключение по результатам проверки.

На основании полученной во время аудита информации руководитель аудиторской группы совместно с участниками готовит отчет о внутреннем аудите проверяемого подразделения (рис. 4). В отчете конкретные оценки и рекомендации согласовываются с пунктами утвержденного перечня объектов проверки с указанием нормативного документа и кода процесса СМК.

На выявленные несоответствия составляют протокол несоответствия на каждый отдельный случай (рис. 5).

Возникшие при опросе работников подразделения вопросы и разногласия аудиторская группа также включает в отчет.

В отчете дают следующие рекомендации:

  • проверяемому подразделению – по проведению коррекции, по корректирующим и предупреждающим действиям, а также по более полному использованию имеющихся ресурсов как интеллектуальных, так и материальных;

  • отделу качества – по совершенствованию программы аудита, а также по использованию на предприятии положительного опыта проверяемого подразделения.

Отчет готовят в двух экземплярах, представляют для ознакомления руководителю подразделения, а после утверждают у начальника ОК. Один экземпляр отчета остается в ОК, другой передается руководителю подразделения, который на его основе разрабатывает план мероприятий в сроки, оговоренные в отчете, но не позднее 10 дней.

С протоколами несоответствия знакомят руководителя подразделения и вместе с отчетом передают для проведения анализа причин несоответствия и разработки корректирующих действий и согласовывают с главным аудитором и начальником ОК.

Рис. 4. Отчет о внутреннем аудите

Рис. 4. Отчет о внутреннем аудите (окончание)

Рис. 5. Протокол несоответствия

На основании справки-отчета проверяемого подразделения начальник ОК делает заключение о выполнении плана мероприятий, либо решает провести перепроверку на месте, либо включить проверку выполнения мероприятий в план очередного аудита.

После каждого проведенного аудита начальник ОК оценивает работу аудиторской группы: организацию работы, проявленную компетентность и личные качества. Результаты оценки он заносит в личную карточку эксперта внутренних аудитов и в таблицу регистрации участия в аудитах.

Аудиторы в ОАО «СКБТ» проходят обучение по программе СТО СКБТ 823-2010 «Мониторинг и улучшение. Внутренние аудиты», которая содержит минимальные требования.

Обучение проводится в учебных заведениях или организациях, имеющих соответствующую лицензию, а также в ОАО «СКБТ» сотрудниками организации или приглашенными специалистами – преподавателями, имеющими соответствующую квалификацию, подтвержденную документально.

Ответственные в ОК за организацию и проведение аудита, а также руководители аудиторских групп проходят обучение минимум 72 часа и получают удостоверение или свидетельство государственного образца о краткосрочном повышении квалификации.

Аудиторы поддерживают и повышают свои знания и умения, личные качества. Повышение квалификации обеспечивается систематическим участием в аудитах, семинарах (конференциях), краткосрочных или других формах повышения квалификации. Аудиторы проходят переаттестацию не реже одного раза в три года.

В ОАО «СКБТ» поступает информация о местах, где можно пройти повышение квалификации в виде писем-приглашений. На основании этих приглашений издается приказ генерального директора о направлении на обучение сотрудников ОАО «СКБТ» на данное мероприятие, и отправляется заявка на участие в обучении в виде письма.

После прохождения обучения кандидат в аудиторы проходит аттестацию комиссией, назначенной приказом по представлению начальника ОК. Результат аттестации оформляют протоколом и при положительном исходе аттестации кандидату присваивают статус эксперта-стажера внутренних аудитов организации и заводят личную карточку, которая хранится в ОК.

После участия эксперта-стажера в трех аудитах, сдачи тестовых экзаменов и при положительных оценках руководителей аудиторских групп и начальника ОК аттестационная комиссия присваивает эксперту-стажеру статус эксперта внутренних аудитов, что утверждается приказом.

Таким образом, как видно из вышеописанного, процедура проведения внутреннего аудита является трудоемким процессом и сопровождается большим количеством различного вида документов. К проведению этой процедуры допускаются высококвалифицированные специалисты-эксперты, которые постоянно повышают свою квалификацию.