Н.Н. Дрыгина, Е.В. Кошманов. Астраханский гос. университет
-
Многоаспектности позиций электронного документооборота (СЭД Directum)
-
Ранжирования госслужащими деловых документов по степени их значимости, частоте использования и трудностям составления
-
Пути повышения эффективности деятельности министерства
В министерстве образования и науки Астраханской области был проведен опрос с целью выявления существующих проблем, возникающих в сфере документирования. Приоритетность проблем выстроена на основании изучения мнения сотрудников министерства.
Респондентам был предложен бланк с начальными фразами постановок десяти проблем по вопросам документирования и вариантами их продолжения. Необходимо было отметить знаком √ варианты, которые в наибольшей степени подходили в качестве продолжения предложенных утверждений. По каждому утверждению респонденты могли выбрать до трех вариантов продолжения.
Опрос носил анонимный характер.
Содержание опросника предполагало определение как внешних, так и внутренних проблем. Предполагалось выявление степени трудоемкости работы с разными видами деловых документов, причин нарушения исполнительской дисциплины, многоаспектности позиций электронного документооборота (СЭД Directum), ранжирования госслужащими деловых документов по степени их значимости, частоте использования и трудностям составления, путей повышения эффективности деятельности министерства.
Респондентская группа состояла из 19 человек. По гендерному составу - 5 мужчин, 14 женщин. По стажу работы – до 10 лет 9 человек, более 10 лет 10 человек. По группе категорий, группа исполнителей – 11 человек, группа руководителей 8 человек.
Самым трудоемким видом работы с документами считается определение дальнейших действий и подготовка ответов на документы, поступающие из администрации губернатора Астраханской области, правительства Астраханской области, думы Астраханской области (литер А). Отдельно высказанные мнения о трудоемкости касались разработки нормативно-правовой базы, программных документов и проектных материалов, а также документов, предполагаемых к соисполнению разными (несколькими) структурными подразделениями и, дополнительно, некорректных обращений граждан и сторонних организаций.
Респондентами назван фактор назначения руководством большого количества «соисполнителей» в качестве основной причины нарушения сроков рассмотрения документов. Одновременно данный вопрос оказался наиболее актуальным для сотрудников и собрал наибольшее количество вариантов ответов из опции «другое (укажите предметно)». Так, в качестве причин нарушения сроков рассмотрения документов указаны: отсутствие четкой организации рабочего времени, отведенного на выполнение своих служебных обязанностей; поздние сроки поступления документов в министерство (изначальное нарушение сроков не по вине исполнителей); вина исполнителей и недисциплинированность отдельных сотрудников; отдельные минимальные установленные сроки для документов, требующих серьезной проработки.
Достаточно разнопланово оценивается сотрудниками министерства роль электронного документооборота. С одной стороны, большинство согласились с тем, что СЭД Directum обеспечивает оперативность и полноту контроля результативности деятельности органов государственной власти, одновременно выявлен парадокс увеличения временных затрат.
Единодушно мнение госслужащих о том, что работа с документами - это неизбежный атрибут профессиональной деятельности государственного служащего и лежит в основе профессиональной деятельности государственного служащего, при этом требует наличия у государственного служащего особых профессиональных качеств и компетенций.
Разрозненность мнений о проблемах, возникающих при работе над документами, тем не менее говорит о том, что должна быть определена мера ответственности специалистов.
Абсолютное большинство признает важность документов для их «ранжирования» признаку приоритетности исполнения, оценивая при этом объем трудозатрат, необходимых для работы над ними.
Отмечено, что при большом объеме работы госслужащих, касаемой проектов постановлений/распоряжений губернатора Астраханской области, проектов постановлений/распоряжений правительства Астраханской области, проектов постановлений/распоряжений министерства образования и науки Астраханской области, проектов приказов министерства образования и науки Астраханской области, проектов ответов на запросы органов государственной власти/органов местного самоуправления, проектов ответов на обращения граждан/запросы учреждений и организаций, четверть респондентов принимает дополнительно участие в разработке материалов проектно-исследовательского и инструктивно-методического характера.
Абсолютные 100% респондентов указали на то, что в министерстве приоритетное внимание уделяется соблюдению сроков рассмотрения входящей корреспонденции и содержательной стороне проектов документов/ответов.
В целом, соглашаясь с тем, что эффективность деятельности министерства в части документирования зависит в первую очередь от подготовленности персонала, 50% респондентов отметили и зависимость от качества технологического сопровождения документооборота.
В завершении был высказан ряд позиций о путях повышения эффективности деятельности министерства в части документирования:
Во-первых, необходимо ввести и соблюдать на всех управленческих уровнях фиксированные формы поручений (с регламентацией определения персоналий исполнителей и их количества, унификацией формулировок поручений, жесткой регламентацией сроков и т. п.).
Во-вторых, необходимо регламентировать функциональные направления деятельности структурных подразделений (с исключением дублирования функционала).
В-третьих, можно продумать расширение практики делегирования полномочий на всех уровнях управления в части предоставления права подписи документов в рамках полномочий и компетенции.
В-четвертых, есть смысл ввести дополнительную внутреннюю регистрацию входящей корреспонденции в структурных подразделениях.
Обобщенные результаты опроса могут быть использованы для выработки предложений как руководству министерства образования и науки Астраханской области при принятии управленческих решений, направленных на совершенствование внутреннего документооборота, так и другим органам исполнительной власти.
Также с учетом выявленных тенденций предложены пути оптимизации документооборота.
Изучив систему документирования и текущее состояние документооборота в министерстве образования и науки Астраханской области, можно сделать вывод, что для улучшения качества этой сферы деятельности целесообразно использовать оба основных метода оптимизации документооборота в организации – регламентацию и автоматизацию. Причем второй метод может быть применен только после реализации первого.
Несмотря на наличие и соблюдение в большинстве случаев инструкции делопроизводства, а также других нормативных правовых актов, регламентирующих документирование в организациях, в министерстве фиксируются избыточные маршруты прохождения документов, имеются случаи потери документов, существуют проблемы с поиском документов, нарушением сроков исполнения.
Таблица. Проблемный анализ исполнения поступивших обращений в рамках документооборота министерства образования и науки Астраханской области за 2014 г.
|
Структурные подразделения МОИН АО |
Поступило в подразделения |
Исполнено в указанные сроки |
Исполнено с нарушением сроков |
|
Первый заместитель |
58 |
15 |
6 |
|
Управление кадрового, образовательного и научного сопровождения экономики региона |
94 |
29 |
11 |
|
Управление по контролю и надзору за соблюдением законодательства и качеством образования |
105 |
33 |
1 |
|
Управление воспитания и социализации детей |
161 |
48 |
13 |
|
Управление организационного обеспечения образования и проектной деятельности |
156 |
54 |
23 |
|
Управление экономической политики |
113 |
55 |
19 |
|
Юридический отдел |
15 |
2 |
1 |
|
Итого |
802 |
728 (90 %) |
74 (10 %) |
Очевидным становится предположение, что при построении модернизированной системы документооборота сотрудникам министерства необходимо стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения.
На начальном этапе необходимо закрепить за структурными подразделениями министерства списки документов, с которыми они должны работать, т. е. утвердить жесткую номенклатуру дел. При этом необходимо привлечь к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений, участвующих в документообороте.
На следующем этапе должна быть апробирована и закреплена оптимизация маршрутов прохождения документов.
У структурных подразделений министерства есть ответственные сотрудники, и их руководители вправе наделить определенными полномочиями каждого из сотрудников, не беря на себя решение всех производственных вопросов, относящихся к компетенции того или иного структурного подразделения.
Регламенты документооборота важно не только создать, но и поддерживать, иначе они могут утратить свою актуальность. Следует своевременно их корректировать, если произошли изменения в процессах.
Оптимизация документооборота путем автоматизации процессов работы с документами и управления документационными потоками в настоящее время широко применяется не только в коммерческих организациях, но и в органах исполнительной власти.
В министерстве система электронного документооборота применяется и становится все более действенным инструментом, оптимизирующим управленческие процессы.
Электронный документооборот – это принципиально новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень деятельности государственных органов.
Электронный документооборот повышает качество и доступность предоставляемых организациям и гражданам государственных услуг, упрощение процедуры и сокращение сроков их оказания, снижение административных издержек со стороны граждан и организаций, связанных с получением государственных услуг, а также внедрение единых стандартов обслуживания граждан.
Вместе с этим повышается открытость информации о деятельности органов государственной власти и расширение возможности доступа к ней и непосредственного участия организаций, граждан и институтов гражданского общества в процедурах формирования и экспертизы решений, принимаемых на всех уровнях государственного управления, повышается качество административно-управленческих процессов.
Есть еще одно принципиально важное качество электронного документооборота. Его применение обеспечивает совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения принимаемых решений на всех уровнях государственного управления, обеспечение оперативности и полноты контроля результативности деятельности органов государственной власти и обеспечение требуемого уровня информационной безопасности электронного правительства при его функционировании.
С развитием электронных способов управления возникает объективная необходимость перевода бумажного документооборота в электронный. Этот процесс носит, с одной стороны, юридический, а с другой - технический характер.
Если техническая составляющая разрешима, она требует только изменить квалификации и компетентности сотрудников, то юридическая составляющая представляет собой известную проблему, так как отсутствует четко регламентированная нормативная правовая основа как на федеральном уровне, так и на уровне региональном.
Здесь возможны следующие правила.
Существующий или ранее существовавший бумажный документ может быть временно замещен или вместо бумажного документа может быть использован электронный документ, если выполнены условия признания соответствующего электронного документа электронным дубликатом бумажного или электронной копией бумажного документа.
Вместо составления бумажного документа и удостоверения его собственноручной подписью создавшего его лица может быть создан электронный документ с использованием электронной цифровой подписи соответствующего лица, если выполняются условия признания электронного документа электронным оригиналом документа.
Правовые условия использования электронной подписи в электронных документах регламентирует Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронная подпись, создаваемая с помощью закрытого ключа – уникальной последовательности символов для последующего установления отсутствия искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи и проверки принадлежности подписи владельцу сертификата ключа подписи, это информация в электронной форме, присоединенная к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связанная с такой информацией и используемая для идентификации лица, подписывающего информацию.
При чрезвычайной актуальности означенного средства установления юридической силы документов для участников правовых отношений на современном этапе совершенствования документирования остаются открытыми вопросы формирования единого пространства доверия электронной подписи и совершенствования идентификационных механизмов всех участников взаимодействия.
Электронная подпись в практике министерства с 2013 года используется министром, первым заместителем министра, руководителем экономической службы. Опыт использования цифровой подписи показал возможность расширения поля ее применения и распространения на других сотрудников, так как в электронном документе она равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
За счет «распараллеливания» процесса согласования документов путем использования электронно-цифровой подписи существенно повышается оперативность издания распорядительных документов
Таким образом, улучшение состояния документооборота в министерстве образования науки Астраханской области должно идти последовательно путем усиления регламентации и автоматизации на базе юридического обеспечения, закрепленного в соответствующих нормативных правовых актах.