XXII Международная научно-практическая конференция

Автор: Т.А. Быкова

Т.А. Быкова, зав. каф. РГГУ

18-19 ноября 2015 года состоялась XXII Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: проблемы стандартизации». В здании Российского государственного архива социально-политической истории собрались около 200 представителей научных организаций, вузов, органов государственного управления, бизнеса, архивных учреждений. Организаторами конференции выступили Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, Евро-Азиатское отделение МСА при участии РГГУ и РОИА. В работе конференции приняли участие представители Армении, Беларуси, Казахстана, России, Туркменистана, Таджикистана, Украины (Донецк), Узбекистана.

В течение двух дней были проведены пленарное, несколько секционных заседаний и круглый стол, посвященный вопросам подготовки современных специалистов в области документационного обеспечения управления.

На пленарном заседании особый интерес вызвало выступление директора ВНИИДАД д.и.н., проф. М.В. Ларина, который поделился своим видением современного состояния стандартизации управления документами в нашей стране и отметил тенденции ее развития. Докладчик отметил, что в условиях недостаточной регламентации именно стандарты отражают лучшую практику работы с документами как в Российской Федерации, так и на международном уровне. Однако существует ряд проблем, связанных в том числе и с терминологическим многообразием, и нерешенностью вопросов однозначного определения или толкования понятий. Остановился докладчик и на чрезвычайно актуальной проблеме международной интеграции, возможности применения международных стандартов в сфере работы с информацией и документацией в нашей стране.

Особенностью пленарного заседания стало то, что основными докладчиками были представители государств постсоветского пространства. Большая часть их докладов была посвящена практическому опыту решения различных проблем в области разработки и использования стандартов в сфере документационного обеспечения управления.

Так, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела к.и.н. А.Е. Рыбаков рассказал о белорусском опыте создания, внедрения и использования стандартов в сфере управления документами.

Проблемам международной стандартизации в области управления документацией и вопросам использования информационных технологий для совершенствования стандартизации управления документации были посвящены доклады главного специалиста Инспекции по контролю за деятельностью государственных и ведомственных архивов Главного архивного управления при Кабинете министров Туркменистана М.Х. Хаджимамедова и начальника отдела электронных архивов и документоведения Агентства «Узархив» при Кабинете министров Республики Узбекистан А.О. Алиева.

Историческим опытом создания законодательной базы, внедрения и использования стандартов в сфере управления документами в Республике Казахстан поделился заместитель директора архива президента Республики Казахстан В.М. Чупров. О практике разработки стандартов на организационно-распорядительную документацию рассказала М. Табарова, зав. отделом Главного архивного управления при правительстве Республики Таджикистан.

Нужно отметить, что эти вопросы явились чрезвычайно важными для участников конференции. Доклады показали, что заложенные в советское время единые основы организации работы с документами во многом предопределили схожие проблемы развития управления документами, внедрения современных информационных технологий, стандартов в практику работы с документацией в странах постсоветского пространства. Вместе с тем существует и специфика решения задач. Освещение особенностей подходов к их решению, несомненно, обогащает и опыт российских специалистов в данной области.

В рамках пленарного заседания также были заслушаны доклады о практических разработках информационных систем, позволяющих реализовать стандартизированные процедуры управления хранением документов. Заместитель начальника Отдела разработки и внедрения информационных систем ООО «АС» Е.В. Жаворонкова представила последние разработки компании, позволяющие, в частности, осуществить распределенное хранение документов. Доклад Е.В. Жаворонковой дополнил управляющий партнер группы компаний «ТЭЛОС АРХИВ» С.С. Калмыков, который рассказал о практике применения компанией «ТЭЛОС АРХИВ» данных информационных систем.

После окончания пленарного заседания была организована работа секции «Теоретические аспекты стандартизации». Секционное заседание вели заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук В.Ф. Янковая и директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук А.Е. Рыбаков.

Доклады, представленные на секции, способствовали развитию научных дискуссий по вопросам, представляющим значительный интерес для научного профессионального сообщества.

Ряд докладов был посвящен вопросам истории и эволюции стандартов в области делопроизводства. Так, в своем докладе В.Ф. Янковая обратилась к истории разработки государственных стандартов на систему организационно-распорядительной документации в 1960-70-е годы прошлого столетия, показала развитие стандартизации в последующие годы и остановилась на особенностях нового стандарта на систему ОРД, работа над проектом которого ведется в настоящее время.

Исторический аспект стандартизации документационного обеспечения управления в нашей стране был затронут и в докладе доцента кафедры автоматизированных систем ДОУ Историко-архивного института к.и.н. Л.Н. Варламовой. Были рассмотрены особенности стандартизации, проводимой в 1920-е годы, проведены параллели с направлениями стандартизации в сфере ДОУ сегодняшнего дня.

Истории организации делопроизводства в учреждениях Академии наук СССР в 1938-1981 гг. был посвящен доклад к.и.н. М.Ю. Киселева, руководителя центра учета и обеспечения сохранности документов Архива Российской академии наук.

Большой интерес у участников конференции вызвал доклад профессора Казанского государственного энергетического университета к.и.н. Г.А. Двоеносовой, которая показала свое оригинальное видение теории документа. Ею была представлена методология построения синергетической теории документа, что является новым взглядом на документ как самоорганизованную систему и, несомненно, существенным вкладом в развитие документоведения.

Проблемы современной стандартизации управления документацией были детально раскрыты в докладе заведующей отделом документоведения ВНИИДАД к.и.н. Н.Г. Суровцевой.

В своем докладе Н.Г. Суровцева остановилась на сфере применения и направлениях использования стандарта ГОСТ Р ИСО 30300-2015, который в ближайшее время должен быть принят и введен в действие. Говоря о внедрении в практику управления документами в Российской Федерации международных стандартов следующего поколения, докладчик провел сравнительный анализ ГОСТ 30300 с действующим в настоящее время ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 и обратила внимание на особенности нового стандарта.

Доклад научного сотрудника Международного центра демографических исследований Уральского федерального университета В.А. Бондаря был посвящен одному из самых актуальных вопросов теории и практики документационного обеспечения управления – терминологическим проблемам. Представив результаты обобщения анализа терминов и определений, содержащихся, в частности, в международных и национальных стандартах, действующих в сфере управления документами, докладчик обратил внимание на известное несоответствие понятий и те трудности, которые с этим связаны. Одним из ключевых выводов докладчика явилась необходимость гармонизации терминологии в сфере управления документами и формирования соответствующей терминосистемы.

Круглый стол «Профессиональные стандарты и их влияние на подготовку специалистов» объединил ведущих российских специалистов в области документационного обеспечения и профессиональной подготовки документоведов. Ведущими заседания были Т.А. Быкова, зав. кафедрой документоведения Российского государственного гуманитарного университета, кандидат исторических наук и Н.Г. Суровцева, зав. отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук.

Открывая работу круглого стола, Т.А. Быкова остановилась на важности обсуждаемых вопросов. Она напомнила, что разработка профессиональных стандартов в сфере ДОУ была начата в 2013 году. Работа проводилась в соответствии с нормативными актами и рекомендациями Минтруда России и Национального совета при Президенте РФ по профессиональным квалификациям. Летом 2015 года был утвержден первый стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», который стал нормативной основой для разработки образовательных стандартов, разработки программ дополнительного профессионального образования, аттестации и сертификации работников, занимающих соответствующие должности. Т.А. Быкова рассказала также о том, что начата разработка следующих двух стандартов: «Специалист службы документационного обеспечения управления» и «Управляющий документацией». В рамках круглого стола «Влияние Национальной системы профессиональных квалификаций на развитие профессионального сообщества офисных и административных работников», который был проведен в Торгово-промышленной палате 13.11.2015, состоялось обсуждение функциональных карт данных стандартов. Участниками круглого стола функциональные карты были одобрены. В связи с этим докладчик предложил заслушать не представленные в программе конференции сообщения о функциональных картах соответствующих профстандартов, с чем участники круглого стола согласились.

Функциональную карту профессионального стандарта «Специалист службы документационного обеспечения управления» представила к.и.н. Ю.М. Кукарина, доцент кафедры документоведения РГГУ, профессионального стандарта «Управляющий документацией» – Л.Н. Варламова, доцент кафедры АСДОУ РГГУ. В своих сообщениях докладчики рассказали о функциях, которые должны войти в профессиональные стандарты специалистов.

Теме профессиональных стандартов были посвящены и сообщения других участников круглого стола.

В сообщении д.и.н. А.В. Ермолаевой, профессора Поволжского института управления имени П.А. Столыпина, еще раз была подчеркнута важность разработки профессиональных стандартов и их использования в образовательной деятельности. Докладчик остановился на негативных тенденциях, которые связаны с закрытием направления подготовки «Документоведение и архивоведение» в ряде российских вузов, в частности, в Поволжском институте управления имени П.А. Столыпина. Было высказано мнение, что наличие нормативных профессиональных стандартов позволит восстановить полноценное профессиональное образование в сфере ДОУ.

В своем сообщении ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы» к.и.н. Н.А. 0Храмцовская обратила внимание на меняющиеся требования работодателей к специалистам, в частности, сферы ДОУ. Она остановилась на тех знаниях и умениях современного выпускника высшего учебного заведения, которые сделают его конкурентоспособным на рынке труда. Особое внимание было уделено знаниям современных информационных технологий и умениям широко их применять в практической деятельности.

Зав. кафедрой документоведения и архивоведения Крымского федерального университета имени В.И. Вернадского проф. Е.В. Латышева поделилась сложностями, с которыми столкнулась кафедра при модернизации системы образования Республики Крым и приведении учебной документации в соответствие с российскими образовательными стандартами. Докладчик высказал благодарность в адрес Историко-архивного института, преподаватели и сотрудники которого оказывали кафедре существенную помощь.

Итоги работы круглого стола подвел директор ВНИИДАД, профессор М.В. Ларин. Он еще раз остановился на проблемах подготовки специалистов-профессионалов сферы ДОУ и предложил принять рекомендации по дальнейшему развитию подготовки кадров по направлению «Документоведение».

* * *

Второй день конференции был посвящен практике разработки и применения стандартов, при этом также уделялось внимание актуальным теоретическим проблемам. Ведущими заседания этой секции были М.П. Бобылева, и.о. зам. директора ВНИИДАД, к.и.н., доцент и Л.Р. Фионова, декан факультета вычислительной техники, зав. кафедрой «Информационное обеспечение управления и производства» Пензенского государственного университета, д.т.н., профессор.

Открывая работу 2-й секции М.П. Бобылева выступила с сообщением «О роли стандартизации в условиях применения технологий электронного документооборота». В сообщении было обращено внимание на то, что в условиях применения технологий электронного документооборота, даже в рамках смешанного документооборота, число объектов стандартизации и регламентации объективно требуется большее, чем при традиционном бумажном документообороте. Можно выделить несколько основных направлений унификации и стандартизации управленческих документов как на бумажном носителе, так и электронных – это сами носители записи, способы фиксации информации на носителе, форма, содержание и технологические процессы работы с документами. Отдельно докладчик остановилась на роли стандартизации форматов записи и форматов передачи данных при решении задач взаимодействия информационных систем в процессах внешнего, в том числе межведомственного электронного документооборота, и охарактеризовала некоторые регламентирующие документы в этой области. Была также рассмотрена роль стандартизации и унификации для внутреннего электронного документооборота, в частности, при оптимизации процедур взаимодействия и внедрении технологий электронного согласования проектов документов.

Выступление к.т.н. А.В. Соловьева, зам. директора по научной работе Федерального исследовательского центра «Информатика и управление» РАН, на тему «Опыт создания файлового формата деловых документов долговременного хранения» касалось крайне актуальной проблемы долговременной сохранности электронных документов. Был предложен подход к созданию модели электронного архивного документа и разработке платформонезависимого формата хранения. В выступлении было подчеркнуто, что множество форматов электронных документов со временем приведет к проблеме их читаемости и отображения. Подход к решению проблемы при создании архивов электронных документов заключается в нормализации их форматов, т. е. преобразовании в формат долговременного хранения. Плюс: решаются проблемы интерпретации документов, но есть и минус: конвертация старых электронных документов может быть дорогостоящей задачей. Если же хранить документ в оригинальном формате, то затраты на конвертацию отсутствуют, но очень высоки риски неинтерпретируемости документов через 20-50-100 лет. В выступлении были изложены общие требования к формату долговременного хранения электронных документов.

Л.Р. Фионова поделилась опытом разработки стандарта управления документами в условиях смешанного документооборота на примере Пензенского государственного университета. В обстоятельном сообщении был продемонстрирован системный подход к управлению документами при сочетании на практике элементов бумажного и электронного документооборота.

Проблемы стандартизации работы с документами с учетом отраслевой специфики были изложены в сообщениях «Особенности стандартизации в организациях, осуществляющих свою деятельность на финансовом рынке», с которым выступила к.и.н. Е.В. Романченко, руководитель административного департамента САО «ВСК», а также «Стандартизация содержания, структуры и оформления геологической отчетности как способ управления качеством документов Архивного фонда РФ», с которым выступил Б.М. Петров, заместитель начальника отдела комплектации, учета, хранения и использования фондовых геологических документов ФГУ НПП «РОСГЕОЛФОНД». Практические вопросы стандартизации затрагивались также в ряде других выступлений участников конференции.

Результатами непосредственного ознакомления с опытом и изучения регламентации управления электронными документами во Франции в сообщении на тему «Стандартизация управления электронными документами во Франции: актуальные тенденции регламентации обмена данными и архивации» поделилась к.филос.н. А.К. Макарова, доцент кафедры документоведения и архивоведения Магнитогорского государственного технического университета.

Н.В. Муравьева, д.филол.н., профессор Российского государственного технологического университета им. К.Э. Циолковского, в своем сообщении «Алгоритм составления документа как один из способов стандартизации в деловой коммуникации» рассмотрела вопросы подготовки текстов документов и повышения их эффективности.

З.А. Сафиуллина, д.пед.н., профессор Казанской государственной академии культуры и искусств выступила с сообщением «Документальные коммуникации в формировании социальной памяти», осветив некоторые характеристики роли документа в современном обществе.

В завершение работы конференции с заключительным словом выступил директор ВНИИДАД д.и.н., профессор М.В. Ларин, который поблагодарил участников конференции, отметил заинтересованное и продуктивное обсуждение вопросов, связанных с темой конференции, и сообщил, что очередная ежегодная конференция «Документация в информационном обществе» будет посвящена 50-летию ВНИИДАД.