Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документами»: сравнительный анализ новой и старой версий

• Структурные аспекты

• Терминологические аспекты

• Методологические аспекты

Международные стандарты ИСО являются наиболее используемыми стандартами во всем мире, зарекомендовавшими себя как надежные и проверенные документы.

Международный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документами»1 был принят во всех развитых странах мира, включая Россию, методом обложки и просуществовал без изменений в течение 15 лет. Его новая версия вышла лишь в 2016 году2 и требует пристального изучения с целью понимания целесообразности его внедрения в России.

Международный стандарт ISO 15489:2016 «Information and documentation. Records management» («Информация и документация ― Управление документами»), также как и его первая версия 2001 года, был разработан подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации (ИСО)3.

Стандарт состоит из двух частей: стандарта и технического отчета. В рамках данной статьи мы будем рассматривать, сравнивать и анализировать первую часть обеих версий стандарта:

ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. General» и

ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Concepts and principles».

Первая часть ISO 15489-2001 состояла из 11 разделов; в то время как первая часть 15489-2016 ― из 9. Попробуем их сравнить.

Первый раздел «Область применения» рассматривает общие положения, раскрывающие содержание данного стандарта, который:

• распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

• содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

• содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ISO 9001 и ISO 14001;

• содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами4.

Обе редакции стандарта не распространяются на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.

Аналогичный раздел стандарта версии 2016 года представлен более компактно как идентификация основных аспектов деятельности по управлению документами и распространяется на:

• документы, их метаданные и системы документов;

• политики и процедуры по мониторингу и поддержанию эффективности в управлении документами;

• регулярно проводимый анализ условий бизнес-деятельности и установление требований для документов;

• меры и средства контроля и управления документами;

• процессы по созданию, сбору и управлению документами.

Как видно, суть основных положений не изменилась. Но следует обратить внимание на одну особенность первой редакции стандарта ― наличие положения о его влиянии на сферу управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ISO 9001 и ISO 14001, т. е. его верховенство над этими стандартами. В новой версии ISO 15489 подобного указания нет, соответственно, он уже не является основополагающим стандартом, регулирующим все системы управления документами. Эту роль он отдал ISO 30300-2011 под общим названием «Information and documentation. Management system for records» («Информация и документация. Системы управления документами»)5. При этом в ИСО 30300:2011 положение о соподчиненности ИСО 9000 тоже отсутствует.

Второй раздел стандарта «Нормативные ссылки» содержит перечень международных стандартов, носящий отсылочный характер на стандарты системы управления качеством и окружающей средой, таким образом расширяя сферу его распространения и закрепляя его верховенство6.

Версия стандарта 2016 года говорит о «самостоятельности» стандарта, разработанного как самостоятельный ресурс и не требующего иных документов, необходимых для его применения. При этом не стоит забывать о ссылках, присутствующих в разделах ISO 15489-1:2016, носящих уточняющий характер, но не подчиняющих перечисленные международные стандарты ИСО 15489-20167. Это означает, что международные стандарты на системы менеджмента качества теперь являются самостоятельными и не подчиненными ИСО 15489-2016, а СМК как система документации дополняет систему управления документами, но работает по своим правилам.

Третий раздел «Термины и определения» стандарта версии 2001 года стандартизирует 21 термин, а версия 2016 года ― только 19 терминов. Следует отметить, что часть терминов ISO 15489-1:2001 перешла в версию 2016 года без изменений. К ним относятся: «доступ», «классификация», «конвертирование», «уничтожение», «отбор и передача», «документ(ы)», «управление документами» и «система документов (документационная система)». Ряд терминов, присутствовавших в первой версии стандарта, включены в новую с уточненными определениями. Среди них: «метаданные» и «миграция». Ввиду их значимости на них стоит остановиться подробнее.

ISO 15489-1:2001 определяет «метаданные» как «данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими»8. Стандарт ISO 15489-1:2016 дает следующее определение этому термину: «структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы с течением времени и в настоящем моменте и между доменами»9. Новая редакция стандарта представляет более детализированное определение, заимствованное из международного стандарта ISO 23081-2:200710. В данном варианте терминологии акцент делается на идентификацию основных процессов при работе с документами, которые должны отражаться в метаданных. Таким образом, в первоначальной редакции стандарта ISO 15489 внимание уделяется элементам метаданных в более обобщенном виде, в отличие от расширенного понимания «метаданных» во второй версии стандарта.

Термин «миграция» ISO 15489-1:2001 определяет как «перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования»11. Новый вариант стандарта заимствовал определение у ISO 30300:2011, которое звучит следующим образом: «миграция ― процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата»12. Таким образом, первая версия стандарта ставит во главу угла сохранение характеристик документов, вторая ― сохранение формата, что также свидетельствует о большей ориентированности стандарта на работу с электронными документами.

В новую редакцию стандарта не вошли термины: «отчетность», «контроль действий», «архивный орган (учреждение)», «классификационная система», «документ», «индексирование», «обеспечение сохранности», «регистрация», «контроль», «перемещение», «передача». Но при этом включены новые термины: «деятельность», «агент», «схема классификации бизнеса», «распорядительный орган», «доказательство», «функция», «схема», «транзакция (операция)», «рабочий процесс».

Даже беглый просмотр этих терминов дает некоторое представление о специфике последней версии стандарта ― направленности на работу с электронными документами и, в этом контексте, обеспечение их сохранности и достоверности для доказательства деловой деятельности.

Следует обратить внимание и на тот факт, что в первой редакции стандарта присутствует термин «document» ― «документ» со следующим определением: «записанная информация или объект, который можно рассматривать как единое целое»13. Наряду с ним присутствует также и термин «records» ― «документ (управленческий)»: «созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом информация в качестве доказательства и актива при подтверждении правовых обязательств или в сделке бизнеса»14. Термин «records» присутствует и в новой версии стандарта ISO 15489 с аналогичным определением, которое, по сути, отражает значение термина «документ», принятое в отечественной практике ДОУ. В этом отношении стандарт 2001 года вносил некоторую путаницу в понимании российских специалистов различных областей деятельности, которые отождествляли «records» с термином «записи» или «официальный документ», а термин «document» ― с термином «документ» или «документированной информацией». В ISO 15489-1:2016 термин «document» отсутствует.

Как видим, третий раздел «Термины и определения» претерпел значительные изменения, отражающие специфику новой редакции рассматриваемого международного стандарта ISO 15489. Вариант 2001 года содержит термины, в большей степени отражающие элементы и процессы, связанные с традиционным (бумажным) документооборотом, хотя и не исключающие электронный, скорее пытаясь их совместить. Редакция 2016 года смещает акцент на работу с документами и системами документов в цифровом и онлайновом пространстве, что подтверждает дополнение к ранее данному определению термина «система документов (документационная система)» и заключающееся в том, что «система документов может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть разработано специально для управления документами или для некоторых других бизнес-целей, и не технических элементов, включающих политику, процедуры, физических лиц и других агентов, и возложенные обязанности»15.

Четвертый раздел «Преимущества управления документами» международного стандарта ISO 15489-1:2001 содержит перечень направлений деятельности, включаемой в процесс управления документами в организации:

• принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

• распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

• установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;

• предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;

• проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

• интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности16.

Раздел с аналогичным названием не присутствует в новой редакции стандарта, но положения данного раздела версии 2001 года вошли во введение ISO 15489-1:2016, в котором процесс управления документами рассматривается в контексте следующих аспектов:

• создание и сбор документов для удовлетворения требований в качестве доказательства деловой деятельности;

• принятие соответствующих мер для защиты их подлинности, надежности, целостности и удобства в использовании в качестве бизнес-контекста и определение требований к их изменению в управлении с течением времени.

Пятый раздел в стандарте 2001 года был посвящен нормативной среде и подчеркивал необходимость ее идентификации в организациях в целях регулирования деятельности и требований к ее документированию и включал: законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в отраслях, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации; стандарты, относящиеся к практической деятельности; правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт; добровольно применяемые этические кодексы и нормы; идентифицируемые социальные ожидания (потребности), касающиеся адекватного поведения в специфической отрасли или организации17. Данный раздел в редакцию 2016 года не вошел.

Шестой раздел «Политика управления документами и ответственность» в ISO 15489-1:2001 содержит положения, устанавливающие принципы политики и регламентирующие ответственность всех лиц, участвующих в процессе работы с документами. Вторая редакция ISO 15489 также включает эти положения в шестой раздел с идентичным названием «Политика и ответственность». Однако новая версия стандарта включила в этот раздел вопросы мониторинга и оценки, а также компетентности и обучения персонала, которым в издании 2001 года были посвящены два последних раздела «Мониторинг и аудит» и «Обучение». Но их положения нельзя назвать идентичными. Стандарт 2001 года в отношении мониторинга говорит лишь о возможности его проведения в организации, а в вопросе обучения указывает на требование к работодателям обучать своих сотрудников работе в новых системах управления документами.

Седьмой раздел ISO 15489-1:2001 «Требования к управлению документами» содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени»18. Для этого организации должны принимать и выполнять комплексную программу управления документами, включающую в себя ряд позиций:

• составлять перечни документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы;

• определять, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;

• устанавливать требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;

• определять требования к поиску, использованию и передаче документов, а также срокам их хранения;

• организовывать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;

• проводить оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;

• обеспечивать сохранность документов и доступ к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;

• обеспечивать хранение документов в течение необходимого или требуемого срока в безопасной и защищенной среде

• и другие.

В ISO 15489-1:2016 раздела с подобным названием нет. Но его положения частично вошли в пятый раздел стандарта под названием «Документы и документационные системы», где подробно рассмотрены основные характеристики и особенности документов, метаданных и документационных систем, используемых в сфере управления документами. В нем документы представлены как авторитетные свидетельства деловой деятельности, и в этой связи должны обладать соответствующими характеристиками ― достоверностью, надежностью, целостностью, удобством в использовании. В этом вопросе обе редакции стандарта ISO 15489 совпадают «во взглядах». В остальном пятый раздел второй версии стандарта 2016 года является более наполненным и конкретизированным. Например, в нем появляется специальный подраздел, посвященный метаданным для документов, которым в ISO 15489-1:2016 придается большое значение, а также системам документов.

Восьмой раздел стандарта 2001 года «Проектирование и внедрение системы управления документами», который содержит общие положения, а также устанавливает характеристики системы управления документами, требования к ее проектированию и внедрению, описывает методологию проектирования и внедрения системы управления документами и аспекты прекращения ее применения. Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами»19. Стандарт перечисляет следующие характеристики систем управления документами: надежность, целостность, соответствие, комплексность и системность. Идентичный вопрос с идентичными положениями освещается и в стандарте 2016 года в пятом разделе, о котором говорилось ранее. Вместе с тем для выполнения и поддержания процессов управления документами по версии 2001 года система управления документами должна обладать следующими функциональными характеристиками, обеспечивающими: документирование операций; распределенное управление документами; защиту информации; конвертирование и миграцию документов, а также доступ к ним; поиск, использование, хранение и уничтожение документов. Часть этих характеристик присутствует в редакции 2016 года в последнем девятом разделе «Процессы по созданию, сбору и управлению документами», но они более детализированы и адаптированы к работе в цифровой среде.

Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в ISO 15489-1:2001, включает в себя несколько этапов:

• предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами;

• анализ ее деловой деятельности; определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему;

• оценка систем управления документами, существующих на рынке;

• разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования;

• проектирование системы управления документами; внедрение системы управления документами; обследование системы управления документами после внедрения20.

Версия ISO 15489-1-2001 в отношении прекращения применения систем управления документами раскрывает механизм и условия этого процесса, главным из которых является то, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе»21. Если обратиться в последней версии ISO 15489, то увидим, что методология в нее не вошла даже частично. Этот вопрос стал прерогативой международных стандартов серии ISO 30300 под общим названием «Information and documentation. Management system for records» («Информация и документация. Системы управления документами»)22.

Девятый раздел «Процессы управления документами и контроль» в ISO 15489-1:2001 описывает: процедуру проведения экспертизы ценности документированной информации и документов, подлежащих включению в систему управления документами; порядок определения сроков хранения; аспекты включения документов в систему управления документами, их регистрации, классификации, хранение и обращение с документами, а также их использование, организацию и администрирование доступа к ним; контроль за документооборотом; аспекты отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение; документирование процессов управления документами в целом.

Подобный раздел содержится и в редакции стандарта 2016 года, упоминавшийся при сравнении с восьмым разделом ISO 15489-1:2001, под названием «Процессы по созданию, сбору и управлению документами». Вопросы, рассматриваемые в этом разделе обоих стандартов, по большей части идентичны, но есть и различия. В частности, показателен пример подраздела «Классификация» в обеих версиях стандарта. Так, в редакции 2001 года этот раздел содержит такие вопросы, как классификация деловой деятельности, классификационные системы, словари используемых терминов, индексирование, назначение индексов и кодов. В отношении классификации деловой деятельности подробно речь идет о процессах по управлению документами, в которых может применяться подобная классификация. Остальные вопросы освещают способы классификации ― словари, классификационные системы, индексация и др. В другой редакции ISO 15489 в названии раздела «Классификация и индексация документов» уже очевидна разница. Раздел содержит определение того, что включает классификация документов и ее общие аспекты, а также индексацию метаданных. При этом процесс классификации документов направлен на следующее:

• объединять документы с документируемой деловой деятельностью;

• обеспечивать связи между отдельно взятыми документами и их объединениями с целью непрерывности фиксирования деловой деятельности.

Как видно, процесс индексации освещается только в отношении метаданных. Стандарт указывает на следующее: «Индексация метаданных также может быть использована для создания документов, более извлекаемых для агентов, которые являются уполномоченными для доступа к ним. Индексация метаданных, таких как объекты, местоположение или личные имена, могут быть объединены с документами в момент сбора (включения в систему) и могут быть дополнены по мере необходимости на протяжении всего их существования». Таким образом, получается, что в стандарте 2001 года в разделе «Классификация» речь идет о классификации деловой деятельности, а в варианте 2016 года ― о классификации документов. Индексация в первоначальной редакции рассматривается с позиции документа, а в новой ― с позиции метаданных.

Еще одним примером различий может служить описание процесса сбора документов и их включения в систему. В ISO 15489-1:2001 этому вопросу посвящены два подраздела: «Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами»23 и собственно «Включение документов в систему управления документами»24. В отношении экспертизы стандарт содержит рекомендации по критериям определения состава документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами. Этот процесс должен учитывать анализ нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчетности, а также оценку степени рисков в случае невключения этих документов в систему. Требования могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует. Документированную информацию следует включать в систему управления документами в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае если она побуждает организации к действию, служит для их отчетности, а также документально фиксирует действия, решения или процессы принятия решений.

Второй подраздел этой главы в ИСО 15489-2001 посвящен самому процессу включения документов в систему управления документами и содержит перечень целей этого процесса, среди которых:

• установление взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;

• размещение (фиксация) документа, метаданных о нем и его взаимосвязей в системе управления документами;

• установление связей с другими документами25.

В отношении метаданных первая версия стандарта указывает лишь на возможность их присвоения в момент включения документа в систему и на то, что это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления документами. Далее перечисляются методы процесса включения: классификация и индексирование, расположение документов в логической последовательности, регистрация и др.

Версия стандарта 2016 года в подразделе «Включение в систему (сбор документов)» содержит аналогично ISO 15489-1:2001 определение того, что должен включать процесс включения документов в системы, а именно:

• присвоение уникального идентификатора (либо автоматически сгенерированного и читаемого, или человеко-читаемого);

• сбор или образование метаданных о документе в момент сбора;

• создание связей между конкретным документом и другими документами, агентами или бизнесом.

При этом документ может быть включен множество раз в различные системы управления документами в течение времени в силу определенных обстоятельств, которые должны быть зафиксированы. Как только документ был включен («capture») в систему управления документами, метаданные о событиях, происходящих с документом или использующих документ, должны дополняться на постоянной основе.

Помимо очередной «фиксации» внимания на метаданных документов, заметно различие и в составляющих процесса включения в систему документов в данном подразделе обеих редакций стандарта. Дополнением версии 2016 года служит пункт о присвоении идентификатора, который присутствует в ISO 15489-1:2001, но в подразделе «Регистрация». Таким образом, два пункта первой версии объединены в один пункт во второй. В этой связи можно говорить о том, что процесс регистрации в версии стандарта 2016 года потерял свою «самодостаточность» и вошел в качестве одной из обязательных составляющих в процесс включения документа в систему.

Отличием рассматриваемого девятого раздела в обоих изданиях стандарта также является и отсутствие тех или иных вопросов, не вошедших в ISO 15489-1:2016, но являющихся частью ISO 15489-1:2001. Помимо таких подразделов, как «Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами» и «Регистрация», упоминавшихся ранее в связи с их объединением с другими подразделами, в девятый раздел новой версии не вошли пункты «Определение сроков хранения документов», «Контроль документооборота» и «Документирование процессов управления документами»26. Учитывая их важность, остановимся на них подробнее.

Подраздел ISO 15489-1:2001, посвященный срокам хранения документов, введенных в систему управления документами, не устанавливал конкретные сроки, а лишь указывал на условия, которые необходимо учитывать при принятии решения о сроках хранения: существующие нормы; потребности деловой деятельности; права всех заинтересованных лиц; оценка рисков, возможных в случае несвоевременного уничтожения документов, и др. При этом «правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами», а к решению этого вопроса «следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов)».

В стандарте ISO 15489-1:2016 раздела, посвященного срокам хранения документов, нет. Но этот вопрос затрагивается в разделе «Оценка (ценности)» («Appraisal)» в самом определении: «Оценка (ценности) ― это процесс оценивания деловой деятельности для того, чтобы определить, какие документы необходимо создавать и как долго эти документы необходимо хранить»27. Соответственно, проведение оценки (ценности) документов следует рассматривать как одно из условий определения сроков хранения. Некоторые аспекты в вопросе сроков хранения документов также рассмотрены в восьмом разделе редакции 2016 года «Средства контроля за документами», конкретно в пятом его подразделе «Распоряжения уполномоченных лиц». Стандарт указывает на то, что распоряжения уполномоченных лиц должны устанавливать группы или классы документов, которые разделяют сроки хранения и действия по размещению28.

Вопрос «Контроль документооборота» в стандарте 2001 года рассматривается в двух аспектах ― контроля действий и контроля местонахождения, которые в целом требуются для: идентификации невыполнения требуемых действий; обеспечения поиска документа; предотвращения утраты документов; мониторинга использования системы управления документами в целях сохранения и защиты информации, а также сохранения информации о произведенных с документами операциях; сохранения способности идентифицировать, в результате каких операций возникли отдельные документы и др.29

Таким образом, подраздел «Документирование процессов управления документами» в девятом разделе стандарта 2001 года содержит обобщенные рекомендации по вопросу регламентации процессов управления документами. При этом основным положением являлась необходимость документирования и хранения всех решений о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения. В новом издании ISO 15489 данное положение красной нитью проходит по всему стандарту в отношении всех процессов по созданию, сбору и управлению документами, хотя специальный раздел в нем отсутствует.

Завершая сравнительный анализ двух версий международного стандарта ISO 15489 «Информация и документация ― Управление документами», следует отметить, что он имеет важное прикладное значение, т. к. на основе первой версии международного стандарта был разработан национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»30 и с принятием новой версии вышеназванного международного стандарта встает вопрос о целесообразности внедрения его в России взамен первого.

В результате проведения сравнительного анализа двух версий первой части международного стандарта ISO 15489 «Information and documentation ― Records management» можно сделать следующие выводы:

1. Вторая версия ISO 15489 отличается от первой во многом благодаря его специфике, заключающейся в его большей ориентированности на работу с электронными документами. Если в первой версии речь шла о смешанном документообороте (бумажном и электронном) и аспекты использования электронных документов четко не выделялись, то во второй версии речь о бумажных документах в принципе не идет.

2. В ISO 15489-1:2016 подчеркивается значимость метаданных, которым уделено большое внимание. В первой версии этого стандарта впервые были заложены положения о необходимости создания метаданных при создании электронных документов и работе с ними, но аспекты применения метаданных раскрывались в международном стандарте ISO 23081-1 «Information and documentation ― Records management processes ― Metadata for records ― Part 1: Principles» («Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Принципы»), являвшимся дополнением к ISO 15489:2001.

3. В ISO 15489-1:2016 решен вопрос разграничения сфер применения его самого и международных стандартов ISO серии 30300, где первый предназначен для специалистов по управлению документами, а вторые ― для высшего руководства, выстраивающего стратегию системы управления организацией в целом через управление ее документацией.

4. ISO 15489 обеих своих версий регламентирует процесс управления документами, предназначенными для внутреннего и внешнего пользования, образующимися в процессе деятельности организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. При этом в обеих версиях ИСО 15489 характеристики подлинных документов практически идентичны.

5. В обеих версиях стандарта содержатся требования по установлению ответственности организаций за документы, рекомендации по разработке политики и порядка управления документами, аспекты регламентации систем документов и связанных с ними процессов. Положения обеих версий ISO 15489 не распространяются на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.

Вместе с тем сравнительный анализ двух редакций международного стандарта ISO 15489-1 указал на ряд изменений, отразившихся в последней его версии 2016 года, среди них:

1. Концепция новой редакции изменена принципиально и ориентирована исключительно на электронный документооборот. При этом сфера применения стандарта сокращена и уже не распространяется на системы менеджмента качества.

2. Структура ISO 15489 сократилась с 11 разделов до 9, сохранив при этом основные положения, но конкретизировав их либо исключив лишнее.

3. Важной отличительной чертой второй версии ISO 15489 является его гармонизация с международными стандартами ISO серии 30300 в вопросах терминологии и общего подхода к системам управления документами и ориентированности на разные уровни управления документами в организации.

В целом значимость и первой, и второй версии международного стандарта ISO 15489 сложно переоценить как для мира в целом, так и для России в частности. Однако однозначно решить вопрос о целесообразности отмены ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» и внедрения вместо него версии ISO 15489-2016 пока довольно сложно в силу ряда причин:

1. Процесс популяризации и внедрения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в России занял довольно много времени ввиду его специфики и несвойственной российским стандартам методологии. Только спустя почти 10 лет к рядовому документоведу пришло понимание вариативности его использования и эффективности его внедрения. И теперь внедрение нового документа может привести профессиональную общественность к замешательству и возвращению к первоначальному этапу его внедрения. В то время как ведущие организации России уже включили ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в состав своей локальной нормативной базы.

2. Внедрение ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»31 создало ситуацию, когда положения обоих стандартов во многом дублируют друг друга. При этом важно отметить, что они друг другу не противоречат и используют единую терминологию, чего нельзя сказать про ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования»32. И в этой связи замена ГОСТ Р ИСО на новую версию порядка не прибавит. Скорее, нужно отменить или пересмотреть ГОСТ Р ИСО 30301-2014.

3. Разработка новой редакции ГОСТ Р ИСО 15489, основанной на версии ISO 15489-1:2016, приведет к снижению влияния документоведов на системы менеджмента качества, которые вынуждены к ним прислушиваться в настоящее время, т. к. ISO 15489-1:2001, внедренный в России «методом обложки» через ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, содержит положения о его приоритете над стандартами системы менеджмента качества и менеджмента окружающий среды. В версии ISO 15489-2016 подобного указания нет, соответственно, он уже не является основополагающим стандартом, регулирующим все системы управления документами. Несмотря на то, что он отдал эту роль стандартам ISO серии 30300, положения о соподчиненности им ИСО 9000 они также не содержат. Все это в итоге приведет к терминологической неразберихе в понимании термина «record» и укреплении его в значении «запись», неприемлемом для отечественного документационного обеспечения управления (далее ДОУ).

4. Стандарт ISO 15489-1:2016 ориентирован исключительно на электронный документооборот, что очень актуально в настоящее время, но далеко не везде реализовано на должном уровне. Многие компании пока не готовы к реализации положений новой версии ISO 15489 в полном объеме, но уже работают с использованием ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 как со старой версией международного стандарта. Это также делает неоднозначным целесообразность отмены ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и внедрения новой версии ISO 15489-1:2016.

5. Внедрение новой версии ISO 15489 через разработку нового ГОСТ Р ИСО 15489 приведет к необходимости обновить весь пул национальных стандартов, разработанных на основе международных стандартов ИСО, что потребует значительных временных и финансовых усилий, но при этом не улучшит нормативное регулирование ДОУ, т. к. необходимо комплексное решение этого вопроса и разработка новой национальной системы документационного обеспечения управления. Например, е-ГСДОУ.

На наш взгляд, внедрение новой версии международного стандарта ISO 15489-1:2016 «Information and documentation ― Records management ― Part 1: Concepts and principles» в качестве национального стандарта в настоящее время несколько преждевременно.