Г.А. Серова, проф., РГГУ
-
Технология работы с документами в СЭД «Дело-web»
-
Этапы развития системы «Дело»
Значение автоматизированных систем в любых организациях, в которых ежедневно циркулируют огромные потоки различного вида информации, требующие обработки и оперативного принятия решения, сегодня актуально как никогда. Поэтому организации-разработчики автоматизированных систем по делопроизводству разрабатывают новые решения на базе современных информационных технологий. Это и новые модели организации работы, новые интерфейсы, новые способы организации и хранения информации и многое другое, для того чтобы работать специалистам с системами было проще, удобнее и эффективнее.
В статье анализируются новые решения, предлагаемые сегодня компанией «Электронные офисные технологии» (ЭОС), являющейся одним из лидеров на рынке программных продуктов в области автоматизации делопроизводства на базе Web-технологий.
Многие пользователи знакомы с одной из первых разработок ЭОС ― Системой автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» (САДД «Дело»). При её разработке перед разработчиками программы была поставлена задача создания системы, которая могла настраиваться под схему документооборота в организации.
Первая версия системы «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. При этом информационная система функционировала в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в делопроизводственных технологических процессах. Система решала множество задач: регистрация входящих документов, выдача поручений к документу, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело, передача дела в архив, регистрация и отправка исходящих документов.
Технология работы с документами была организована таким образом, что каждое структурное подразделение организации имело на компьютере доступ в свою картотеку, в которой были созданы кабинеты, содержащие папки, аналогичные папкам, используемым в традиционной технологии ведения делопроизводства:
«Поступившие» ― содержит регистрационные карточки (РК), поступившие в кабинет на рассмотрение или исполнение, но еще не обработанные должностными лицами;
«На исполнении» ― содержит РК, принятые к исполнению и еще не исполненные;
«На контроле» ― содержит РК, имеющие контрольные резолюции, авторами которых являются владельцы текущего кабинета;
«У руководства» и «На рассмотрении» ― содержит РК документов, по которым вынесены проекты резолюций;
«В дело» ― содержит РК документов, подлежащих списанию в дело;
«Управление проектами» ― содержит РК проектов документов (РКПД), исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета;
«На визировании» ― содержит РКПД, присланные на визирование владельцам данного кабинета;
«На подписи» ― содержит РКПД, присланные на утверждение владельцам данного кабинета.
Система позволяла обеспечить как автоматизацию деятельности делопроизводственных служб организации ― экспедиция, канцелярия, общий отдел, группа контроля и т. п., так и делопроизводственной деятельности других структурных подразделений. Проектные решения обеспечивали оптимизацию процесса работы с большим объемом документов. Специалисты работали с интерфейсом Главного окна, вид которого представлен на рис.1, с интерфейсом папок (рис.2), с интерфейсом РК (рис. 3).
Рисунок 1 ― Главное окно системы «Дело»
Рисунок 2 ―Папка «Поступившие»
Рисунок 3 ― Окно РК
Все правила, поддерживаемые системой и связанные с передачей документа в определенные картотеки, а также перемещением документа между кабинетами и папками, подразумевают, что в системе «ДЕЛО» хранится модель организационной структуры учреждения.
Технология работы в системе основывается на настройках системы, которые выполняются системным технологом путем ввода данных в справочники, обеспечивающие настройку на организационную структуру: «Подразделения», «Кабинеты», «Пользователи», «Список организаций», «Группы документов», «Рубрикатор», «Грифы доступа», «Стандартные тексты», «Виды доставки», «Типы связок» и т. д.
Следующий этап развития системы «Дело» был связан с использованием Web-технологий, что позволило предоставить пользователю новую подсистему «ДЕЛО-Web» с организацией удобного доступа к документу и их обмена внутри организации. По основным функциональным возможностям по настройкам на организационную структуру организации подсистема «ДЕЛО-Web» схожа с системой «ДЕЛО».
Использование Web-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается благодаря интуитивно понятному, простому и довольно знакомому (исходя из навыков работы в Интернет) в использовании интерфейсу.
Одной из важнейших особенностей подсистемы «ДЕЛО-Web» является поддержка принятых правил и требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности. Подсистема предоставляет возможность работы с различными видами поручений, работают механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничения прав доступа к документу, делегирования полномочий и др.
Специалистам организации предоставляются следующие возможности работать в системе удаленно (по каналам телекоммуникационной сети «Интернет» через веб-интерфейс) и оставаться полноценными участниками электронного документооборота (независимо от местонахождения) осуществляя:
-
регистрацию документов (включая автопоиск и автоматическое заполнение некоторых полей РК);
-
регистрацию связанных документов;
-
прикрепление файлов к РК;
-
вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
-
ввод отчетов об исполнении поручений;
-
работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов, настройка представления, применение фильтров, совершение групповых операций над документами);
-
согласование (визирование) и подписание проектов документов;
-
поиск документов и поручений и т. д.
Руководителям и исполнителям, лишь периодически работающим в системе документооборота, гораздо легче освоить и использовать наглядный интерфейс «ДЕЛО-Web», лишенный избыточности, которая требуется лишь для специфических делопроизводственных операций. «ДЕЛО-Web» позволяет оперативно принимать решения по документам, предоставляет эффективные средства контроля их исполнения и позволяет в случае необходимости быстро найти необходимый документ.
Новый интерфейс главного окна «ДЕЛО-Web» представлен на рис.4, вид РК ― на рис. 5.
Рисунок 4 ― Главная страница подсистемы «ДЕЛО-Web»
Рисунок 5 ― Окно РК
Так же, как и в системе «Дело», пользователи работают в своих кабинетах. Кабинет содержит список доступных пользователю кабинетов текущей картотеки и перечень папок этих кабинетов, в которых пользователь имеет право работать. При щелчке на наименовании необходимой папки загружается Web-страница, содержащая перечень записей о документах, находящихся в указанной папке.
При регистрации документа в подсистеме «ДЕЛО-Web» заполняются только основные реквизиты РК. Прикрепление файлов, заполнение множественных реквизитов «Адресаты», «Рубрики» и «Связки», пересылка РК документа в другие подразделения, а также ввод поручений осуществляются в режиме просмотра РК, что является одной из отличительных особенностей в процедуре регистрации исходящего документа в подсистеме «ДЕЛО-Web» и системе «ДЕЛО».
Для завершения процедуры регистрации и сохранения введенных данных используется кнопка «Записать», после чего РК переводится в режим просмотра (рис 6).
Рисунок 6 ― РК в режиме просмотра
Работа с проектом документа в подсистеме «ДЕЛО-Web» подразумевает выполнение следующих действий:
-
создание РКПД;
-
согласование проекта документа;
-
утверждение проекта документа;
-
регистрация готового документа, созданного на основе проекта.
Для работы с проектами документов используются следующие папки кабинета:
«Управление проектами» ― содержит перечень записей об РКПД, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета;
«На визировании» ― содержит перечень записей об РКПД, присланных на визирование владельцам данного кабинета;
«На подписи» ― содержит перечень записей об РКПД, присланных на утверждение владельцам данного кабинета.
Подсистема «ДЕЛО-Web» позволяет зарегистрировать проект инициативного документа, а также связанный проект документа из РК текущего документа.
Подсистема «ДЕЛО-Web» позволяет проводить поиск РК, поручений, РКПД, и файлов РК и РКПД по значениям их реквизитов.
Чтобы найти необходимые записи, требуется сформировать поисковый запрос и указать критерии отбора записей.
В зависимости от параметров поискового запроса в результате поиска сформируется либо список записей об РК/РКПД, либо список записей о поручениях, отвечающих заданным критериям.
Подсистема «ДЕЛО-Web» позволяет проводить поиск:
-
по регистрационному номеру РК/РКПД;
-
по основным и дополнительным реквизитам РК/РКПД;
-
по реквизитам журнала передачи документа;
-
по реквизитам поручений;
-
по тексту прикрепленных файлов РК/РКПД.
Кроме того, подсистема «ДЕЛО-Web» позволяет проводить поиск РК, поручений и РКПД, комбинируя различные поисковые запросы. Например, можно сформировать запрос, позволяющий задать в качестве критериев поиска реквизиты РК и реквизиты поручений (для того чтобы найти документы, адресованные в какое-либо подразделение, с резолюцией, вынесенной определенным должностным лицом).
Для поиска РК, РКПД, поручений, файлов РК, файлов РКПД предназначены разные поисковые режимы.
Чтобы перейти к поиску определенного вида объектов, пользователю необходимо выбрать наименование этого вида объекта в меню «Поиск». Откроется страница выбранного режима поиска. Страницы разных режимов поиска выглядят сходным образом. На рис. 7 приведен вид экрана с заданными критериями поиска РК.
Рисунок 7 ― Окно Web-страницы «Поиск РК»
Дальнейшее развитие подсистемы «Дело-Web» было связано с созданием специализированных интерфейсов, учитывающих то, что каждому пользователю в системе определяется своя роль и в зависимости от нее пользователь работает в интерфейсе, имеющем:
-
набор функций, которые необходимы для выполнения операций, свойственных роли пользователя;
-
специализированные представления объектов (кабинета, РК, РКПД, поручения и пр.), содержащих элементы, которые позволяют пользователю наиболее удобно работать с документом и отсутствие элементов (команд), не требующихся пользователю с данной ролью.
Для того чтобы пользователь с определенной ролью мог работать в соответствующем Web-интерфейсе, он должен иметь доступ и необходимые права для работы, которые определяются системным технологом.
Таким образом, в рамках системы «ДЕЛО-Web» появилась возможность создания специализированных Web-интерфейсов, предназначенных для работы пользователей, имеющих ограниченный набор прав, ― руководителей, помощников руководителей, специалистов, и не предназначены для работы делопроизводителей, имеющих широкие права работы в системе.
Внедрение такого подхода в систему документационного обеспечения позволило существенно сократить человеко-затраты на обработку документов. За счет интуитивно-понятного интерфейса системы затрачивается значительно меньше времени на обучение пользователей. Удаленный доступ позволяет организовать автономное рабочее место для руководителей, что существенно влияет на оперативность рассмотрения документов и принятия решения. Синтез системы автоматизированного делопроизводства с иными прикладными системами автоматизации (сетевыми технологиями, офисными программами и т. д.) позволяет осуществлять безбумажный обмен информацией как внутри организации, так и с внешними организациями.
В подсистеме «ДЕЛО-Web» существуют специализированные Web-интерфейсы, оптимизированные для работы пользователей, выполняющих определенные роли:
-
«АРМ руководителя подразделения», доступ к которому имеют пользователи, в учетных записях которых установлена роль «Руководитель»;
-
«АРМ помощника руководителя», доступ к которому имеют пользователи, в учетных записях которых установлена роль «Помощник руководителя»;
-
«АРМ специалиста», доступ к которому имеют пользователи, в учетных записях которых установлена роль «Специалист».
Специализированные Web-интерфейсы отличаются друг от друга по функциональным возможностям. Вид Web-страницы «АРМ руководителя» приведен (рис. 8).
Рисунок 8 ― Окно «АРМ руководителя»
В Web-интерфейсе главного окна любого АРМ можно увидеть сведения о количестве записей РК, РКПД, которые находятся в разделах кабинета: «Документы на исполнение», «Документы с проектами поручений», «На визирование» и т. д.
В каждом из разделов находятся подразделы ― фильтры («Все», «Новые» и т. д.) так называемые навигационные ссылки. При выборе любой ссылки появляется новая Web-страница со списком документов РК /РКПД (рис. 9).
Рисунок 9 ― Страница рабочего раздела
Набор навигационных ссылок, которые будут отображаться на главной странице специализированного Web-интерфейса, пользователь может формировать самостоятельно или выбрать из множества возможных (рис. 10).
Рисунок 10 ― Окно настройки фильтра главной страницы
При выборе документа из перечня записей появляется карточка, во вкладке «Поручение» которой видно, что необходимо сделать с документом (рис. 11).
Рисунок 11 ― Вид регистрационной карточки Вкладка «Поручение»
В процессе подготовки проекта документа специалисты, участвующие в подготовке документа, его согласовании, могут принять участие в его обсуждении. «Площадкой» для обсуждения является специальный раздел РКПД «Обсуждение». В данном разделе можно просмотреть перечень мнений по выбранной теме, относящейся к текущей версии РКПД, а также добавить свое мнение (рис. 12).
Рисунок 12 ― Окно раздела «Обсуждение»
Функционал «Обсуждение» позволяет:
-
просмотреть перечень мнений по выбранной теме, относящейся к текущей версии РКПД. При этом возможно копирование текста мнения;
-
добавить свое мнение в перечень записей по выбранной теме;
-
отредактировать или удалить свое мнение;
-
отредактировать наименование темы.
В заключение следует отметить, что использование Web-технологий позволило создавать информационные системы по делопроизводству с учетом современного и удобного интерфейса. Перспективным развитием автоматизированных систем в области делопроизводства являются специализированные Web-интерфейсы, позволяющие разграничить в системе функционал и права доступа в зависимости от роли пользователя.
Литература